Une politique de voyage est un document qui définit formellement toutes les procédures liées aux déplacements professionnels dans une entreprise. Il s’agit de consignes qui expliquent comment les collaborateurs doivent faire approuver leurs voyages, comment les réserver et comment envoyer leurs notes de frais. Sont aussi abordées la sécurité et l’obligation de diligence. Le présent guide vous servira de manuel étape par étape pour mettre au point une politique de voyage.
Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?
Une politique de voyage est une sorte de manuel utilisé par une entreprise pour réglementer les voyages d’affaires liés à son activité. En règle générale, ce document définit les règles, les budgets, les mesures de sécurité et les modalités qui encadrent les dépenses, et s’applique à tous les voyages d'affaires de l’entreprise. Certaines généralités sont communes à la plupart des entreprises, mais chaque société définit individuellement les paramètres qu’elle souhaite appliquer. Au fil du temps, ces règles seront mises à l’essai, testées et améliorées : votre politique de voyage se développera ainsi, tout comme votre entreprise. Une politique de voyage aborde généralement les aspects suivants :
- Processus de réservation : délais, sites Internet ou plateformes à utiliser, processus d’approbation, etc.
- Budgets : montants maximums alloués aux repas, aux boissons, à l’hébergement, etc.
- Vols : paramètres liés aux réservations tels que le budget, la classe du billet, les bagages, et les règles à appliquer en cas de vol manqué
- Transports terrestres : règles relatives aux taxis, aux transports en commun, à la location de voitures et au stationnement
- Personnes à joindre en cas d’urgence
- Règles relatives aux assurances voyage
- Règles relatives aux accompagnateurs : partenaire, enfants ou membres de la famille
- Règles relatives aux temps de loisirs*venant compléter un déplacement professionnel
- Règles relatives aux dépenses : ce qui est couvert ou non par l’entreprise
- Mesures de sécurité et obligation de diligence
Quels sont les avantages d’une politique de voyage ?
Établir des consignes claires permet d’instaurer un système équitable. Les politiques de voyage peuvent avoir un effet positif sur les voyageurs comme sur les entreprises.
Parmi les avantages pour les voyageurs, citons :
- La flexibilité et l’autonomie de réserver leur propre voyage dans le respect des consignes de l’entreprise
- Des informations sur l’emplacement et les activités des voyageurs, pour plus de sécurité
- Une réduction de la confusion relative au processus de réservation des voyages
Parmi les avantages pour l’entreprise, citons :
- Une réduction des pics de dépenses liées aux voyages et un processus de remboursement facilité
- Plus d’équité et une culture d’entreprise positive
- Une communication claire quant aux hôtels et aux vols que vos collaborateurs peuvent réserver
Que faut-il inclure dans une politique de voyage ?
La politique de voyage de votre entreprise dépendra fortement de plusieurs aspects : comment vos collaborateurs voyagent, qui voyage et pourquoi ces personnes voyagent. Vous devez réfléchir à tous ces aspects avant d’écrire votre politique de voyage d’entreprise.
Même si votre politique de voyage doit répondre aux besoins uniques de votre entreprise et de vos collaborateurs, vous devrez établir des règles pour les éléments fondamentaux suivants :
- La réservation de vols, de trains, d’hôtels et de voitures de location
- L'utilisation d'autres moyens de transport, tels que les transports en commun, les taxis ou les services de course à la demande
- Les dépenses sur place, y compris les repas, les activités et les appels passés depuis les téléphones professionnels
- La sécurité liée au voyage, qui comprend à la fois la sécurité des personnes et celles du matériel de travail
- Les cadeaux offerts et reçus lors de déplacements professionnels
- Le processus d’approbation que doivent suivre vos équipes et vos managers
- Le système de paiement pour toutes les dépenses engagées lors des déplacements
Comment structurer la politique de voyage ?
Pour être efficace, une politique de voyage doit aborder tous les aspects à connaître par les voyageurs d’affaires :
- Règles relatives au voyage : moyens de transport, première ou deuxième classe et structure des séjours
- Gestion des coûts et plafonds de dépenses
- Code de conduite pour les voyageurs
- Modalités de remboursement
Commencez par le commencement. Il est essentiel d'expliquer le processus de réservation validé et de définir un outil de réservation à utiliser : voulez-vous que les voyageurs réservent via une plateforme de voyages d'affaires, afin que vous puissiez consolider vos dépenses ? Voulez-vous que les voyageurs réservent eux-mêmes conformément à la politique de voyage, ou voulez-vous qu’ils envoient une demande à un(e responsable des voyages d’affaires), qui prendra en charge la réservation de tous les déplacements professionnels ?
