Una politica di viaggio è un documento formale di un’azienda che descrive tutte le procedure per le trasferte di lavoro. Si tratta essenzialmente di un regolamento che illustra in che modo i dipendenti devono approvare, prenotare e gestire le spese per i viaggi di lavoro e come mantenere la sicurezza e il Duty of Care. La guida che segue è un manuale dettagliato e completo che puoi usare per scrivere la tua politica di viaggio.
Cos'è una politica di viaggio?
Una politica sulle trasferte di lavoro è essenzialmente il manuale di un’azienda per i viaggi d'affari. Generalmente, questo documento contiene le regole e i budget per tutti i viaggi di lavoro, le misure di sicurezza e le spese relative alle trasferte. Esistono alcune regole generali comuni alla maggior parte delle aziende, ma i parametri di molte di queste regole sono stabiliti dalla singola organizzazione. Nel tempo, queste regole andranno sperimentate, testate e migliorate, facendo crescere la tua politica di viaggio insieme alla tua azienda. Una politica di viaggio aziendale tratterà quasi sempre i seguenti argomenti:
- Processo di prenotazione: tempistiche, siti web/piattaforme, requisiti di approvazione, ecc.
- Budget: quanto si può spendere per pasti, bevande, alloggio, ecc.
- Voli: requisiti relativi ai biglietti come budget, bagaglio, classe e indicazioni su cosa fare se si perde un volo
- Trasporti di terra: regole relative ai taxi, ai trasporti pubblici, al noleggio auto e ai parcheggi
- Contatti di emergenza
- Polizza assicurativa sui viaggi
- Regole per viaggiare con coniuge, figli o famiglia
- Regole per aggiungere tempo libero a un viaggio
- Regole sulle spese: cosa può e cosa non può essere messo in nota spese
- Misure di sicurezza e regole sul Duty of Care
Quali sono i vantaggi di una politica di viaggio?
L’esistenza di linee guida chiare è una garanzia di equità per tutti. Le politiche di viaggio possono avere un impatto positivo sia sui dipendenti che sulle aziende.
I vantaggi per i viaggiatori sono:
- Flessibilità e autonomia di prenotare i propri viaggi secondo le linee guida
- Maggiore sicurezza, grazie al fatto che sono noti gli spostamenti e le attività dei dipendenti
- Meno confusione sul processo di prenotazione dei viaggi di lavoro
I vantaggi per l'azienda includono:
- Riduzione nei picchi di spesa relativi ai viaggi e procedure di rimborso più semplici
- Maggiore equità e promozione di una cultura aziendale positiva
- Chiarezza su quali hotel e voli i dipendenti possono prenotare
Cosa si dovrebbe includere in una politica di viaggio?
La politica di viaggio della tua azienda dipenderà da diversi aspetti: come si viaggia nella la tua azienda, chi viaggia e perché viaggia. Questi sono gli aspetti che vanno considerati prima di redigere la politica di viaggio aziendale.
Sebbene la tua politica debba riflettere le esigenze specifiche della tua organizzazione e dei tuoi dipendenti, dovrai stabilire delle regole per queste aree fondamentali:
- Prenotazioni aeree, ferroviarie, alberghiere e di auto a noleggio
- L'uso di altri mezzi di trasporto, come i trasporti pubblici, i taxi o i servizi di noleggio con conducente
- Regole per le spese in loco, inclusi pasti, intrattenimento e chiamate sul telefono aziendale
- Sicurezza relativa ai viaggi, sia in termini di sicurezza personale che di materiale di lavoro
- Regole relative ai regali che possono essere acquistati o ricevuti durante i viaggi di lavoro
- Il processo di approvazione che dipendenti e dirigenti devono seguire
- Il sistema di pagamento per tutte le spese sostenute durante il viaggio
Come dovrebbe essere strutturata la politica di viaggio?
Per essere efficace, questa deve contenere tutto ciò che un dipendente deve sapere sulle trasferte di lavoro in generale:
- Linee guida di viaggio: mezzi di trasporto, prima o seconda classe e struttura del soggiorno
- Gestione dei costi e limiti di spesa
- Regole di comportamento per i viaggiatori
- Modalità di rimborso
Partiamo proprio dall'inizio. È essenziale includere il processo di prenotazione e lo strumento di prenotazione approvati: vuoi che i viaggiatori prenotino con un'unica piattaforma di viaggi di lavoro, in modo da poter consolidare le spese? Vuoi che i dipendenti prenotino autonomamente nell'ambito della politica o vuoi che facciano una richiesta a un travel manager che prenota tutti i viaggi?
