Die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter ist von größter Bedeutung, wenn sie reisen, insbesondere im Ausland. Wenn Ihre Mitarbeiter also geschäftlich reisen, liegt es in der Verantwortung des Geschäftsreisemanagers, ihre Sicherheit so weit wie möglich zu gewährleisten. Sie müssen Ihren Mitarbeitern auch klar vermitteln, was im Falle eines Notfalls oder unerwarteter Ereignisse zu tun ist.
Was ist Sicherheit bei Geschäftsreisen?
Geschäftsreisende sind einer Reihe von Risiken ausgesetzt, darunter:
- Reiseunterbrechungen
- Naturkatastrophen
- Extreme Wetterbedingungen
- Krankheitsausbrüche und gesundheitliche Notfälle
- Kriminalität und Terrorismus
- Politische oder soziale Unruhen
- Neue Reisegesetze
Unternehmen und Geschäftsreisemanager müssen das Reiseziel ihrer Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise aktiv überprüfen. Damit soll ein klares Bild darüber gewonnen werden, ob es in diesem Bereich aktive oder potenzielle Bedrohungen gibt. Eine Sicherheitsrichtlinie für Geschäftsreisen ist ein Unternehmensdokument, das Risikoszenarien abdeckt, denen Mitarbeiter auf ihrer Geschäftsreise begegnen könnten.
Risikobewertung bei Geschäftsreisen
Im Rahmen einer formellen Gefährdungsbeurteilung müssen Geschäftsreisemanager potenzielle Reiserisiken analysieren und entscheiden, ob Präventivmaßnahmen erforderlich sind – oder ob bestimmte Reisepläne mit hohem Risiko ganz vermieden werden sollten. Travel Risk Maps, Risikokarten, sind eine hervorragende Möglichkeit, Bedrohungen zu erfassen, die verschiedene Standorte betreffen.
Durch die Verwendung eines Threat Intelligence-Systems, das auf die Risikohistorie zugreifen kann, können Sie sich außerdem ein Bild von früheren Vorfällen in einem Gebiet machen. Hier erfahren Sie mehr über das Risikomanagement für Geschäftsreisen.
Erstellung eines Sicherheitsplans für Geschäftsreisen
Es ist immer besser, proaktiv als reaktiv zu sein. Eine Sicherheitsrichtlinie für Geschäftsreisen ist eine der besten Möglichkeiten, um die betriebliche Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Mitarbeitern auf Reisen zu erfüllen. Dieses Dokument sollte alle Schulungen, Abläufe und Ressourcen enthalten, die Ihr Unternehmen benötigt, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Sorgfaltspflicht und Sicherheit bei Geschäftsreisen
Da der Geschäftsreiseverkehr wieder ansteigt, sind Unternehmen verpflichtet, ihren Mitarbeitern die notwendigen Tools und Ressourcen für eine sichere und erfolgreiche Reise zur Verfügung zu stellen. Ganz gleich, ob Sie die Sicherheit bei Geschäftsreisen in eine bestehende Sicherheitsrichtlinie integrieren oder ein separates Dokument erstellen, die Vorbereitung auf sicheres Reisen bietet viele Vorteile:
- Verbesserte Sicherheit
- Stärkung des Vertrauens und der Mitarbeiterbindung
- Zeit- und Kostenersparnis
- Förderung einer Sicherheitskultur
Der wichtigste Tipp zur Reisesicherheit lautet: Auf alles vorbereitet sein. Da Geschäftsreisende einer Vielzahl von Risiken ausgesetzt sind, ist es für Unternehmen unerlässlich, eine Sicherheitskultur zu schaffen, die sich auf die verschiedenen Reiseziele der Mitarbeiter erstreckt. So sind sie gut geschützt und können ihr Bestes geben.
Reisesicherheitsrichtlinien für Mitarbeiter sollten kein statisches Dokument sein. Überprüfen Sie regelmäßig die relevanten Risiken und aktualisieren Sie den Plan, um Änderungen des Reiseprogramms oder der Reiserichtlinien zu dokumentieren und die entsprechenden Risikobewertungsdaten Ihres Unternehmens hinzuzufügen. Es ist wichtig, alle Risikofaktoren zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die neuesten Informationen verfügen und wissen, wie sie sich verhalten sollten. Nutzen Sie die hier vorgestellten Tipps und Tools, um die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten und Ihren Mitarbeitern auf Geschäftsreisen ein sicheres Gefühl zu geben.
9 Sicherheitstipps für Geschäftsreisende
1. Kaufen Sie nach Möglichkeit eine lokale SIM-Karte
Je nach Dauer der Geschäftsreise kann es sich für Geschäftsreisende lohnen, eine SIM-Karte vor Ort zu kaufen. Auf diese Weise vermeiden Reisende teure Roaming-Gebühren, wenn sie ihr Mobiltelefon für die Arbeit im Ausland benutzen. Außerdem können die Reisenden so mit Ihren Familienangehörigen in Kontakt bleiben und ihre Umgebung erkunden. Der Zugriff auf Google Maps ist auch von unschätzbarem Wert für Reisende, die sich mit öffentlichen Verkehrsmitteln fortbewegen und orientieren möchten.
