Lavorare in viaggio: i 10 migliori consigli per viaggiatori business

Lavorare è una parte importante dei viaggi business (per non dire uno dei principali vantaggi della rivoluzione del lavoro da remoto) perché è fondamentale rimanere in contatto con clienti e colleghi anche durante gli spostamenti. Per le aziende, i viaggi sono un modo per stringere importantissimi contatti personali. Ma allo stesso tempo, viaggiare e lavorare da remoto comporta una serie di sfide, non ultima quella della produttività.

Quali sono le conseguenze? Il cambio di fuso orario è faticoso e spesso stressante. Diventa quindi difficile concentrarsi sul lavoro da svolgere, la produttività diminuisce e si genera ulteriore stress. Ecco quindi i nostri consigli per viaggiatori business abituali e nomadi digitali che vogliono essere sempre concentrati.

Sfide legate ai viaggi e al lavoro da remoto

I viaggi business aprono le porte a nuove opportunità, ma viaggiare ininterrottamente può danneggiare la salute. A partire dal volo. Volare spesso può avere effetti collaterali indesiderati come disidratazione, stanchezza e jet lag, per non parlare dell'esposizione ai virus degli altri passeggeri.

Secondo un'indagine di YouGov e NexTravel, oltre il 20% dei viaggiatori business ha segnalato effetti negativi sulla salute mentale, tra cui lo stress. I motivi? Gli intervistati hanno parlato di interruzione del sonno, costi imprevisti e conseguenze sulla produttività.

D'altra parte, Booking.com for Business ha condotto un sondaggio secondo il quale i viaggi business possono avere molti benefici, anche per la salute mentale e fisica. In definitiva, per fare in modo che gli aspetti positivi dei viaggi business siano superiori a quelli negativi, è necessario comprendere l'impatto di questi viaggi sul benessere fisico e adottare misure proattive.

Ecco perché è importante pensare alla produttività prima di partire. Mantenere lo stesso livello di produttività è più difficile quando hai a che fare con il jet lag e con problemi come l'assenza del WiFi o la perdita del bagaglio, e alcune persone provano ansia al pensiero di viaggiare con colleghi che non conoscono.

Per lavorare al meglio in qualsiasi momento, è importante pianificare questi aspetti e ridurre al minimo lo stress derivante dal viaggio.

Perché i viaggi business sono così stancanti?

Ti è mai capitato di tornare da un viaggio di lavoro e di sentire il bisogno di qualche giorno di riposo? Succede a molte persone. Viaggiare dopo il COVID richiede di seguire una serie di regole e normative completamente nuove, che vanno ad aggiungersi al carico mentale.

Per non parlare dell'immancabile jet lag e della pressione che ci impone di ottenere risultati anche durante gli spostamenti, oltre all'interruzione della solita routine di fitness e, a volte, all'impossibilità di scegliere opzioni salutari per i pasti.

Naturalmente, non tutti la pensano così. Molte persone apprezzano la crescita personale e il diverso paesaggio che offrono i viaggi di lavoro. Tuttavia, qualunque sia la tua posizione all'interno del dibattito, è innegabile che i viaggi business abbiano un impatto sulla produttività.

Come massimizzare la produttività in viaggio?

Quando si lavora da remoto, indipendentemente dalla destinazione, il segreto è la pianificazione.

Per prima cosa, fai una ricerca sulla zona. Tracciando una mappa dell'area intorno all'hotel, al centro congressi o ad altri punti d'incontro, eviterai di perdere tempo per trovare le indicazioni.

Oltre che con la logistica del viaggio, puoi massimizzare la produttività stilando un programma giornaliero, nella forma che preferisci. Crea un elenco di cose da fare ordinate per priorità e usalo in combinazione con un calendario live per tenere sotto controllo i progetti importanti. Lavorare in aereo è ovviamente possibile, ma, se eviti di farlo durante le giornate di viaggio, riuscirai a ridurre lo stress e ad arrivare a destinazione con la mente fresca, creativa e pronta a iniziare.  

10 consigli importanti per la produttività in viaggio

Unire viaggio e lavoro è una sfida, ma con l'organizzazione, la pianificazione e alcuni piccoli trucchi non sarà un problema. Ecco i nostri dieci migliori consigli per lavorare da remoto in modo produttivo.

Consigli per lavorare da remoto concentrandosi di più

Ti riesce difficile concentrarti in un fuso orario diverso? Ecco come riuscirci con un atteggiamento produttivo e sano.