Votre politique de voyage doit aussi inclure une politique de dépenses qui définit clairement quels achats peuvent être couverts par l’entreprise, et lesquels ne le seront pas. De cette manière, les voyageurs peuvent éviter d’engager des dépenses qui ne leur seront pas remboursées. Des plafonds doivent être définis pour toutes les dépenses professionnelles, comme celles liées aux activités, au repas d’affaires, aux locations de voitures ou à l’inscription à des événements. Dans votre politique de voyage, tous les plafonds doivent être clairement définis et visibles par vos collaborateurs à chaque étape.
En particulier, les voyageurs devront savoir :
- Quelles sont les modalités de réservation et d’approbation des déplacements professionnels
- Quel est le coût maximum des déplacements en avion
- Combien de temps en avance un voyage doit-il être réservé, dans l’idéal
- Si l’utilisation des transports en commun est privilégiée
- Quel est le coût maximum des billets de transport
- Quelles sont les consignes relatives à l'utilisation de véhicules et au remboursement du carburant
- Quelles sont les consignes relatives à la location de voitures
- Ce qui est et n'est pas couvert par l’allocation de déplacement
- Quel est le montant de l'allocation de déplacement, en fonction de la destination
- Quel est le montant de l’indemnité journalière par collaborateur
- Comment sont gérées les dépenses liées aux activités organisées avec les clients
- Comment fonctionne le processus de remboursement, et ce qui peut être remboursé ou non
- Quelles règles encadrent lebleisure, c’est-à-dire les activités qui allient travail et loisir, y compris au niveau de la gestion et du remboursement ; comment ces activités sont gérées et ce qui est inclus dans le remboursement
- Quelles sont les consignes en matière de sécurité et d’assurance
- Quelles sont les étapes pour faire approuver un déplacement et des dépenses
Nos 5 conseils pour créer une politique de voyage efficace
Il faut tenir compte de nombreux éléments pour organiser un voyage d'affaires. C’est pourquoi il est important de mettre en place une politique de voyage détaillée. Définir toutes les procédures pertinentes contribuera à la sécurité de vos collaborateurs et à la réduction des dépenses de voyage de votre entreprise.
Citons certaines étapes clés pour créer une politique de voyage idéale pour votre entreprise :
1. Définir vos objectifs
Il peut s'agir par exemple de réduire les coûts, de s’assurer de la sécurité et du confort des collaborateurs, ou d’aider les prises de décisions relatives aux voyages d’affaires.
2. Veiller à ce que votre politique de voyage prenne à la fois en compte les besoins des voyageurs et ceux de l’entreprise
Pensez aux destinations les plus fréquentes des voyages d’affaires, ainsi qu’au meilleur moyen de s’y rendre. Devez-vous tenir compte de besoins ou de considérations spécifiques à l’activité de votre entreprise ?
3. Proposer du choix à vos collaborateurs
Tout le monde préfère avoir la possibilité de choisir. Essayez donc de proposer à vos collaborateurs un panel de compagnies aériennes ou d’hôtels différents. Vous pouvez limiter les coûts en plafonnant le nombre d'étoiles de l'hôtel ou la classe des billets d'avion.
4. Établir des consignes claires pour tous les aspects du voyage
Votre politique de voyage doit être exhaustive et ne laisser aucune place au doute. Elle doit tout aborder, de la réservation de billets d’avion aux conditions qui encadrent les dépenses supplémentaires et l'acceptation de cadeaux.
5. Vous assurer que chacun connaît la politique de voyage
Tous les documents à ce sujet doivent être facilement accessibles à tous les collaborateurs, que ce soit via l'intranet ou via une plateforme de voyage. La politique de voyage doit être clairement communiquée à tous et à toutes, y compris aux responsables d’équipes qui devront la faire respecter.
Abordons le style d'écriture : il est important que le langage utilisé soit clair et efficace. Les politiques de voyage sont trop souvent difficiles à comprendre ou excessivement bureaucratiques. Mais elles peuvent être simplifiées à l’aide de la technologie, et ainsi être plus accessibles pour vos collaborateurs. Voici quelques points à garder à l’esprit :
- Les informations relatives à l'hébergement, aux repas et au kilométrage doivent être faciles à comprendre et à retenir.
- Les procédures liées à l’envoi des notes de frais et les coordonnées des personnes à contacter en cas de problème doivent être présentées clairement, pour que chacun sache comment réagir en cas de problème.
- Tout ce qui concerne les dépenses exceptionnelles et imprévues ou les comportements à respecter lors d’un déjeuner ou d’un dîner avec un client doit être précisé de manière non équivoque.
- Vos collaborateurs doivent avoir le sentiment de voyager en toute sécurité. Inclure une assurance voyage ou le remboursement des frais médicaux peut donc être un moyen de les rassurer : c'est ce qu'on appelle la gestion des risques.
Qu'est-ce qu'une politique de gestion des risques ?
