Guide sur la gestion des dépenses et des voyages d’affaires

Pour votre société, un voyage d'affaires productif peut être la clé de nouvelles perspectives, de relations renforcées et bien plus encore. Toutefois, ces avantages inestimables ne viennent pas sans un certain coût. Heureusement, avec un peu de planification, d'organisation et une communication claire, vous pouvez optimiser la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires, pour que votre entreprise économise du temps et de l'argent.

Quand on parle de « dépenses liées aux voyages d’affaires », à quoi fait-on référence ?

Les dépenses liées aux voyages d’affaires comprennent la plupart des coûts engagés lors d’un déplacement professionnel. Elles désignent en particulier les coûts des produits et services nécessaires pour atteindre les objectifs du déplacement. En règle générale, les voyageurs d'affaires peuvent passer en note de frais les dépenses liées à leurs besoins fondamentaux ou qui leur permettent de faire leur travail à l'étranger. Ces frais de subsistance peuvent avoir des implications fiscales. Il est donc essentiel qu’au sein de votre organisation, chacun comprenne ce qui peut faire l’objet d’une note de frais.

Les dépenses liées aux voyages d’affaires les plus courantes sont les suivantes :

• Billets d'avion
• Hébergement
• Nourriture
• Locations de voitures
• Carburant pour voiture de location ou véhicule personnel
• Indemnité kilométrique lorsqu'un véhicule personnel est utilisé pour un déplacement professionnel
• Frais de stationnement et péages routiers
• Transport public
• Coûts liés aux événements organisés pour les clients, prospects et partenaires
• Autres frais professionnels divers : impression de supports pour un salon professionnel, achat d’accessoires pour une séance photo, location de matériel pour une présentation...

Les dépenses pouvant faire l’objet d’un remboursement sont nombreuses, mais il y a tout de même des limites. Les frais engagés pour se rendre au bureau au quotidien, pour acheter des vêtements en prévision d’un voyage ou pour se divertir sur place ne sont généralement pas pris en charge.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires ?

La gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires désigne le fait de définir une politique de voyage, et de vérifier que vos collaborateurs gardent une trace de leurs dépenses lors de leurs déplacements, afin d’envoyer une note de frais en bonne et due forme à leur retour. Il est important de gérer les dépenses liées aux voyages d'affaires de façon méthodique. Vos collaborateurs y verront plus clair, vous pourrez trouver des occasions de faire des économies et vous disposerez d’une comptabilité précise.

Dans les petites à moyennes entreprises, ces responsabilités peuvent incomber à l’équipe juridique, aux ressources humaines, aux responsables du bureau ou encore être externalisées auprès d’une société de gestion des voyages d'affaires.

Dans les plus grandes entreprises, il peut y avoir un poste de responsable des voyages d'affaires, qui supervise la planification des voyages, établit et applique les politiques de voyage et gère les budgets et les dépenses.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, les voyageurs d’affaires eux-mêmes ont également un rôle important à jouer. Ce sont eux qui doivent comprendre et respecter la politique de voyage, et qui doivent garder une trace de leurs dépenses et envoyer leurs notes de frais dans un délai acceptable.

Le processus de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires s’appuie souvent sur l’utilisation d’une solution de gestion dédiée.

Quels processus adopter pour gérer les dépenses liées aux voyages d’affaires ?

Chaque société se doit de disposer d’une politique de voyage qui encadre la gestion des dépenses, afin que les collaborateurs comprennent comment envoyer une note de frais, quelles dépenses sont couvertes et comment fonctionne le processus de remboursement.

Il y a plusieurs manières de gérer les voyages d'affaires et les frais qui y sont liés, chacune avec ses avantages et ses inconvénients :

1. Manuellement : les voyageurs d'affaires réservent et paient tout eux-mêmes, puis sont remboursés plus tard

• Avantages : les voyageurs bénéficient d'une flexibilité optimale et peuvent prendre leurs propres décisions, et apporter des modifications dès que nécessaire. La mise en place de cette approche nécessite également moins d’investissement et d’infrastructures.
• Inconvénients : les voyageurs doivent connaître la politique de voyage en détail pour s’assurer de prendre des décisions qui y sont conformes. Aucune notification automatique ne pourra les informer du contraire. Pour réduire ce risque, les entreprises peuvent proposer des formations ainsi qu’une documentation claire. Le non-respect de la politique de voyage de la société peut amener à des dépenses excessives et avoir des conséquences sur le budget de la société. Avec une gestion manuelle des dépenses liées aux voyages d’affaires, les voyageurs doivent attendre d’être remboursés, ce qui peut créer des situations délicates selon les finances de vos collaborateurs. Les voyageurs d'affaires subissent également une charge administrative plus lourde, car ils doivent manuellement faire le suivi de toutes leurs dépenses et garder tous leurs justificatifs, qui devront ensuite être traités par l’équipe RH.