La tua politica dovrebbe includere anche regole sulle spese, che elenchino chiaramente quali acquisti possono essere messi in nota spese e quali no. In questo modo, i tuoi viaggiatori potranno evitare spese per le quali non saranno rimborsati. Dovrebbero essere indicati dei limiti per tutte le spese aziendali, come le spese di intrattenimento, i pasti di lavoro, i massimali per il noleggio auto o le quote di iscrizione agli eventi. Tutti i limiti di spesa devono essere chiaramente delineati e visibili ai dipendenti in ogni fase.
Più specificamente, i viaggiatori dovranno conoscere le informazioni su:
- Come viene prenotato il viaggio e qual è la procedura di approvazione*
Costo massimo dei viaggi aerei - Con quanto anticipo è preferibile prenotare il viaggio
- Se è preferito il trasporto pubblico
- Costi massimi per i biglietti dei trasporti
- Linee guida per l'uso dei veicoli e per il rimborso del carburante
- Linee guida per il noleggio auto
- Cosa è coperto e cosa non è coperto dall'indennità di viaggio
- A quanto ammonta l'indennità di viaggio in base alla destinazione
- Quanto ricevono i dipendenti come indennità giornaliera
- Come vengono gestite le spese relative all'intrattenimento dei clienti
- Come funziona la procedura di rimborso: cosa può e cosa non può essere rimborsato
- Come funzionano le attività bleisure: come vengono gestite e cosa è incluso nel rimborso
- Quali linee guida in materia di sicurezza e assicurazione dovrebbero essere in vigore
- Le varie fasi di approvazione per viaggi e note spese
5 consigli per scrivere una politica di viaggio aziendale efficace
C'è molto da considerare quando si organizzano trasferte di lavoro, quindi per un’azienda è logico disporre di una solida politica di viaggio. Definire tutte leprocedure pertinenti contribuirà a proteggere i dipendenti mentre lavorano e a ridurre le spese di viaggio della tua azienda.
Alcuni dei passaggi chiave per creare la tua politica di viaggio aziendale ideale:
1. Definisci gli obiettivi
Questi potrebbero essere: come contenere i costi, come garantire la sicurezza e il comfort dei dipendenti e come aiutarli a prendere decisioni in merito ai loro viaggi.
2. Assicurati che la politica di viaggio rispecchi le esigenze sia dei viaggiatori che dell’azienda
Considera le destinazioni più comuni per i tuoi viaggiatori e il modo migliore per arrivarci. Ci sono esigenze o considerazioni specifiche relative alle attività della tua azienda?
3. Offri delle alternative ai tuoi dipendenti
A tutti piace avere la possibilità di scegliere, quindi cerca di offrire ai tuoi viaggiatori una selezione di hotel o compagnie aeree. Puoi contenere i costi limitando la classificazione in stelle dell'hotel o la classe del biglietto aereo.
4. Stabilisci linee guida chiare per tutti gli aspetti delle trasferte
La politica di viaggio deve essere onnicomprensiva, in modo da non lasciare spazio a dubbi, e includere argomenti che vadano dalle regole per la prenotazione dei voli alle spese aggiuntive, passando per l'accettazione dei regali.
5. Assicurati che tutti conoscano la politica di viaggio
I documenti pertinenti devono essere prontamente disponibili per tutti all'interno dell'azienda, tramite l'intranet o una piattaforma dedicata. La politica di viaggio deve essere comunicata chiaramente a tutti, compresi i dirigenti, in modo che possano farla rispettare
In termini di stile di scrittura, è importante che il linguaggio sia chiaro ed efficace. Molto spesso, le politiche di viaggio sono difficili da comprendere o troppo burocratiche. Possono essere semplificate con l'aiuto della tecnologia, in modo da renderle più facili da usare per i dipendenti. Ci sono alcuni punti che dovresti sempre tenere a mente:
- Le informazioni relative all'alloggio, ai pasti e al chilometraggio dovrebbero essere facili da capire e ricordare
- È necessario chiarire le specifiche sulle note spese e su chi contattare in caso di problemi, in modo che tutti sappiano cosa fare in qualunque situazione
- Tutto ciò che riguarda le spese eccezionali e impreviste o come comportarsi quando si porta un cliente a pranzo o a cena deve essere specificato in modo inequivocabile
- I dipendenti devono sentirsi al sicuro, quindi includere un'assicurazione di viaggio o il rimborso delle spese mediche può essere un modo per farli sentire a proprio agio: questo è ciò che viene anche chiamato gestione del rischio
Cos'è una politica di gestione del rischio?
Una politica di gestione del rischio mira a garantire la sicurezza dei dipendenti durante tutto il viaggio. Deve essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda e in genere include diversi elementi come:
- Ambito della politica
- Ruoli e responsabilità
- Pianificazione e approvazione dei viaggi
- Valutazione del rischio di viaggio
- Segnalazione degli incidenti e assistenza ai viaggiatori
- Assicurazione
Quali problemi si possono verificare con le politiche di viaggio?
