Ihr Leitfaden zur Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen

Geschäftsreisen bieten Gelegenheiten, sich mit Teamkollegen zu verbinden, neue Perspektiven zu gewinnen und sich persönlich mit Kunden zu vernetzen. Doch trotz aller Vorteile bergen Geschäftsreisen auch spezielle Risiken für Mitarbeitende und Organisationen. Im Rahmen ihrer allgemeinen Sorgfaltspflicht müssen sowohl kleine Unternehmen als auch große Unternehmen angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten und sie während ihrer Reise zu unterstützen.

Was genau ist also „Sorgfaltspflicht“? Was sind die Herausforderungen der Sorgfaltspflicht gegenüber Geschäftsreisenden? Und wie können Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, wenn Ihre Mitarbeitenden ins Ausland reisen?

Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Sorgfaltspflicht genauer an und finden Sie heraus, was das für Ihr Unternehmen bedeutet.

Was ist Sorgfaltspflicht?

Sorgfaltspflicht definiert die Verantwortung eines Unternehmens, seine Mitarbeitenden zu schützen und Schäden in angemessenem Maße zu verhindern. In rechtlichen Angelegenheiten ist die Sorgfaltspflicht ein Standard, den Gerichte zur Feststellung der Haftung anwenden.

Die Sorgfaltspflicht kann Folgendes umfassen:

• Gewährleisten einer sicheren physischen Arbeitsumgebung
• Einhalten von Vorschriften und Branchenstandards
• Fördern der geistigen Gesundheit der Mitarbeitenden durch Bereitstellung von Ressourcen und angemessenen Arbeitsbedingungen
• Schützen der Mitarbeitenden vor Diskriminierung und Mobbing

In der Praxis kann die Sorgfaltspflicht je nach Kontext und Situation eine Reihe von Aspekten umfassen. Die Auslegung der Sorgfaltspflicht kann je nach Land variieren. Daher sollten Sie sich unbedingt mit einem lokalen Rechtsexperten beraten, um die genaueste Definition für Sie zu erhalten.

Warum ist die Sorgfaltspflicht gegenüber Geschäftsreisenden wichtig?

Obgleich die Sorgfaltspflicht ein gesetzlicher Standard ist, ist sie auch aus moralischer und ethischer Sicht wichtig. Ein robustes Sorgfaltspflicht-Programm kann der geistigen Gesundheit der Mitarbeitenden zugutekommen, so dass sie sich von ihren Arbeitgebern unterstützt fühlen und ihre Produktivität auf Geschäftsreisen steigern.

Wenn Sie Ihre Sorgfaltspflicht nicht erfüllen, kann dies zu rechtlichen Konsequenzen wie Gerichtsverfahren und Mehrkosten für Ihr Unternehmen führen. Sie haben gegenüber Ihren Mitarbeitenden tagtäglich eine Sorgfaltspflicht – vom Verhindern von Unfällen am Arbeitsplatz bis hin zur Bereitstellung entsprechender Sicherheitsschulungen. In Hinblick auf die speziellen Herausforderungen bei Geschäftsreisen zeigt sich jedoch die Wichtigkeit der Sorgfaltspflicht ganz besonders. Geschäftsreisende könnten im Ausland mit Naturkatastrophen, Gewalt, Krankheiten oder anderen Krisen konfrontiert sein – und Unternehmen tragen die Verantwortung, diese unsicheren Situationen zu bewältigen.

Kurz gesagt: Die Schaffung eines Sorgfaltspflicht-Programms für Geschäftsreisende kann jetzt Geld und Stress sparen und vorausschauend möglicherweise sogar Leben retten.

Wie sieht Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber Geschäftsreisenden aus?

Ihr Büro oder Arbeitsplatz, an dem Sie täglich Ihren Arbeitsalltag verbringen, ist ein relativ sicheres, kontrolliertes Umfeld. Aber Geschäftsreisen bringen Risiken und unbekannte Aspekte mit sich, die die Sorgfaltspflicht von Unternehmen wichtiger denn je machen. Die Sorgfaltspflicht einzelner Unternehmen unterscheidet sich je nach Branche, Zielen von Geschäftsreisen und vielem mehr. Deshalb ist es unerlässlich, eine Richtlinie oder ein Programm für Geschäftsreisende zu entwickeln, bevor jemand auf Geschäftsreise geht.

