Guide complet sur les politiques de voyage d’entreprise

Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?

Une politique de voyage rassemble les règles encadrant l’organisation des voyages d’affaires. Généralement, c’est la personne responsable des voyages de la société, des ressources humaines, du bureau ou bien l’équipe juridique qui se charge de l’élaboration de la politique de voyage de l’entreprise.

La clé d’une bonne politique de voyage est de trouver l’équilibre idéal entre les intérêts de l’entreprise et les besoins des employé(e)s.

Que doit contenir une politique de voyage ?

Une politique de voyage doit couvrir l’intégralité d’un voyage d’affaires, depuis la réservation du transport jusqu’au budget dédié à l’hébergement et aux indemnités de déplacement.

Une erreur habituelle est de penser que la politique de voyage se limite aux coûts des déplacements. Bien qu’il s’agisse d’un élément important, il faut garder à l’esprit que le succès d’un voyage d’affaires dépend de bien d’autres éléments.

Les règles énoncées dans la plupart des politiques de voyage couvrent les aspects suivants :

• La réservation des vols, hébergements, transferts aéroport et locations de voitures avant de partir
• La réservation des voitures en libre-service une fois sur place
• Le budget quotidien pour la nourriture et les frais annexes
• Le code de conduite à adopter lors d’un voyage d'affaires
• Les autorisations requises avant d'organiser un voyage d'affaires
• Les éléments à préparer en amont, par exemple, les documents nécessaires, les cadeaux ou les réservations de salles de réunion sur place
• Les responsabilités de la personne en déplacement, par exemple, l’activation de l’itinérance ou l’obtention d’une assurance voyage

Une fois la politique de voyage créée, l’étape suivante consiste à encourager les employé(e)s à la respecter. Nous avons compilé ci-dessous une liste des meilleures pratiques à suivre pour garantir le respect de la politique de voyage de votre société.

7 façons d’assurer le respect d’une politique de voyage

Une fois que vous avez créé la politique de voyage, vous devez faire en sorte que l’ensemble du personnel la respecte. Vous trouverez ci-dessous 7 conseils pour faire respecter la politique de voyage de votre société.

1. Gardez à l’esprit votre obligation de diligence

Vos responsabilités commencent par votre obligation de diligence. L’une des règles principales est de vous assurer que vous avez en tête le bien-être de vos employé(e)s et que vous ne les mettez jamais en danger.

L’obligation de diligence couvre de nombreux éléments. Il s’agit par exemple de ne pas exposer vos employé(e)s à des dangers lors de leurs déplacements (ex. ne pas les envoyer dans des endroits risqués) ou à ne pas mettre la pression sur les personnes qui voyagent, simplement pour faire des économies (ex. ne pas les inciter fortement à prendre un vol plus long mais moins coûteux).

2. Communiquez clairement

La manière la plus simple de s’assurer que votre personnel suive votre politique de voyage est de la communiquer le plus clairement possible, en utilisant un langage facile à comprendre et en évitant le jargon juridique.

Voici quelques solutions simples que nous recommandons :

1. Organiser des séances de rappel trimestrielles avec l'ensemble de l'entreprise
2. Mettre en place des réunions préliminaires avec les personnes qui vont partir en déplacement
3. Insérer les informations pertinentes dans votre processus d’intégration des personnes qui rejoignent l’entreprise

3. Créez une liste facile à vérifier

Parfois, le moyen le plus simple de suivre un ensemble de règles est d'établir une liste de points à vérifier.

En créant une liste étape par étape et en fixant des limites de budget, vous encouragerez le respect de votre politique de voyage et permettrez en même temps à vos employé(e)s d’organiser correctement leurs propres voyages d’affaires. Cela favorisera un environnement de travail plus autonome.

4. Définissez des plafonds et dressez une liste de prestataires

Assurez le respect de votre politique de voyage en fixant des limites de budget par nuit et des catégories d’hôtels à privilégier. Par exemple, imposez un budget par jour et indiquez clairement que vos employé(e)s devraient réserver un hôtel de 3 étoiles minimum.

De plus, certains prestataires acceptent de négocier et de créer des offres spécifiques pour vos voyages d'affaires. Pour faciliter la prise de décision, mettez en place une liste de ces fournisseurs partenaires.

5. Restez flexible

Même avec une politique de voyage en place, il est parfois impossible de tout contrôler. En gardant votre politique flexible, vous réduisez la pression sur vos employé(e)s et vous vous assurez de pouvoir gérer tout changement d'itinéraire.

Cela vous permettra d’anticiper les annulations de réservation, les surréservations ou les éventuels problèmes de santé que pourraient rencontrer vos employé(e)s à l'étranger.

6. Demandez l’avis des personnes concernées

Ouvrez la discussion sur la politique de voyage à l’ensemble de l’entreprise et écoutez les avis de toutes les parties prenantes.

Il est recommandé d'actualiser continuellement votre politique de voyage et de l'améliorer si nécessaire. Au fur et à mesure que votre entreprise s’habituera aux voyages d'affaires, les solutions aux problèmes se présenteront plus facilement.

7. Incitez votre personnel à respecter la politique de voyage

Les incitations sont un excellent moyen de motiver vos employé(e)s à respecter la politique de voyage de votre société. Vous pouvez envisager de diviser le budget restant dédié aux voyages sous forme de bonus annuel. Vous pouvez également mettre à l’honneur les meilleures pratiques et les meilleures destinations visitées lors de voyages d'affaires.

Mesurer le respect d’une politique de voyage et les conséquences de son non-respect

Vous pouvez mesurer le respect de la politique de voyage de votre société à l’aide de chiffres, tels que les estimations budgétaires, et en envoyant un questionnaire aux personnes revenant d’un voyage d’affaires.

Le respect de la politique de voyage est un élément important à divers égards. Voici quelques avantages qui en découlent :

1. Appliquer l’obligation de diligence. Le respect de la politique de voyage par vos employé(e)s pourrait être dans leur propre intérêt. Les règles ont été mises en place pour leur sécurité. En vous assurant qu’ils respectent la politique de voyage, vous prenez soin d’eux par la même occasion.
2. Favoriser la transparence et des prévisions plus exactes. En sachant à l’avance que votre politique sera respectée, vous pouvez à la fois éviter de mauvaises surprises et mettre en place des prévisions budgétaires et organisationnelles.
3. Éviter les dépenses excessives. Les politiques de voyage visent spécifiquement à fournir des lignes directrices en matière de dépenses budgétaires. Si vous n’encouragez pas vos employé(e)s à respecter la politique de voyage, cela pourrait engendrer des dépenses excessives lors de leurs déplacements.
4. Consolider la méthode de travail. En respectant votre politique de voyage, vos employé(e)s pourront organiser leurs déplacements plus facilement et de façon plus structurée. Vous ne les aiderez pas seulement à prendre une décision lors de la réservation, vous leur donnerez également la possibilité de se concentrer sur la partie purement professionnelle de leur voyage.