Une politique de gestion des risques vise à assurer la sécurité des voyageurs tout au long du voyage. Elle doit être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Elle couvre généralement les éléments suivants :
- Son champ d'application
- Les rôles et responsabilités de chaque collaborateur
- L’organisation et l’approbation des voyages
- L’évaluation des risques de voyage
- Le signalement d'incidents et l’assistance aux voyageurs
- L’assurance
Quels peuvent être les problèmes d’une politique de voyage ?
Il serait dommage que votre politique de voyage ne soit pas utilisée. Malheureusement, c’est parfois ce qu’il se passe. Voici quelques problèmes courants liés aux politiques de voyage :
- Elles sont difficiles à comprendre
- Les collaborateurs ne les lisent pas ou ne les retiennent pas
- Elles ne font pas usage de la technologie pour être appliquées
- Elles sont perçues comme étant trop bureaucratiques
- Elles sont irréalistes ou non représentatives de la situation actuelle au niveau mondial
- Elles ne sont pas correctement présentées ou communiquées
- Elles ne se basent pas sur des données, sur les expériences passées de l'entreprise ni sur des enquêtes réalisées auprès des voyageurs
Nos 3 conseils pour éviter ces problèmes fréquents
1. Rendez votre politique de voyage visible et accessible
Tout d’abord, si vos collaborateurs ne peuvent pas facilement accéder au document contenant la politique de voyage de votre entreprise, il y a de bonnes chances qu’ils continuent à réserver des voyages sans s’y référer. S'assurer que chacun peut facilement y accéder, via votre portail RH ou votre intranet, est une première étape importante.
La deuxième étape consiste à vous assurer que la politique de voyage est concise et facile à lire. Évitez le jargon et expliquez clairement les consignes de voyage. Vous pouvez même organiser la politique en plusieurs sections distinctes, selon le rôle des collaborateurs.
Enfin, pourquoi ne pas créer une liste de tâches que les collaborateurs pourront cocher à chaque étape de leur réservation ou de l’envoi de leurs notes de frais ?
2. Créez une FAQ complète
Aussi concise et bien rédigée que soit votre politique de voyage, elle n’abordera pas toutes les éventualités ni toutes les questions qu'un collaborateur pourrait se poser. De plus, si vous apportez des modifications à votre politique de voyage, vous devrez communiquer à ce sujet.
Si vous remarquez que vous répondez aux mêmes questions en boucle, ou si l’on vous a posé une question qui pourrait intéresser d’autres personnes, créez une FAQ, afin que les voyageurs puissent accéder facilement aux réponses qui les intéressent.
3. Encouragez les retours des collaborateurs
La raison la plus courante qui pousse les collaborateurs à ne pas respecter les consignes de votre politique de voyage est la pénibilité ou la complexité du processus.
Encourager vos collaborateurs à donner leur avis sur les processus de réservation et d’envoi des notes de frais leur indique que vous vous souciez de leur expérience, tout en vous permettant d’intégrer les suggestions les plus utiles.
Politique de voyage et culture d’entreprise
L’un des écueils les plus répandus est de définir une politique de voyage qui n’est pas en adéquation avec votre culture d’entreprise. Votre politique de voyage va peut-être à l’encontre de votre culture d’entreprise, ou bien n’a pas su évoluer avec cette dernière. Comprendre votre culture d’entreprise est l'un des moyens clés de renforcer l’implication et l’adoption par vos employés de votre politique de voyage.
Le fait de ne pas reconnaître l'importance de la culture d’entreprise sur votre politique de voyage aura un impact sur les choix des voyageurs d'affaires, de l'hébergement au transport en passant par l’adhésion à la politique de voyage dans son ensemble.
Nous allons vous présenter 4 archétypes de cultures d’entreprise, revenir sur leurs caractéristiques et expliquer comment prendre cet aspect en compte pour définir une politique de voyage.
1. Culture centrée sur les résultats
Ce sont des entreprises pour qui les résultats et la performance comptent plus que tout. Elles veulent souvent avoir un impact sur le monde. Dans ce type d’entreprise, les collaborateurs remettent en question le statu quo s'ils pensent que les choses peuvent être améliorées, et travaillent dur pour atteindre leurs résultats.
La politique de voyage doit donc, elle aussi, être centrée sur les résultats. Il vous faut disposer d’autant de données que possible pour étayer les prises de décisions en matière de voyage.
2. Culture horizontale
Dans ce genre d’entreprises, ce ne sont pas les intitulés de poste qui comptent. Chacun collabore pour atteindre des objectifs communs. Loin du stéréotype de l’employé qui apporte le café à son patron, les collaborateurs s’y impliquent dans toutes sortes de projets.
La politique de voyage de ce genre d’entreprises doit refléter cette organisation horizontale. Les règles doivent y être les mêmes pour tout le monde, sans exception.
