Automatizza i tuoi sistemi con la nostra guida al miglior software di gestione delle spese.
Il miglior software di gestione delle spese consente di registrare i costi di viaggio e di far quadrare i conti. È innegabile che i viaggi di lavoro siano fondamentali per creare nuove opportunità di crescita, ma poi ci sono da gestire tutte le ricevute delle spese. Dagli hotel alle cene con partner e prospect, i costi possono salire rapidamente senza una chiara politica di viaggio o di spese.
Ecco che una valida soluzione per la gestione delle spese aziendali può essere davvero d'aiuto e, grazie alla tecnologia di oggi, puoi tracciare e gestire le spese con la massima efficienza.
Continua a leggere e scopri le migliori app e i migliori software di monitoraggio delle spese selezionati da noi, per le imprese di tutte le dimensioni. Ti spiegheremo anche come Booking.com for Business può aiutarti a gestire le spese.
Questi software sono strumenti digitali che consentono alle aziende di tenere sotto controllo le spese dei dipendenti. Puoi scegliere tra software di contabilità completi e app per la scansione delle ricevute, oltre a piattaforme tutto in uno per mettere a bilancio, tracciare e riconciliare le note spese.
In passato, la rendicontazione delle spese, il rimborso e la riconciliazione venivano gestiti manualmente dai dipartimenti finanziari che inserivano faticosamente ogni cifra in più fogli contabili. Con un sistema completamente manuale, è molto probabile commettere errori a causa di ricevute mancanti o di calcoli non corretti e, per verificare questi errori, serve tempo (e denaro).
I software di gestione delle spese, grazie ai flussi di lavoro automatizzati, snelliscono questa procedura lunga e soggetta a errori. Una soluzione valida consente a dipendenti e amministratori di accedere per caricare, tracciare e inviare le ricevute, che verranno automaticamente approvate e rimborsate. Inoltre, si integra con i sistemi di contabilità esistenti per una registrazione accurata e utilizzabile per la dichiarazione dei redditi, particolarmente utile per tutta una serie di funzioni aziendali, tra cui la gestione dei viaggi di lavoro.
Ovviamente, non tutti i software di gestione delle spese sono uguali. Le soluzioni migliori includono queste funzionalità:
Non devono servire mesi di formazione per capire come funziona il software. Se vuoi che tutte le parti interessate della tua organizzazione siano in grado di usarlo in modo efficiente, deve avere una dashboard essenziale, chiara e intuitiva.
Secondo la Global Business Travel Association (GBTA), ci vogliono in media 20 minuti per completare manualmente una singola nota spese, più altri 18 minuti per le correzioni. Il miglior software di gestione delle spese consente di risparmiare tempo e denaro grazie all'automazione.
Anche archiviare ed elaborare i documenti in modo sicuro comporta dei costi. La maggior parte dei software acquisisce e archivia fatture, ricevute e ordini di acquisto in formato digitale. I dipendenti possono scansionare rapidamente i documenti con il telefono mentre sono in viaggio all'estero.
Invece di aspettare la fine di ogni mese o trimestre per fare il conto delle spese, cerca una soluzione per inserire tutte le cifre in tempo reale. In questo modo, avrai la certezza che i viaggiatori rispettino il budget.
Qualsiasi strumento per tenere traccia delle spese, che sia un'app di base o una soluzione completa, dovrebbe integrarsi con il software esistente. Per esempio, puoi utilizzare Booking.com for Business con Expensify per una gestione delle spese più esaustiva.
Ora che abbiamo visto quali requisiti dovrebbero avere i software di gestione delle spese, ecco i migliori secondo noi.
Questo software di contabilità è dotato di un pratico strumento automatizzato, che consente ai membri del team di registrare le spese in tempo reale. Oltre alla gestione delle spese, FreshBooks offre anche il monitoraggio dei progetti e delle ore di lavoro e un'esperienza utente fluida. È l'ideale se cerchi una soluzione completa per la contabilità.
Una delle soluzioni di contabilità più popolari per le piccole imprese è perfetta anche per la gestione delle spese. QuickBooks Online offre un'ampia scelta di funzionalità di gestione delle spese. Puoi caricare le ricevute dal computer, dall'account Google Drive, dall'e-mail o dalle foto per sincronizzarle rapidamente con il sistema. Le spese vengono quindi inserite in un report e infine approvate e rimborsate velocemente.
Expensify è uno dei pochi strumenti di questo elenco adatto sia ai freelance che alle grandi imprese. Automatizza i pagamenti ricorrenti e si integra facilmente con soluzioni software e piattaforme di prenotazione più grandi e complesse. Gli utenti possono importare le spese dalla carta di credito aziendale per generare report. Le funzionalità intelligenti e basate sui dati includono un flusso di lavoro automatizzato, l'acquisizione del chilometraggio tramite GPS e il riconoscimento ottico dei caratteri.
Fa parte della più ampia serie di software per la contabilità di Zoho. Zoho Expense include un sito e un'app per dispositivi mobili che consentono di registrare facilmente le spese. Chi viaggia può utilizzare l'app per acquisire le ricevute o trascinare le immagini scansionate nel sito. La piattaforma, essenziale e intuitiva, riduce al minimo l'inserimento manuale dei dati, grazie all'automazione della scansione e della sincronizzazione con i conti bancari.