Reiserichtlinien decken in der Regel Bereiche ab wie:

• Anweisungen für die Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmöglichkeiten
• Tagesbudgets für Verpflegung und Nebenkosten
• Verhaltensregeln während der Reise
• Erforderliche Genehmigungen
• Pflichten des Reisenden

Eine Reiserichtlinie ist ideal, um Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen und sich für die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden im Ausland einzusetzen. Sie haben vielleicht bereits eine Reiserichtlinie oder ein Programm, die/das Aspekte Ihrer Sorgfaltspflicht abdeckt. Wenn nicht, sollten Sie diese Vorgaben unbedingt entsprechend ergänzen und auf dem neuesten Stand halten. Selbst etablierte Unternehmen können von einer Neubewertung ihrer Reiserichtlinien und der Schaffung eines speziellen Sorgfaltspflicht-Programms profitieren.

Wer trägt die Verantwortung für die Sorgfaltspflicht gegenüber Geschäftsreisenden?

Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen Ihrer Organisation ist der Schlüssel zu einer starken unternehmerischen Sorgfaltspflicht, und sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende haben dabei eine Rolle zu spielen.

Sorgfaltspflicht für Arbeitgeber

Wer genau für Ihr Sorgfaltspflicht-Programm verantwortlich ist, hängt von der Größe Ihrer Organisation ab. Größere Unternehmen haben möglicherweise eine Person oder ein Team, die/das für den Arbeitsschutz verantwortlich ist, während sich bei kleinen und mittleren Unternehmen wahrscheinlich die Personalabteilung um entsprechende Programme kümmern muss.

Unabhängig von der Größe oder der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens liegt die Sorgfaltspflicht letztlich in der Verantwortung aller. Die Einrichtung eines Sorgfaltspflicht-Programms für Geschäftsreisende ist nutzlos, wenn es nicht von führenden Personen in einer Organisation priorisiert und Mitarbeitenden effektiv kommuniziert wird.

Bei der Einrichtung und Durchsetzung dieses Programms sollten folgende Personen beteiligt sein:

1. Führungskräfte und Vorgesetzte von Mitarbeitenden. Die Führungskräfte Ihres Unternehmens sollten in die Erstellung der Strategie für Geschäftsreisen und, was ebenso wichtig ist, in die Durchsetzung der Richtlinien gegenüber ihren Teams eingebunden werden.
2. Personalabteilung. Die Personalabteilung kann eine Schlüsselrolle dabei spielen, Ihr Sorgfaltspflicht-Programm im Unternehmen zu kommunizieren. Reiserichtlinien sollten in den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeitender integriert sein, im Intranet Ihres Unternehmens zur Verfügung stehen und deutlich sichtbar sein, wenn Geschäftsreisende ihre Reisen buchen. Sie könnten sogar ein paar Mal im Jahr Schulungen dazu planen.
3. Rechtsexperten. Ihre Rechtsabteilung oder Rechtsberater sollten Ihren Plan überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Verpflichtungen darin festgelegt sind.
4. Erfahrene Geschäftsreisende. Ihre Mitarbeitenden können wertvolle Ressourcen sein, indem sie Einblicke darüber vermitteln, wie Geschäftsreisen in Ihrer Organisation derzeitig abgewickelt werden. Sie können auch kontinuierlich Feedback geben, um Ihre Richtlinien zu optimieren.

Sorgfaltspflicht für Mitarbeitende

Das Schaffen einer Sicherheitskultur erfordert den Input von Mitarbeitenden auf allen Ebenen. Zwar sind die Unternehmen für ihre Sorgfaltspflicht-Programme verantwortlich, doch auch die Mitarbeitenden müssen ihren Beitrag leisten. Vor einer Geschäftsreise sollten sie sich über die Reiserichtlinien, die Sicherheitsprogramme des Unternehmens und alle für ihre Reise relevanten Informationen informieren. Die Mitarbeitenden sind auch dafür verantwortlich, die Richtlinien vor, während und nach ihren Reisen zu befolgen.

