Werken tijdens het reizen: Top 10 tips voor werken op afstand voor zakenreizigers

Werken tijdens het reizen is een belangrijk onderdeel van zakenreizen (en een groot voordeel van het werken op afstand). Het is namelijk essentieel om onderweg in contact te blijven met klanten en collega's. Voor bedrijven bevordert reizen die uiterst belangrijke persoonlijke verbindingen. Tegelijkertijd gaat reizen en op afstand werken gepaard met een hoop uitdagingen, waarvan de impact op je productiviteit niet de minste is.

Wat is de conclusie? Het is vermoeiend en vaak stressvol om tussen tijdzones te wisselen. Hierdoor wordt het moeilijk om je te concentreren op je werktaken, wat leidt tot productiviteitsverlies en nog meer stress. Of je nu vaak op zakenreis bent of gewoon een digital nomade bent, probeer de onderstaande tips voor werken op afstand uit om op koers te blijven.

De uitdagingen van reizen en op afstand werken

Zakenreizen biedt nieuwe kansen, maar als je er voortdurend mee bezig bent, kan dat zijn tol eisen voor je gezondheid. Dit begint in de lucht. Regelmatig vliegen kan gepaard gaan met ongewenste bijwerkingen zoals uitdroging, vermoeidheid en jetlag, om nog maar te zwijgen van blootstelling aan de virussen van andere passagiers.

Volgens een enquête van YouGov en NexTravel meldde meer dan 20% van de zakenreizigers ook negatieve effecten op de mentale gezondheid, waaronder stress. De redenen? Ondervraagden noemden onder meer verstoring van hun slaapritme, onverwachte kosten en de impact op de werkproductiviteit.

Aan de andere kant, had Booking.com for Business een enquête gehouden waaruit bleek dat zakenreizen veel positieve voordelen kunnen hebben, waaronder voordelen voor de mentale en fysieke gezondheid. Uiteindelijk kunnen we door inzicht te krijgen in de impact van zakenreizen op het fysieke welzijn en door proactieve maatregelen te nemen, ervoor zorgen dat de voordelen van zakenreizen opwegen tegen de nadelen.

Daarom is het belangrijk om vóór aanvang van je zakenreis na te denken over je productiviteit. Productief blijven wordt moeilijker als je last hebt van een jetlag en problemen zoals een wifi-verbinding die steeds wegvalt of vermiste bagage. Bovendien vinden sommige reizigers het eng om met collega's te reizen die ze niet kennen.

Om optimaal te kunnen profiteren van werken tijdens het reizen, is het belangrijk om hierop voorbereid te zijn en reisgerelateerde stress tot een minimum te beperken.

Waarom zijn zakenreizen zo vermoeiend?

Ben je ooit teruggekomen van een zakenreis en had je het gevoel dat je behoefte had aan een paar vrije dagen? Dan ben je niet de enige. Reizen in het post-COVID-tijdperk brengt een geheel nieuwe set regels en voorschriften met zich mee, wat je mentale belasting zwaarder maakt.

En dan hebben we het nog niet eens gehad over de jetlag en de prestatiedruk die je ervaart als je onderweg bent. Ook wordt je normale fitnessroutine verstoord en kun je soms niet kiezen voor gezonde voeding.

Natuurlijk denkt niet iedereen er zo over. Veel mensen genieten van de persoonlijke ontwikkeling en de verandering van omgeving die zakenreizen met zich meebrengen. Maar of je nu positief of negatief tegenover deze discussie staat, het is onmiskenbaar dat er aspecten zijn van zakenreizen die invloed hebben op je productiviteit.

Hoe kun je je productiviteit maximaliseren tijdens het reizen?

Plannen is het geheim van productiviteit bij werken op afstand, ongeacht de bestemming.

Dit begint met onderzoek naar de omgeving. Door de omgeving van je hotel, conferentiecentrum of andere ontmoetingsplaatsen in kaart te brengen, bespaar je tijd bij het uitzoeken van de route.

Naast de reislogistiek kun je je productiviteit maximaliseren met een dagschema, in welke vorm dan ook die voor jou het beste werkt. Houd jezelf verantwoordelijk met een geprioriteerde takenlijst in combinatie met een live agenda. Zo blijf je op de hoogte van belangrijke projecten. Hoewel het zeker mogelijk is om in het vliegtuig te werken, kun je beter niet werken tijdens reisdagen om stress te verminderen. Zo kom je met een fris, creatief en uitgerust gevoel op je bestemming aan.  

Productief zijn tijdens het reizen: top 10 tips

Reizen en werk combineren is een uitdaging, maar door te organiseren, te plannen en met een paar handige trucjes lukt het je vast wel. Hier zijn onze tien beste tips voor productiviteit bij werken op afstand.

