Automatiseer je systemen met ons artikel voor de beste software voor uitgavenbeheer.
Met de ideale software voor uitgavenbeheer kun je reiskosten bijhouden en binnen het budget blijven. Zakenreizen zijn ongetwijfeld de sleutel om een bedrijf verder te laten groeien. Er komt hierdoor echter ook veel administratief werk bij kijken. Zonder een duidelijk budget of reisbeleid, kunnen de kosten voor bijvoorbeeld hotels en diners met zakenpartners en potentiële klanten, al snel de pan uit rijzen.
Om dit te vermijden, kan een goede oplossing voor het beheer van bedrijfsuitgaven helpen. Met de huidige technologie is het bijhouden en beheren van uitgaven efficiënter dan ooit.
In dit artikel behandelen we onze keuzes voor de beste apps en software voor het bijhouden van uitgaven, ongeacht de grootte van je bedrijf. Ook lichten we in het kort toe hoe Booking.com for Business kan helpen om je uitgaven te beheren.
Software voor uitgavenbeheer is een digitale tool die wordt gebruikt om bedrijven te helpen hun personeelskosten beheren. Je kunt kiezen uit uitgebreide boekhoudsoftware en -apps voor het scannen van ontvangstbewijzen, maar ook uit alles-in-één-platforms waarmee je uitgavenrapporten kunt budgetteren, volgen en afstemmen.
In het verleden werden uitgavenrapporten, terugbetalingen en afstemmingen allemaal handmatig afgehandeld. Hierbij voerden financiële afdelingen ieder cijfertje handmatig in meerdere spreadsheets in. In een volledig handmatig uitgavensysteem worden te veel fouten gemaakt, of het nu gaat om ontbrekende ontvangstbewijzen of onnauwkeurige berekeningen. Deze fouten kosten uiteindelijk alleen maar tijd (en geld) om te controleren.
Met software voor uitgavenbeheer kun je dit langdurige en foutgevoelige proces door middel van geautomatiseerde workflows stroomlijnen. Met een goede oplossing voor uitgavenbeheer kunnen werknemers en beheerders inloggen om ontvangstbewijzen te uploaden, bij te houden en in te dienen, zodat deze automatisch kunnen worden goedgekeurd en terugbetaald. Deze oplossing kan ook worden geïntegreerd met je boekhoudsystemen voor nauwkeurige administratie, zodat je documenten klaar zijn voor belastingaangifte. Dit is met name handig voor een reeks zakelijke functies, waaronder het zakenreisbeheer.
Natuurlijk zit niet alle software voor uitgavenbeheer op dezelfde manier in elkaar. De beste uitgavenbeheerbedrijven bieden oplossingen met deze functies:
Het zou geen maanden training moeten vergen om eindelijk het gebruik van de software onder de knie te krijgen. Alle relevante partijen in je organisatie zouden er effectief gebruik van moeten kunnen maken, dus er moet een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk dashboard zijn.
Volgens de Global Business Travel Association (GBTA) duurt het gemiddeld 20 minuten om één uitgavenrapport handmatig in te vullen en duurt het nog eens 18 minuten extra om fouten te corrigeren. Met de beste software voor uitgavenbeheer bespaar je tijd en geld dankzij automatisering.
Het veilig opslaan en verwerken van documenten brengt ook kosten met zich mee. De meeste software legt facturen, ontvangstbewijzen en inkooporders digitaal vast en slaat deze op. Werknemers kunnen tijdens zakenreizen snel documenten scannen met hun telefoon.
In plaats van tot het einde van elke maand of elk kwartaal te wachten met het optellen van de uitgaven, kun je op zoek gaan naar een oplossing waarin de uitgaven in realtime worden bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat reizigers binnen het budget blijven.
Zorg ervoor dat de toepassing die je gebruikt om uitgaven bij te houden geïntegreerd kan worden met huidige software, of je nu een eenvoudige app of een alles-in-een-oplossing hiervoor gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld Booking.com for Business integreren met Expensify voor een meer holistische optie voor uitgavenbeheer.
