Gids voor zakelijk reizen en onkostenbeheer

Een productieve zakenreis kan je bedrijf nieuwe inzichten, sterkere relaties en meer opleveren. Maar hoewel de voordelen misschien van onschatbare waarde zijn, brengt elke zakenreis wel onkosten met zich mee. Gelukkig kun je met wat planning, organisatie en duidelijke communicatie het zakelijke reiskostenproces van je bedrijf optimaliseren om tijd en geld te besparen.

Wat zijn zakelijke reiskosten?

Onder zakelijke reiskosten vallen de meeste onkosten die tijdens een zakenreis worden gemaakt, met name de kosten van producten en diensten die nodig zijn om de doelen van de reis te bereiken. Normaal gesproken kunnen zakenreizigers onkosten declareren die verband houden met hun basisbehoeften, of die hen in staat stellen hun werk te doen in het buitenland. Deze levensonderhoudskosten kunnen implicaties hebben wat betreft belastingen en het is daarom erg belangrijk dat iedereen in je organisatie begrijpt wat hieronder valt.

De meest gebruikelijke zakelijke reiskosten zijn:

• Vliegtickets
• Accommodatie
• Eten
• Autohuur
• Brandstof voor huurauto's of persoonlijke voertuigen
• Kilometervergoeding indien een persoonlijk voertuig is gebruikt voor een zakenreis
• Parkeerkosten en tolgelden
• Openbaar vervoer
• Kosten die verband houden met het vermaken van klanten, potentiële klanten en partners
• Andere diverse zakelijke kosten, van het printen van materiaal voor een stand op een beurs, rekwisieten voor een fotoshoot of het huren van technische apparatuur voor een presentatie

Er komt een breed scala aan onkosten in aanmerking voor een vergoeding, maar er zijn ook grenzen. Zakelijke reiskosten dekken over het algemeen geen zaken zoals woon-werkverkeer, kleding voor uitstapjes of persoonlijke entertainmentkosten tijdens het reizen voor het werk.

Wat is reis- en onkostenbeheer (T&E)?

Reis- en onkostenbeheer is het proces waarbij het reisbeleid wordt vastgesteld en ervoor wordt gezorgd dat werknemers tijdens het reizen een administratie bijhouden en hun reiskostendeclaraties correct indienen wanneer ze terugkeren van een reis. Robuust reis- en onkostenbeheer is belangrijk om werknemers duidelijkheid te verschaffen, besparingen op zakenreizen te vinden en een nauwkeurige boekhouding te garanderen.

In kleinere bedrijven kunnen deze taken onder de verantwoordelijkheden van je juridische team, HR of office managers vallen, of worden uitbesteed aan een reisbureau.

Bij grotere bedrijven kan er een aangewezen manager voor zakenreizen zijn die verantwoordelijk is voor het toezicht houden op de reisplanning, het opstellen en handhaven van reisbeleid en het beheren van budgetten en uitgaven.

Ongeacht de grootte van je bedrijf spelen zakenreizigers zelf ook een belangrijke rol. Zij zijn er zelf voor verantwoordelijk dat ze het reisbeleid begrijpen en volgen, hun uitgaven bijhouden en claims tijdig indienen.

Het reis- en onkostenbeheerproces is vaak afhankelijk van het gebruik van een oplossing voor het beheren van reis- en onkosten.

Hoe het reis- en onkostenproces te beheren

Elk bedrijf zou een reis- en onkostenbeleid (T&E-voorwaarden) moeten hebben met onkostenbeheer, zodat de medewerkers begrijpen hoe ze onkostendeclaraties in moeten dienen, welke onkosten toepasselijk zijn en wat te verwachten van het terugbetalingsproces.