Sicuramente non vuoi che la tua politica di viaggio rimanga inutilizzata. Sfortunatamente, questo tende ad accadere. Ecco alcuni problemi comuni che si riscontrano con le politiche di viaggio:
- Sono difficili da capire
- Nessuno le legge o le ricorda
- Non vengono fatte rispettare utilizzando la tecnologia
- Risultano eccessivamente burocratiche
- Non sono realistiche o non sono rappresentative delle situazioni globali attuali
- Non sono introdotte correttamente o non sono ben comunicate
- Non sono basate sui dati, sull'esperienza precedente dell'azienda o sui sondaggi fatti compilare ai dipendenti
3 consigli per evitare questi problemi comuni
1. La tua politica di viaggio dovrebbe essere visibile e accessibile
In primo luogo, se i dipendenti non riescono ad accedere facilmente al documento della tua politica di viaggio aziendale, probabilmente continueranno a effettuare prenotazioni senza usarla come riferimento. Assicurarsi che i dipendenti possano accedere facilmente al documento tramite il portale delle risorse umane o a un portale a loro dedicato è un primo passo importante.
Il secondo passo è assicurarsi che la politica sia concisa e di facile lettura. Evita di usare troppo gergo e spiega chiaramente le linee guida per viaggiare. Potresti anche prendere in considerazione la possibilità di dividere la politica in sezioni separate in base ai ruoli dei dipendenti.
Infine, valuta la creazione di una checklist che i dipendenti possano utilizzare per spuntare ogni fase della prenotazione o dell’invio delle spese man mano che procedono.
2. Crea una lista completa di domande frequenti
Anche le politiche di viaggio più concise e ben scritte non copriranno ogni eventualità o domanda che un dipendente potrebbe avere. Inoltre, se apporti modifiche alla tua politica di viaggio, queste dovranno essere applicate al documento della stessa.
Se ti ritrovi a rispondere continuamente alla stessa serie di domande, o ti è stata posta una domanda che pensi possano avere anche altri, inizia a creare una pagina di domande frequenti, in modo che i viaggiatori possano accedere facilmente alle risposte.
3. Incoraggia il feedback
Il motivo più comune per cui i dipendenti non rispettano le linee guida della politica è che non si trovano bene a seguire il processo o che il processo è troppo complicato.
La richiesta di feedback sui processi di prenotazione e di spesa consente ai dipendenti di sapere che tieni alle loro esperienze, e allo stesso tempo puoi incorporare i suggerimenti più utili nella tua politica.
La sovrapposizione tra politica di viaggio e cultura aziendale
È facile cadere nella trappola di avere una politica di viaggio che non corrisponde ai valori culturali della tua organizzazione. È possibile che la politica di viaggio sia in contrasto con la cultura aziendale o che la cultura aziendale si sia evoluta e la politica non sia al passo con i cambiamenti avvenuti. Comprendere i valori della tua azienda è uno dei modi principali per creare maggiore coinvolgimento e sinergia tra i dipendenti e la politica di viaggio.
Non riconoscere l'importanza dei valori culturali nella stesura della politica di viaggio influirà sulle scelte dei dipendenti, dalla sistemazione al trasporto passando per la disponibilità (o meno) ad aderire alla politica di viaggio stessa.
Ecco quattro tipi di valori aziendali, compresi i tratti tipici di queste culture e ciò che possono dirti su come scrivere la tua politica di viaggio.
1. Cultura orientata ai risultati
Tipica delle organizzazioni che danno priorità ai risultati e alla performance elevata rispetto a tutto il resto: spesso si tratta di aziende che vogliono cambiare il mondo. Sono organizzazioni in cui i dipendenti sfideranno lo status quo, se pensano che le cose possano essere migliorate, e lavoreranno sodo per portare a termine il lavoro.
In questi casi, anche la politica di viaggio deve essere orientata ai risultati, quindi è essenziale disporre di una quantità sufficiente di dati a supporto del processo decisionale di viaggio.
2. Cultura orizzontale
Tipica delle aziende in cui i titoli professionali non sono importanti. In queste organizzazioni, tutti collaborano insieme per raggiungere obiettivi condivisi. Questo è il tipo di azienda in cui il CEO si fa il caffè di persona e i dipendenti sono coinvolti in una vasta gamma di progetti.
Le politiche di viaggio di queste aziende devono riflettere questa struttura organizzativa piatta. Deve quindi esserci una regola valida per tutti, senza eccezioni di sorta.
3. Cultura progressista
Rappresentativa delle organizzazioni che stanno cercando di sfidare le tradizionali norme di lavoro. Si tratta di aziende che apprezzano la diversità e offrono opzioni di lavoro flessibili. La fiducia è una parte fondamentale del lavoro in una cultura progressista.
