Quando si tratta di viaggi di lavoro, il ruolo di un responsabile dei viaggi aziendali (o travel manager in inglese) è indispensabile. Dalla creazione di politiche di viaggio strategiche alla supervisione delle spese e alla garanzia della sicurezza dei viaggiatori business, questi professionisti svolgono un ruolo fondamentale nell'ottimizzare l'esperienza di viaggio aziendale. Questa guida approfondisce le principali mansioni dei responsabili dei viaggi aziendali, spiega perché le loro competenze sono fondamentali per il successo dell’azienda ed esplora l'importanza delle politiche di viaggio.
In genere i travel manager sono incaricati di gestire le spese di viaggio, i principali contratti con fornitori e partner e il monitoraggio delle esigenze dei viaggiatori. Nell’articolo qui sotto esploriamo cosa fanno i travel manager, quali sono le loro quattro mansioni principali e perché le loro competenze sono importanti per i viaggi di lavoro
Chi è e cosa fa un responsabile dei viaggi aziendali?
Un travel manager è una risorsa essenziale per le imprese ed è responsabile della definizione delle politiche di viaggio, della gestione dei servizi di viaggio e della selezione della giusta agenzia di viaggi per l’azienda.
Queste figure danno priorità al benessere dei viaggiatori, garantendo il rispetto della politica di viaggio interna.
Nel dinamico panorama odierno, i responsabili dei viaggi aziendali stanno diventando sempre più un investimento strategico per le società di tutte le dimensioni, poiché offrono competenze specialistiche per migliorare l'efficienza delle trasferte di lavoro.
Dopo un viaggio, un travel manager ha il compito di analizzare i dati e utilizzarli per semplificare e migliorare i viaggi futuri. Questo tipo di professionista deve possedere eccellenti capacità comunicative e organizzative e un’intelligenza acuta e strategica.
In precedenza, i compiti del travel manager venivano svolti dal responsabile dell’ufficio o da qualcuno all'interno delle risorse umane che, oltre alle altre sue responsabilità, organizzava anche i viaggi. Ora, sempre più imprese di tutte le dimensioni stanno riconoscendo i vantaggi di assumere un responsabile dei viaggi aziendali.
Questa posizione è utile per tutte le aziende i cui dipendenti sono tenuti a viaggiare frequentemente.
Cosa fanno i responsabili dei viaggi aziendali?
I compiti principali di questa figura includono ma non sono limitati a:
1. Elaborare piani di viaggio strategici
I travel manager sono fondamentali nella supervisione dei piani e delle disposizioni di viaggio. Che si tratti di gestire direttamente le prenotazioni o di mettere i dipendenti nelle condizioni migliori per aderire alle politiche di viaggio, questi professionisti si occupano di trasporti, alloggi, assicurazione, visti e altro ancora. Allineandosi alla politica di viaggio aziendale, i travel manager si assicurano le migliori offerte e fanno in modo che i dipendenti adoperino le classi di viaggio corrette e soggiornino nelle giuste categorie di hotel.
2. Gestire le spese e supervisionare il budget
Destreggiandosi nella gestione delle carte di credito e delle spese da affrontare a destinazione, i responsabili dei viaggi stabiliscono limiti di spesa per semplificare il monitoraggio della contabilità. Bilanciare la necessità di controllare i costi con la felicità dei dipendenti è infatti necessario per raggiungere un equilibrio, spesso piuttosto delicato. Grazie alla loro esperienza, i travel manager forniscono informazioni preziose attraverso la [page=2880]rendicontazione e le previsioni delle spese(, garantendo un utilizzo ottimale del budget.)
3. Prendere decisioni informate attraverso l'analisi dei dati
Oltre a elaborare una politica di viaggio completa, i responsabili dei viaggi aziendali analizzano i dati dei viaggi passati per prendere decisioni informate per le politiche future. Tramite l’elaborazione di sondaggi e la raccolta dei dati possono poi identificare modelli e aree di miglioramento. Sfruttando set di dati affidabili, i travel manager valutano la redditività delle trasferte di lavoro, consentendo un continuo perfezionamento delle politiche di viaggio.
4. Sfruttare i progressi tecnologici
Nel panorama della tecnologia per i viaggi business, in continua evoluzione, i responsabili dei viaggi devono sempre essere all'avanguardia per migliorare l'efficienza. I moderni strumenti di prenotazione come Booking.com for Business e i progressi tecnologici consentono ai dipendenti di prenotare i viaggi nel rispetto delle linee guida contenute nella politica aziendale, offrendo autonomia e al tempo stesso mantenendo la conformità. Questo approccio proattivo garantisce un'esperienza di viaggio fluida e consente ai travel manager di concentrarsi sugli aspetti strategici.
