De gezondheid en veiligheid van je werknemers is van het grootste belang wanneer ze op reis zijn, vooral in het buitenland. Dus als je werknemers voor zaken reizen, is het de verantwoordelijkheid van een zakenreismanager om hun veiligheid en beveiliging zoveel mogelijk te waarborgen. Je moet werknemers ook duidelijk laten weten wat ze moeten doen in geval van nood of onvoorziene omstandigheden.
Wat komt er allemaal kijken bij de veiligheid van zakenreizen?
Zakenreizigers worden geconfronteerd met allerlei risico's, waaronder:
-
Reisvertragingen
-
Natuurrampen
-
Extreme weersomstandigheden
-
Ziekte-uitbraken en noodsituaties op gezondheidsgebied
-
Criminaliteit en terrorisme
-
Politieke of sociale onrust
-
Nieuwe reiswetten
Bedrijven en zakenreismanagers moeten de reisbestemming van een werknemer actief in de gaten houden voordat ze op zakenreis gaan. Zo krijg je een duidelijk beeld van de vraag of er in dat gebied actieve of potentiële bedreigingen zijn. Een veiligheidsbeleid voor zakenreizen is een bedrijfsdocument dat risicoscenario's behandelt die werknemers tijdens hun zakenreis kunnen tegenkomen.
Risicobeoordeling tijdens zakenreizen
Bij een formele dreigingsbeoordeling moeten zakelijk reismanagers potentiële reisrisico's analyseren en vaststellen of er preventieve maatregelen nodig zijn — of dat specifieke risicovolle reisplannen helemaal moeten worden vermeden. Reisveiligheidskaarten zijn een geweldige manier om bedreigingen op verschillende locaties in beeld te brengen.
Bovendien kan het gebruik van een informatiesysteem dat toegang biedt tot de risicogeschiedenis je een idee geven van eerdere incidenten in een gebied. Lees hier meer over risicomanagement voor zakenreizen.
Een veiligheidsplan voor zakenreizen opstellen
Het is altijd beter om proactief dan reactief op te treden. Het hebben van een veiligheidsbeleid voor zakenreizen is een van de beste manieren om te voldoen aan de zakelijke zorgplicht jegens werknemers terwijl ze op reis zijn. Dit document moet alle trainingen, procedures en middelen bevatten die nodig zijn voor je bedrijf om werknemers te beschermen.
Zorgplicht en veiligheid van zakenreizen
Nu zakenreizen het oude niveau weer bereiken, en zelfs overstijgen, hebben bedrijven de zorgplicht om hun werknemers de nodige hulpmiddelen en middelen te bieden voor een veilige en succesvolle reis. Of je nu de veiligheid van zakenreizen integreert in een bestaand veiligheidsbeleid of hier een apart document voor opstelt, het faciliteren van veilige reizen zorgt voor allerlei voordelen:
- Verbeterde veiligheid
- Meer vertrouwen en behoud van werknemers
- Tijd- en geldbesparing
- Bevordering van veiligheidscultuur
De belangrijkste tip voor reisveiligheid is om overal op voorbereid te zijn. Omdat zakenreizigers worden blootgesteld aan een breed scala aan risico's, is het voor bedrijven van cruciaal belang om een veiligheidscultuur te creëren die ook geldt voor de verschillende bestemmingen van hun werknemers. Op die manier kunnen ze veilig blijven en optimaal presteren.
Reisveiligheidsrichtlijnen voor werknemers zouden geen statisch document moeten zijn. Beoordeel relevante bedreigingen voortdurend opnieuw en werk het plan bij om rekening te houden met wijzigingen in het reisprogramma of -beleid en voeg de veiligheidsbeoordelingen van je bedrijf eraan toe. Het is essentieel om rekening te houden met alle gevaren en ervoor te zorgen dat werknemers over de nieuwste informatie beschikken over hoe ze moeten reageren. Gebruik de beschreven tips en hulpmiddelen om je bedrijf veilig te houden en om werknemers gemoedsrust te geven tijdens hun zakenreizen.
