Il est important pour votre entreprise que vous disposiez d’une solution de paiement adaptée pour vos voyages d’affaires afin de gérer vos finances facilement et efficacement. Il est également important que vous choisissiez le meilleur moyen de paiement afin de faciliter la vie de vos collaborateurs qui doivent effectuer des déplacements professionnels.
Nous avons élaboré un guide complet pour vous présenter les différents moyens de paiement disponibles pour les voyages d'affaires afin de vous aider à choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.
Les différents moyens de paiement pour les voyages d'affaires
Aujourd’hui, les entreprises ont à leur disposition un large éventail de moyens de paiement pour les voyages d'affaires. En fonction des besoins de la vôtre en matière de déplacements, certains peuvent être plus ou moins efficaces et simples à adopter.
Les cartes d'entreprise centralisées
Les cartes d'entreprise centralisées sont émises par les sociétés pour couvrir les dépenses liées à leur activité. La carte est payée par l'entreprise et porte son nom. De nombreux fournisseurs de cartes tels que Visa, Mastercard et American Express proposent des cartes d'entreprise et des avantages associés. Ils peuvent également proposer un processus de reporting automatisé afin de simplifier et d’accélérer la création de rapports pour les frais de déplacement.
Les avantages
- Les collaborateurs n’ont pas besoin d’avancer les frais.
- La limite de crédit est élevée.
- Elles garantissent le respect de la politique de voyage.
- Elles simplifient le processus de suivi des dépenses.
- Elles facilitent l’analyse des données.
- Elles donnent accès à des programmes de fidélité (miles, points de fidélité, accès aux salons d'aéroport et cashback).
Les inconvénients
- Des frais annuels potentiellement élevés.
- Une protection moindre que celle des cartes personnelles.
Les cartes d'entreprise individuelles
Les cartes d'entreprise individuelles correspondent à l'option de paiement la plus flexible pour les voyages d'affaires. Elles sont émises par une entreprise pour une personne spécifique afin de couvrir ses dépenses professionnelles, y compris les frais de déplacement autorisés dans le cadre de la politique de voyages. La personne en question doit déclarer ses frais via un outil de gestion des dépenses une fois de retour de son déplacement professionnel.
Les avantages
- Les collaborateurs n’ont pas besoin d’avancer les frais.
- Les collaborateurs peuvent organiser leurs déplacements selon leurs préférences.
- La limite de crédit est élevée.
- Elles prennent en charge uniquement les frais liés aux voyages d'affaires conformes à la politique de voyage de l'entreprise.
- Elles permettent de séparer les dépenses personnelles et professionnelles.
- Elles donnent accès à des programmes de fidélité (miles, points de fidélité, accès aux salons d'aéroport et cashback).
Les inconvénients
- Il peut être compliqué pour les entreprises de contrôler les dépenses liées aux déplacements professionnels sans un outil de gestion efficace.
Les cartes personnelles
Dans certains cas, les entreprises préfèrent demander à leurs collaborateurs d'utiliser leur carte personnelle pour payer leurs dépenses professionnelles. Cette méthode présente cependant plusieurs inconvénients pour les collaborateurs qui doivent avancer les frais liés à leurs déplacements professionnels et attendre plusieurs semaines voire plusieurs mois avant de se faire rembourser.
Les avantages
- Réduction des coûts initiaux liés aux déplacements professionnels pour l'entreprise.
Les inconvénients
- Les collaborateurs doivent avancer les frais avant de se faire rembourser par l'entreprise. Le processus peut être long, ce qui est susceptible de décourager vos collaborateurs de voyager.
- Les entreprises ont moins de contrôle sur les dépenses liées aux déplacements professionnels et il leur est plus difficile de faire respecter leur politique de voyage.
Les cartes rechargeables prépayées
Les cartes rechargeables prépayées permettent à l’entreprise d'y verser un montant fixe afin que les collaborateurs puissent les utiliser comme carte de débit lors de leurs déplacements professionnels. Elles ne sont pas liées à un compte bancaire et peuvent être rechargées en temps réel.
Les avantages
- Elles sont idéales pour gérer les dépenses, car vous pouvez charger la carte avec une somme d’argent prédéfinie.
- Les collaborateurs n’ont pas besoin d’avancer les frais.
- Aucuns frais administratifs.
- Une visibilité en temps réel sur les dépenses de voyage.
Les inconvénients
- La carte peut être facilement désactivée en cas de vol ou de perte.