Er zijn diverse manieren om zakenreizen en onkosten te beheren, elk met eigen voordelen en uitdagingen:

1. Handmatig: Zakenreizigers boeken en betalen alles zelf en krijgen later een terugbetaling.

• Voordelen: reizigers hebben de ultieme flexibiliteit om onderweg hun eigen beslissingen en wijzigingen te maken. Deze aanpak vereist ook minder investeringen of infrastructuur om het proces op te zetten.
• Uitdagingen: reizigers moeten het reisbeleid tot in detail kennen om ervoor te zorgen dat ze conforme beslissingen nemen, aangezien geen enkele automatische melding hen kan waarschuwen. Om dit risico in te perken, moet het bedrijf trainingssessies en duidelijke documentatie aanbieden. Het niet naleven van het reisbeleid kan leiden tot te hoge uitgaven en gevolgen hebben voor het bedrijfsbudget. Met handmatig T&E-beheer moeten reizigers wachten op een terugbetaling – wat kan leiden tot complexe situaties, afhankelijk van de financiële situatie van individuen. Er is ook een grotere administratieve last voor zakenreizigers om al hun eigen uitgaven en administratie handmatig bij te houden, en voor het HR-team om onkostenbewijzen te verwerken.

2. Zakenreizigers boeken en betalen alles met een zakelijke creditcard

• Voordelen: het is eenvoudig en overzichtelijk om alle uitgaven op één kaart te hebben en voorkomt dat werknemers moeten voorschieten. Door de juiste zakelijke creditcard te kiezen, kan de reiziger ook profiteren van beloningen.
• Uitdagingen: bedrijven moeten veel vertrouwen hebben in hun werknemers om ervoor te zorgen dat ze hun zakelijke creditcards op de juiste manier gebruiken. Als meerdere mensen een fysieke zakelijke creditcard delen, kan het moeilijk zijn om uitgaven te scheiden en claims op te stellen. Bovendien kan een fysieke creditcard verloren raken of gestolen worden.

3. Zakenreizigers, reismanagers of administratieve medewerkers boeken en betalen via een zakenreisplatform

• Voordelen: het biedt flexibiliteit, zowel wat betreft wie reizen kan boeken en wat de beschikbare opties zijn. Het juiste platform kan ook helpen met het handhaven van het reisbeleid en transparantie bieden over het boeken van reizen in de hele organisatie.
• Uitdagingen: platforms voor reisbeheer worden meestal gebruikt voor het boeken van vluchten, accommodatie en eventueel vervoer, dus je moet nog steeds zakelijke creditcards gebruiken of zakenreizigers vergoeden voor de kosten die tijdens hun reis zijn gemaakt. Integratie van andere bedrijfssystemen, zoals HR of boekhouding, kan problemen veroorzaken, dus kies een platform dat naadloze integratie biedt met je bestaande systemen. *

Waarom is reis- en onkostenbeheer belangrijk?

Reis- en onkostenbeheer is met name belangrijk voor bedrijven omdat het de typische pijnpunten aanpakt die gepaard gaan met de planning van zakenreizen:

1. Betere naleving van het reisbeleid van het bedrijf – of je nu besluit om een oplossing voor het beheren van reis- en onkostenbeheer te gebruiken om uitgaven die het reisbeleid niet naleven automatisch te melden of liever voor een meer handmatig proces kiest, een systeem voor het beheren van onkosten vereist een zeer duidelijk en goed gecommuniceerd reisbeleid dat zakenreizigers moeten respecteren.
2. Nauwkeurige vergoeding van de kosten – een solide proces voor het beheren van reis- en onkostenbeheer zorgt ervoor dat onkostendeclaraties eenvoudig kunnen worden ingediend en verwerkt en dat zakenreizigers hun geld zo snel mogelijk terugkrijgen als ze vooraf moeten betalen.
3. Kostenbeheersing en financiële stabiliteit – het doel van reis- en onkostenbeheer moet zijn dat je de kosten van zakenreizen onder controle houdt en begrijpt op welke gebieden je mogelijk te veel uitgeeft. Een robuust systeem voor het beheer van reis- en onkosten kan je helpen financieel stabieler te worden.

Hoe kunnen platforms voor zakenreizen helpen bij het beheren van onkosten?

