La salute e la sicurezza dei tuoi dipendenti quando sono in viaggio (specie se all’estero) sono di primaria importanza. Quindi, se i tuoi dipendenti viaggiano per lavoro, è compito della persona responsabile dei viaggi aziendali fare tutto il possibile per garantirne la sicurezza. Inoltre, è necessario comunicare chiaramente ai dipendenti cosa fare in caso di emergenza o di eventi inaspettati.
Cos'è la sicurezza nei viaggi di lavoro?
I viaggiatori business devono affrontare una serie di rischi, tra cui:
- Interruzioni del viaggio
- Calamità naturali
- Condizioni metereologiche estreme
- Epidemie ed emergenze sanitarie
- Crimini e terrorismo
- Sconvolgimenti politici o sociali*
- Nuove leggi sul lavoro
Le imprese e i responsabili dei viaggi aziendali devono monitorare attivamente le destinazioni di viaggio dei dipendenti prima che partano per lavoro. Ciò serve a capire chiaramente se vi siano minacce attive o potenziali in quella zona. Una politica sulla sicurezza dei viaggi di lavoro è un documento aziendale che copre gli scenari di rischio che i dipendenti potrebbero incontrare durante un viaggio d’affari.
La valutazione del rischio durante i viaggi di lavoro
Una valutazione formale delle minacce richiede ai responsabili dei viaggi aziendali di analizzare i potenziali rischi di viaggio e determinare se siano necessarie misure preventive o se è il caso di evitare del tutto specifici viaggi ad alto rischio. Un ottimo modo per visualizzare le minacce che colpiscono i diversi luoghi sono le mappe per la sicurezza dei viaggi.
Inoltre, usare un sistema di intelligence delle minacce con tanto di storico dei rischi può dare un'idea dei precedenti incidenti in una determinata zona. Scopri di più sulla gestione del rischio nei viaggi di lavoro qui.
Creare un piano di sicurezza per i viaggi business
È sempre meglio essere attivi piuttosto che reattivi. Avere una politica sulla sicurezza dei viaggi d'affari è uno dei modi migliori per adempiere al Duty of Care aziendale durante i viaggi dei dipendenti. Questo documento dovrebbe includere tutte le attività di formazione, le procedure e le risorse necessarie per tenere i lavoratori al sicuro.
Duty of Care e la sicurezza dei viaggi aziendali
Ora che i viaggi di lavoro tornano a crescere, le aziende hanno il dovere di fornire ai propri dipendenti gli strumenti e le risorse necessari per un viaggio sicuro e che vada a buon fine (Duty of Care). Sia che la sicurezza dei viaggi d'affari venga integrata in una politica sulla sicurezza esistente, sia che venga trattata in un documento separato, prepararsi per far sì che i tuoi dipendenti viaggino in modo sicuro ha molti vantaggi:
- Più sicurezza
- Maggiore fiducia e fidelizzazione dei lavoratori
- Risparmio di tempo e denaro
- Promozione di una cultura della sicurezza
La cosa migliore quando si parla di sicurezza dei viaggi è essere preparati a tutto. Dal momento che i viaggiatori business sono esposti a una grande varietà di rischi, è fondamentale che le aziende creino una cultura della sicurezza che tenga conto della diversità delle destinazioni visitate dai propri dipendenti. In questo modo, potranno essere al sicuro e lavorare al meglio.
Le linee guida in materia di sicurezza di viaggio per i lavoratori non dovrebbero essere un documento statico. Rivaluta regolarmente le minacce esistenti e aggiorna il documento per tenere conto delle modifiche ai programmi o alle politiche di viaggio e aggiungere i dati e le valutazioni della tua azienda. È fondamentale tenere conto di tutti i pericoli e assicurarsi che i dipendenti abbiano le informazioni più aggiornate su come comportarsi. Usa i consigli e gli strumenti indicati qui sotto per mantenere la tua azienda al sicuro e far sentire i tuoi dipendenti tranquilli durante le trasferte.
