Guida per la gestione dei viaggi business e delle spese

Un viaggio di lavoro produttivo può portare alla tua azienda nuove prospettive, relazioni più forti e tanto ancora. Ma se è vero che i vantaggi possono essere innegabili, ogni viaggio comporta comunque delle spese. Per fortuna, con un po' di pianificazione e di organizzazione e una comunicazione chiara, puoi ottimizzare il processo relativo alle spese di viaggio della tua azienda per risparmiare tempo e denaro.

Quali sono le spese per i viaggi business?

Sono la maggior parte dei costi sostenuti durante una trasferta di lavoro, in particolare i costi dei prodotti e dei servizi necessari per raggiungere gli obiettivi del viaggio. Come regola generale, i viaggiatori business possono di solito chiedere il rimborso delle spese relative alle loro esigenze di base o di quelle che gli consentono di svolgere il proprio lavoro all'estero. Queste spese possono avere implicazioni fiscali, quindi è fondamentale che tutti i membri dell'organizzazione comprendano quali sono quelle consentite.

Le spese più comuni per i viaggi d'affari sono:

• Biglietto aereo
• Alloggio
• Cibo
• Noleggio auto
• Carburante per auto a noleggio o veicoli personali
• Indennità chilometrica in caso di utilizzo del veicolo personale per un viaggio di lavoro
• Costi per il parcheggio e i pedaggi stradali
• Trasporti pubblici
• Costi associati all'intrattenimento di clienti, potenziali clienti e partner
• Altri costi aziendali: dai materiali di stampa per uno stand fieristico agli oggetti di scena per un servizio fotografico, passando per il noleggio di attrezzatura tecnica per una presentazione

Sebbene vi sia un'ampia gamma di spese rimborsabili, ci sono anche dei limiti. Le spese per i viaggi di lavoro generalmente non coprono cose come il tragitto verso un ufficio locale, l'abbigliamento per i viaggi o i costi di intrattenimento personale durante il viaggio.

Cosa si intende con gestione dei viaggi e delle spese?

Con gestione dei viaggi e delle spese si intende il processo tramite il quale si definiscono le politiche di viaggio e ci si assicura che i dipendenti conservino le ricevute mentre sono in viaggio e inviino le note spese correttamente al loro ritorno. Una gestione rigorosa dei viaggi e delle spese è importante per garantire chiarezza ai dipendenti, per risparmiare sulle trasferte e per far sì che la contabilità sia accurata.

Nelle imprese più piccole , tali compiti possono essere responsabilità dell’ufficio legale, delle risorse umane o degli office manager, oppure possono essere affidati a una società di gestione dei viaggi. Nelle imprese più grandi, può esistere un ()responsabile dei viaggi aziendali che si occupa di supervisionare la pianificazione dei viaggi, di istituire e attuare le politiche di viaggio e di gestire i bilanci e le spese. A prescindere da quanto sia grande la tua azienda, anche i viaggiatori i hanno un ruolo importante da svolgere. Questi devono infatti comprendere e seguire la politica di viaggio, tenere traccia delle loro spese e presentare le note spese in tempo utile.

Il processo di gestione dei viaggi e delle spese si basa spesso sull’uso di una soluzione di gestione apposita.

Come gestire il processo di viaggio e le relative spese

Ogni azienda dovrebbe avere una politica di viaggio e per le spese che includa la gestione delle spese, in modo che i dipendenti capiscano come presentare le note spese, quali spese sono appropriate e cosa aspettarsi dalla procedura di rimborso.

Esistono diversi modi per gestire i viaggi e le spese aziendali, ognuno con sfide e vantaggi specifici:

1. Manualmente: i viaggiatori prenotano e pagano tutto da soli e vengono rimborsati in seguito.

• Vantaggi: i dipendenti hanno la massima flessibilità per prendere le proprie decisioni e cambiarle in corso d’opera. Tale approccio richiede anche meno investimenti o infrastrutture per essere impostato.
• Sfide: i viaggiatori devono conoscere dettagliatamente la politica di viaggio per poter prendere decisioni conformi, in quanto non ci sono notifiche automatiche che li avvertano se non rispettano la politica di viaggio aziendale. Per mitigare tale rischio, l’azienda dovrebbe offrire sessioni di formazione e una documentazione chiara. La non conformità con la politica aziendale può portare a spese eccessive e finire con l’incidere sul bilancio d’impresa. Con la gestione manuale dei viaggi e delle spese, i dipendenti devono attendere il rimborso, e questa attesa può portare a situazioni difficili a seconda della situazione finanziaria dei singoli individui. Per i viaggiatori c’è un onere amministrativo maggiore per tenere traccia manualmente di tutte le spese e archiviarle, così come per il personale delle risorse umane che deve elaborare le prove delle spese.