Tips voor een betere concentratie bij werken op afstand

Vind je het moeilijk om je te concentreren in een andere tijdzone? Zo kun je je beter concentreren met een productieve, gezonde mindset.

1. Gebruik een to-do-lijst. Door een jetlag kun je niet helder denken. Zorg er daarom voor dat je op schema blijft met een to-do-lijst. Uiteindelijk is een belangrijk onderdeel van je concentreren op je werk, simpelweg zo georganiseerd mogelijk blijven. Zo mis je geen enkele belangrijke taak, of het nu gaat om werk- of reisgerelateerde taken. Dit kan zo eenvoudig zijn als een takenlijstje in de notities van je smartphone, maar je kunt ook gebruikmaken van een van de vele to-do-lijst-apps die er zijn, zoals Google Tasks of Microsoft To Do. Wanneer je je uitgeput begint te voelen, pak dan je lijstje erbij om je gedachten weer te ordenen.
2. Plan rustmomenten in. Als je je afvraagt hoe je je beter kunt concentreren tijdens een zakenreis, is het antwoord meestal: neem wat rust. Zakenreizen zitten vaak boordevol vergaderingen en evenementen, waardoor je het gevoel hebt dat je elke minuut optimaal moet benutten. Je kunt echter niet optimaal presteren als je uitgeput bent. Kijk daarom in je agenda en plan tijd in om te rusten. Neem de tijd om even te ontspannen wanneer de gelegenheid zich voordoet, bijvoorbeeld in de lounge op het vliegveld of tijdens de lunchpauze tussen twee vergaderingen door. Als je niet genoeg tijd hebt om een dutje te doen, kan een blokje om helpen om weer op te laden.
3. Maak een routine en omarm kantooruren. Het is maar al te gemakkelijk om laat naar bed te gaan en op vreemde tijden te eten als je onderweg bent en aan het werk bent. Na verloop van tijd zorgt dit ervoor dat je je verward voelt en uit je doen bent. Hoe ziet jouw dagelijkse routine eruit? Heb je kleine rituelen? Je kunt de dag bijvoorbeeld beginnen met een yogasessie op je kamer en daarna onder het genot van een kop koffie je e-mails beantwoorden. Probeer dit ook eens te doen als je voor je werk buiten kantoor reist, zodat je je gebruikelijke routines kunt behouden. Een van de grootste voordelen van zakenreizen is dat je je schema kunt aanpassen aan je natuurlijke ritme. Sommigen kunnen zich beter concentreren in de vroege ochtenduren, terwijl anderen 's avonds juist creatiever zijn. Geniet van de vrijheid van het werk terwijl je reist om kantooruren te proberen, of werkt volgens je eigen lichaamsklok.

Tips voor werken op afstand in vliegtuigen

Tijdens langeafstandsvluchten kun je het beste gaan slapen, maar als je hier en daar een paar uurtjes extra hebt, kun je deze rusttijd in je voordeel gebruiken. Dankzij de wifi en stopcontacten aan boord is het gemakkelijker dan ooit om in het vliegtuig te werken.

1. Betaal extra voor wifi. Als je business class vliegt, heb je standaard wifi. Ook in economy class kun je er meestal tegen betaling gebruik van maken. Als je tijdens je vlucht wilt brainstormen op het Slack-kanaal van het bedrijf, wilt plannen hoe je naar je eerste vergadering van de dag reist of e-mails van klanten wilt beantwoorden, dan is het de extra kosten meer dan waard. Dit bespaart je tijd wanneer je bent geland. Het is extra belangrijk om rekening te houden met de veiligheid wanneer je gebruikmaakt van openbare wifinetwerken. Verstuur geen bedrijfsgegevens of gevoelige financiële gegevens, tenzij je je op een beveiligd netwerk bevindt.
2. Laad je apparaten op. Je kunt je tijd in het vliegtuig ook optimaal benutten door je apparaten op te laden. Meestal vind je de oplaadpunten vlak naast je stoel, maar als dat niet zo is, kun je investeren in elektronische accessoires zoals een powerbank. Tijdens vluchten kunnen hoofdtelefoons met ruisonderdrukking ook handig zijn als je je moet concentreren.

Tips voor werken op afstand in hotels

Zelfs met een druk programma breng je waarschijnlijk toch wat tijd door in je hotelkamer. Maximaliseer je productiviteit wanneer je in hotels werkt door je voor te bereiden op succes.