9 consigli per viaggi di lavoro sicuri
1. Acquistare una SIM locale, se possibile
In base alla durata del viaggio, potrebbe essere necessario usare una SIM locale. In questo modo, si eviteranno costose spese per il roaming dei dati e per l’utilizzo del telefono all'estero. Sarà inoltre possibile sia rimanere in contatto con la famiglia, che muoversi sul posto. L'accesso a Google Maps è infatti prezioso per spostarsi con i mezzi pubblici.
2. Conservare al sicuro gli oggetti importanti
Chi viaggia per affari di solito porta con sé documenti molto importanti (sia professionali che personali) che vanno gestiti con cura. Tali documenti potrebbero includere:
- Passaporto
- Carta di identità
- Patente di guida
- Visto di lavoro
- Autorizzazione all’ingresso nel Paese
- Documenti contrattuali
- Ricerche sui concorrenti
- Informazioni di prodotto
- Dati riservati
Un modo per tenerli al sicuro è prenotare una camera con una cassaforte o investire in un portafoglio anti-furto. Online si possono trovare ottimi consigli su come fare le valigie per i viaggi di lavoro, in modo da portare tutto il necessario. Infine, fare copie digitali dei documenti importanti può essere davvero utile durante un viaggio di lavoro.
3/ Garantire l’accesso ai contanti in caso di emergenza
Durante i viaggi, è importante non tenere tutti i soldi in un unico posto, in caso di imprevisti. È essenziale disporre di fondi d'emergenza, soprattutto in forme diverse. Per questo, bisognerebbe verificare il funzionamento dei bancomat locali prelevando piccole somme e tenendo sempre un po’ di contanti in tasca o nelle borse. È sempre meglio avere più di quanto si ha bisogno, piuttosto che non avere contanti quando servono.
4. Annotare i contatti dell'ambasciata locale
È importante fare delle ricerche prima di un viaggio d'affari, soprattutto quando si entra in un nuovo Paese. Cerca l'ambasciata più vicina, in modo che in caso di emergenza, come disordini politici o un passaporto smarrito, ti possa aiutare a superare la situazione e fornire informazioni aggiornate sulla sicurezza.
5. Acquistare un'assicurazione di viaggio aziendale
La natura dei viaggi aziendali porta a viaggiare spesso con informazioni sensibili e costosi materiali d’ufficio. Acquistare un'assicurazione di viaggio offre protezione in caso di cancellazione, ritardo e perdita di beni personali. Ciò garantisce sicurezza in tutte le fasi del viaggio.
6. Condividere le informazioni sull’alloggio
In particolare per i dipendenti che viaggiano da soli, condividere i recapiti della struttura con la famiglia o con una persona cara può essere molto utile in caso di emergenza. Anche condividere il proprio programma o gli itinerari è importante. È altamente raccomandato anche tenere al corrente dei piani di viaggio i colleghi e il team.
7. Collegarsi a reti internet private
Durante i viaggi aziendali, si potrebbe aver bisogno di accedere a internet e lavorare da lounge aeroportuali, caffetterie o uffici locali. Accedere a reti private può proteggere i dati e i dispositivi dall’essere compromessi, soprattutto quando si utilizzano reti aperte o una connessione Wi-Fi pubblica. Andrebbe anche considerato l'uso di una protezione per lo schermo, che lo nasconda da eventuali occhi indiscreti.
8/ Annotare i numeri di emergenza locali
Uno dei consigli di viaggio più importanti è cercare i servizi di emergenza locali da contattare in caso di pericolo. Ciò include localizzare la stazione di polizia più vicina, salvare il numero di emergenza universale nel telefono e aggiungere alla rubrica il numero di telefono della banca o della società che ha emesso la propria carta di credito.
9/ Fare attenzione alle truffe
Purtroppo, le truffe ai danni dei viaggiatori sono abbastanza comuni in molte parti del mondo, dal momento che i visitatori tendono a essere bersagli facili. È importante controllare prima di partire che tipo di truffe sono particolarmente popolari nella propria destinazione, per essere consapevole dei pericoli. Inoltre, è possibile anche contattare altri viaggiatori per ricevere da loro consigli sulla sicurezza, e leggere i blog e le esperienze di viaggio di chi ha già visitato quella destinazione, per capire cosa fanno i truffatori professionisti, in modo da evitarli.