- Peu de flexibilité si les exigences liées à un voyage d'affaires devaient changer.
- Prise en charge d’un nombre limité de devises.
Les cartes de paiement virtuelles
Une carte de paiement virtuelle, comme celle fournie par AirPlus, n'existe pas physiquement. Elle est configurée pour un usage prédéterminé. Le montant pouvant être dépensé est fixe et la carte n'est pas liée au compte bancaire de l'utilisateur. Les informations relatives à la carte, notamment le code de sécurité et la date d’expiration, sont uniques pour chaque transaction. La même carte peut être émise pour être utilisée une seule ou plusieurs fois.
Les avantages
- Une large gamme de canaux de paiement : applications, sites Internet et transactions téléphoniques.
- Une sécurité renforcée par rapport aux cartes physiques.
- La carte peut être facilement désactivée en cas de vol ou de perte.
- Un processus de suivi des dépenses amélioré, les paiements étant triés par catégorie.
- Un contrôle renforcé des dépenses.
Les inconvénients
- Elles ne peuvent pas être utilisées aux guichets automatiques.
- Elles nécessitent une connexion Internet.
- Elles peuvent être refusées dans certains établissements.
Les virements bancaires
Les virements électroniques classiques restent l’un des moyens de paiement dématérialisé les plus populaires et les plus sécurisés. Ils sont particulièrement adaptés pour les voyages d’affaires prépayés.
Les avantages
- Une haute sécurité.
- Ils sont soumis à une réglementation à des fins de protection.
Les inconvénients
- Les frais.
- Les retards potentiels.
- Ils ne peuvent pas être utilisés pour les dépenses au jour le jour.
Comment choisir le meilleur moyen de paiement pour votre entreprise ?
Pour choisir la bonne solution de paiement pour votre entreprise, vous devez prendre en compte vos besoins et vos processus financiers.
Voici les principaux critères à prendre en compte pour décider quel est le moyen de paiement qui convient le mieux à votre entreprise pour les voyages d’affaires :
1. Identifiez les besoins de votre entreprise en matière de paiement pour les voyages d'affaires
La première étape pour identifier la meilleure solution de paiement est d'analyser les habitudes de votre entreprise en matière de voyage d'affaires. Dans votre entreprise, les déplacements sont-ils fréquents, occasionnels ou rares ? Vers quels pays vos collaborateurs voyagent-ils ? Quelle proportion de vos collaborateurs est concernée : la majorité ou une petite partie ? La solution de paiement la plus adaptée à vos besoins pourrait différer selon vos réponses à ces questions.
2. Demandez à vos équipes ce qu’elles en pensent
Il peut s’avérer très utile de demander leur avis à vos collaborateurs qui voyagent, que ce soit lors d’une réunion ou par sondage. Ils sont les plus à même de vous signaler les éventuels problèmes liés aux dépenses professionnelles et de vous parler de leur expérience avec le système en place.
3. Analysez votre solution de paiement actuelle
Il est essentiel que vous analysiez votre solution actuelle afin d’en identifier les points faibles et les possibilités d’amélioration :
- Vérifiez si le processus de rapprochement des frais de déplacement fonctionne bien, s’il est efficace et si vos collaborateurs en sont satisfaits.
- Vérifiez si vous pouvez suivre les dépenses en temps réel et, dans le cas contraire, si cela vous serait utile.
- Votre moyen de paiement actuel dispose-t-il d'une fonction de préautorisation des dépenses ? Cela permet de s’assurer que les dépenses respectent le budget et la politique de voyage.
- Vérifiez si votre moyen de paiement peut être utilisé pour les transactions internationales et s'il est pris en charge en ligne et hors ligne. Quelle que soit la solution choisie, elle doit être facile à utiliser et transparente pour les personnes qui voyagent.
- Pour en tirer le meilleur parti, votre solution de paiement doit proposer un programme de récompenses. De nombreuses cartes d'entreprise permettent de gagner des points, des miles ou du cashback.
- Enfin, assurez-vous que le service client est disponible via plusieurs canaux afin que vous puissiez résoudre rapidement tout problème potentiel.
En tenant compte de ces critères, vous pourrez identifier la solution de paiement qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, parmi toutes celles disponibles sur le marché.
Pour trouver la solution de paiement adaptée à votre entreprise, vous devrez faire des recherches et en essayer plusieurs. Mais c'est une décision clé pour gérer vos dépenses liées aux déplacements professionnels et faciliter la vie de vos équipes lorsqu’elles voyagent.