2. Les voyageurs d'affaires réservent et paient tout avec une carte dédiée aux déplacements professionnels

• Avantages : regrouper toutes les dépenses sur une seule carte est plus simple et plus clair. Cela évite aussi de faire avancer les frais par les collaborateurs, ce qui représente une charge financière pour eux. Avec la bonne carte de crédit professionnelle, vous pouvez aussi bénéficier d’avantages.
• Inconvénients : cette approche demande beaucoup de confiance dans le fait que les collaborateurs utilisent leur carte professionnelle de manière appropriée. Si plusieurs personnes partagent une carte de crédit physique, il peut être difficile de séparer leurs dépenses et de bien remplir les notes de frais. Par ailleurs, une carte de crédit physique peut être égarée ou volée.

3. Les voyageurs d’affaires, les responsables des voyages d’affaires ou le personnel administratif réservent et paient via une plateforme de voyages d’affaires

• Avantages : plus de flexibilité pour décider qui peut réserver des voyages et au niveau des options disponibles. La bonne plateforme peut aussi vous aider à appliquer votre politique de voyage et à gagner en transparence sur la réservation de voyages au sein de votre entreprise.
• Inconvénients : les plateformes de gestion des voyages sont généralement utilisées pour réserver des hébergements, des vols, et éventuellement d’autres modes de transport. Vous devrez donc toujours utiliser une carte de crédit professionnelle ou rembourser vos collaborateurs pour les coûts avancés lors de leurs déplacements. L’intégration d’autres systèmes professionnels, comme ceux des ressources humaines ou ceux comptables, peuvent causer des problèmes. Il est préférable de choisir une plateforme qui vous permet une intégration fluide avec vos systèmes existants. *

Pourquoi la gestion des dépenses liées aux voyages est-elle importante ?

La gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires est particulièrement importante pour les entreprises, car elle s’attaque aux principales difficultés de l’organisation des déplacements professionnels :

1. Un meilleur respect de la politique de voyage de la société : vous pouvez vous appuyer sur une solution de gestion qui signalera automatiquement les dépenses non conformes, ou préférer un processus plus manuel. Dans les deux cas, pour mettre en place un système de gestion des dépenses, il vous faudra définir une politique de voyage très claire qui sera communiquée à tous vos collaborateurs afin qu’ils puissent la respecter.
2. Un remboursement précis des dépenses : disposer d’un processus fiable de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires facilite l’envoi et le traitement des notes de frais et garantit que les voyageurs sont remboursés dès que possible s’ils ont dû avancer les frais.
3. Contrôle des coûts et stabilité financière : la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires a pour but de contrôler ces dépenses et de repérer les domaines où vous dépensez potentiellement plus que nécessaire. Un système de gestion robuste peut vous aider à atteindre la stabilité financière.

Comment les plateformes de voyages d’affaires peuvent-elles aider à gérer les dépenses ?

Les plateformes de voyages d'affaires sont des solutions logicielles tout-en-un qui vous permettent de réserver les différents éléments de votre voyage. Elles vous aident à simplifier et à gérer les différents aspects des déplacements professionnels, dont la gestion des dépenses.

Voici les principales fonctionnalités et les principaux avantages des plateformes de voyages d’affaires :

1. Une solution tout-en-un : vous pouvez réserver les vols, les hébergements et les voitures de location sur une seule et même plateforme. Les plateformes de voyages d’affaires prennent en charge de nombreux prestataires de services de voyage. Plus besoin de rassembler des factures émises par des fournisseurs différents. Vous pouvez également consulter un aperçu de tout le voyage, et accéder aux itinéraires depuis un appareil mobile, une fonctionnalité qui peut se révéler pratique.
2. Suivi des dépenses et notes de frais : l’intégration avec des solutions de suivi des dépenses est possible pour simplifier vos rapprochements comptables. Les dépenses sont visibles en temps réel, et les voyageurs peuvent automatiquement enregistrer leurs reçus dans l’outil, ce qui réduit le côté manuel du processus. Certaines plateformes disposent d’un tableau de bord analytique qui permet de mieux comprendre les dépenses liées aux voyages et de repérer les domaines où vous pouvez faire des économies, afin de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne le budget.
3. Une politique de voyage intégrée : les solutions de voyages d’affaires vous permettent d’intégrer directement à l’outil votre politique de voyage, et de recevoir automatiquement des notifications en cas de non-respect de celles-ci. Vous pouvez configurer des systèmes d’approbation pour les demandes de voyage et pour les dépenses.
4. Des réductions négociées : si vous utilisez une plateforme de voyages d’affaires, votre société peut négocier des offres avec les prestataires de service de voyage et économiser de l’argent.

