La santé et la sécurité de votre personnel sont primordiales lors des déplacements professionnels, en particulier à l’étranger. Si vos collaborateurs voyagent pour raisons professionnelles, c’est à votre responsable des voyages d’affaires de faire le nécessaire pour assurer leur sécurité. Vous devez aussi communiquer clairement avec votre personnel sur la conduite à suivre en cas d’urgence ou d’imprévu.
Quelles sont les particularités des voyages d’affaires en matière de sécurité ?
Les voyageurs d’affaires peuvent être confrontés à de nombreux risques :
- Perturbations affectant leur déplacement
- Catastrophes naturelles
- Conditions météorologiques extrêmes
- Épidémies et urgences sanitaires
- Criminalité et terrorisme
- Troubles politiques ou sociaux
- Nouvelles réglementations liées aux voyages
Avant un déplacement professionnel, les entreprises, tout comme les responsables des voyages d’affaires, doivent effectuer un travail de veille sur la destination des collaborateurs concernés. Ainsi, vous serez au courant de toute menace active ou potentielle dans la région de destination. Une politique relative à la sécurité des voyages d'affaires est un document qui aborde les risques auxquels les collaborateurs sont susceptibles d’être exposés durant leurs déplacements.
Évaluer les risques liés aux voyages d'affaires
Les responsables des voyages d’affaires peuvent procéder à une évaluation formelle des risques pour analyser les dangers potentiels liés aux déplacements et décider si des mesures préventives sont nécessaires, ou s’il est même préférable d’éviter certains déplacements à haut risque. Une carte des risques liés aux voyages est un excellent moyen de visualiser les risques associés à chaque destination.
Pour avoir une idée des incidents ayant déjà eu lieu dans une région donnée, vous pouvez aussi vous appuyer sur un système de documentation des menaces comportant un historique des risques. Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux déplacements professionnels, cliquez ici.
Pourquoi créer une politique relative à la sécurité des voyages d'affaires ?
Une approche proactive est toujours préférable à une approche réactive. La mise en place d’une politique relative à la sécurité des voyages d'affaires est l’une des meilleures manières de satisfaire à votre obligation de diligence lors des voyages d’affaires de votre personnel. Ce document doit inclure toutes les formations, procédures et ressources nécessaires à votre entreprise pour assurer la sécurité de vos collaborateurs.
Obligation de diligence et sécurité des voyages d'affaires
Les déplacements professionnels font leur grand retour, et les entreprises doivent respecter leur obligation de diligence en fournissant à leur personnel les outils et les ressources nécessaires pour que leurs déplacements se passent au mieux, en toute sécurité. Vous pouvez ajouter une section dédiée aux voyages d’affaires à votre politique de sécurité existante, ou créer un nouveau document. Dans les deux cas, encadrer la sécurité des déplacements professionnels comporte de nombreux avantages :
- Plus de sécurité
- Plus de confiance de la part de vos collaborateurs, et une meilleure rétention
- Des économies de temps et d’argent
- Le maintien d’une culture de la sécurité dans votre entreprise
Le conseil n° 1 pour les déplacements professionnels, c’est d’être prêt à tout. Les voyageurs d’affaires sont exposés à toutes sortes de risques. Il est donc essentiel pour une entreprise de créer une culture de la sécurité qui concerne toutes les destinations de ses collaborateurs. Ainsi, chacun est en sécurité et travaille dans les meilleures conditions.
Une politique relative à la sécurité des voyages d'affaires ne doit pas être un document figé. Réévaluez continuellement les menaces et actualisez cette politique de sécurité pour tenir compte des changements apportés à la politique de voyage de l’entreprise, et ajoutez les données liées à ces évaluations. Vous devez impérativement répertorier tous les risques et vous assurer que votre personnel dispose des informations les plus récentes sur les comportements à adopter. Voici une liste de conseils et d’outils à utiliser pour garantir la sécurité de votre entreprise et permettre à vos collaborateurs de voyager en toute tranquillité.
