Apps zur Reiseplanung: Die 8 besten Geschäftsreisetools für erfolgreiche Unternehmen

Wir suchen alle nach Tipps und Tricks für mehr Produktivität, die uns bei der Organisation helfen und die Dinge einfacher machen – und mit einer App zur Reiseplanung wird die Buchung von Geschäftsreisen zum Kinderspiel. Ob Sie nach einer optimierten Methode suchen, um Ihre Ausgaben zu verfolgen, ein Budget einzuhalten, effizienter zu packen oder Ihre Reiseroute zu planen – Geschäftsreise-Apps decken all die oben genannten Aufgaben ab.

Es gibt eine Vielzahl von Geschäftsreise-Apps auf dem Markt. Umso schwieriger ist es, zu wissen, welche sich wirklich lohnen. Wir haben die 8 besten Apps (und ein paar Extratipps für Geschäftsreisen) zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Was ist eine Geschäftsreise-App?

Was genau verstehen wir unter einer Geschäftsreise-App und welche Vorteile bieten diese Apps? Ob auf dem Desktop-PC oder als Download auf Ihrem Smartphone oder Tablet: Reise-Apps erleichtern die Reiseplanung. Mit allgemeinen Reise-Apps können Sie Flüge, Hotels und Mietwagen finden und buchen oder Ihren Reiseplan festlegen. Mit geschäftsspezifischen Apps können Sie auch Ausgaben verfolgen und Einrichtungen für Besprechungen finden.

Wie lange dauert es durchschnittlich, eine Reise zu planen?

Einer Priceline-Umfrage zufolge verbringen wir durchschnittlich 16 Stunden mit dem Planen und Buchen einer Reise. Die Generation Z und die Millennials nehmen sich dafür sogar über 20 Stunden Zeit. Das entspricht 2 vollen Arbeitstagen (oder mehr). Umso wichtiger ist es, nach Möglichkeiten zu suchen, den Planungsprozess für Geschäftsreisen zu optimieren.

Die Studie ergab, dass die Reiseplanung nicht nur zeitaufwändig, sondern auch stressig ist. Über ein Fünftel (22%) der befragten Erwachsenen empfand den Planungsprozess als frustrierend. Separate Studien im Auftrag von Hotels.com bestätigten das: Über 25% der Befragten erklärten, dass die Reiseplanung für sie einer der größten Stressfaktoren im Leben sei. Rund 40% gaben an, dass sie bereit wären, mehr zu zahlen, um sich Planung und Recherche zu sparen. Dies sind nur einige Gründe, Apps zur Reiseplanung zu verwenden und so Stress zu vermeiden.

Tipps für Geschäftsreisen: Wie planen Sie eine Reise wie ein Profi?

Aus den oben genannten Studien geht klar hervor, dass die Urlaubsplanung für viele Reisende eine echte Herausforderung sein kann. Doch wie sieht es mit der Planung von Geschäftsreisen aus? Der Schlüssel zur Vermeidung dieses Stresses liegt darin, mit der Planung wie ein Profi zu beginnen.

1. Machen Sie sich mit der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens vertraut, um herauszufinden, mit welchem Budget Sie arbeiten müssen. Erstellen Sie dann einen Reiseplan, der innerhalb Ihres Ausgabenlimits liegt.
2. Informieren Sie sich über Rabatte und exklusive Angebote außerhalb der Saison und seien Sie bei den Reisedaten flexibel, wenn der Zeitplan es zulässt, denn so können Sie noch mehr Geld sparen.
3. Nutzen Sie eine Reise-App wie Booking.com for Business, um Preise für Flüge und Hotels zu vergleichen und sie zu buchen.
4. Informieren Sie sich über Ihr Reiseziel und erstellen Sie Ihren Reiseplan mithilfe von Blogs und reisespezifischen Websites. Planen Sie, wo Sie sich mit Kunden oder Teammitgliedern treffen, und reservieren Sie entsprechend einen Besprechungsraum oder ein Restaurant.
5. Planen Sie Ihre Freizeit, indem Sie auf Google Maps Orte für Aktivitäten und Sehenswürdigkeiten speichern.
6. Packen Sie clever mit Kleidung, die Sie beliebig schichten und kombinieren können und die zur Kleiderordnung passt. Suchen Sie nach Geschäftsreisetools, die Vorschläge für Packlisten bieten.
7. Informieren Sie sich vor Ihrer Reise über die Geschäftsetikette und andere lokale Gepflogenheiten, damit Sie bei Ihren Teammitgliedern und – am wichtigsten – Ihren Kunden im Ausland den bestmöglichen Eindruck hinterlassen.

