Automatisez vos systèmes grâce à notre guide des meilleurs logiciels de gestion des dépenses.
Les meilleurs logiciels de gestion des dépenses permettent de gérer les frais de déplacement et d’assurer la bonne tenue des comptes d’une entreprise. Il est évident que les voyages d’affaires sont porteurs de croissance, mais ils génèrent aussi de nombreuses dépenses. Des chambres d'hôtel aux dîners avec partenaires et prospects, les coûts peuvent rapidement grimper en flèche sans un budget clair ou une politique de voyage définie.
C’est pourquoi une solution de gestion des dépenses d'entreprise adaptée peut se révéler très utile, la technologie permettant désormais de suivre et de gérer les frais de manière efficace.
Dans cet article, nous vous présentons nos applis et logiciels de suivi des dépenses préférés, quelle que soit la taille de votre entreprise. Nous vous expliquons également comment Booking.com for Business peut vous aider à gérer vos dépenses.
Un logiciel de gestion des dépenses est un outil numérique conçu pour aider les entreprises à maîtriser les dépenses de leur personnel. Il en existe de toutes sortes, allant des logiciels de comptabilité à service complet aux applis de numérisation de reçus, en passant par les plateformes tout-en-un qui permettent de créer des budgets, de suivre les dépenses et de rapprocher les notes de frais.
Par le passé, les notes de frais, les remboursements et les rapprochements étaient gérés manuellement, le personnel du service comptabilité saisissant minutieusement chaque chiffre dans des feuilles de calcul. Or, en gérant manuellement les dépenses, le risque d’erreurs est très élevé, que ce soit en raison de reçus manquants ou d’erreurs de calculs, ce qui est long et onéreux à vérifier.
Les logiciels de gestion des dépenses optimisent ce processus long et faillible grâce à des flux de travail automatisés. Avec une solution de gestion des dépenses efficace, le personnel et les administrateurs peuvent se connecter pour importer, suivre et envoyer leurs reçus, mais aussi pour approuver une demande ou procéder à un remboursement automatiquement. Ce type de solution peut également s'intégrer à vos systèmes de comptabilité. Cela vous permet de tenir vos comptes de manière précise à des fins de déclaration fiscale, ce qui est particulièrement utile pour certaines activités d’une entreprise, notamment la gestion des voyages d’affaires.
Bien entendu, tous les logiciels de gestion des dépenses ne sont pas identiques. Les meilleures sociétés de gestion des dépenses proposent des solutions disposant des caractéristiques suivantes :
Un logiciel doit être simple à utiliser, même sans une formation approfondie. Il est important que toutes les personnes concernées dans votre entreprise puissent l'utiliser efficacement. Le tableau de bord doit donc être simple, clair et intuitif.
Selon la Global Business Travel Association (GBTA), il faut en moyenne 20 minutes pour remplir manuellement une note de frais, plus 18 minutes pour les corrections. Un logiciel de gestion des dépenses efficace doit vous permettre de gagner du temps et d’économiser de l’argent grâce à l’automatisation.
Le stockage et le traitement sécurisés des documents ont également un coût. La plupart des logiciels permettent d’enregistrer et de stocker factures, reçus et bons de commande au format numérique. Ainsi, vos collaborateurs peuvent rapidement scanner leurs documents avec leur téléphone lorsqu’ils sont en déplacement.
Plutôt que d’attendre la fin de chaque mois ou chaque trimestre pour vérifier vos dépenses, optez pour une solution qui fait les comptes en temps réel. Cela vous permettra de vous assurer que les personnes en déplacement respectent votre budget.
Que vous utilisiez une appli basique pour suivre vos dépenses ou une solution à service complet, celle-ci doit s'intégrer à votre logiciel existant. Par exemple, vous pouvez intégrer Booking.com for Business avec Expensify pour une option de gestion des dépenses plus complète.
Nous avons parlé des fonctions indispensables, passons maintenant en revue nos logiciels de gestion des dépenses préférés.
Ce logiciel de comptabilité est équipé d’un outil automatisé de gestion des dépenses, permettant aux membres de votre équipe d'enregistrer leurs frais en temps réel. De plus, FreshBooks propose des fonctions de suivi des projets et de gestion du temps, ainsi qu'une expérience utilisateur fluide. Il est parfait si vous recherchez une solution de comptabilité complète.
C’est l’une des solutions de comptabilité les plus populaires pour les petites entreprises. Elle est également adaptée à la gestion des frais. En effet, QuickBooks en ligne propose de nombreuses fonctionnalités de gestion des notes de frais. Vous pouvez importer des reçus depuis votre ordinateur, votre compte Google Drive, votre boîte de réception ou vos photos pour une synchronisation rapide avec le système. Ensuite, ce dernier les rassemble dans un rapport afin d’accélérer les processus d’approbation et de remboursement.
Expensify est l’un des seuls outils de cette liste qui convient aussi bien aux personnes travaillant en indépendants qu’aux grandes entreprises. Il automatise les paiements récurrents tout en s'intégrant facilement à des solutions logicielles et à des plateformes de réservation plus développées et plus complexes. Les utilisateurs et utilisatrices peuvent importer les dépenses effectuées avec leur carte de crédit professionnelle afin de générer des rapports. Il inclut plusieurs fonctionnalités intelligentes basées sur les données, notamment un workflow automatisé, la capture du kilométrage via GPS et la reconnaissance optique des caractères.