Le politiche di viaggio devono quindi essere molto flessibili e concedere molta autonomia ai dipendenti che viaggiano per lavoro. Nelle culture progressiste, punire i dipendenti che superano leggermente il budget non è una buona idea, per esempio.
4. Cultura aziendale consolidata
In questo tipo di organizzazioni, esistono politiche e processi chiari per la maggior parte dei settori dell’azienda, e i viaggi non fanno eccezione. Le decisioni più importanti sulla direzione dell'azienda vengono quasi sempre prese dal team di dirigenti di più alto grado. Le persone che lavorano in queste aziende hanno ruoli ben definiti, che non tendono a evolversi nel tempo.
Le politiche di viaggio per culture aziendali consolidate saranno quindi dirette. Non ci saranno dubbi su quale sia la procedura corretta per la prenotazione e la gestione dei viaggi. Inoltre, i dipendenti si aspetteranno linee guida chiare. Spesso le politiche di viaggio nelle culture aziendali consolidate includono sezioni su cosa succede se non si rispetta la politica.
Impostare i limiti di spesa
Quando si tratta delle migliori pratiche relative alle politiche di viaggio aziendali, è essenziale considerare e includere limiti di spesa per ogni cosa che può essere messa in nota spese dai dipendenti. Devono esserci indicazioni chiare sulle spese di alloggio, sul noleggio auto, sui trasporti, sul rimborso dei pasti e sulle spese in generale, che potrebbero essere applicate a qualsiasi attività ed esigenza di un dipendente che viaggia per lavoro. Questi limiti di spesa devono essere trasparenti e comunicati chiaramente in ogni fase.
Nella maggior parte dei casi, i viaggiatori vogliono fare ciò che è giusto per la propria azienda e molte aziende ritengono che dare ai dipendenti il controllo sulle proprie spese possa effettivamente ridurre gli sprechi. Trova una via di mezzo dando ai dipendenti il controllo e impostando i limiti chiave. Ad esempio, puoi impostare le spese per i pasti come un'indennità complessiva giornaliera, dando al viaggiatore la scelta di quanto spendere individualmente per colazione, pranzo e cena.
Quando si tratta di prenotare un alloggio, offri ai dipendenti la possibilità di scegliere una camera standard in qualsiasi hotel con un determinato numero di stelle o un prezzo massimo per notte.
Per quanto riguarda il trasporto di superficie, una politica di viaggio aziendale dovrebbe chiaramente consigliare ai dipendenti di scegliere il metodo più conveniente considerando la durata del viaggio. La maggior parte dei dipendenti accetterà una limitazione alla classe economy per i voli a corto raggio. La politica di spesa dovrebbe dipendere dalla destinazione, poiché alcuni Paesi sono più costosi di altri.
Gestire le richieste di rimborso spese
È importante che i viaggiatori dispongano di un metodo ben definito per richiedere il rimborso delle spese sostenute. Chiedi ai dipendenti di compilare una nota spese con la data, l'importo, la categoria, l'ubicazione e lo scopo commerciale della richiesta di rimborso e decidi se vuoi che presentino le ricevute per tutte le spese o solo per quelle che superano un determinato importo.
Dai ai tuoi viaggiatori un intervallo di tempo per la presentazione delle spese: questo aiuterà la tua azienda a mantenere un flusso di cassa stabile e preciso. Allo stesso modo, fai sapere ai tuoi dipendenti quando il denaro verrà riaccreditato sui loro conti. A seconda dell'importo speso, potrebbe essere una buona idea chiarire chi approverà le spese.
Raccogli dati e feedback dai viaggiatori
Assicurati di creare un sondaggio, un'e-mail con una domanda a risposta aperta o una sessione di conversazione/feedback con i viaggiatori dopo i loro viaggi. In questo modo, sarai in grado di raccogliere feedback e dati dai tuoi dipendenti per ottimizzare continuamente i tuoi processi e le tue politiche.
Trasmettere la politica di viaggio ai dipendenti
Una volta redatta, è necessario assicurarsi che i dipendenti leggano e comprendano la politica di viaggio aziendale. Che tu scelga di trasmettere la politica in un documento stampato, tramite intranet o via e-mail, ecco alcuni modi per assicurarti che venga comunicata nel modo più efficace possibile.
Riepilogo
Una politica di viaggio è un documento essenziale per la tua azienda, poiché contiene le regole e i budget per tutte le trasferte di lavoro, le misure di sicurezza e le spese relative ai viaggi.
Esistono alcune regole generali comuni alla maggior parte delle aziende, ma i parametri di molte di queste regole sono stabiliti dalla singola organizzazione. Assicurati di testare, migliorare e far crescere la tua politica di viaggio insieme alla tua azienda.