2. I viaggiatori prenotano e pagano tutto utilizzando una carta aziendale

• Vantaggi: avere tutte le spese su un'unica carta è semplice e chiaro ed evita il temporaneo onere finanziario dei dipendenti che pagano di tasca propria. Scegliendo la carta di credito aziendale giusta puoi anche usufruire dei premi che questa prevede.
• Sfide: le aziende devono avere molta fiducia nei propri dipendenti per assicurarsi che utilizzino le carte aziendali in modo appropriato. Inoltre, se più persone condividono una carta aziendale fisica, può essere difficile separare le spese e preparare le richieste di rimborso. Infine, una carta di credito fisica potrebbe essere smarrita o rubata.

3. I viaggiatori, i responsabili dei viaggi o il personale amministrativo prenotano e pagano tramite una piattaforma di viaggi business

• Vantaggi: flessibilità sia in termini di chi può prenotare il viaggio sia in termini di opzioni disponibili. La piattaforma giusta può anche aiutarti a far rispettare la tua politica di viaggio e fornire trasparenza sulla prenotazione dei viaggi in tutta l'organizzazione.
• Sfide: le piattaforme di gestione dei viaggi vengono generalmente utilizzate per prenotare voli, alloggi ed eventualmente trasporti, quindi dovrai comunque utilizzare le carte aziendali o rimborsare i costi sostenuti dai viaggiatori. L'integrazione di altri sistemi aziendali come quelli delle risorse umane o della contabilità può causare problemi, quindi dovresti scegliere una piattaforma che offra un'integrazione priva di complicazioni con i tuoi sistemi esistenti. *

Perché la gestione dei viaggi e delle spese è importante?

La gestione dei viaggi e delle spese è particolarmente importante per le aziende in quanto fa fronte ai tipici punti dolenti associati alla pianificazione dei viaggi d'affari:

1. Migliore conformità con la politica di viaggio dell’azienda: che tu decida di utilizzare una soluzione di gestione delle spese e dei viaggi per segnalare automaticamente qualsiasi spesa non conforme o che tu preferisca invece optare per un processo più manuale, avere un sistema di gestione delle spese richiederà una politica di viaggio molto chiara e ben comunicata che i viaggiatori devono rispettare.
2. Accurato rimborso delle note spese: una solida procedura di gestione dei viaggi e delle spese garantirà che le note spese siano facili da presentare e da elaborare e che i viaggiatori recuperino i loro soldi il più presto possibile quando pagano in anticipo.
3. Controllo dei costi e stabilità finanziaria: l’obiettivo di una gestione dei viaggi e delle spese dovrebbe essere quello di controllare i costi dei viaggi business e capire in quali settori si sta potenzialmente spendendo troppo. Un solido sistema di gestione dei viaggi e delle spese può aiutarti quindi a raggiungere la stabilità finanziaria.

Come possono le piattaforme per i viaggi business contribuire a gestire le spese?

Le piattaforme sono soluzioni software “tutto in uno” che permettono di prenotare i diversi elementi del viaggio. Contribuiscono a snellire e gestire i diversi aspetti dei viaggi d’affari, comprese le spese.

Di seguito trovi le principali caratteristiche e i vantaggi che le piattaforme di viaggi di lavoro possono offrire:

1. Soluzione “tutto in uno”: è possibile prenotare voli, alloggi e auto a noleggio tutti nello stesso posto. Le piattaforme di viaggi business propongono più fornitori di servizi di viaggio e rendono più semplice recuperare le fatture dai diversi fornitori. Usando una piattaforma puoi inoltre avere una panoramica dell'intero viaggio, e gli itinerari sono accessibili anche sui dispositivi mobili per maggiore comodità
2. Tracciamento e rendicontazione delle spese: per una conciliazione efficiente delle note spese, è possibile l’integrazione con le soluzioni per le spese di viaggio. Le spese sono visibili in tempo reale e i dipendenti possono caricare automaticamente le proprie ricevute nel tool, riducendo la necessità di documentazione manuale. Alcune piattaforme includono una dashboard con dati utili per una migliore comprensione delle spese di viaggio e indicazioni su dove si può spendere meno per prendere decisioni informate sul budget.
3. Politica di viaggio integrata: le soluzioni per i viaggi business permettono di integrare la tua politica di viaggio e di ricevere notifiche automatizzate in caso di violazione. Puoi creare flussi di approvazione personalizzabili sia per le richieste di viaggio che per le note spese.
4. Sconti negoziati: quando si usa una piattaforma per i viaggi di lavoro, la tua azienda può negoziare accordi con i fornitori di servizi di viaggio e risparmiare.