9 veiligheidstips voor zakenreizigers
1. Koop waar mogelijk een lokale simkaart
Afhankelijk van hoe lang je zakenreis duurt, kan het de moeite waard zijn om een lokale simkaart te kopen. Zo vermijd je hoge roamingkosten om je werktelefoon in het buitenland te blijven gebruiken. Ook kun je hiermee in contact blijven met familieleden of de omgeving verkennen. Toegang tot Google Maps is ook onmisbaar om je van A naar B te helpen en bijvoorbeeld je weg te vinden in het openbaar vervoer.
2. Houd je belangrijke spullen veilig
Als je voor werk reist, zul je waarschijnlijk belangrijke documenten bij je hebben waar je zorgvuldig mee om moet gaan — zowel professioneel als persoonlijk. Dit zijn bijvoorbeeld de volgende documenten:
- Paspoort
- Identiteitskaart
- Rijbewijs
- Werkvisum
- Inreisvergunning
- Contractdocumenten
- Concurrentie-onderzoek
- Productinformatie
- Vertrouwelijke gegevens
Om ze veilig te houden kun je een kamer met kluis boeken of investeren in een anti-diefstalportemonnee. Vind meer tips voor een goede paklijst voor een zakenreis en zorg ervoor dat je altijd voorbereid bent. Maak digitale kopieën van belangrijke documenten die van pas kunnen komen tijdens een zakenreis.
3. Zorg voor toegang tot noodgeld
Op reis is het verstandig om niet al je geld op één plek te bewaren, voor het geval er iets misgaat. Geld voor noodgevallen, met name in verschillende vormen, is essentieel. Test lokale geldautomaten uit met kleine bedragen op je kaart en bewaar altijd wat cash in je zakken of tassen. Je kunt maar beter meer hebben dan je nodig hebt, dan dat je zonder contant geld komt te zitten wanneer je het nodig hebt.
4. Noteer de gegevens van de lokale ambassade
Het is heel belangrijk om wat onderzoek te doen voordat je op zakenreis gaat, vooral wanneer je naar een nieuw land gaat. Zoek op waar de dichtstbijzijnde ambassade is, zodat zij je in geval van nood, zoals politieke onrust of een gestolen of verloren paspoort, kunnen helpen de situatie te doorstaan en actuele veiligheidsinformatie kunnen verstrekken.
5. Zakelijke reisverzekering afsluiten
De aard van zakenreizen betekent dat werknemers vaak met gevoelige informatie en/of dure kantoorapparatuur reizen. De aankoop van een reisverzekering beschermt je in geval van annulering, vertraging en verlies van persoonlijke bezittingen. Zo zijn zakenreizigers over de hele linie veilig en verzekerd.
6. Deel je accommodatiegegevens
Vooral als je in je eentje op zakenreis gaat, is het heel verstandig om de gegevens van je accommodatie voor noodgevallen te delen met een familielid of partner. Ook het delen van de algemene plannen of een reisschema is belangrijk. Het wordt ook ten zeerste aanbevolen om collega's en je manager op de hoogte te houden van je reisplannen.
7. Maak verbinding met behulp van VPN
Tijdens je zakenreis moet je vaak op afstand inloggen en soms werken vanuit een luchthavenlounge, café of lokaal kantoor. Door in te loggen op een virtueel privénetwerk (VPN) kunnen zakelijke gegevens worden beschermd en kunnen apparaten worden afgeschermd, met name bij gebruik van open netwerken of openbare wifi. Overweeg ook om je laptopscherm te voorzien van een privacyfilter, dat je beschermt tegen pottenkijkers.
8. Noteer lokale noodgegevens
Het is ook heel belangrijk om te weten hoe je in noodgevallen de lokale hulpdiensten bereikt. Zoek dus op waar het dichtstbijzijnde politiebureau is, sla het universele noodnummer op in je telefoon en noteer het telefoonnummer van je bank of creditcardmaatschappij in je agenda.
9. Pas op voor oplichters
Helaas komt reisfraude in de meeste delen van de wereld veel voor en zijn bezoekers vaak een makkelijk doelwit voor criminelen. Controleer voor vertrek welke soorten oplichting specifiek populair zijn op je bestemming, zodat je op je weet welke gevaren je zou kunnen verwachten. Daarnaast kun je contact opnemen met andere reizigers voor veiligheidstips en kun je blogs en reiservaringen lezen, om te ontdekken hoe professionele oplichters te werk gaan, zodat je dit kunt vermijden.
