Zakelijke reizen zijn net zo belangrijk voor kleine bedrijven als voor grotere organisaties. Het bijwonen van evenementen en beurzen om klanten, partners, leveranciers, investeerders en stakeholders persoonlijk te ontmoeten, versterkt de relaties en bevordert het uitwisselen van ideeën en kennis. Dit alles is van levensbelang voor het mkb (midden- en kleinbedrijf), vooral na maanden van lockdowns en economische ontwrichting.
De pandemie heeft vooral kleine bedrijven hard getroffen, en hoewel videovergaderingen en samenwerkingstools tot op zekere hoogte als succesvolle oplossing werden gebruikt, kan het belang van fysiek persoonlijk contact niet genoeg worden benadrukt. Zakelijke reizen zijn daarom voor het mkb een cruciaal onderdeel van het bedrijfs- en herstelplan.
Wat bedoelen we precies met 'zakelijke reizen voor kleine bedrijven'?
Er zijn verschillende redenen waarom kleine en middelgrote ondernemingen mogelijk moeten reizen. Hier zijn een aantal voorbeelden van reizen voor kleine bedrijven:
- Evenementen en conferenties bijwonen
- Pers- of sollicitatiegesprekken houden
- Deelnemen aan seminars en vergaderingen
- Deelnemen aan beurzen
- Persoonlijke presentaties of lezingen geven
- Producten inkopen en leveranciers ontmoeten
- Trainingen en andere educatieve activiteiten bijwonen
- Deelnemen aan bedrijfsvakanties of -uitjes.
Het verschil tussen zakelijke reizen voor kleine bedrijven en zakenreizen voor grotere bedrijven
Waar internationale organisaties meerdere werknemers tegelijk op zakenreis kunnen sturen, kunnen er bij kleine en middelgrote ondernemingen mogelijk maar één of twee werknemers tegelijk weg zijn. Grote bedrijven hebben doorgaans grotere budgetten, richten zich meer op risicobeheer en maken gebruik van een speciale reismanager of een reisbureau voor zakenreizen om hun zakelijke reizen te boeken.
Hoewel kleine en middelgrote ondernemingen doorgaans kleinere budgetten hebben voor zakenreizen, geven ze in verhouding tot hun winst vaak meer uit dan grotere bedrijven. Het is daarom absoluut noodzakelijk dat kleine en middelgrote bedrijven het overzicht houden over de planning van hun zakelijke reizen, dat ze een reiskostenbeleid en een zorgplicht hebben, en dat ze een tool voor het beheer van zakenreizen gebruiken om hen te helpen geld te besparen en hun winst te maximaliseren.
Naast het beheren van hun budget is het voor kleine en middelgrote bedrijven ook een uitdaging om overzicht te houden over waar hun werknemers zich bevinden en wat de verschillende veiligheidsimplicaties en gezondheidsvoorschriften zijn voor elke locatie. Organisaties hebben een zorgplicht voor de veiligheid en het welzijn van hun werknemers, of ze nu op kantoor of onderweg zijn. Kleine ondernemingen moeten zich hier net zo goed aan houden als grote bedrijven.
Als er sprake is van een noodsituatie of een verstoring van de reis wanneer werknemers op afstand werken, moeten kleine en middelgrote bedrijven snel kunnen reageren en hun personeel kunnen ondersteunen. Als ze op een bepaald moment niet precies weten waar ze zijn en wat hun reisschema is, kan dit een uitdaging zijn. Als de benodigde zakenreisgegevens niet gemakkelijk op één plek toegankelijk zijn, kunnen kleine bedrijven de locatie van werknemers uit het oog verliezen en ongewild hun veiligheid en welzijn in gevaar brengen.
Welke andere risico's lopen kleine en middelgrote ondernemingen als ze geen speciale oplossing gebruiken voor het beheer van zakelijke reizen voor kleine bedrijven?
Het boeken van een zakenreis kan een duur en tijdrovend proces zijn. Het kan een werknemer gemiddeld 45 minuten kosten om een volledige zakenreis te boeken, met het bekijken van geschikte vlucht- en accommodatiemogelijkheden die binnen het budget vallen.
Kleine en middelgrote bedrijven kunnen hun zorgplicht jegens werknemers onderweg mogelijk niet nakomen, maar kunnen ook het risico lopen dat werknemers te veel geld uitgeven aan hotels, autohuur en vluchten, of dat het onduidelijk voor ze is wat reiskosten zijn en welke kosten gedeclareerd kunnen worden. Werknemers boeken hun zakelijke reizen mogelijk op de manier die zij willen en dienen vervolgens na afloop hun betaalbewijzen in, soms met een hoger prijskaartje dan verwacht.
Dit alles kan een bedrijf tijd, geld en administratie kosten. Om deze reden gebruiken zowel grote als kleine bedrijven verschillende oplossingen voor zakelijke reizen om te helpen bij het organiseren van bedrijfsreizen. Dit kunnen dure oplossingen zijn (denk aan een reisbeheerbedrijf of zakenreisbureau), of een gratis platform voor zakenreizen, zoals Booking.com for Business.
De voordelen van het gebruik van een digitaal platform voor het beheer van zakelijke reizen
Door een speciale oplossing voor reisbeheer te gebruiken, wordt de tijd die nodig is om reizen te boeken aanzienlijk verkort, aangezien het bureau of platform in feite fungeert als een alles-in-één oplossing voor alle reisdienstverleners (luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuur, enz.). Het hebben van duidelijke regels met betrekking tot reizen, zoals een intern reisbeleid, maakt een professionele, verantwoorde aanpak van zakelijke reizen mogelijk.