Utilizzare una soluzione come questa può facilitare la vita sia ai dipendenti che al personale della contabilità e delle risorse umane, poiché alcune operazioni sono automatizzate.

Gestione del processo di viaggio e delle spese

Il modo ottimale per tenere traccia delle spese di viaggio e presentare le note spese varia a seconda delle preferenze dei dipendenti e della politica di viaggio aziendale. Ecco le quattro fasi principali di un processo di gestione dei viaggi e delle spese:

1. Presentazione della richiesta di viaggio

Questo processo inizia con un dipendente che invia una richiesta di viaggio, solitamente soggetta all’approvazione del manager. Il manager può approvare, respingere o fare domande per chiarire meglio. In questa fase, se la tua azienda utilizza una soluzione di gestione dei viaggi e delle spese con una politica di viaggio integrata, qualsiasi violazione della politica sarà segnalata.

2. Spesa effettiva

Una volta che la richiesta di viaggio è stata approvata, alcune parti del viaggio, come l'hotel e i biglietti aerei possono essere prenotati in anticipo. Durante il viaggio si effettueranno altre spese, come pasti o trasporti. Queste possono essere pagate con una carta aziendale o il dipendente può pagare di tasca propria ed essere rimborsato successivamente.

3. Note spese

Ora è il momento in cui i viaggiatori devono presentare le ricevute di tutte le spese. Per funzionare correttamente, la presentazione delle note spese dovrebbero poter contare su:

• Uno strumento di gestione delle spese: il modo migliore per razionalizzare i processi è utilizzare un’app di gestione delle spese. Ci sono molte opzioni disponibili a seconda delle dimensioni del tuo team, ma cercane una che offra funzionalità come la scansione delle ricevute, il monitoraggio dei punti premio e i flussi di approvazione. Nelle piattaforme di viaggi business possono essere incluse soluzioni per la gestione delle spese di viaggio.
• Archivi organizzati: questo è l’aspetto più importante per monitorare le spese dei viaggi di lavoro. Assicurati che ogni spesa sia stata categorizzata in base alla tipologia, in modo che il management possa pagare correttamente le tasse e avere un'idea di dove la tua azienda sta spendendo di più. Questo procedimento può essere automatizzato se si fa affidamento su una piattaforma di viaggi business con uno strumento integrato di tracciamento delle spese.
• Processi chiari: qualunque metodo tu scelga, la tua politica di viaggio dovrebbe stabilire chiare aspettative su come i dipendenti dovrebbero tracciare le spese, su cosa deve essere presentato e sui tempi per la presentazione delle note spese.

4. Rimborso delle spese

Il rimborso è la fase finale del processo di gestione del viaggio e delle spese. In base a quanto contenuto nella tua politica di rimborso delle spese, i dipendenti possono essere rimborsati direttamente sulla loro busta paga o tramite bonifico bancario. Chiedere un feedback fa parte del processo ed è importante raccogliere l’opinione dei dipendenti alla fine di ogni viaggio, per capire dove si possa migliorare il proprio processo.

Come impostare i limiti di spesa

In generale, i viaggiatori e i responsabili dei viaggi aziendali condividono lo stesso obiettivo: massimizzare la produttività dei viaggi riducendo al minimo le spese.

La chiave per fissare i limiti di spesa è bilanciare restrizioni e libertà. Ognuno ha abitudini, diete, esigenze e preferenze diverse. Per alcune persone, avere una palestra in hotel potrebbe essere un servizio prezioso, mentre altri potrebbero dare la priorità al trovarsi in un luogo specifico. Alcuni potrebbero aver bisogno di una colazione abbondante, mentre altri preferiscono fare pasti più piccoli durante la giornata. Mantenere la flessibilità consente ai viaggiatori di fare scelte che migliorano la loro produttività mentre sono in viaggio, il che è vantaggioso per tutti.

Per raggiungere il giusto equilibrio, ecco alcuni suggerimenti per definire le politiche in base alle principali categorie di spesa:

• Cibo: stabilisci un'indennità giornaliera, ma consenti a chi viaggia di decidere come suddividerla tra colazione, pranzo, cena e spuntini.
• Alloggio: imposta i parametri in base al tipo di camera, alla classificazione in stelle dell'hotel e/o al prezzo massimo per notte, ma consenti ai dipendenti di scegliere il proprio hotel in base a queste linee guida.
• Trasporti: fornisci consigli chiari su come scegliere metodi di trasporto convenienti, ma tieni presente il tempo perso per spostarsi. Ad esempio, potrebbe valere la pena pagare un po' di più per un volo diretto piuttosto che perdere un'intera giornata lavorativa a causa degli scali.