Nu we hebben besproken waar je op moet letten, zijn hier onze keuzes voor de beste software voor uitgavenbeheer.
Deze boekhoudsoftware wordt geleverd met een handige geautomatiseerde uitgaventool, waarmee je teamleden uitgaven kunnen registreren wanneer ze kosten hebben gemaakt. Naast uitgavenbeheer kun je met FreshBooks ook projecten volgen en werkuren registreren. Daarnaast biedt de software een naadloze gebruikerservaring. FreshBooks is ideaal als je op zoek bent naar een alles-in-een-boekhoudoplossing.
Dit is een van de populairste boekhoudoplossingen voor kleine bedrijven en is ook geschikt voor uitgavenbeheer. QuickBooks Online biedt een ruime keuze aan functies voor uitgavenbeheer. Je kunt ontvangstbewijzen uploaden vanaf je computer, Google Drive-account, e-mail of foto's om ze snel met het systeem te synchroniseren. Van daaruit worden de uitgaven gebundeld in een rapport voor snelle goedkeuring en terugbetaling.
Expensify is een van de weinige tools op deze lijst die voor zowel freelancers als grotere ondernemingen geschikt is. Deze tool automatiseert terugkerende betalingen en integreert tegelijkertijd eenvoudig met grotere, complexere softwareoplossingen en boekingsplatforms. Gebruikers kunnen uitgaven van hun zakelijke creditcard importeren om rapporten te genereren. Slimme, data-gestuurde functies omvatten een geautomatiseerde workflow, kilometerregistratie via GPS en optische tekenherkenning.
Onderdeel van de Zoho-boekhoudsoftware. Zoho Expense bevat een website en mobiele app waarmee je eenvoudig uitgaven kunt registreren. Reizigers kunnen de mobiele app gebruiken om ontvangstbewijzen te registreren of gescande afbeeldingen naar de website te slepen. Door het overzichtelijke, gebruiksvriendelijke platform hoef je gegevens waar mogelijk nog amper handmatig in te voeren, dankzij geautomatiseerde scans en synchronisaties naar accounts.
Certify neemt al het giswerk uit het uitgavenbeheer weg en stroomlijnt de rapportage van reiskosten en services van crediteuren. Deze tool is beter voor grotere ondernemingen met veel zakenreizen, waarbij veelvoorkomende uitgaven voor bijvoorbeeld het vervoer en de maaltijden worden bijgehouden. Je kunt de goedkeuringsstromen aanpassen om ervoor te zorgen dat alle declaraties op de juiste plaats terechtkomen voor terugbetaling.
Concur Expense, geleverd door SAP, is een oplossing voor uitgavenbeheer die is voorzien van een gebruiksvriendelijke, veilige mobiele app waarmee je je uitgaven onderweg kunt bijhouden. De overzichtelijke interface bevat verschillende categorieën, waaronder een categorie voor reisservices en een categorie voor uitgaven. Zodra uitgaven in het systeem zijn ingevoerd, worden ze automatisch gesynchroniseerd in een rapport, waarbij eventuele fouten worden gemarkeerd voordat het rapport wordt goedgekeurd.
De software van Aspire biedt realtime inzicht in alle bedrijfsuitgaven, waarbij ontvangstbewijzen automatisch worden opgeslagen en uitgaven automatisch worden gecategoriseerd. Financiële managers krijgen controle over het budget en de goedkeuringsstromen, hoewel het platform ook gemakkelijk te gebruiken is voor individuele teamleden. Aspire stelt budgetten op klant-, team- of projectniveau, waarbij toegewezen verantwoordelijken de uitgaven binnen teams kunnen beheren.
Als je een uitgavensysteem nodig hebt dat meer is ontworpen voor accountants dan voor zakenreizigers, biedt ExpensePoint alle functies die je nodig hebt voor rapportages van het hoogste niveau. In plaats van optische tekenherkenning maakt ExpensePoint gebruik van live tekenherkenning, gecontroleerd door mensen, om ervoor te zorgen dat facturen van leveranciers en totalen op elkaar aansluiten. Een ander uniek kenmerk van deze tool is het bijhouden van het aantal kilometers, waarbij de uitgaven worden berekend op basis van lokale brandstofprijzen.