1. Organiseer je werkruimte. Of je nu een eigen kamer hebt of een suite deelt met een collega, boek een accommodatie met voldoende werkruimte. Je kunt ook gebruikmaken van het businesscentrum of de lobby van je hotel voor extra werkruimte. Als er geen werkplek beschikbaar is wanneer je vanuit een hotel moet werken, wees dan niet bang om je eigen werkplek te creëren. Verplaats meubels om een aparte werkruimte te creëren en zorg indien nodig voor meer verlichting.
2. Maak gebruik van de fitnessfaciliteiten. Het businesscentrum is een geweldige voorziening voor als je in een hotel werkt, maar vergeet ook de andere faciliteiten niet. Zorg voor je fysieke en mentale gezondheid door gebruik te maken van het zwembad, de sauna en de fitnessruimte. Een work-out kan precies zijn wat je nodig hebt om de jetlag te overwinnen en stress te verlichten.

Algemene tips voor productiviteit bij werken op afstand

Veel van de productiviteitstips die je op kantoor gebruikt, werken ook prima op afstand, met een paar kleine aanpassingen.

1. Reis slimmer met productiviteitsapps. Templates met de reisplanning voor zakenreizen zijn inmiddels ouderwets: reizigers van vandaag de dag gebruiken virtuele to-do-lijstjes, notitieblokken en meldingen om tijd te besparen en op schema te blijven. Kaart-apps, wifi-zoekers, apps voor zakenreisbeheer, vertalers en uitgaventrackers kunnen je productiviteit onderweg verder verbeteren. Met cloud-apps zoals Google Workspace en Microsoft Office 365 kun je op afstand werken. Je hebt overal ter wereld toegang tot documenten en kunt zelfs tegelijkertijd samenwerken met collega's die op kantoor werken.
2. Maak een plan voor oponthoud. Verloren bagage en geannuleerde vluchten zijn de grootste oorzaken van stress tijdens het reizen. Door goed te plannen, kun je dit tot een minimum beperken. Neem de belangrijkste spullen, zoals sleutels, medicijnen en elektronica, mee in je handbagage, samen met een reserveset kleding en toiletartikelen voor het geval je ergens strandt. Zorg ervoor dat je een papieren exemplaar van je reisplanningen hebt en gebruik een boekingsplatform voor zakenreizen met ingebouwde ondersteuning.
3. Stel verwachtingen. Onze laatste tip is om vóór vertrek de verwachtingen voor je werk te stellen. Geef je planning door aan je teamleden, zodat zij op de hoogte zijn van je reisdagen en niet verwachten dat een project in deze periode wordt opgeleverd. Stel afwezigheidsberichten en voicemailberichten in, zodat klanten weten dat je afwezig bent. Geef indien nodig een alternatief contactpersoon op. Dit alles betekent dat je, zodra je op het vliegveld aankomt, je reisdag optimaal, productief en stressvrij kunt benutten.

Wat is de 1-3-5-regel van productiviteit?

Een handige productiviteitstip die goed werkt als je buiten kantoor werkt, is de 1-3-5-regel. Hiermee wordt je dagelijkse werkdruk onderverdeeld in drie categorieën, waaronder één grote taak, drie middelgrote of tussenliggende taken en vijf kleine of minder belangrijke taken. Je mag pas met andere taken beginnen als deze negen taken zijn voltooid. Als je doelen duidelijk zijn, kun je alles op je 1-3-5-lijst in één dag afwerken. Zo kun je je tijd beter prioriteren.

Wat is de ultieme productiviteitshack?

Het lijkt misschien tegenstrijdig, maar de ultieme productiviteitstruc is om minder te doen. Leren nee te zeggen tegen projecten en taken die je tijd verspillen, is een van de krachtigste manieren om vooruit te komen.

Bedenk voordat je een vergadering plant of deze noodzakelijk is. Of zou die tijd beter besteed kunnen worden? Als je onderweg werkt, is de kans groot dat je altijd maar 'ja' zegt. Dat leidt tot een overvolle to-do-lijst en een burn-out. Je kunt nog steeds 'ja' zeggen tegen kansen, maar dan op een gerichte, weloverwogen manier.

Het meeste uit een zakenreis halen

Als het gaat om kansen en het opbouwen van relaties, is er niets zo effectief als persoonlijk zakenreizen. Je kunt zorgvuldiger werken terwijl je reist door taken te prioriteren, je vrije tijd te benutten en je aan je gebruikelijke slaap- en fitnessroutine te houden.

Door gebruik te maken van speciale beheerplatforms voor zakenreizen als Booking.com for Business neem je veel stress weg bij managers van zakenreizen en reizigers die een negatieve werking heeft op de productiviteit. Bespaar tijd bij het boeken door luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven vanaf één platform te beheren en tegelijkertijd de reisplanningen van werknemers op één plek op te slaan. Wanneer er vertragingen of annuleringen optreden, kan het bedrijf op afstand personeel vinden en boekingen wijzigen, om de stress te beperken.