Platforms voor zakenreizen zijn 'one-stop-shop'-softwareoplossingen waarmee je de verschillende etappes van je reis kunt boeken. Ze helpen bij het stroomlijnen en beheren van de verschillende aspecten van zakenreizen, waaronder het beheren van uitgaven.

Dit zijn de belangrijkste kenmerken en voordelen die zakenreisplatforms kunnen bieden:

1. One-stop-shop-oplossing – je kunt vluchten, accommodatie en huurauto's allemaal op dezelfde plek boeken. Platforms voor zakenreizen ondersteunen meerdere aanbieders van reisdiensten en je hoeft geen moeite te doen om facturen van verschillende aanbieders te innen. Je kunt ook een overzicht krijgen van de hele reis, en de reisroutes zijn voor het gemak toegankelijk op mobiele apparaten.
2. Uitgaven bijhouden en rapporteren – integratie met oplossingen voor reiskosten is mogelijk voor een efficiënte afstemming van uitgaven. Uitgaven zijn in realtime zichtbaar en zakenreizigers kunnen hun onkostenbewijzen automatisch vastleggen in de tool, waardoor er minder handmatig papierwerk nodig is. Sommige platforms bevatten een analysedashboard voor een beter inzicht in reiskosten en waar je minder geld kunt uitgeven om weloverwogen beslissingen te nemen over het budget.
3. Geïntegreerd reisbeleid – met oplossingen voor zakenreizen kun je je zakenreisbeleid integreren en automatische meldingen ontvangen als het reisbeleid niet wordt nageleefd. Je kunt aanpasbare goedkeuringsworkflows instellen voor zowel reisaanvragen als uitgaven.
4. Onderhandelde kortingen – wanneer je een zakenreisplatform gebruikt, kan je bedrijf deals sluiten met reisaanbieders en geld besparen.

Het gebruik van een dergelijke oplossing kan het leven van zowel de zakenreiziger als het financiële of HR-team gemakkelijker maken, aangezien sommige taken geautomatiseerd zijn.

Het beheren van reis- en onkosten

De optimale manier om zakelijke reiskosten bij te houden en declaraties in te dienen hangt af van de voorkeuren van de zakenreizigers en het zakenreisbeleid van je bedrijf. Dit zijn de vier belangrijkste stappen van een reis- en uitgavenbeheerproces:

1. Een reisaanvraag indienen

Dit proces begint wanneer een medewerker een reisaanvraag indient, meestal onder voorbehoud van goedkeuring van de manager. De manager kan vragen goedkeuren, afwijzen of aanvullende vragen stellen. Als je bedrijf in dit stadium een oplossing voor het beheren van reis- en onkosten met een ingebouwd reisbeleid gebruikt, worden eventuele overtredingen van het beleid gemarkeerd.

2. Uitgaven

Zodra de reisaanvraag is goedgekeurd, kunnen delen van de reis van de werknemer, zoals hotel- en vliegtickets, vooraf worden geboekt. Andere kosten, zoals maaltijden of vervoer, zullen tijdens de reis plaatsvinden. Deze kunnen worden betaald met een bedrijfskaart of de werknemer kan worden gevraagd om ze uit eigen zak te betalen en later terugbetaald te worden.

3. Uitgaven melden

Dit is het moment voor zakenreizigers om de betaalbewijzen van al hun uitgaven in te dienen. Om succesvol te zijn, moet de uitgavenrapportage afhankelijk zijn van:

• Een tool voor uitgavenbeheer – de beste manier om je processen te stroomlijnen is door een app voor uitgavenbeheer te gebruiken. Er zijn veel opties beschikbaar, afhankelijk van de grootte van het team, maar zoek een app die functies biedt zoals het scannen van bonnen, het bijhouden van kilometers en workflows voor het verlenen van toestemming. Oplossingen voor het beheer van reiskosten kunnen worden opgenomen in platforms voor zakenreizen.
• Georganiseerde dossiers – dit is het belangrijkste aspect van het bijhouden van de kosten van zakenreizen. Zorg ervoor dat elke uitgave op basis van type is gecategoriseerd, zodat je managers de belastingen correct kunnen indienen en inzicht hebben in waar het bedrijf het meeste geld aan uitgeeft. Dit kan worden geautomatiseerd als je vertrouwt op een zakenreisplatform met een ingebouwde uitgaventracker.
• Duidelijke processen – welke methode je ook kiest, je reisbeleid moet duidelijke verwachtingen bevatten over hoe zakenreizigers hun uitgaven moeten bijhouden, wat er moet worden ingediend en tijdlijnen voor het indienen van onkostendeclaraties.

4. De vergoeding van onkosten

Vergoeding van onkosten is de laatste fase in het proces van het beheren van reis- en onkosten. Afhankelijk van wat in je beleid over het vergoeden van onkosten vermeld staat, kunnen werknemers rechtstreeks op hun loonstrook of via een bankoverschrijving worden terugbetaald. Feedback vragen maakt ook deel uit van het proces en het is belangrijk om aan het einde van elke reis de gedachten van medewerkers te verzamelen om te begrijpen waar je je proces kunt verbeteren.

Hoe stel je onkostenlimieten in

Over het algemeen hebben zakenreizigers en zakenreismanagers hetzelfde doel: de reisproductiviteit maximaliseren en tegelijkertijd de uitgaven voor zakenreizen minimaliseren.

Het belangrijkste bij het instellen van onkostenlimieten is om de juiste balans te vinden tussen vrijheid en restricties. Iedereen heeft verschillende routines, diëten, behoeften en voorkeuren. Voor sommige reizigers is een fitnessruimte in het hotel een waardevolle voorziening, terwijl anderen meer belang hechten aan een specifieke locatie om te verblijven. Sommigen hebben misschien een uitgebreid ontbijt nodig, terwijl anderen de voorkeur geven aan meerdere kleine maaltijden gedurende de dag. Door alles flexibel te houden, kunnen zakenreizigers onderweg keuzes maken die hun productiviteit verbeteren: een win-win voor iedereen.

Hier zijn enkele suggesties voor het instellen van voorwaarden voor de belangrijkste onkostencategorieën:

• Eten: stel een dagelijks bedrag vast voor eten, maar laat de reiziger zelf beslissen hoe ze de vergoeding willen verdelen tussen ontbijt, lunch, diner en snacks.
• Accommodatie: stel parameters in voor kamertype, hotelsterrenclassificatie en/of maximumprijs per nacht, maar laat medewerkers binnen die richtlijnen hun eigen hotel kiezen.
• Vervoer: geef duidelijk advies over het kiezen van kosteneffectieve vervoermiddelen, maar houd rekening met de tijd die verloren raakt door het reizen. Zo kan het bijvoorbeeld de moeite waard zijn om wat extra geld te betalen voor een rechtstreekse vlucht in plaats van een hele werkdag te verliezen door meerdere tussenstops.

Hoe je zakenreiskosten kunt verlagen

Er is geen tekort aan tips en trucs om de uitgaven voor zakenreizen binnen de perken te houden – hier zijn een paar manieren om een begin te maken met het verlagen van zakelijke uitgaven:

1. Vooruit plannen. Vermijd last-minute prijsverhogingen en kijk wat verder vooruit in de toekomst. Als je bedrijf altijd een vertegenwoordiging naar een bepaalde conferentie stuurt of een klantrelatie heeft waarbij regelmatig persoonlijk contact vereist is, dan kan het vooraf boeken van vluchten en accommodaties helpen om deals binnen te halen.
2. Houd je boekingen flexibel. Soms is het de moeite waard om wat meer te betalen voor flexibiliteit. Dingen kunnen snel veranderen, dus je kunt op de lange termijn geld besparen door vluchten en accommodatie te boeken die je kunt aanpassen zonder extra kosten te betalen. Je kunt zelfs annuleerbare, terugbetaalbare boekingen zoeken voor ultieme flexibiliteit.
3. Check de accommodatievoorzieningen. Zorg er bij het kiezen van een hotel of andere accommodatie voor dat je goed de voorzieningen bestudeert die er aangeboden worden. Voor zakenreizen is gratis WiFi essentieel. Andere voorzieningen die je wat geld kunnen besparen zijn gratis ontbijt, toegang tot vergader- of conferentiezalen en gratis parkeergelegenheid.
4. Profiteer van de voordelen van creditcards. Sommige zakelijke creditcards hebben lagere tarieven voor het wisselen van valuta, cashback-acties, of bieden deals voor huurauto's, vluchten, verzekeringen en luchthavenlounges.
5. Gebruik loyaliteitsprogramma's. Soms kan het op lange termijn lonend zijn om bij één hotelketen of luchtvaartmaatschappij te blijven. Zoek naar speciale zakelijke tarieven, lidmaatschappen en loyaliteitsprogramma's waarmee je de kosten voor meerdere boekingen kunt verlagen.
6. Onderhandel met leveranciers – aarzel niet om met aanbieders over je contracten te onderhandelen om korting te krijgen. Of het nu gaat om accommodatieverstrekkers, autoverhuurbedrijven of luchtvaartmaatschappijen, je organisatie kan mogelijk profiteren van voorkeurstarieven.

Best practices voor het beheer van zakelijke reiskosten

De beste strategie voor het beheer van zakelijke reiskosten is een strategie die is afgestemd op jou, je organisatie en je team. Laat je werknemers regelmatig meedenken en feedback geven om een onkostenbeheerproces te creëren dat past bij jouw unieke bedrijf.

Hier zijn enkele best practices die voor alle organisaties van toepassing zijn:

1. Gebruik technologie om georganiseerd te blijven

Er zijn tal van opties voor reis- en onkostensoftware om het proces te stroomlijnen voor het indienen van claims en om goed georganiseerd blijven. Je kunt zakenreizigers ook vragen om meteen foto's te maken van bonnetjes en facturen en om deze onderweg te uploaden naar gedeelde mappen. Zo voorkom je verloren bonnetjes en bespaar je tijd als er later onkostendeclaraties worden gemaakt.

2. Stel deadlines in

Het is gemakkelijk om administratieve taken op te laten stapelen, vooral nadat je thuis bent gekomen na een drukke zakenreis. Zorg ervoor dat je werknemers duidelijke deadlines hebben voor wanneer ze hun onkostendeclaraties moeten indienen voor terugbetaling.

3. Pas je budgetten aan de situatie aan

Zelfs binnen hetzelfde land kunnen de kosten drastisch verschillen. Stel realistische budgetten op voor zakenreizen en overweeg om je onkostenlimieten af te stemmen op de locatie. Je moet ook minstens één keer per jaar je reisbeleid herzien om er zeker van te zijn dat je budget gelijke tred houdt met de inflatie en lokale schommelingen voor reisbestemmingen die vaak gekozen worden.

4. Communiceer je reisbeleid goed

Probeer je reisbeleid begrijpelijk te maken voor iedereen in je organisatie. Gebruik bij het opstellen van je beleid eenvoudig taalgebruik en zorg ervoor dat er geen onduidelijkheid bestaat over welke onkosten kunnen worden gedeclareerd. Nadat je beleid is opgesteld, moet je ook een plan hebben om dit aan de organisatie te communiceren en mensen er regelmatig aan herinneren om de informatie actueel te houden.

Administratieve taken zoals reizen en onkostenbeheer krijgen vaak minder prioriteit als het druk wordt. Met een beetje planning, organisatie en communicatie kom je echter al een heel eind. Een duidelijke strategie zorgt niet alleen voor meer administratieve en financiële efficiëntie, maar vermindert ook verwarring en onrust, zodat je team zich kan concentreren op wat belangrijk is: het bereiken van de doelen van hun zakenreis.