Si vos collaborateurs sont amenés à effectuer des déplacements professionnels, il est indispensable que votre société dispose d’un(e) responsable des voyages d’affaires. De la création d’une politique de voyage stratégique à la gestion des dépenses en passant par la sécurité des voyageurs, cette profession joue un rôle essentiel dans l’optimisation de l’expérience des voyages d'affaires. Ce guide aborde les fonctions clés des responsables des voyages d’affaires, la nécessité de leur expertise pour la réussite des entreprises ainsi que l’importance des politiques de voyage.
On confie généralement à ce poste la gestion des dépenses liées aux voyages, la responsabilité des contrats avec les prestataires et les partenaires, ainsi que le suivi des besoins des voyageurs d’affaires. Dans l’article ci-dessous, nous expliquons le rôle de responsable des voyages d’affaires. Nous détaillons les 4 tâches qui y sont souvent associées et revenons sur l’importance des compétences liées à ce poste en matière de déplacements professionnels.
Qu’est-ce qu’un(e) responsable des voyages d'affaires ?
Un(e) responsable des voyages d’affaires constitue un atout essentiel pour les entreprises. C’est une personne qui a pour rôle de créer une politique de voyage, d’organiser les déplacements professionnels et de choisir la bonne agence de voyages d'affaires.
Elle privilégie le bien-être des voyageurs et vérifie que la politique de voyage de l’entreprise est respectée.
Dans le contexte dynamique qui est le nôtre, les responsables des voyages d’affaires représentent de plus en plus un investissement stratégique pour les entreprises de toutes tailles, car leur expertise permet d’optimiser les déplacements professionnels.
Après un voyage d'affaires, un(e) responsable des voyages analyse les données récoltées et les utilise pour simplifier et optimiser les déplacements à venir. C’est un rôle qui demande de réelles compétences en termes de communication et d’organisation, ainsi que des capacités d’analyse méthodique et stratégique.
Le rôle de responsable des voyages d’affaires était auparavant occupé par le ou la responsable du bureau, ou par une personne du service RH qui organisait les déplacements professionnels en plus de ses autres responsabilités. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises de toutes tailles se rendent compte des avantages de disposer d’un(e) responsable des voyages d’affaires dédié(e).
C’est un poste particulièrement adapté pour les entreprises dont les collaborateurs sont amenés à voyager fréquemment.
Quel est le rôle d’un(e) responsable des voyages d’affaires ?
Les tâches principales des responsables des voyages d’affaires comprennent notamment :
1. L’élaboration de projets de voyage stratégiques
Les responsables des voyages d’affaires jouent un rôle crucial dans l’organisation et la planification des déplacements professionnels. Qu’ils ou elles réservent directement ou donnent les moyens aux collaborateurs de réserver conformément à la politique de voyage de l’entreprise, les responsables des voyages se concentrent sur les transports, l’hébergement, l’assurance, les visas, et d’autres choses encore. En suivant la politique de voyage préalablement définie, les responsables des voyages trouvent les meilleures offres et assurent une cohérence au niveau des classes de voyage et des catégories d’hôtels.
2. La gestion des dépenses et la supervision du budget
En charge de la gestion complexe des cartes de crédit et des dépenses engagées lors des déplacements, les responsables des voyages d’affaires déterminent des limites de dépenses pour simplifier le suivi financier. Répondre aux impératifs de gestion des coûts tout en maintenant le moral des collaborateurs représente un équilibre délicat. S’appuyant sur leur expérience, les responsables des voyages produisent des analyses précieuses en créant des rapports et des prévisions de dépenses, pour une utilisation optimale du budget.
3. La prise de décisions éclairées grâce à l’analyse des données
En plus de créer une politique de voyage complète, les responsables des voyages d’affaires analysent les données des déplacements effectués pour faire évoluer cette politique de manière éclairée. En menant des enquêtes et en recoupant les données, les responsables dégagent des tendances et identifient les améliorations possibles. Exploiter des ensembles de données fiables leur permet d’évaluer la rentabilité des voyages d'affaires, pour continuer à perfectionner la politique de voyage de l’entreprise.
4. L’utilisation des avancées technologiques
Dans le paysage en permanente mutation des technologies liées aux déplacements professionnels, les responsables des voyages d’affaires poursuivent l’efficience. Les outils de réservation modernes tels que Booking.com for Business ainsi que les progrès technologiques permettent aux collaborateurs de réserver leurs déplacements conformément à la politique de voyage de l’entreprise, tout en préservant leur autonomie. Cette approche proactive fluidifie l’expérience de voyage et permet aux responsable des voyages de se concentrer sur les aspects stratégiques.
Les défis des responsables des voyages d’affaires
1. Un manque de contrôle
Les voyageurs qui réservent directement sur des sites externes n’ont pas forcément à l’esprit la politique de voyage. Les infractions à la politique de voyage commises par ces « électrons libres » passent souvent inaperçues jusqu’à ce que les voyageurs reviennent et envoient leurs notes de frais.