Come ridurre le spese per i viaggi di lavoro

Non mancano suggerimenti e dritte per mantenere bassa la spesa per i viaggi di lavoro: ecco alcuni modi per iniziare a ridurre le spese aziendali:

1. Pianificare in anticipo. Evita gli aumenti dell'ultimo minuto e prenditi il tempo di pianificare in anticipo. Se la tua azienda ha una conferenza a cui partecipa sempre o una relazione con un cliente che richiede regolari incontri faccia a faccia, prenotare voli e alloggi in anticipo può aiutarti a ottenere offerte.
2. Mantenere flessibili le prenotazioni. A volte vale la pena pagare un po' di più per la flessibilità. Le cose possono cambiare rapidamente, quindi puoi risparmiare denaro a lungo termine prenotando voli e alloggi che puoi modificare senza pagare penali. Puoi anche cercare esclusivamente prenotazioni cancellabili e rimborsabili per la massima flessibilità.
3. Cercare i servizi nelle strutture. Quando scegli un hotel o un altro alloggio, controlla i servizi che offre. Per i viaggi di lavoro, il WiFi gratuito è essenziale. Altri servizi che possono farti risparmiare sono la colazione gratuita, l'accesso alle sale riunioni/sale conferenze e il parcheggio gratuito.
4. Approfittare dei vantaggi della carta di credito. Alcune carte di credito aziendali prevedono commissioni più basse per i cambi di valuta, degli incentivi per il cash back o offerte su auto a noleggio, voli, assicurazioni e lounge aeroportuali.
5. Utilizzare programmi fedeltà. A volte rimanere fedeli a una catena alberghiera o una compagnia aerea può ripagare a lungo termine. Cerca tariffe aziendali speciali, abbonamenti e programmi fedeltà che possono ridurre i costi per prenotazioni multiple.
6. Negoziare con i fornitori: non esitare a negoziare i contratti con i fornitori per ottenere uno sconto. Sia che si tratti di alloggi, di compagnie di autonoleggio o di compagnie aeree, la tua organizzazione potrebbe beneficiare di tariffe agevolate.

Le best practice per la gestione delle spese durante i viaggi di lavoro

La migliore strategia di gestione delle spese per i viaggi aziendali è quella su misura per te, la tua organizzazione e il tuo team. Coinvolgi i tuoi dipendenti in riflessioni e feedback regolari per creare un processo di gestione delle spese che funzioni per la tua specifica attività.

Ecco alcune best practice valide per tutte le organizzazioni:

1. Usa la tecnologia per organizzarti

Ci sono numerose opzioni software per viaggi e note spese che semplificano il processo di presentazione delle richieste di rimborso e consentono di rimanere organizzati. Puoi anche chiedere a chi viaggia di scattare immediatamente foto di ricevute e fatture e caricarle in cartelle condivise ovunque si trovi: in questo modo si evita lo smarrimento delle ricevute e si risparmia tempo per la creazione delle note spese.

2. Stabilisci le scadenze

È facile lasciarsi alle spalle i doveri amministrativi, soprattutto dopo un intenso viaggio di lavoro. Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano scadenze chiare per la presentazione delle note spese.

3. Adatta i tuoi budget alla situazione

Anche all'interno dello stesso Paese, i costi possono essere drasticamente diversi. Stabilisci budget realistici per i viaggi d'affari e valuta la possibilità di adattare i limiti di spesa alla località. Dovresti inoltre rivedere la politica di viaggio almeno una volta all'anno, per assicurarti che il budget sia al passo con l'inflazione e con le fluttuazioni locali per le destinazioni di viaggio più frequenti.

4. Comunica bene la tua politica di viaggio

Cerca di rendere la politica di viaggio facilmente comprensibile a tutta la tua organizzazione. Nella stesura, usa un linguaggio semplice e assicurati che non vi siano ambiguità sulle spese che possono essere rimborsate. Dopo aver creato la politica, dovresti anche avere un piano per comunicarla all'organizzazione e fornire promemoria regolari per far sì che la gente non si dimentichi.

Le attività amministrative come la gestione dei viaggi e delle spese possono spesso sembrare meno prioritarie quando le cose si fanno impegnative. Ma un po' di pianificazione, organizzazione e comunicazione possono fare la differenza. Una strategia chiara non si limita a promuovere l'efficienza amministrativa e finanziaria, ma riduce la confusione e l'ansia, in modo che il team possa concentrarsi su ciò che conta: raggiungere gli obiettivi del viaggio di lavoro.