Politica di viaggio aziendale: cos’è e come farla rispettare

Cosa si intende per politica di viaggio?

La politica di viaggio è un insieme di regole che specificano in che modo devono svolgersi i viaggi aziendali. Di solito, il travel manager, il responsabile delle risorse umane, l’ufficio legale o l’office manager hanno l’incarico di stendere la politica di viaggio di un'azienda.

La chiave per creare una buona politica è trovare l'equilibrio ottimale tra gli interessi dell'azienda e le esigenze dei dipendenti.

Cosa deve contenere una politica di viaggio?

Questa deve coprire l’intero viaggio di lavoro, dalla prenotazione dei trasporti ai )budget [page=468](per l’alloggio, passando per le indennità di viaggio.

Un errore comune è pensare che una politica di viaggio contenga solo costi. Sebbene i costi siano un elemento importante, è necessario tenere presente che il successo di un viaggio di lavoro dipende da molti altri fattori.

Le regole contenute nella maggior parte delle politiche di viaggio sono:

• Come prenotare voli, alloggi, trasferimenti aeroportuali e noleggio auto prima di partire
• Come prenotare i servizi di car sharing una volta arrivati sul posto
• Qual è il budget giornaliero per cibo e spese accessorie
• Quali sono le regole di comportamento in caso di viaggio d'affari
• Quali sono le approvazioni necessarie prima di organizzare un viaggio di lavoro
• Cosa preparare per la destinazione, ad esempio, documenti, regali o prenotazione di sale riunioni
• Quali sono le responsabilità dei dipendenti in viaggio, ad esempio attivare il roaming o stipulare un'assicurazione specifica

Dopo aver creato una politica di viaggio aziendale, il passo successivo è incoraggiare i dipendenti a rispettarla. Di seguito abbiamo compilato un elenco delle migliori pratiche da seguire per garantire la conformità alle politiche aziendali.

7 modi per garantire la conformità alle politiche di viaggio

Dopo aver creato la politica di viaggio, è il momento di assicurarsi che tutti all'interno dell'azienda la seguano. Qui sotto puoi trovare sette consigli su come assicurarti che i tuoi dipendenti rispettino la tua politica di viaggio.

1. Sii consapevole dell’esistenza del “Duty of Care”

Le tue responsabilità dovrebbero iniziare da lì. Tieni sempre a mente il benessere dei dipendenti: non metterli mai in pericolo è una delle cose principali per garantire la conformità alle politiche di viaggio.

Il “Duty of Care” copre molti elementi. Per esempio, non esporre le persone a pericoli quando viaggiano per lavoro (ad esempio inviandole in luoghi rischiosi), e assicurati di non fare pressione sui tuoi dipendenti solo per risparmiare sui costi (ad esempio insistendo per un volo più lungo perché più economico).

2. La comunicazione è fondamentale

Il modo più semplice per assicurarsi che le persone seguano la politica di viaggio è comunicarla nel modo più chiaro possibile, utilizzando un linguaggio facile da comprendere ed evitando il gergo legale.

Alcune semplici soluzioni che ti consigliamo sono:

1. Organizzare sessioni trimestrali di promemoria con tutta l'azienda
2. Pianificare degli incontri preliminari con chi viaggerà
3. Fornire le informazioni necessarie ai nuovi assunti nei primi giorni in azienda

3. Crea una lista facile da seguire

A volte, il modo più semplice per seguire una serie di regole è compilare una semplice lista.

Creare un elenco dettagliato e definire dei limiti di budget non solo incoraggia la conformità alla politica di viaggio, ma consente ai dipendenti di organizzare correttamente i propri viaggi d’affari. Questo, a sua volta, può contribuire a promuovere un ambiente di lavoro più indipendente.

4. Imposta i limiti di budget e crea un elenco di fornitori

La definizione del limite di budget per notte e della categoria di hotel aiuta a garantire la conformità alle politiche di viaggio. Ad esempio, rendi chiaro che i tuoi dipendenti possono prenotare un hotel con minimo 3 stelle e imposta un budget giornaliero.

Tieni anche presente che alcune aziende sono più che felici di negoziare e creare offerte specifiche per i tuoi viaggi aziendali. Stila un elenco di fornitori partner per semplificare il processo decisionale.

5. Crea una politica di viaggio flessibile

Anche se hai in vigore una politica di viaggio, la realtà è che non puoi controllare tutto. Mantenendo flessibile la tua politica, non solo rimuoverai la pressione sui dipendenti, ma avrai la certezza che siate tutti pronti per qualsiasi modifica dell'itinerario.

È necessario tenere in considerazione infatti che le prenotazioni possono essere cancellate, che gli hotel a volte vanno in overbooking o che i dipendenti potrebbero avere problemi di salute mentre si trovano all'estero.

6. Ascolta il feedback

Apri le discussioni sulla politica di viaggio a tutta l'azienda e ascolta il parere di tutte le parti interessate.

Ti consigliamo di aggiornare continuamente la politica e di migliorarla, se necessario. Man mano che il tempo passa e la tua azienda acquisisce maggiore esperienza con i viaggi di lavoro, le soluzioni ai problemi possono sorgere più facilmente.

7. Crea incentivi per una corretta conformità alle politiche aziendali

Gli incentivi sono un ottimo modo per motivare i dipendenti a impegnarsi e rispettare una politica di viaggio. Puoi considerare di dividere il budget di viaggio in eccesso sotto forma di bonus annuale, o di riconoscere le migliori pratiche di viaggio e le migliori destinazioni raggiunte tramite viaggi d'affari.

Misurare la conformità e le conseguenze della non conformità

È possibile misurare la conformità alla politica di viaggio attraverso numeri, ad esempio stime di budget, e inviando ai dipendenti che hanno viaggiato un questionario al loro ritorno.

Ma la conformità alla politica di viaggio è un elemento importante a tutti gli effetti. I vantaggi di incoraggiarla sono:

1. Rimarcare l’importanza del “Duty of Care”. Fare in modo che i dipendenti rispettino la politica di viaggio potrebbe effettivamente essere nel loro interesse. Le regole esistono per la loro sicurezza, quindi assicurarsi che le rispettino significa prendersi cura di loro.
2. Garantire trasparenza e previsioni migliori. Sapere in anticipo che la politica verrà rispettata significa sia evitare brutte sorprese che fare corrette previsioni di bilancio e di programmazione.
3. Evitare di spendere troppo. Le politiche di viaggio servono specificamente a offrire linee guida per la spesa di bilancio. Se non si incoraggiano i dipendenti ad aderire alla politica di viaggio, il rischio è che spendano troppo
4. Consolidare il metodo di lavoro. Rispettando la politica di viaggio, le persone potranno organizzare i loro viaggi aziendali in modo più semplice e strutturato. Non solo le aiuterai a prendere una decisione al momento della prenotazione, ma darai loro la possibilità di concentrarsi sulla parte professionale del viaggio stesso.