Pourquoi est-ce un problème ?
Le problème, c’est que vous perdez le contrôle des voyageurs et que vous vous exposez à des problèmes d’obligation de diligence : comment savoir où sont vos voyageurs si leurs déplacements ne sont pas dans votre système ? Sans ce contrôle, faire le suivi financier devient aussi problématique. Il vous est plus difficile de connaître les coûts liés aux déplacements, car vous ne recevez les données qu’après l’envoi des notes de frais.
Comment résoudre ce problème ?
Reprendre la main sur les voyages, et en particulier remettre dans le droit chemin les personnes qui choisissent d’ignorer la politique de voyage, n’est pas une mince affaire. Les recherches à ce sujet prouvent que la communication visuelle est bien plus efficace que la communication écrite. Selon plusieurs études, la présence de visuels colorés augmente de 80 % l’envie de lire un contenu. C’est donc un bon moyen d’attirer l’attention de vos voyageurs afin qu’ils soient plus disposés à lire ou à regarder votre politique de voyage, et à la respecter.
Essayez de créer une version plus visuelle de votre politique de voyage qui soit facile à comprendre et facile à suivre. Il est possible que le manque d’attention et d’implication soit la véritable raison d’un manque de contrôle.
2. Une mauvaise visibilité des données
Quand les données sont disséminées à tous les niveaux d’une organisation, dans des systèmes disparates, il est quasiment impossible d’avoir une vue d’ensemble.
Pourquoi est-ce un problème ?
Il est fondamental de pouvoir accéder à des données de haut niveau et de pouvoir les recouper pour créer des rapports précis et à jour. Nos données indiquent que cet aspect est un défi majeur pour plus d’un quart des responsables des voyages au moment de créer un rapport des dépenses à l’attention de l’équipe de direction.
Sans ces données, il est beaucoup plus difficile de communiquer efficacement avec les parties prenantes de votre société. Ces dernières auront aussi besoin de pouvoir éplucher les données pour y trouver des irrégularités en matière de dépenses, et prévoir les dépenses futures.
Comment résoudre ce problème ?
La solution idéale serait d’intégrer toutes les données, provenant de toutes les sources et de toutes les régions, dans un seul et même système. Cela peut demander beaucoup de temps et d'investissement, ce dont vous ne disposez pas forcément.
Une solution temporaire pourrait être de désigner une source ou une région principale, et de collecter puis harmoniser les données d’autres sources ou régions, afin de pouvoir établir des rapports communs.
3. Une frustration chez les voyageurs d’affaires
Nous avons gardé pour la fin l’une des problématiques les plus intéressantes : la frustration et la satisfaction chez les voyageurs d’affaires. C’est une question qui divise beaucoup de responsables des voyages. Certains pensent que la satisfaction des voyageurs est primordiale. D’autres considèrent qu’il est préférable d’atteindre un niveau suffisant de satisfaction, tout en réduisant les coûts et en s’assurant du respect de la politique de voyage de la société.
Les collaborateurs, quant à eux, veulent de plus en plus utiliser les mêmes outils qu’à la maison pour organiser leurs déplacements professionnels. Cet aspect est lié à celui des « électrons libres » que nous avons déjà abordé. Ceux-ci ne veulent pas se sentir restreints par la politique de voyage de la société, et donc la contournent. Par exemple, s’ils trouvent sur Internet un vol moins cher qui leur permet également d’obtenir des miles, il est peu probable qu’ils passent à côté pour une option moins pratique mais conforme à la politique de voyage.
Pourquoi est-ce un problème ?
Cela crée du ressentiment et de la méfiance entre voyageurs et responsables des voyages. Les voyageurs d’affaires se mettent à considérer les responsables des voyages comme une contrainte plutôt que comme une aide. Si les voyageurs d’affaires ont ce ressenti, ils sont moins susceptibles de suivre la politique de voyage lors de leurs réservations.
Comment résoudre ce problème ?
À plus d’un égard, il faut faire des compromis. Dans la plupart des cas, les voyageurs d’affaires veulent suivre les règles mises en place par leur société. Par conséquent, plutôt que d’agir par la contrainte, cherchez des solutions qui vous permettront d’intégrer à votre système leurs outils préférés.
En procédant ainsi, les voyageurs seront plus enclins à respecter votre politique de voyage, moins frustrés et avec un peu de chance, plus satisfaits. En outre, cela vous simplifie la vie : en intégrant ces outils à votre système, vous regagnez le contrôle et vous récupérez les données nécessaires à vos rapports. Cette solution devrait aussi réduire le nombre de réservations directes et donc d’électrons libres.
Avec des outils modernes, comme Booking.com for Business, les responsables des voyages sont mieux équipé(e)s pour gérer les voyages de leurs collaborateurs.