1. Utilizza un elenco di cose da fare.. Il jet-lag porta a pensare in modo confuso, quindi tieni tutto sotto controllo con un elenco di cose da fare. In definitiva, per riuscire a concentrarsi sul lavoro, serve semplicemente la massima organizzazione. In questo modo non ti perderai nessun impegno importante, che sia legato al lavoro o al viaggio. Devi solo stilare un elenco sul blocco note del tuo smartphone oppure utilizzare una delle tante app per gli elenchi di cose da fare, come Google Tasks o Microsoft To Do. Poi, ogni volta che inizi a sentirti in difficoltà, tira fuori l'elenco e riorganizza le idee.
2. Inserisci momenti di riposo nella tua routine.. La risposta alla domanda su come trovare la concentrazione durante un viaggio di lavoro di solito è quella di riposare. Questo tipo di viaggio è spesso pieno di riunioni ed eventi e sentirai l'esigenza di sfruttare al massimo ogni minuto. Ma non puoi dare il meglio di te se la stanchezza ha il sopravvento, quindi controlla l'agenda e programma qualche momento di riposo. Prenditi un po' di tempo libero ogni volta che se ne presenta l'occasione, che sia nella lounge dell'aeroporto o durante la pausa pranzo tra una riunione e l'altra. Se non puoi fare un pisolino, anche una semplice passeggiata intorno all'isolato aiuta a ricaricare le batterie.
3. Stabilisci una routine e adotta il cronoworking.. È quasi inevitabile fare le ore piccole e mangiare a orari strani quando si lavora in viaggio. Con il tempo, confusione e spaesamento si fanno sentire. Com'è la tua routine quotidiana? Hai dei piccoli rituali? Magari inizi la giornata con una sessione di yoga nella tua camera prima di rispondere alle e-mail davanti a un caffè. Cerca di mantenere questa abitudine anche quando viaggi per lavoro, per non spezzare la tua routine abituale. Uno dei maggiori vantaggi dei viaggi di lavoro è la possibilità di adattare i tuoi orari ai tuoi ritmi naturali. Alcune persone si concentrano più facilmente nelle prime ore del mattino, mentre altre si sentono creative di notte. Approfitta della libertà offerta dai viaggi business per provare il cronoworking, ovvero lavorare seguendo il tuo orologio interno.

Consigli per lavorare da remoto sugli aerei

È preferibile dormire durante i voli a lungo raggio, ma, se hai qualche ora in più, puoi sfruttare i tempi morti. Lavorare in aereo è più facile che mai grazie al WiFi e alle prese di corrente disponibili anche in volo.

1. Paga un extra per il WiFi.. Il WiFi è una funzionalità standard quando voli in business class, ma in genere puoi avere l'accesso anche in economy pagando un supplemento. Se durante il volo vuoi fare brainstorming sul canale Slack dell'azienda, pianificare l'arrivo alla prima riunione della giornata o rispondere alle e-mail dei clienti, vale la pena pagare il sovrapprezzo. In questo modo risparmierai tempo all'atterraggio. Presta molta attenzione alla sicurezza quando utilizzi un servizio WiFi pubblico. Non inviare dati aziendali o informazioni finanziarie sensibili se la connessione alla rete non è protetta.
2. Carica i dispositivi.. Un altro ottimo modo per sfruttare il tempo trascorso in volo è quello di ricaricare i dispositivi. Di solito trovi le prese di alimentazione accanto al tuo posto, ma puoi anche investire nell'acquisto di accessori elettronici come una batteria portatile per ogni evenienza. Anche le cuffie cancella rumore sono utili durante i voli se hai bisogno di concentrarti.

Consigli per lavorare da remoto in hotel

Anche con un itinerario pieno di appuntamenti, è inevitabile trascorrere un po' di tempo nella camera d'albergo. Massimizza la produttività quando lavori in hotel per sfruttare al massimo il tempo a tua disposizione.

1. Organizza il tuo ambiente di lavoro. Che si tratti di una camera tutta per te o di una suite da condividere con un collega, prenota un alloggio che offra un ambiente di lavoro adeguato. Se ti serve più spazio, puoi anche usufruire del business center o della hall dell'hotel. Se invece non c'è un ambiente dedicato per lavorare in hotel, non esitare a crearne uno tuo. Sposta i mobili per ricavare uno spazio apposito e, se necessario, chiedi di avere più luce.
2. Utilizza le dotazioni per il fitness. Il business center è una grande comodità se lavori in hotel, ma non dimenticare gli altri servizi. Piscina, sauna e palestra ti permetteranno di prenderti cura del tuo benessere fisico e mentale. Un allenamento potrebbe essere quello che ti serve per superare il jet lag e alleviare lo stress.

