Come aumentare la produttività nella lounge di un aeroporto o nelle riunioni da remoto? Ecco i nostri consigli e i software appositi.
Oggigiorno sono molti gli strumenti che consentono di evitare alcuni dei disagi derivanti dai viaggi di lavoro. Zoom e Teams sono senz'altro soluzioni ottime per connettersi con i colleghi lontani, ma i software per la produttività possono fare la differenza se si vuole mantenere lo stesso livello di rendimento per tutta la durata di un viaggio. Dopotutto, non c'è niente di meglio di un incontro di persona per far crescere le relazioni e consentire ai dipendenti di mantenere la concentrazione, ed è per questo che i viaggi di lavoro sono così importanti. Ma a tutti questi potenziali vantaggi si aggiungono effetti collaterali che compromettono la produttività, come il jet lag, per non parlare del tempo perso in viaggio.
Ti stai chiedendo come aumentare la produttività sul lavoro, anche quando sei in viaggio? Come per la maggior parte delle cose, esiste un'ampia gamma di app mirate. Dal monitoraggio dei tempi all'elenco delle cose da fare, gli attuali strumenti per la produttività ti permettono di non perdere la concentrazione ovunque ti trovi. Inoltre, sono anche un vantaggio per la salute e il benessere, perché ti aiutano a evitare lo stress dei disagi legati al lavoro quando sei fuori casa.
Secondo un sondaggio di NexTravel riportato da Forbes, quasi un terzo (31,9%) dei viaggiatori business ha dichiarato di avere difficoltà a tenere sotto controllo il carico di lavoro durante i viaggi. Il 23,8% ha sentito il bisogno di fare gli straordinari al ritorno per recuperare la produttività persa: un modo sicuro di arrivare al burnout.
Secondo una ricerca condotta da Carlson Wagonlit Travel, i viaggiatori sperimentano stress e conseguente perdita di produttività fino a 6,9 ore per viaggio di affari medio, ovvero quasi un'intera giornata lavorativa.
Quali sono le cause di questo stress? I principali problemi segnalati dalle persone in questo stesso sondaggio includono:
La buona notizia è che, grazie alla pianificazione della produttività, le aziende riescono a contenere i problemi legati ai viaggi che possono essere fonte di stress, burnout e tempi morti.
Una giornata produttiva inizia con un piano. Ecco alcuni consigli per la produttività durante il lavoro e in viaggio:
Prima di partire, pianifica l'itinerario con tutte le prenotazioni di voli, treni, auto e alloggi. Con un software per la gestione dei viaggi pensato per la produttività, come Booking.com for Business, sarai in grado di memorizzarle nel cloud per poterle consultare facilmente ovunque ti trovi.
I ritardi dei voli sono una delle principali fonti di stress, ma puoi ridurre al minimo il disagio tenendo tutto l'essenziale nel bagaglio a mano durante il viaggio. Porta con te anche tutti i file e le apparecchiature che ti servono, per poter continuare a lavorare in attesa che i ritardi vengano risolti.
Se disponibili nel tuo Paese, iscriviti a programmi come Global Entry, che permettono di saltare le code ai controlli di sicurezza in aeroporto.
Calendari, blocchi note ed elenchi di cose da fare online ti permettono di organizzarti anche se non sei in ufficio. Se stai pianificando un viaggio per tutto il team, verifica che tutti abbiano già scaricato gli ultimi aggiornamenti del software in cloud per la produttività utilizzato dall'azienda.
Esiste un'ampia gamma di strumenti che favoriscono una maggiore produttività. Le funzionalità tipiche includono il monitoraggio dei tempi e i programmi per creare e condividere grafici, database, documenti e itinerari.
Quella dei software per la produttività è una categoria ampia che include:
Molti dei migliori strumenti per il monitoraggio della produttività, oltre che come tradizionali suite di software per desktop, sono disponibili anche come app per gli smartphone.
Riuscire a lavorare in modo efficiente mentre sei in viaggio è una vera impresa, ma grazie a questi popolari strumenti per la produttività, ti sembrerà un gioco da ragazzi.
Conosciuta come una delle migliori app per il monitoraggio e la pianificazione della produttività, Todoist è davvero utile per chi viaggia. In pratica, è una lista quotidiana di cose da fare basata sulla tecnologia più avanzata. Potrai non solo elencare le tue attività giornaliere, ma anche stabilirne le priorità e monitorarne i progressi. Una funzionalità fondamentale per i viaggiatori business è la possibilità di collaborare con gli altri membri del team in tempo reale, da qualsiasi luogo.
Compatibile con la maggior parte dei dispositivi e delle piattaforme, Todoist consente di suddividere la giornata in blocchi gestibili mentre sei in viaggio. La versione di base è gratuita, quindi puoi provarla senza dover sottoscrivere un piano a pagamento.