Wie kann eine Geschäftsreise-App den Planungsprozess vereinfachen?

Die Planung einer Geschäftsreise besteht aus mehreren Schritten, von der Budgetierung bis hin zum Packen. Geschäftsreise-Apps erleichtern diesen Prozess durch Automatisierung und personalisierte Ergebnisse. Eine gute Geschäftsreise-App bietet Ihnen zahlreiche Optionen:

• Planen und buchen Sie Reisen von einer zentralen Plattform wie Booking.com for Business aus – vom Flug über die Unterkunft bis hin zum Mietwagen.
• Konsolidieren Sie mehrere Reisepläne in einem cloudbasierten Dokument, auf das mehrere Nutzende Zugriff haben, um das Geschäftsreisemanagement zu optimieren.
• Erhalten Sie Echtzeitupdates zu Gate-Änderungen, Flugverspätungen und Wetterereignissen, um Störungen problemlos zu meistern.
• Laden Sie Quittungen und Belege hoch, verfolgen Sie Ausgaben nach und erstellen Sie Reiseberichte für ein genaueres Ausgabenmanagement.

Die 8 besten Tools für Geschäftsreisen

Mit diesen Apps können Sie alle unsere Geschäftsreisetipps für eine unkomplizierte Planung in die Tat umsetzen.

1. Hopper: Ideal, um die besten Preise zu finden

Es kann wirklich frustrierend sein, einen Flug zu buchen und eine Woche später festzustellen, dass der Preis gesenkt wurde. Mit Hopper können Sie sich die besten Preise für Ihre Buchungen sichern. Der Algorithmus der App analysiert täglich Milliarden von Preisen und prognostiziert so zukünftige Flug- und Unterkunftskosten. Wenn dann die niedrigsten Preise vorhergesagt werden, werden Sie von der App benachrichtigt, dass es Zeit zum Buchen ist. Mit einer Genauigkeitsrate von beeindruckenden 95% ist Hopper außerdem eine zuverlässige Option.

2. Splitwise: Die beste Art, gemeinsame Ausgaben zu verwalten

Einer der schwierigsten Aspekte bei der Planung einer Geschäftsreise mit mehreren Teammitgliedern besteht darin, herauszufinden, wer was zahlt – insbesondere wenn alle ein festes Tagesbudget haben. Mit Splitwise können Sie Ausgaben innerhalb einer Gruppe berechnen und teilen. Die Nutzenden erfassen ihre Ausgaben ganz bequem von unterwegs und beschreiben dabei die Art der Ausgaben (Verpflegung, Unterkunft, Transport) und wer daran beteiligt war. Am Ende Ihrer Geschäftsreise berechnet Splitwise die Ausgaben pro Person und ermöglicht Ihnen so eine effizientere Berichterstattung und Erstattung.

3. TripIt: Optimal für Reisepläne mit mehreren Zielen

Nicht jede Geschäftsreiseplanung beschränkt sich auf ein Reiseziel. Wenn Sie eine Reise mit mehreren Zielen unternehmen, wird die Reiseplanung kompliziert und Sie benötigen eine App, mit der Sie alles im Blick behalten können. Hier kommt TripIt ins Spiel. Die App fasst Bestätigungen und Reisepläne in einem zentralen Dokument zusammen. Es wird automatisch mit Ihrem Online-Kalender synchronisiert, sodass Sie Ihre Pläne auch unterwegs einsehen und ändern können. TripIt sendet Ihnen außerdem Benachrichtigungen, damit Sie keine Etappen der Reise verpassen.

4. Wanderlog: Die beste App zur Planung von Geschäftsreisen für Roadtrips

Dieser umfassende Reiseplaner bietet zahlreiche Funktionen – und die meisten davon sind kostenlos. Wanderlog hilft Ihnen mit von Nutzenden verfassten Reiseführern, Ihre Reise zu planen und die besten Angebote für Flüge, Mietwagen und Unterkünfte zu finden. Sobald Sie einen Reiseplan erstellt haben, können Sie ihn in der App speichern und jederzeit abrufen. Diese Geschäftsreise-App ist besonders nützlich für Roadtrips, da sie Ihnen hilft, die beste Route zu ermitteln. Sie finden darin außerdem wichtige Informationen zu Pannenhilfe und Sehenswürdigkeiten.