Quelle est l’importance des responsables des voyages d’affaires ?
Les responsables des voyages d’affaires sont indispensables pour surmonter les défis suivants :
1. Ralliement des « électrons libres »
Les voyageurs qui ne se conforment pas à la politique de voyage de l’entreprise lors de leurs réservations posent des problèmes au niveau du suivi et de l’obligation de diligence. Communiquer de manière visuelle, par exemple via une politique de voyage dotée d’une certaine esthétique, est efficace pour impliquer vos collaborateurs et les encourager à suivre les recommandations.
2. Visibilité des données
Centraliser des données provenant de sources diverses reste un défi important pour les responsables des voyages. Si l'intégration de toutes les données au sein d’un système unifié est l’approche idéale, il est possible de mettre en place des solutions provisoires consistant à donner la priorité à la collecte de données auprès des sources principales afin d'établir des rapports complets.
3. Gestion des frustrations des voyageurs d’affaires
Il est essentiel de trouver un équilibre entre la satisfaction des voyageurs d’un côté, et la maîtrise des coûts de l’autre. En intégrant dans le système les outils de prédilection des employé(e)s, les responsables des voyages peuvent améliorer la conformité, réduire les frustrations et favoriser une approche collaborative qui profite à tout le monde.
Les responsables des voyages d’affaires et la politique de voyage
L'une des principales tâches des responsables des voyages est la création et la gestion d’une politique de voyage. Une politique de voyage bien conçue définit des lignes directrices pour la réservation, les dépenses et la sécurité, garantissant l'uniformité des services de voyage.
Les politiques de voyages rationalisent les processus, contribuent à la rentabilité et améliorent la conformité, ce qui en fait un outil indispensable pour les responsables des voyages.
Les gestionnaires de voyages et l’obligation de diligence
L’obligation de diligence, un aspect essentiel de la gestion des déplacements professionnels, fait notamment référence à la responsabilité des sociétés envers le bien-être des voyageurs d’affaires. Les responsables des voyages d'affaires mettent en place des mesures de sécurité, fournissent une assistance en cas d'urgence et veillent à ce que les collaborateurs connaissent les directives en matière de santé et de sécurité. L’obligation de diligence, en plus d’améliorer la satisfaction des collaborateurs, réduit les risques potentiels.
Quelle est la différence entre responsable des voyages d’affaires et agent de voyage ?
Là où les agents de voyages s’occupent des réservations, les responsables des voyages d’affaires vont plus loin en gérant les dépenses, en créant une politique de voyage et en garantissant la conformité à cette politique. Les agents de voyage ont tendance à s’occuper de voyages au niveau individuel, alors que les responsables des voyages d’affaires ont une approche holistique : ils ou elles font en sorte que les voyages soient cohérents avec les objectifs et la politique de la société.
Quel est le bon moment pour faire appel à un(e) responsable des voyages d’affaires ?
Quand les déplacements professionnels deviennent fréquents et complexes pour votre entreprise, c’est peut-être le bon moment de recruter un(e) responsable des voyages. Un(e) responsable des voyages apporte de la valeur ajoutée en optimisant les processus de voyage, en réduisant les coûts et en permettant une approche stratégique des voyages d’affaires. Les avantages liés au recrutement d’un(e) responsable des voyages d’affaires dépassent largement l’investissement initial pour les entreprises ayant des besoins réguliers en matière de déplacements.
Quelles compétences doit avoir un(e) responsable des voyages d’affaires ?
Pour réussir dans leur rôle, ces personnes doivent disposer de compétences diverses. Elles doivent savoir communiquer efficacement, être très organisées, capables de raisonnement stratégique et prêtes à s’adapter. La maîtrise des systèmes de réservation (ou GDS, pour Global Distribution Systems), des compétences financières et la capacité d’analyser des données sont des compétences supplémentaires qui permettent aux responsables des voyages de bien gérer les subtilités des voyages d'affaires.
Comment devenir responsable des voyages d’affaires en 2024 ?
Les déplacements professionnels évoluent, et les aspirants responsables des voyages doivent s’adapter à ces nouveautés. Il est aussi important de suivre les études ou formations adéquates, d’avoir de l’expérience dans le secteur des voyages et de se tenir informé(e) des avancées technologiques. Disposer d’un réseau de professionnels du secteur et obtenir des certificats comme ceux liés à GDS renforcera votre crédibilité.
Faites passer vos déplacements professionnels au niveau supérieur en reconnaissant l’importance du rôle de responsable des voyages d’affaires. De la création d’une politique de voyages efficace à l’application prioritaire de l’obligation de diligence en passant par la gestion des dépenses, ce rôle contribue de manière significative à la réussite de votre programme de voyages d’affaires. Restez à la pointe de la technologie et prenez des décisions stratégiques avec l’aide d’un(e) responsable des voyages d’affaires.