Il fait partie de Zoho, une suite logicielle plus large pour la comptabilité. Zoho Expense comprend un site Internet et une appli mobile pour déclarer facilement les dépenses. Via l'appli mobile, les voyageurs et les voyageuses peuvent capturer leurs reçus ou glisser-déposer des images numérisées sur le site Internet. Sa plateforme simple et intuitive limite autant que possible la saisie manuelle de données grâce à la numérisation et à la synchronisation automatisées des comptes.
Certify élimine toutes les incertitudes liées à la gestion des dépenses, en optimisant la création de rapports sur les frais liées aux déplacements et les services de comptes fournisseurs. Cet outil est plus adapté aux grandes entreprises dans lesquelles les voyages d'affaires sont très fréquents, car il permet de suivre les dépenses courantes comme le transport et les repas. Vous pouvez personnaliser les flux d’approbation afin de garantir que toutes les demandes sont envoyées au bon endroit pour faciliter les remboursements.
Fournie par SAP, Concur Expense est une solution de gestion des dépenses qui comprend une appli mobile intuitive et sécurisée de suivi des dépenses en déplacement. Son interface simple est composée de plusieurs catégories, dont une pour les services de voyage et une autre pour les dépenses. Une fois les dépenses saisies dans le système, celui-ci les synchronise automatiquement dans un rapport, toutes les erreurs étant signalées avant approbation.
Le logiciel d'Aspire offre une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses de l'entreprise, les reçus étant stockés et les dépenses classées automatiquement. Les responsables financiers contrôlent le budget et les flux d'approbation, mais la plateforme reste simple à utiliser pour le personnel. Aspire permet de définir les budgets au niveau du client, de l'équipe ou du projet, tout en désignant un responsable pour gérer les dépenses au sein de chaque équipe.
Si vous recherchez un système de gestion des dépenses conçu davantage pour les comptables que pour les personnes qui voyagent pour le travail, optez pour ExpensePoint. En effet, il offre les fonctionnalités avancées nécessaires pour créer des rapports ultra détaillés. Plutôt que la reconnaissance optique de caractères, ExpensePoint utilise la reconnaissance de caractères par des personnes afin de garantir que les montants associés à chaque fournisseur sont corrects. Cet outil propose une autre fonctionnalité unique : le suivi du kilométrage, les dépenses étant calculées en fonction des coûts du carburant à un endroit donné.
Enfin, si vous recherchez une appli de suivi des dépenses facile à utiliser, essayez Webexpenses. Ce logiciel est équipé de toutes les fonctionnalités caractéristiques d'un système automatisé, y compris la capture de reçus numériques, la mise en correspondance intelligente des reçus et la vérification automatique des politiques. Cet outil professionnel de gestion des dépenses s’intègre également à plus de 50 systèmes de comptabilité et suit même les émissions de carbone pour un reporting plus durables.
Les personnes qui voyagent fréquemment en avion ont besoin d’une plateforme dédiée : Booking.com for Business est la solution idéale. Cette solution tout-en-un qui permet de réserver et de planifier des voyages s'intègre avec votre compte Expensify pour une gestion des dépenses en temps réel. Les réservations sont fusionnées avec les notes de frais, ce qui réduit le risque d'erreur manuelle et garantit un remboursement rapide et transparent des frais liés aux voyages d'affaires.
Oui, aujourd’hui, les meilleures applis de suivi des dépenses sont entièrement sécurisées. Cependant, avant de saisir vos coordonnées bancaires professionnelles ou personnelles, nous vous conseillons d’effectuer quelques vérifications de sécurité en ligne.
Si vous êtes responsable financier ou RH, assurez-vous que vos collègues utilisent des informations de connexion professionnelles et personnelles différentes. Effectuez toutes les mises à jour requises et recommandées et faites des sauvegardes de vos comptes.
Vous cherchez d’autres solutions pour améliorer votre système de gestion des dépenses ? Essayez la règle « 50 30 20 » pour gérer votre budget. Elle consiste à diviser vos revenus (après impôts) en 3 catégories :
Si vous appliquez cette règle à votre budget voyages, vous devriez en consacrer 50 % aux dépenses obligatoires telles que l'hébergement et le billet d'avion. Vous pouvez ensuite en utiliser 30 % pour les sorties et les surclassements, et en garder 20 % pour les dépenses imprévues, ou bien pour les réinvestir.
Si vous préférez une solution manuelle, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel pour suivre vos frais de déplacement. Pour ce faire, vous pouvez télécharger un modèle de rapport, qui calcule automatiquement le total lorsque vous saisissez des chiffres dans chaque catégorie de dépenses.
Ou, vous pouvez créer un fichier personnalisé composé de colonnes intitulées « Dépense », « Type », « Date » et « Montant » pour répertorier chacune de vos dépenses.
Comment choisir la solution de gestion des dépenses qui vous convient parmi toutes celles disponibles sur le marché ? Lorsque vous comparez différentes options, prenez en compte votre budget, la taille de votre société et le volume de vos frais de déplacement.
Si vos employé(e)s font souvent des voyages d’affaires, opter pour une solution logicielle unique comme Booking.com for Business offre de nombreux avantages. Les plateformes pour les voyages d'affaires proposent non seulement des fonctions de suivi des dépenses et de création de rapports en temps réel, mais elles vous permettent également de réserver des vols, des hébergements et des voitures de location, le tout au même endroit.
Vous n’avez donc pas besoin de récupérer des factures auprès de plusieurs fournisseurs. Elles sont toutes accessibles depuis la même page au design intuitif. De plus, vous pourrez économiser de l'argent en bénéficiant de tarifs exclusifs.
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