Dies bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Einhaltung der Richtlinien für Geschäftsreisen unterstützen müssen.

Wie können Sie ein Sorgfaltspflicht-Programm aufbauen?

Ganz gleich, ob Sie es Sorgfaltspflicht-Programm, Richtlinie zur Sorgfaltspflicht oder Richtlinie zur Reisesicherheit nennen – jede Organisation sollte einen speziellen Plan für ihre Geschäftsreisenden haben. Sie müssen alle Worst-Case-Szenarien kennen, um vorbereitet zu sein.

Geschäftsreisende können sich verschiedensten Situationen ausgesetzt sehen, darunter:

• Reiseunterbrechungen
• Naturkatastrophen
• Extreme Witterungsbedingungen
• Krankheitsausbrüche und gesundheitliche Notfälle
• Verbrechen und Terrorismus
• Politische oder soziale Unruhen
• Neue Reisegesetze

Es gibt viele Ansätze für die Erstellung Ihrer Strategie, aber hier sind drei Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Risikobewertung

Bevor Sie ein Sorgfaltspflicht-Programm einführen können, müssen Sie Geschäftsreisen in Ihrer Organisation verstehen. Als Erstes können Sie die Risiken von Geschäftsreisen im Allgemeinen und für jede einzelne Reise bewerten.

Stellen Sie sich generell die Frage:

• Zu welchen Reisezielen reisen Ihre Mitarbeitenden am häufigsten?
• Welcher Art sind diese Geschäftsreisen? Zum Beispiel birgt ein Treffen mit einem Kunden in seinem Büro andere Risiken als die Besichtigung einer Baustelle im Ausland.

Fragen Sie sich daher vor jeder Reise:

• Ist das eine Geschäftsreise im Inland oder ins Ausland?
• Hat der Reisende einen gültigen Reisepass und ggf. das richtige Visum sowie alle anderen notwendigen Dokumente?
• Gibt es derzeit Reisewarnungen Ihrer Regierung für das Reiseziel?
• Gibt es anhaltende Konflikte oder politische Unruhen am Zielort?
• Besteht ein erhöhtes Risiko für durch Lebensmittel oder verunreinigtes Wasser übertragene Krankheiten?
• Gibt es Epidemien oder gefährliche Krankheiten in der entsprechenden Region? Wenn ja, gibt es Impfstoffe oder andere Präventivmaßnahmen?
• Haben Reisende bei Bedarf Zugang zu einer zeitnahen medizinischen Versorgung?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, herauszufinden, wo die Risiken für Ihr Unternehmen liegen. Sie können sie als Ausgangspunkt für die Erörterung der Reisesicherheit in Ihrer Organisation nutzen und mit der Planung einer Reiserichtlinie beginnen, die die Sorgfaltspflicht umfasst.

Berücksichtigen Sie bei der Planung, dass jede Geschäftsreise andere Risiken birgt. Beispielsweise können einige Reiseziele für Frauen oder LGBTQ+-Reisende unsicherer sein. Auch können sich bestimmte Krankheiten in unterschiedlicher Weise auf den Menschen auswirken (z.B. ist das Zika-Virus für viele Menschen asymptomatisch, jedoch für Schwangere gefährlich). Beraten Sie sich mit Ihrem Team und beziehen Sie die verschiedenen Standpunkte in Ihre Risikobewertung ein, um sicherzustellen, dass sie alle Aspekte berücksichtigt.

2. Planung und Prävention

Wenn Sie Ihre Risikobewertung abgeschlossen haben, ist es Zeit, Ihre Strategie zu entwickeln. Das Sorgfaltspflicht-Programm jedes Unternehmens variiert je nach den Risiken, auf die Sie reagieren müssen. Es gibt jedoch einige einheitliche Grundsätze, die es zu beachten gilt.