Hoewel het in dienst nemen van een speciaal reisbeheerbedrijf of een reisbureau haalbare opties zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen, kunnen de kosten hiervan soms zeer hoog zijn. Door gebruik te maken van een gratis digitaal platform voor reisbeheer kunnen kleine bedrijven geld besparen, hun uitgaven in de gaten houden en de kosten voor hotels, vluchten en autoverhuur per zakelijke reis op één online plek bijhouden. Ze kunnen alle benodigde gegevens volgen en een nauwkeurig en transparant online overzicht bijhouden van wat er allemaal bij een reis komt kijken.
Oplossingen voor online reisbeheer bieden dashboards die eenvoudig te gebruiken zijn, en voor de installatie ervan is geen extra ondersteuning van een reisbureau nodig, zodat gebruikers binnen enkele minuten aan de slag kunnen. Het platform registreert alle reisgegevens van het bedrijf, waardoor administratiekosten en geschillen over claims worden beperkt, en het kan worden gesynchroniseerd op verschillende apparaten: telefoon, laptop, desktop en tablet.
Er kunnen speciale gebruikersrechten worden ingesteld zodat het platform toegankelijk is voor een ander personeelslid, zoals de financieel manager, reismanager, office manager, CEO of persoonlijke assistent, en voor de medewerkers zelf.
Reisplatforms nemen ook de noodzaak weg voor een bedrijf om zelf over individuele prijzen te onderhandelen, aangezien het platform het voordeel heeft van hoge volumes en het bedrijf daardoor toegang heeft tot kortingen en loyaliteitsprogramma's. Het enige wat ze hoeven te doen, is zich aanmelden bij het juiste zakenreisplatform om de beste prijzen en de beste deals voor hotels, vluchten en auto's te krijgen.
Door gebruik te maken van een platform voor zakenreizen kunnen kleine en middelgrote bedrijven ook eenvoudig een complete reis – vlucht, hotel en auto – boeken, in slechts een paar klikken. Ze hoeven niet overal naar de beste deals te zoeken en deze apart te boeken. Het plok!atform doet dit voor ze door gebruik te maken van het zoekvolume en zo toegang te krijgen tot alle beschikbare reiskortingen. Dit bespaart tijd en geld en verhoogt de productiviteit van werknemers.
Online oplossingen voor zakelijke reizen bevatten ook alle informatie over de locaties van werknemers, die met één druk op de knop te vinden is. Als bedrijven weten waar werknemers zich bevinden, kunnen bedrijven in geval van gewijzigde omstandigheden of onvoorziene gebeurtenissen personeel lokaliseren en namens hen de nodige wijzigingen in hun boeking aanbrengen.
Kleine bedrijven die een digitaal reisplatform gebruiken om hun zakelijke reizen te organiseren, hebben nog veel meer voordelen. Deze omvatten:
- Een volledige zakelijke reis op één plek kunnen boeken en beheren (accommodatie, vluchten, treinen, autohuur, kantoorruimte, enz.) – plus toegang tot alle beste deals op één plek
- Zorgen voor veiligheid en betere naleving van een intern reisbeleid
- Geld besparen – veel digitale reisplatforms zijn goedkoper dan reisbureaus of reismanagers. Sommige zijn volledig gratis
- De mogelijkheid om het reisschema van een werknemer te delen en af te stemmen met andere medewerkers op dezelfde reis
- Verlaging van de administratiekosten die gepaard gaan met het opstellen van onkostendeclaraties
- De mogelijkheid om werk te combineren met privéreizen, bijvoorbeeld in de vorm van werken op bestemming, waarbij ook vakantiedagen worden opgenomen
De beste manier om als kleiner bedrijf geld te besparen op uw zakelijke reis met het reisplatform van Booking.com for Business
Het gebruik van een betrouwbare online oplossing voor zakenreisbeheer is de beste manier voor kleine bedrijven om geld te besparen op zakelijke reizen. Booking.com for Business is volledig gratis te gebruiken – er zijn geen boekingskosten en geen registratiekosten. Het biedt een kant-en-klare oplossing voor kleine en middelgrote ondernemingen om al hun zakelijke reisbehoeften op één plek te regelen. Met slechts een paar klikken kunnen werknemers complete zakelijke reizen boeken en de beste deals krijgen voor hotels, autohuur en vluchten. Het is niet nodig om deze elementen allemaal afzonderlijk te zoeken.
Booking.com for Business heeft een grote selectie accommodatie- en reisdiensten voor het mkb, met miljoenen transparante beoordelingen van echte klanten. Gebruikers hebben toegang tot kortingen gerelateerd aan Genius-levels en kunnen loyaliteitskaarten of frequent flyer-programma's aan de tool toevoegen om meer geld te besparen. Ze kunnen er ook gemakkelijk voor kiezen om hotels te boeken die voldoen aan een duurzaam reisbeleid via het Duurzaam Reizen-programma, een toonaangevend duurzaamheidsprogramma in de branche, en de Duurzaam Reizen-badge
De interface van Booking.com for Business is gebruiksvriendelijk en snel te bedienen. Gebruikers kunnen in minder dan vijf minuten aan de slag en hebben geen hulp nodig van een reisbureau. De machine learning-technologie helpt werknemers bij het kiezen van de beste opties voor hun behoeften, waarbij de beste prijzen worden uitgelicht, op basis van het reisbeleid van hun bedrijf en eerdere selecties.