2. Bewahren Sie Ihre Wertsachen sicher auf
Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, werden Sie wahrscheinlich sehr wichtige Dokumente mit sich führen, die Sie mit größter Sorgfalt behandeln sollten – sowohl beruflich als auch privat. Zu diesen Dokumenten gehören beispielsweise:
- Reisepass
- Personalausweis
- Führerschein
- Arbeitsvisum
- Einreisegenehmigung
- Vertragsdokumente
- Wettbewerbsforschung
- Produktinformationen
- Vertrauliche Daten
Eine Möglichkeit, sie zu schützen, besteht darin, entweder ein Zimmer mit einem Safe zu buchen oder in eine Brieftasche mit Diebstahlschutz zu investieren. Hier finden Sie weitere Tipps für eine gute Packliste für Geschäftsreisen, damit Sie immer bestens vorbereitet sind. Die Erstellung von digitalen Kopien wichtiger Dokumente kann für eine Geschäftsreise äußerst nützlich sein.
3. Sorgen Sie dafür, dass Geld für einen Notfall vorhanden ist
Auf Reisen ist es wichtig, nicht das gesamte Geld an einem Ort aufzubewahren, falls etwas passieren sollte. Geld für Notfälle parat zu haben, vor allem in verschiedenen Formen, ist äußerst wichtig. Testen Sie Geldautomaten vor Ort mit kleinen Beträgen auf Ihrer Karte und tragen Sie immer etwas Bargeld bei sich. Es ist besser, etwas mehr Geld als nötig dabei zu haben, als ohne Bargeld dazustehen, wenn man es braucht.
4. Notieren Sie sich die Kontaktdaten der Botschaft vor Ort
Es ist unerlässlich, vor einer Geschäftsreise einige Nachforschungen anzustellen, insbesondere bei der Einreise in ein neues Land. Erkundigen Sie sich nach der nächstgelegenen Botschaft, damit die Botschaft Geschäftsreisenden in Notfällen wie politischen Unruhen oder auch bei widrigen Umständen wie einem gestohlenen Reisepass helfen und mit aktuellen Sicherheitsinformationen zur Seite stehen kann.
5. Schließen Sie eine Geschäftsreiseversicherung ab
Geschäftsreisen bedeuten, dass Mitarbeiter häufig mit sensiblen Informationen und teurer Büroausstattung unterwegs sind. Der Abschluss einer Reiseversicherung schützt Reisende bei Stornierung, Verspätung und Verlust persönlicher Gegenstände. So gewährleisten Sie, dass Geschäftsreisende rundum sicher und geschützt sind.
6. Teilen Sie Unterkunftsinformationen
Besonders für allein reisende Geschäftsleute kann es im Notfall sehr hilfreich sein, einem Familienmitglied oder einer nahestehenden Person die Angaben zur Unterkunft mitzuteilen. Es ist auch wichtig, allgemeine Pläne oder einen Reiseplan zu teilen. Es ist außerdem sehr empfehlenswert, Kollegen und Ihren Teamleiter über Ihre Reisepläne auf dem Laufenden zu halten.
7. Stellen Sie eine Verbindung zu virtuellen privaten Netzwerken her
Auf Geschäftsreisen müssen sich Mitarbeiter möglicherweise von Flughafen-Lounges, Cafés oder lokalen Büros aus einloggen und arbeiten. Die Anmeldung in privaten Netzwerken kann geschäftliche Daten schützen und verhindern, dass Geräte kompromittiert werden, insbesondere wenn offene Netzwerke oder öffentliches WLAN verwendet werden. Reisende sollten auch in Betracht ziehen, eine Blickschutzfolie zu verwenden, die den Bildschirm Ihres Laptops vor fremden Blicken schützt.
8. Notieren Sie die örtlichen Notfalldienste
Einer der wichtigsten Reisetipps ist die Ermittlung der örtlichen Notrufdienste für den Fall einer Gefahrensituation. Dazu gehören das Ausfindigmachen der nächstgelegenen Polizeistation, das Speichern der allgemeinen Notrufnummer im Mobiltelefon und sogar das Hinzufügen der Telefonnummer der Bank oder des Kreditkartenunternehmens im Terminkalender.
9. Vorsicht vor Reisebetrug
Leider ist Reisebetrug in den meisten Teilen der Welt weit verbreitet und Besucher sind in der Regel leichte Ziele. Informieren Sie sich vor der Abreise über die am häufigsten vorkommenden Betrugsmaschen am Reiseziel, damit Sie sich der Gefahren bewusst sind. Darüber hinaus kann man sich an andere Reisende wenden, um Sicherheitstipps zu erhalten, und in Blogs und Reiseberichten nachlesen, wie professionelle Betrüger vorgehen, um dies zu vermeiden.