5. Wheely: Die beste Wahl für eine stilvolle Ankunft

Sie reisen geschäftlich nach London, Dubai oder Paris? Lange Taxischlangen waren gestern. Mit Wheely können Sie vorab ein Luxusauto der Spitzenklasse bestellen. Ein qualifizierter Chauffeur bringt Sie dann vom Flughafen direkt zu Ihrem Hotel oder Termin. Die Buchung ist ganz einfach: Für eine pünktliche Abholung müssen Sie einfach nur Ihre Flugdaten in die App eingeben. In den Autos gibt es außerdem Ladegeräte für den Fall, dass nach Ihrem Flug ein Akku leer ist.

6. Sygic: Perfekt für Bleisure-Reisende

Wer hat auf Reisen schon Zeit, sich zu verlaufen? Wir empfehlen, vor der Reise eine gute Kartenapp herunterzuladen. Sygic Travel eignet sich perfekt für die detaillierte Reiseplanung für jeden Tag Ihrer Reise. Sie können Routen planen und erhalten geschätzte Gehzeiten und Entfernungen, sodass Sie zu wichtigen Besprechungen immer pünktlich sind. Sygic ist auch eine gute Lösung für Reisende, die Arbeit und Freizeit verbinden. Die App verfügt über eine benutzergenerierte Datenbank mit den beliebtesten Sehenswürdigkeiten, Restaurants, Bars und Geschäften jeder Stadt. Verwenden Sie die Funktion „Travel Maps“, um von anderen Reisenden empfohlene Geheimtipps zu entdecken und gleichzeitig Ihre eigene Reise zu planen.

7. Packing Pro: Ideal für strenge Gepäckanforderungen

Bei der Planung einer Geschäftsreise stehen oft die Flüge, Unterkunft und Aktivitäten im Mittelpunkt. Auch das Einpacken der richtigen Dinge ist wichtig, egal ob es sich um wichtige Materialien für eine Präsentation oder das Outfit für einen Abendempfang handelt. Mit Packing Pro können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Listen erstellen, um beim Packen den Überblick zu behalten und dabei Faktoren wie die Wetterbedingungen und Reisedauer zu berücksichtigen. Wenn Sie einen Gegenstand eingepackt haben, haken Sie ihn einfach auf der Liste ab. Damit Sie nichts Wichtiges vergessen, macht Ihnen die App außerdem Vorschläge.

8. Booking.com for Business: Die beste Full-Service-Plattform für Geschäftsreisen

Die Planung einer Geschäftsreise umfasst viele dynamische Aspekte, weshalb Sie leicht den Überblick verlieren können. Mit Booking.com for Business haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Reisepläne – von der Konzeption bis zum Abschluss. Nutzen Sie das Buchungstool für alle Reiseaspekte von Booking.com, um Flüge, Mietwagen und Unterkünfte zu reservieren, ohne zusätzliche Gebühren zu zahlen. Booking.com for Business bietet exklusive Preise für Geschäftsreisende und die Möglichkeit, Treuepunkte zu sammeln.

Gibt es einen kostenlosen Reiseplaner?

Ja, viele der oben aufgeführten Apps sind kostenlos, darunter Booking.com for Business, TripIt, Skyscanner und andere. Viele der besten Tools für Geschäftsreisen bieten mehrere Servicelevels: Die grundlegendsten Funktionen sind kostenlos erhältlich, für erweiterte professionelle Versionen fällt eine monatliche Abonnementgebühr an. Ob sich ein kostenpflichtiger Geschäftsreiseplaner für Sie lohnt, hängt davon ab, wie häufig Ihr Team verreist. Gerade für Apps, mit denen Sie Kosten sparen, kann sich die Gebühr lohnen.

Welcher Reiseplaner ist der Beste?

Es gibt keine Universallösung für jedes Unternehmen. Der beste Geschäftsreiseplaner hängt von der Größe Ihres Unternehmens, dem Budget und der Häufigkeit der Reisen ab. Die größten Unternehmen benötigen eine Plattform mit dediziertem Account Management, die Hunderte komplexer Reisepläne gleichzeitig verarbeiten kann. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren von kostenlosen Tools zur Geschäftsreiseplanung wie Booking.com for Business, mit denen sie Buchungen optimieren und gleichzeitig die Kosten minimieren können. Die besten Apps zur Reiseplanung sind außerdem anpassbar, damit Sie sichergehen können, dass Ihre Reiselösung den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Von direktem Kundensupport über die Reiseplanverfolgung bis hin zu Tools zur Ausgabenverwaltung: Moderne Geschäftsreisetools nehmen Ihnen viel Arbeit im Planungsprozess ab.