• Ihr Plan sollte Geschäftsreisenden vor, während und nach ihren Reisen Unterstützung bieten.
• Sie sollten Maßnahmen ergreifen, um das Wohlergehen der Mitarbeitenden zu fördern und Burnouts zu vermeiden. Sie können beispielsweise bestimmte Standards für buchbare Unterkünfte festlegen oder die Mitarbeitenden dazu ermutigen, realistische Zeitpläne für ihre Reisen aufzustellen.
• Unabhängig vom Ziel sollten Sie einen Plan für Notsituationen wie Naturkatastrophen oder Terroranschläge haben.
• Reiserisiken ändern sich und entwickeln sich im Laufe der Zeit. Sie sollten im Rahmen Ihres Plans Ihr Sorgfaltspflicht-Programm regelmäßig überprüfen und überarbeiten – zusätzlich zur Reaktion auf unvorhersehbare globale Situationen.

3. Kommunikation und Schulung

Nachdem Sie die Risiken, denen Ihre Geschäftsreisenden ausgesetzt sind, bewertet und eine robuste Strategie zum Schutz und zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden entwickelt haben, haben Sie immer noch Arbeit vor sich. Die Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht ist eine fortlaufende Aufgabe. Organisationen sind dafür verantwortlich, ihre Reiserichtlinien unternehmensweit zu kommunizieren und Mitarbeitende zur Reisesicherheit zu schulen.

Neben kontinuierlichen Schulungsangeboten sollten Sie rechtzeitig Touchpoints festlegen, um Geschäftsreisende über Themen zur Reisesicherheit aufzuklären und auf dem Laufenden zu halten. Machen Sie die Richtlinien sichtbar, wenn Mitarbeitende ihre Reisen planen, stellen Sie ihnen Ressourcen zur Verfügung, auf die sie während der Reise zurückgreifen können, und bitten Sie sie, nach ihrer Rückkehr ein reflektiertes Feedback zu ihrer Geschäftsreise zu geben.

Durch eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden können Sie sicherstellen, dass Ihre Reiserichtlinien gut umsetzbar sind und Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen.

Tipps zur Sorgfaltspflicht

• Seien und bleiben Sie organisiert: Bewahren Sie die Reisepläne Ihrer Mitarbeitenden an einem zugänglichen Ort auf, damit Sie immer wissen, wo sie sich während ihrer Reise befinden. Sie sollten auch Kontaktinformationen des Reisenden – Daten des Hotels oder der Unterkunft und der Notfallkontakte – zur Hand haben.
• Führen Sie Ihre eigenen Aufzeichnungen: Die Sorgfaltspflicht ist ein gesetzlicher Standard, und Sie müssen gegebenenfalls Unterlagen darüber vorlegen, wie Sie Ihren Verpflichtungen nachgekommen sind. Wenn Sie den Aufbau Ihres Programms sorgfältig dokumentieren, können Sie Zeit sparen und Stress vermeiden, sollten Sie sich jemals einer Klage stellen müssen.
• Denken Sie an die geistige Gesundheit: Es ist leicht, sich auf Risiken der körperlichen Sicherheit zu konzentrieren, aber vergessen Sie nicht die Auswirkungen von Geschäftsreisen auf die geistige Gesundheit. Reisen bringt Menschen in stressige Situationen, also stellen Sie sicher, dass Sie Aspekte der Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden ganzheitlich angehen.

Den vollen Umfang Ihrer Sorgfaltspflicht zu verstehen kann kompliziert sein, und der unberechenbare Charakter von Geschäftsreisen macht das Ganze noch komplizierter. Wenn man es richtig macht, ist Sorgfaltspflicht mehr als ein abstrakter juristischer Begriff – es geht darum, sein Team sicher und gesund zu halten und ihm die richtige Unterstützung zu bieten. Mit einer gründlichen Risikobewertung, robusten Planung und kontinuierlichen Kommunikation können Sie und Ihr Team auf alles vorbereitet sein.