Un accesso affidabile a Internet è indispensabile perché la giornata sia produttiva, ma sfortunatamente le reti possono essere poco efficienti in alcuni Paesi e aree geografiche. Wi-Fi Map è uno strumento per la produttività basato sul crowdsourcing, in cui gli utenti condividono hotspot e dati. In questo modo puoi individuare più facilmente la rete WiFi più vicina a te e riuscire a lavorare sempre, anche quando viaggi in luoghi lontani. Trovare un hotspot ti consente inoltre di limitare l'utilizzo dei dati mobili e di risparmiare sui costi del roaming.
Forse utilizzi già Trello in ufficio come app per la gestione dei progetti. Ma la sua semplicità ne fa anche un ottimo strumento per il monitoraggio della produttività. Trello si basa sul concetto di kanban, che prevede l'uso di una lavagna molto semplice e intuitiva, suddivisa in tre colonne. La prima è un elenco di cose da fare non ancora iniziate, mentre la seconda è relativa ai lavori in corso. Nella terza colonna si elencano le attività completate. Ogni voce viene riportata su un post-it virtuale che può essere spostato facilmente da una colonna all'altra, in modo da avere sempre sotto gli occhi le attività che devono essere completate.
Come rendere produttiva la giornata anche quando devi rimanere in aeroporto? Ottimizza questo tempo con Flio. Questo strumento, oltre a permetterti di monitorare i voli, avvisandoti di eventuali ritardi, include anche guide complete agli aeroporti. Saprai così come raggiungere l'aeroporto nel modo più rapido e dove si trovano le diverse compagnie aeree, i loro gate e i controlli di sicurezza.
Ti vengono fornite anche informazioni sulle risorse presenti in aeroporto, utili per mantenere alto il livello di produttività, per esempio sale riunioni, ma anche docce, accesso alle lounge e ristoranti. L'obiettivo è quello di arrivare a destinazione senza affaticarti e avendo già tutto pronto per lavorare.
Organizzazione, comunicazione o connessione… Forse le app per la produttività non sono strettamente necessarie, ma è innegabile che rendano molto più facile conciliare lavoro e viaggio. Alcune automatizzano i processi manuali, come le app di monitoraggio delle spese, mentre altre archiviano in cloud le informazioni importanti, come gli itinerari e le date del calendario, per evitare di perderle. Tutti questi piccoli dettagli contribuiscono a rendere produttiva la giornata.
La scelta del software per la produttività più adatto dipende dal settore, dai requisiti di viaggio e dal flusso di lavoro abituale. È molto probabile che esista lo strumento giusto per le tue esigenze, qualunque siano. Considera quanto segue per decidere come lavorare in modo più produttivo:
Opzioni come Google Workspace consentono di restare in contatto con i colleghi, mentre Trello e Todoist sono ideali per tenere sotto controllo gli elenchi di cose da fare ogni giorno. In definitiva, non esiste un software per la produttività migliore di tutti gli altri, anzi molte di queste app si integrano con grande flessibilità.
Se vuoi avere il controllo della gestione dei viaggi, compresi i pagamenti che rientrano nel budget, potresti prendere in considerazione Booking.com for Business. Grazie a Booking.com for Business, potrai snellire l'amministrazione dei viaggi e avere più tempo per le attività strettamente legate al lavoro. Prenotando voli, alloggi e auto a noleggio da un'unica piattaforma, non dovrai destreggiarti tra più itinerari. Inoltre, in questa piattaforma gratuita per i viaggi aziendali è stata integrata una mappa per la sicurezza di chi viaggia, in modo che il team possa ricevere assistenza immediata in caso di bisogno, con meno stress e a costi inferiori.
Se parliamo di riuscire ad aumentare la produttività sul lavoro, le metriche variano. La tua produttività giornaliera mentre sei in viaggio potrebbe essere completamente diversa da quella del tuo collega che lavora in ufficio. Produttività significa sfruttare al meglio il tempo a disposizione, che si tratti di impiegare i momenti di inattività per ascoltare podcast su come migliorarsi o di praticare una rapida sessione di allenamento in aeroporto per non perdere la concentrazione.
Ecco gli ultimi consigli per aiutarti a pianificare la produttività:
E ora il nostro consiglio più importante per la produttività. Fai una pausa. È facile dimenticarsene quando si è in viaggio e si pensa a tenere il passo con i colleghi a casa, ma solo se ti concederai il tempo per riposare, riuscirai a lavorare al massimo della produttività. Programmalo nel tuo calendario o aggiungi all'elenco di cose da fare anche dei momenti da dedicare a te.
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