Le sfide dei responsabili dei viaggi
1. Mancanza di controllo
I viaggiatori che prenotano direttamente su siti esterni non pensano per forza alla politica di viaggio aziendale. Potrebbero quindi essere considerati dei “ribelli”, e spesso il travel manager non è a conoscenza delle violazioni alla politica di viaggio fino a che il dipendente non presenta la nota spese.
Perché è un problema?
Perché si perde il controllo del viaggiatore e ciò solleva questioni relative al duty of care: come si può essere sicuri della posizione di un dipendente se le sue prenotazioni non rientrano nel sistema aziendale? Senza controllo, anche la rendicontazione diventa un problema ed è più difficile calcolare i costi di questi viaggi, poiché si ottengono i dati solo dopo che le note spese sono state presentate.
Come superare la sfida:
Riprendere il controllo dei viaggiatori, e in particolare di coloro che scelgono di ignorare la politica di viaggio aziendale, non è un'impresa facile, ma le ricerche dimostrano che la comunicazione visiva è molto più efficace della comunicazione scritta. Secondo gli studi, le immagini a colori aumentano dell'80% la disponibilità di una persona a leggere un contenuto, il che significa che puoi coinvolgere i tuoi viaggiatori in questo modo, nella speranza che siano più disposti a leggere/vedere la tua politica e a rispettarla.
Prova a creare una versione più visiva della tua politica di viaggio che sia facile da capire e da seguire. È possibile che il poco coinvolgimento sia la vera ragione della mancanza di controllo.
2. Scarsa visibilità dei dati
Quando i dati sono distribuiti in tutta l'organizzazione utilizzando una pluralità di sistemi, è quasi impossibile avere un quadro completo di ciò che sta realmente accadendo.
Perché è un problema?
Perché è fondamentale poter accedere ai dati di alto livello e combinarli per creare report tempestivi e accurati. Per quanto riguarda la rendicontazione delle spese al management, abbiamo scoperto che questa è una sfida fondamentale per oltre un quarto dei travel manager.
Senza i dati, è molto più difficile coinvolgere le parti interessate all'interno dell'organizzazione. I travel manager devono anche essere in grado di approfondire i dati, per individuare le irregolarità di spesa e fornire delle previsioni.
Come superare la sfida:
La soluzione ideale sarebbe quella di integrare tutti i dati, provenienti da tutte le fonti e le regioni, in un unico sistema. Questo può richiedere tempo e investimenti di cui non sempre si dispone.
Una soluzione provvisoria potrebbe essere la scelta di una fonte/regione principale, e nel frattempo lavorare per raccogliere i dati da altre fonti/regioni per riunirli e normalizzarli a fini della rendicontazione.
3. Viaggiatori frustrati
Mettiamo per ultima una delle sfide più interessanti: i dipendenti frustrati e la loro soddisfazione. È una sfida che divide molti travel manager, in quanto alcuni ritengono che la soddisfazione del viaggiatore sia fondamentale, mentre altri si orientano verso un compromesso tra avere dei costi bassi e una conformità alla politica di viaggio elevata, e allo stesso tempo dipendenti sufficientemente soddisfatti.
Sempre più spesso, i dipendenti desiderano organizzare i viaggi di lavoro con gli stessi strumenti che utilizzano normalmente per i propri viaggi, e questo è il motivo per cui i viaggiatori “ribelli” sono un problema. Non vogliono sentirsi limitati dalla politica di viaggio dell'azienda e quindi non la seguono. Ad esempio, se trovano online un'opzione di volo più economica, che consente loro anche di guadagnare miglia aeree, è improbabile che la rifiutino per un'opzione meno conveniente che rientra invece nella politica.
Perché è un problema?
Perché provoca risentimento e sfiducia tra viaggiatori e travel manager. In questi casi, i dipendenti iniziano a vedere il travel manager come un ostacolo piuttosto che come qualcuno che ti possa facilitare le cose. E se la pensano così, è meno probabile che prenotino rispettando la politica.
Come superare la sfida:
In molti casi, la risposta è il compromesso. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti vogliono fare la cosa giusta per la propria azienda. Quindi, invece di controllarli, cerca soluzioni che ti consentano di inserire i loro strumenti preferiti nel tuo sistema.
In questo modo i viaggiatori rispetteranno la politica aziendale, saranno meno frustrati e, si spera, più soddisfatti. Ma soprattutto, questo riduce le sfide per te, poiché integrando gli strumenti preferiti dei dipendenti nel tuo sistema puoi riprendere il controllo e ottenere dati cruciali per la rendicontazione. Inoltre, questa soluzione dovrebbe ridurre il numero di prenotazioni dirette e quindi di viaggiatori “ribelli”.
Con strumenti moderni, come Booking.com for Business, i responsabili dei viaggi sono meglio attrezzati per gestire gli spostamenti dei dipendenti della loro azienda.