Certify semplifica i servizi di rendicontazione delle spese di viaggio e di contabilità fornitori, evitando spiacevoli sorprese. Questo strumento è più adatto alle grandi imprese, che hanno un volume elevato di viaggi di lavoro e tengono traccia delle spese comuni come i trasporti e i pasti. Puoi personalizzare i flussi di approvazione per fare in modo che tutte le richieste di rimborso arrivino alle persone giuste.
Concur Expense è una soluzione di gestione delle spese fornita da SAP e dotata di un'app per dispositivi mobili sicura e intuitiva con cui tenere traccia delle spese mentre si è in viaggio. La sua interfaccia essenziale propone diverse categorie, tra cui una per i servizi di viaggio e un'altra per le spese. Le spese, una volta inserite nel sistema, vengono sincronizzate automaticamente in un report, che segnala eventuali errori prima dell'approvazione.
Il software di Aspire consente di vedere in tempo reale tutte le spese aziendali, oltre che di archiviare le ricevute e classificare le spese automaticamente. I direttori finanziari hanno il controllo del budget e dei flussi di approvazione, ma anche i singoli membri del team possono navigare facilmente nella piattaforma. Aspire imposta i budget a livello di cliente, di team o di progetto e i proprietari assegnati possono gestire le spese all'interno dei team.
Se vuoi un sistema di gestione delle spese pensato più per i contabili che per i viaggiatori business, ExpensePoint ti offre le funzionalità avanzate necessarie per generare report estremamente accurati. Invece del riconoscimento ottico dei caratteri, ExpensePoint utilizza il riconoscimento della scrittura in tempo reale per garantire la corrispondenza tra fornitori e totali. Un'altra funzionalità unica di questo strumento è il monitoraggio del chilometraggio, con le spese calcolate in base al costo del carburante locale.
Infine, se cerchi un'app di monitoraggio delle spese facile da usare, prova Webexpenses. Questo software è dotato di tutte le funzionalità fondamentali in un sistema automatizzato, tra cui acquisizione di ricevute in formato digitale, riconciliazione intelligente delle ricevute e controllo automatico delle politiche. Questo strumento di gestione delle spese aziendali si integra inoltre con più di 50 sistemi di contabilità e tiene persino traccia delle emissioni di anidride carbonica per una rendicontazione più sostenibile.
Chi viaggia spesso ha bisogno di una piattaforma dedicata alla gestione dei viaggi di lavoro come Booking.com for Business. Questa soluzione tutto in uno per la prenotazione e la pianificazione dei viaggi si integra con il tuo account Expensify consentendoti di gestire le spese in tempo reale. Le prenotazioni dei viaggi aziendali vengono unite alle note spese, riducendo il rischio di errore umano e garantendo pagamenti tempestivi e fluidi.
Sì, le migliori app di monitoraggio delle spese sono assolutamente sicure. Tuttavia, prima di iniziare a inserire i dati finanziari aziendali o personali, è bene effettuare alcuni controlli di sicurezza online.
Se sei responsabile delle finanze o delle risorse umane, assicurati che i tuoi colleghi tengano separati i dati degli account di lavoro da quelli personali. Installa tutti gli aggiornamenti software critici e consigliati ed esegui sempre il backup degli account.
Vuoi migliorare ulteriormente la gestione delle spese? Prova ad applicare al budget la regola del 50-30-20. La premessa di base è che il reddito, al netto delle imposte, dovrebbe essere suddiviso in tre categorie:
Se applichiamo questa regola a un budget per i viaggi di lavoro, il 50% verrà impiegato per le spese necessarie, come l'alloggio e il biglietto aereo. Puoi quindi accantonare il 30% per l'intrattenimento dei clienti e gli upgrade del viaggio e lasciare il 20% aggiuntivo come cuscinetto per le spese impreviste oppure reinvestirlo.
Se preferisci la gestione manuale, puoi utilizzare un foglio di calcolo Excel per tenere traccia delle spese di viaggio. Un'opzione è quella di scaricare un modello di nota spese, che calcola automaticamente il totale quando inserisci le cifre in ogni categoria di spesa.
Se invece preferisci personalizzare il foglio di calcolo, crea un nuovo file. Inserisci colonne per suddividere i dettagli delle spese in categorie, per esempio Spesa, Tipo, Data e Importo.
Come trovare la giusta società di gestione delle spese? Quando confronti le diverse opzioni, considera il tuo budget, le dimensioni dell'organizzazione e il volume delle spese di viaggio.
Se nella tua azienda vengono effettuati molti viaggi di lavoro, una soluzione software tutto in uno come Booking.com for Business offre numerosi vantaggi. Le piattaforme per i viaggi business non solo offrono funzionalità di monitoraggio delle spese e di reporting in tempo reale, ma consentono anche di prenotare voli, alloggi e auto a noleggio.
Non avrai più bisogno di raccogliere le fatture di più fornitori. Al contrario, potrai vedere una panoramica intuitiva di tutti i dati in un unico posto e inoltre potrai risparmiare sui viaggi business, grazie all'accesso a tariffe esclusive.
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