L’utilisation d’une telle solution peut faciliter non seulement la vie des voyageurs, mais aussi celle des départements comptabilité et ressources humaines en automatisant certaines tâches.

Processus de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires

La manière optimale de suivre des dépenses liées aux voyages d’affaires et d’envoyer des notes de frais varie selon les préférences des voyageurs et selon votre politique de voyage. Voici les 4 principales étapes du processus de gestion des dépenses liées aux voyages :

1. L’envoi d’une demande de voyage

Un collaborateur demande à effectuer un déplacement professionnel, demande qui doit souvent être validée par son responsable. Celui-ci peut l’approuver, la refuser ou demander des clarifications. À cette étape, si votre société utilise une solution de gestion des dépenses disposant d’une politique de voyage intégrée, tout non-respect de cette politique sera automatiquement signalé.

2. Les dépenses

Une fois la demande approuvée, certains éléments du voyage (hôtel, billets d’avion) peuvent être réservés à l’avance. D’autres dépenses, comme les repas ou les transports, seront engagées pendant le voyage. Pour les régler, vous pouvez utiliser une carte bancaire professionnelle ou demander aux collaborateurs d’avancer les dépenses, qui leur seront remboursées par la suite.

3. L’envoi des notes de frais

C’est à ce moment que les voyageurs envoient les reçus de toutes leurs dépenses. Pour une gestion efficace des notes de frais, vous devez vous appuyer sur :

• Un outil de gestion des dépenses, qui constitue la meilleure manière de fluidifier vos processus. De nombreuses options existent en fonction de la taille de votre équipe. Choisissez un outil qui propose des fonctionnalités comme la numérisation des reçus, le suivi du kilométrage et un système d’approbation. Des solutions de gestion des dépenses liées aux voyages peuvent être intégrées aux plateformes dédiées aux déplacements professionnels.
• Des archives organisées : il s’agit de la facette la plus importante de suivi des dépenses liées aux déplacements professionnels. Chaque dépense doit être catégorisée par type, pour aider les personnes responsables à effectuer correctement la déclaration fiscale et à mieux comprendre l’allocation des dépenses de la société. Cela peut être automatisé si vous vous appuyez sur une plateforme de voyage dotée d’un suivi des dépenses intégré.
• Des processus clairs : quelle que soit la méthode que vous choisissez, votre politique de voyage doit clarifier la manière dont les voyageurs d’affaires doivent suivre leurs dépenses, ce qu’ils doivent envoyer dans leurs notes de frais et dans quels délais.

4. Le remboursement des dépenses

Le remboursement est la dernière étape du processus de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires. Selon votre politique de voyage, vos collaborateurs peuvent être directement remboursés sur leur fiche de paie, ou par virement bancaire. Profitez-en pour demander des retours sur le processus. Il est important d’avoir l’avis de vos collaborateurs après chaque déplacement pour comprendre comment améliorer votre fonctionnement.

Comment fixer des plafonds ?

En règle générale, les voyageurs d'affaires et les responsables des voyages d'affaires partagent le même objectif : maximiser la productivité des déplacements professionnels tout en minimisant les dépenses liées.

Pour définir des plafonds, l’important est de trouver un équilibre entre restrictions et liberté. Tout le monde a ses routines, son régime alimentaire, ses besoins et ses préférences. Certaines personnes apprécieront d’avoir accès à une salle de sport dans leur hôtel, tandis que d’autres tiendront davantage à son emplacement. Certains voyageurs voudront profiter d’un petit-déjeuner copieux, et d’autres de plusieurs petits repas au long de la journée. Garder une certaine flexibilité permet aux voyageurs d’affaires de faire leurs propres choix pour améliorer leur productivité lors de leurs déplacements. C’est une décision gagnant-gagnant !

Pour atteindre un bon équilibre, voici quelques suggestions correspondant aux principaux types de dépenses :

• Repas : définissez un budget journalier pour les repas, mais permettez aux voyageurs de décider comment répartir ce budget entre petit-déjeuner, déjeuner, dîner et autres collations.
• Hébergement : encadrez le type d’hébergement, le nombre d’étoiles de l’hôtel, ou encore le tarif maximum par nuit, tout en laissant vos collaborateurs choisir eux-mêmes un établissement correspondant à vos critères.
• Transport : donnez des conseils clairs pour aider vos collaborateurs à choisir des moyens de transport économiques, tout en gardant en tête le temps qui sera passé en trajets. Par exemple, il peut être justifié d’investir dans un vol direct plutôt que de perdre une journée de travail entière en escales.