Perché i travel manager sono importanti?
Si tratta di figure indispensabili per superare le seguenti sfide di un’azienda:
1. Per riprendere il controllo sui dipendenti “ribelli”
La sfida dei viaggiatori che prenotano al di fuori della politica stabilita solleva problemi relativi al duty of care e alla complessità delle segnalazioni. La comunicazione visiva, ad esempio una politica di viaggio visivamente accattivante, si dimostra efficace nel coinvolgere i viaggiatori e incoraggiare l'adesione alle linee guida.
2. Ottenere la visibilità dei dati
La centralizzazione dei dati provenienti da varie fonti rimane una sfida significativa per i responsabili dei viaggi. Sebbene l'integrazione di tutti i dati in un sistema unificato sia l'ideale, le soluzioni provvisorie prevedono di dare priorità alla raccolta dei dati dalle fonti principali per creare report completi.
3. Gestire la frustrazione dei viaggiatori
Trovare un equilibrio tra la soddisfazione dei viaggiatori e il controllo dei costi è fondamentale. Integrando gli strumenti preferiti nel sistema, i travel manager possono aumentare il rispetto della politica aziendale, ridurre la frustrazione e promuovere un approccio collaborativo a vantaggio di entrambe le parti.
Responsabili dei viaggi di lavoro e politica di viaggio
Uno dei compiti principali dei responsabili dei viaggi aziendali è la creazione e la gestione delle politiche di viaggio. Una politica di viaggio ben progettata stabilisce linee guida per la prenotazione, le spese e la sicurezza, garantendo l'uniformità nei servizi di viaggio.
Le politiche di viaggio semplificano i processi, contribuiscono all'efficacia dei costi e migliorano la conformità, rendendole uno strumento indispensabile tra quelli a disposizione dei travel manager.
I responsabili dei viaggi aziendali e il duty of care
Il duty of care, un aspetto fondamentale della gestione dei viaggi aziendali, implica la responsabilità di salvaguardare il benessere dei viaggiatori. I responsabili dei viaggi aziendali implementano misure di sicurezza, forniscono supporto durante le emergenze e si assicurano che i dipendenti siano a conoscenza delle linee guida in materia di salute e sicurezza. Questo impegno nei confronti del duty of care non solo migliora la soddisfazione dei dipendenti, ma attenua anche i potenziali rischi.
Qual è la differenza tra un travel manager e un agente di viaggio?
Mentre gli agenti di viaggio facilitano le prenotazioni, i responsabili dei viaggi aziendali vanno oltre, progettando politiche di viaggio, gestendo le spese e garantendo la conformità. Gli agenti di viaggio possono concentrarsi sui viaggi individuali, mentre i travel manager hanno un approccio olistico, grazie al quale allineano i viaggi agli obiettivi e alle politiche aziendali.
Quando dovresti assumere un responsabile dei viaggi aziendali per la tua società?
Le aziende dovrebbero prendere in considerazione l'assunzione di un travel manager dedicato quando le trasferte di lavoro diventano frequenti e complesse. Un responsabile dei viaggi aggiunge valore ottimizzando i processi di viaggio, riducendo i costi e garantendo un approccio strategico ai viaggi d'affari. I vantaggi di assumere un travel manager superano di gran lunga l'investimento iniziale per le società con esigenze di viaggio regolari.
Quali competenze devono avere i responsabili dei viaggi di lavoro?
Per avere successo nel ruolo di travel manager, è necessario possedere una serie di competenze diversificate. Una comunicazione efficace, l'abilità organizzativa, il pensiero strategico e l'adattabilità sono fondamentali. La competenza nei global distribution systems (GDS), l'acume finanziario e la capacità di analizzare i dati sono qualità aggiuntive che consentono ai responsabili dei viaggi di affrontare con successo le complessità dei viaggi di lavoro.
Come diventare un travel manager nel 2024
Il panorama dei viaggi aziendali si sta evolvendo e gli aspiranti responsabili dei viaggi devono adattarsi alle dinamiche in divenire. Avere un'istruzione specifica in materia, acquisire esperienza nel settore dei viaggi e rimanere aggiornati sui progressi tecnologici sono elementi fondamentali. Il networking con i professionisti del settore e le certificazioni, come quelle relative ai global distribution system, aumentano la credibilità.
Migliora l’esperienza dei viaggi di lavoro riconoscendo il ruolo fondamentale dei responsabili dei viaggi aziendali. Dalla creazione di politiche di viaggio efficaci alla gestione delle spese e alla definizione delle priorità del duty of care, le loro competenze contribuiscono in modo significativo al successo del tuo programma di viaggi business. Rimani all'avanguardia, usa la tecnologia e prendi decisioni strategiche sotto la guida dei responsabili dei viaggi aziendali dedicati.