Consigli generali per lavorare da remoto in modo produttivo

Molti consigli per lavorare in modo produttivo in ufficio sono validi anche per il lavoro da remoto, con qualche piccola modifica.

1. Viaggia in modo più intelligente con le app per la produttività.. I modelli di itinerario per i viaggi di lavoro sono ormai obsoleti: oggi chi viaggia utilizza elenchi di cose da fare, blocchi note e avvisi virtuali per risparmiare tempo e rispettare il programma. Grazie a navigatori, strumenti per la ricerca del WiFi e per la gestione delle spese, app per la gestione dei viaggi business e traduttori, puoi aumentare ulteriormente la produttività mentre sei in viaggio. Le app basate sul cloud, come Google Workspace e Microsoft Office 365, ti consentono di accedere ai documenti ovunque ti trovi e di collaborare contemporaneamente con i colleghi in ufficio.
2. Metti in conto gli imprevisti. Lo smarrimento dei bagagli e la cancellazione dei voli sono tra le principali cause di stress durante i viaggi, ma, organizzandoti bene, potrai ridurre al minimo questi disagi. Tieni nel bagaglio a mano gli oggetti essenziali, come chiavi, medicinali e dispositivi elettronici, oltre a un cambio d'abito e articoli da toilette in caso di soste forzate. Assicurati di avere una copia cartacea degli itinerari e utilizza una piattaforma di prenotazione dei viaggi aziendali con supporto integrato.
3. Definisci le aspettative. L'ultimo consiglio è quello di definire le aspettative per il lavoro prima della partenza. Condividi il tuo programma con i membri del team, in modo che sappiano in quali giorni sarai in viaggio e non si aspettino la consegna dei progetti in questi periodi. Imposta le risposte automatiche alle e-mail e registra i messaggi vocali in modo che i clienti sappiano che sei fuori sede, lasciando un contatto alternativo, se necessario. In questo modo, potrai davvero sfruttare la giornata di viaggio nel modo migliore, più produttivo e senza stress fin dal tuo arrivo in aeroporto.

Che cos'è la regola 1-3-5 per la produttività?

Uno dei metodi principali per favorire la produttività quando si viaggia per lavoro è la regola 1-3-5. In questo sistema, il carico di lavoro giornaliero viene suddiviso in tre categorie: un compito principale, tre compiti medi o intermedi e cinque compiti piccoli o minori. Non dovresti dedicarti ad altri compiti prima di aver completato questi nove. Suddividendo gli obiettivi con chiarezza, in un giorno riuscirai a spuntare tutte le voci presenti nell'elenco 1-3-5, stabilendo le giuste priorità nel tempo a tua disposizione.

Qual è il trucco per eccellenza per favorire la produttività?

Può sembrare un controsenso, ma la regola per eccellenza per la produttività è quella di fare meno cose. Imparare a dire no a progetti e compiti che fanno perdere tempo è uno dei modi più efficaci per fare strada.

Prima di fissare una riunione, chiediti se sia necessaria. Potresti impiegare meglio quel tempo? Quando si lavora in viaggio, è facile pensare di dover dire sempre "sì", ma in questo modo ti ritroverai con un elenco esagerato di cose da fare e finirai con l'esaurirti. Puoi sempre dire "sì" alle opportunità che ti si presentano, ma in modo mirato e consapevole.

Come ottenere il massimo da un viaggio di lavoro

I viaggi di lavoro sono il modo migliore per creare opportunità e instaurare relazioni. Per lavorare in modo più intelligente mentre sei in viaggio, stabilisci la priorità dei vari compiti, utilizza i tempi morti e attieniti alla tua solita routine di sonno e fitness.

Grazie alle piattaforme di gestione dei viaggi aziendali come Booking.com for Business, travel manager e viaggiatori possono anche eliminare buona parte dello stress che riduce la produttività. Risparmia tempo in fase di prenotazione gestendo voli, hotel e noleggi auto da un'unica piattaforma e archiviando gli itinerari dei dipendenti in un solo posto. In caso di ritardi o cancellazioni, l'azienda può localizzare il personale e modificare le prenotazioni da remoto, riducendo al minimo lo stress.