Comment réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires ?

Il existe de nombreux conseils et astuces pour réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires. Voici quelques inspirations :

1. Préparez les déplacements bien à l’avance. Évitez les surcoûts de dernière minute et prenez le temps d’établir un plan de route. Si votre société assiste tous les ans à la même conférence, ou si vous organisez régulièrement des rencontres en face à face avec un certain client, réserver des vols et des hébergements à l’avance peut vous aider à bénéficier d’offres.
2. Choisissez des réservations flexibles. Il peut être payant de parier sur la flexibilité. Aucun projet n’est jamais garanti. Vous pourriez économiser de l’argent à long terme en réservant des vols et des hébergements qu’il est possible de replanifier sans frais. Vous pouvez même privilégier les réservations remboursables ou avec annulation gratuite, pour une flexibilité optimale.
3. Repérez les équipements et services proposés Lorsque vous choisissez un hôtel ou un autre type d’hébergement, regardez quels équipements et services sont proposés. Disposer d’une connexion Wi-Fi gratuite est indispensable pour un déplacement professionnel. Vous pourriez aussi économiser en choisissant un établissement qui propose le petit-déjeuner gratuit, un accès à des salles de réunion/conférences ou un stationnement gratuit.
4. Tirez parti des avantages de vos cartes de crédit. Certaines cartes de crédit professionnelles proposent des frais de change moins élevés, du cashback ou des offres sur les voitures de location, les vols, les assurances ou encore sur l’accès aux salons d'aéroport.
5. Profitez des programmes de fidélité. À long terme, il peut être plus rentable de favoriser une seule chaîne hôtelière ou compagnie aérienne. Cherchez des tarifs réservés aux professionnels et tirez parti des programmes de fidélité ou autres avantages réservés aux membres, qui peuvent réduire les coûts sur un ensemble de réservations.
6. Négociez avec les prestataires : n'hésitez pas à négocier vos contrats avec vos prestataires pour obtenir de meilleurs tarifs. Que ce soit auprès des fournisseurs d’hébergement, des sociétés de location de voitures ou des compagnies aériennes, votre entreprise pourra peut-être bénéficier de tarifs préférentiels.

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion des dépenses liées aux voyages ?

La meilleure stratégie en matière de gestion des dépenses liées aux voyages, c’est celle qui est adaptée à vos besoins, à votre entreprise et à votre équipe. Demandez régulièrement à vos collaborateurs de donner leur avis pour mettre au point un processus de gestion des dépenses qui corresponde aux spécificités de votre activité.

Voici quelques bonnes pratiques qui s’appliquent à toutes les structures :

1. Appuyez-vous sur la technologie pour vous organiser

Il existe de nombreux logiciels de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires visant à optimiser le processus d’envoi de notes de frais et à faciliter votre organisation. Lors de leurs déplacements, vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs de photographier immédiatement leurs reçus et factures, puis de les importer dans des dossiers partagés. Cela évite de perdre les reçus et leur fait gagner du temps par la suite, lors de l’envoi des notes de frais.

2. Fixez des délais

Les tâches administratives ont tendance à s’accumuler, surtout après un déplacement professionnel bien chargé. Assurez-vous que vos employés disposent d’une date limite clairement définie jusqu’à laquelle envoyer leurs notes de frais.

3. Ajustez le budget à la situation

Même au sein d’un même pays, les coûts peuvent changer du tout au tout. Établissez des budgets de voyages d’affaires réalistes, et adaptez les plafonds de dépenses au lieu, si nécessaire. Passez également en revue votre politique de voyage au moins 1 fois par an, pour que votre budget suive l’inflation et les fluctuations tarifaires locales de vos destinations principales.

4. Communiquez sur votre politique de voyage

Faites votre possible pour rendre votre politique de voyage facilement compréhensible par tous les membres de votre organisation. En créant votre politique de voyage, utilisez des phrases simples, et ne laissez aucune ambiguïté au niveau des dépenses qui peuvent faire l’objet d’une note de frais. Une fois votre politique créée, vous devez également la communiquer de manière organisée au sein de l’entreprise. Rappelez régulièrement à vos collaborateurs de mettre à jour les informations qui y figurent.

Les tâches administratives telles que la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires paraissent souvent moins prioritaires en période chargée. Mais avec un peu de planification, d’organisation et de communication, cette tâche peut être traitée efficacement. Avec une stratégie claire, non seulement vous optimisez vos processus administratifs et financiers, mais vous réduisez aussi la confusion et le stress potentiels, permettant à votre équipe de se concentrer sur ce qui importe le plus : atteindre les objectifs de chaque voyage d’affaires.