9 conseils pour garantir la sécurité des voyageurs d’affaires
1. Achetez une carte SIM locale, si possible
Selon la durée du déplacement, il peut être intéressant d’acheter une carte SIM locale pour vos voyageurs d’affaires. Ils éviteront ainsi des frais d'itinérance qui peuvent se révéler coûteux pour qui continue à utiliser son téléphone professionnel à l'étranger. Cela permettra également aux voyageurs de communiquer avec leur famille et de faire des recherches sur leur quartier. L'accès à Google Maps est également un incontournable pour les aider à se déplacer et à évoluer dans les transports en commun.
2. Veillez à la sécurité de vos effets personnels importants
Lors d’un déplacement professionnel, on transporte souvent des documents très importants (professionnels comme personnels) qui demandent de la vigilance. Citons par exemple :
- Les passeports
- Les documents d’identité
- Les permis de conduire
- Les visas de travail
- Les autorisations d'entrée
- Les documents contractuels
- Les analyses concurrentielles
- Les informations concernant les produits
- Les données confidentielles
Pour que ces documents restent en sécurité, vous pouvez réserver une chambre avec un coffre-fort ou encore investir dans un portefeuille antivol. Recherchez des conseils pour mettre au point une liste de choses à emmener lors d’un voyage d’affaires et ne négligez pas la préparation. Faites des copies numériques des documents importants, qui pourront se révéler très utiles lors des déplacements professionnels.
3. Gardez un fonds d’urgence
Lors des voyages d’affaires, il est important de ne pas conserver tout son argent au même endroit en cas de mésaventure. Il est essentiel de disposer d’un fonds d'urgence, de préférence sous différentes formes. Testez les distributeurs automatiques de billets locaux en retirant de petits montants avec votre carte et gardez toujours une petite quantité d'espèces dans vos poches ou votre sac. Mieux vaut avoir plus de liquide que nécessaire plutôt qu’en manquer en cas de besoin.
4. Notez les coordonnées de l’ambassade locale
Il est essentiel de faire quelques recherches avant un voyage d’affaires, en particulier si vous vous rendez dans un nouveau pays. Recherchez quelle ambassade est la plus proche de votre destination. Ainsi, en cas d'urgence (troubles politiques, vol de passeport…), vous pourrez vous faire aider par l’ambassade et obtenir des informations récentes en matière de sécurité.
5. Souscrivez une assurance voyages d'affaires
Par nature, un voyage d'affaires implique souvent de voyager avec des informations sensibles et des équipements coûteux. Souscrire une assurance voyages protège les voyageurs en cas d'annulation, de retard ou de perte matérielle. C’est la garantie que votre personnel peut voyager en toute sécurité.
6. Partagez les coordonnées de votre hébergement
Ce point concerne en particulier les personnes voyageant seules : partager les coordonnées de son hébergement avec un membre de sa famille ou un proche peut se révéler très utile en cas d’urgence. Il est également important de partager un itinéraire ou un planning général. Nous recommandons aussi d’informer vos collègues et votre manager de vos projets de voyage.
7. Connectez-vous à des réseaux privés virtuels (VPN)
Lors d’un déplacement professionnel, vos collaborateurs peuvent avoir besoin de se connecter et de travailler depuis des salons d’aéroport, des cafés ou des bureaux locaux. Se connecter à un réseau privé permet de préserver les données de l’entreprise et de protéger les appareils contre les failles de sécurité, en particulier en utilisant un réseau ouvert ou une connexion Wi-Fi publique. Les voyageurs d’affaires peuvent aussi utiliser un filtre de confidentialité qui protège leur écran des regards en biais.
8. Notez les informations à connaître en cas d’urgence
L’un des conseils les plus importants est de faire de recherches préalables sur les services d’urgence locaux à contacter en cas de problème. Ainsi, notez l’emplacement du commissariat de police le plus proche, enregistrez dans votre téléphone le numéro d'urgence international, ou encore notez dans un agenda le numéro de téléphone de votre banque ou de la société émettrice de votre carte de crédit.
9. Prenez garde aux escroqueries
Malheureusement, les arnaques liées aux voyages sont relativement courantes partout dans le monde. Les étrangers représentent souvent des cibles faciles. Avant votre départ, renseignez-vous sur les escroqueries les plus répandues dans votre destination, afin de savoir vous en prémunir. Vous pouvez aussi contacter d’autres voyageurs pour obtenir des conseils en matière de sécurité, et lire des blogs et des témoignages pour comprendre comment opèrent les escrocs professionnels et les éviter.