Tot slot is er Webexpenses. Als je op zoek bent naar een eenvoudig te gebruiken app voor het bijhouden van uitgaven, probeer dan eens Webexpenses. Deze software is volledig voorzien van alle functies die je van een geautomatiseerd systeem mag verwachten, waaronder het digitaal vastleggen van ontvangstbewijzen, intelligente afstemming van ontvangstbewijzen en automatische beleidscontroles. Deze tool voor het beheren van bedrijfsuitgaven kan daarbij worden geïntegreerd met meer dan 50 boekhoudsystemen en houdt zelfs de CO2-uitstoot bij voor rapportage wat betreft duurzaamheid.
Frequent flyers hebben een speciaal platform nodig voor het beheren van zakenreizen. Hierbij komt Booking.com for Business zeker van pas. Deze 'one-stop-shop' voor boekingen en reisplanningen kan worden geïntegreerd met je Expensify-account voor realtime uitgavenbeheer. Boekingen van zakenreizen worden samengevoegd met uitgavenrapporten, waardoor het risico op menselijke fouten wordt beperkt en tijdige, naadloze betalingen voor zakenreizen worden gegarandeerd.
Ja, de beste apps voor het bijhouden van uitgaven zijn tegenwoordig volledig beveiligd. Voordat je echter begint met het invoeren van zakelijke of persoonlijke financiële gegevens, is het belangrijk om nog enkele veiligheidschecks te doen.
Als je een financiële manager of HR-manager bent, zorg er dan voor dat je collega's hun werk- en privé-inloggegevens gescheiden houden. Blijf op de hoogte van alle vereiste en aanbevolen software-updates en maak altijd een back-up van accounts.
Ben je op zoek naar manieren om je uitgavenbeheer verder te optimaliseren? Gebruik de 50-30-20-budgetteringsregel. Het uitgangspunt van deze regel is dat inkomsten (na belastingen) in drie categorieën moeten worden verdeeld:
Als je deze regel toepast bij het stellen van een budget voor zakenreizen, betekent dit dat 50% wordt besteed aan noodzakelijke uitgaven voor bijvoorbeeld accommodatie en vliegtickets. Je kunt dan 30% wegleggen voor entertainment voor klanten en upgrades in vluchten, waarbij je de extra 20% overhoudt als buffer voor onverwachte uitgaven, of opzij kunt zetten voor herinvesteringen.
Als je liever handmatig te werk gaat, kun je zeker een Excel-spreadsheet gebruiken om reiskosten bij te houden. Eén optie is om een uitgavenrapporttemplate te downloaden, waarmee automatisch het totaal wordt berekend als je cijfers invoert in elke zakelijke uitgavencategorie.
Als je liever je spreadsheet wilt aanpassen, kun je een nieuw bestand maken. Maak kolommen om uitgavengegevens te categoriseren met titels zoals Uitgave, Type, Datum en Bedrag.
Hoe vind je het juiste systeem tussen de vele uitgavenbeheersystemen op de markt? Houd rekening met je budget, de grootte van je organisatie en het bedrag van reiskosten bij het vergelijken van opties.
Als je werknemers vaak op zakenreis gaan, biedt een veelomvattende softwareoplossing zoals Booking.com for Business tal van voordelen. Platforms voor zakenreizen bieden niet alleen realtime mogelijkheden om uitgaven bij te houden en te registreren, maar je kunt er ook vluchten, accommodatie en huurauto's mee boeken vanaf één platform.
Dat betekent dat je geen facturen van meerdere leveranciers hoeft te verzamelen. In plaats daarvan wordt alles op één plek weergegeven in een gebruiksvriendelijk overzicht. Je bespaart zo ook nog eens geld op zakenreizen doordat je kunt profiteren van exclusieve prijzen.
Apps voor zakenreisbeheer zijn een must om je zakenreisprocessen in 2024 te stroomlijnen. Ontdek de...
Zakenreizen kan duur zijn. Geld besparen op zakenreizen moet vanuit alle medewerkers komen, niet all...
Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...