3. Culture progressiste
Il s’agit d’entreprises qui cherchent à remettre en question les normes de travail traditionnelles. Elles valorisent la diversité sur le lieu de travail et offrent des options de travail flexibles. La confiance est un élément clé du travail dans une culture d’entreprise progressiste.
Les politiques de voyage des organisations à la culture progressiste sont souvent très souples, et les voyageurs d’affaires disposent de beaucoup d’autonomie. Dans ces entreprises, punir les voyageurs pour un léger dépassement de budget ne sera pas pertinent.
4. Culture établie
Dans ce type d'entreprises, il existe des politiques et des processus clairs pour la plupart des aspects de l’activité, et les voyages ne font pas exception. Les décisions importantes concernant la stratégie de l'entreprise sont presque toujours prises par l'équipe de direction. Les collaborateurs ont des rôles très clairement définis, qui évoluent peu dans le temps.
Dans le cas d’une entreprise à la culture établie, la politique de voyage doit être directe. Il ne doit pas y avoir de doute sur les processus à suivre pour effectuer une réservation ou gérer les déplacements professionnels. Les voyageurs s’attendront à disposer de consignes claires. La politique de voyage d’une entreprise à la culture établie précise généralement les conséquences du non-respect des consignes relatives au voyage.
Définir des plafonds de dépenses
Définir des plafonds de dépenses pour chaque élément pouvant faire l’objet d’une note de frais lors d’un déplacement professionnel est une bonne pratique à l’importance capitale. Vous devez définir une politique concernant les frais d'hébergement, les frais kilométriques, les frais de transport, les frais liés aux repas et les frais généraux pouvant s’appliquer à toutes les activités ou à tous les autres besoins des voyageurs d’affaires. Ces plafonds de dépenses doivent être transparents et communiqués clairement aux collaborateurs, à chaque étape du processus.
Dans la majorité des cas, les voyageurs d'affaires veulent agir dans l’intérêt de l’entreprise : les professionnels observent souvent que donner aux collaborateurs le contrôle de leurs propres dépenses peut contribuer à réduire le gaspillage. Trouvez le juste milieu en donnant du contrôle aux employés tout en définissant des limites sur les aspects clés. Par exemple, les frais de repas peuvent être fixés par jour, donnant aux collaborateurs le choix du montant à dépenser pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner.
Pour réserver un hébergement, proposez aux collaborateurs de choisir une chambre standard dans n'importe quel hôtel ayant un certain nombre d'étoiles, ou établissez un tarif maximum par nuit.
Pour le transport, la politique de voyage doit clairement conseiller aux collaborateurs de choisir le meilleur rapport qualité-prix en prenant en compte le temps de trajet. La plupart des voyageurs d'affaires accepteront de voler en classe économique lors de voyages court-courriers. La politique de dépenses doit dépendre de la destination : certains pays sont plus chers que d'autres.
La gestion des notes de frais
Il est important que les voyageurs d'affaires disposent d'une méthode clairement définie pour se faire rembourser leurs frais. Demandez-leur de remplir une note de frais indiquant la date, le montant, la catégorie, le lieu et le motif des frais engagés. Vous devez décider s’ils devront conserver les reçus de toutes leurs dépenses ou uniquement de celles qui dépassent un certain montant.
Fixez undélai maximum pour envoyer les notes de frais : cela aidera votre entreprise à maintenir un flux de trésorerie stable et à jour. De même, informez vos collaborateurs des délais de remboursement. Selon le montant dépensé, il peut être utile de préciser qui approuvera leurs dépenses, pour chaque cas de figure.
Collecte des données et commentaires des voyageurs
Pensez à créer un sondage, à envoyer un e-mail posant une question ouverte ou à organiser une session pour recueillir les avis des voyageurs après leur déplacement. Vous pourrez ainsi tirer parti des retours de vos collaborateurs et des données obtenues pour optimiser en continu vos processus et votre politique de voyage.
Communiquer la politique de voyage à vos collaborateurs
Une fois que vous aurez rédigé la politique de voyage de votre entreprise, vous devrez vous assurer que vos collaborateurs la lisent et la comprennent. Vous pouvez choisir de partager la politique de voyage via un document imprimé, via l'intranet ou par e-mail : quel que soit votre choix, elle doit être communiquée le plus efficacement possible.
Résumé
Une politique de voyage comporte des règles et des budgets pour tous les voyages d'affaires, ainsi que des mesures de sécurité et des informations sur les dépenses liées aux voyages : il s’agit donc d’un document essentiel pour votre entreprise.
Certaines généralités relatives aux voyages d’affaires sont communes à la plupart des entreprises, mais chaque société définit individuellement les paramètres qu’elle souhaite appliquer. Assurez-vous de tester, d'améliorer et de développer votre politique de voyage, tout comme se développe votre entreprise.
