Poznaj 20 wskazówek zapewniających bezproblemową podróż służbową – od listy rzeczy do spakowania po śledzenie wydatków.
Wyruszając w kolejną podróż służbową, musisz odpowiednio się przygotować. Sprawi to, że nie tylko będziesz wyglądać profesjonalnie, ale też ułatwisz sobie podróż.
Przygotowaliśmy kompleksową listę wskazówek dotyczących podróży służbowych, podzieloną na kategorie według etapów podróży: przed jej rozpoczęciem, w trakcie i po zakończeniu. Dzięki temu nie przeoczysz żadnego ważnego aspektu i po prostu skupisz się na networkingu i pracy.
Zalecamy, aby niektóre z tych wskazówek zacząć stosować na kilka tygodni przed terminem podróży. Dzięki temu uwzględnisz je wszystkie i nie będziesz martwić się przygotowaniami na ostatnią chwilę.
Zanim zarezerwujesz podróż służbową lub przystąpisz do działania, przeczytaj firmowe zasady dotyczące podróży służbowych. Dzięki temu uzyskasz pewność, że robisz wszystko dobrze i zgodnie z zasadami.
Jeśli nie masz doświadczenia w pracy zdalnej, warto sprawdzić w firmowym dziale IT, czy wszystko jest gotowe do pracy z innej lokalizacji. Może to oznaczać, że potrzebujesz połączenia VPN do bezpiecznego łączenia się ze swoją siecią lub musisz aktywować roaming dla swojego numeru telefonu.
Oto kilka zaleceń dotyczących cyberbezpieczeństwa podczas podróży służbowych:
Jeśli podróżujesz służbowo, wybierz zakwaterowanie odpowiadające Twoim potrzebom biznesowym.
Warto też sprawdzić, czy Twoja firma współpracuje z sieciami hotelowymi lub czy możesz skorzystać z bezpłatnego podniesienia standardu w ramach programów lojalnościowych. W ten sposób możesz mieć większy komfort za tę samą cenę.
Inne kwestie do rozważenia:
Jedną z typowych wskazówek dotyczących podróży służbowych jest rezerwowanie lotów bezpośrednich, aby unikać przesiadek. Obniża to ryzyko spóźnienia się na lot przesiadkowy i na ważne spotkania służbowe.
Jeśli nie możesz uniknąć przesiadek, zalecamy pozostawienie wystarczającej ilości czasu między dwoma lotami, aby nie spóźnić się na ważną przesiadkę.
A propos latania: zawsze sprawdzaj różnicę czasu, aby przygotować się na jet lag. Objawy mogą być niestety bardzo dotkliwe i jeśli nie podejmiesz działań zapobiegawczych, przez całą podróż służbową możesz cierpieć na bezsenność i bóle głowy.
Jeśli zdecydujesz się jedynie na bagaż podręczny, zaoszczędzisz czas i pieniądze. W ten sposób pominiesz etapy odprawy i odbioru bagażu oraz unikniesz ryzyka zagubienia bagażu.
Możesz skorzystać z listy podstawowych rzeczy do spakowania na podróż służbową i odpowiednio spakować się na nadchodzącą podróż. Niektóre podstawowe rzeczy:
Aby uniknąć problemu z podróżą służbową spowodowanego utratą ważności dowodu tożsamości, regularnie sprawdzaj, kiedy Twój dowód osobisty lub paszport utraci ważność.
Warto też zawsze mieć przy sobie kopię dowodu tożsamości, gdyż ułatwi to procedury administracyjne w nagłych wypadkach.
Przed podróżą sprawdź też, czy potrzebujesz wizy, aby udać się do miejsca docelowego. Zasady Twojej firmy dotyczące podróży powinny informować o tym, czy firma pomoże Ci złożyć wniosek.
Podróż służbowa to doskonała okazja do nawiązania nowych kontaktów, pozyskania klientów i rozwiązania różnych problemów w firmie. Dlatego przed wyjazdem warto przygotować wszystkie potrzebne dokumenty oraz wydrukować niezbędne umowy i materiały.
Możesz zaplanować przyjazd na lotnisko komunikacją miejską, taksówką lub prywatnym bądź wypożyczonym samochodem. W każdym przypadku dobrą praktyką jest wcześniejsze sprawdzenie planu podróży.
Jeśli firma pokrywa koszty, jeszcze przed podróżą upewnij się, że masz zarezerwowaną taksówkę na lotnisko i z powrotem. Jeśli rezerwacja taksówki nie jest najlepszym wyjściem, bo chcesz mieć więcej swobody, dobrym rozwiązaniem może być wynajęcie samochodu.
Gdy dotrzesz na lotnisko, oficjalnie rozpoczyna się Twoja podróż służbowa. Kilka przydatnych porad, o których warto pamiętać:
Jeśli możesz, spędź czas przed odlotem w poczekalni na lotnisku. Można tam skorzystać z darmowych posiłków i napojów, popracować w razie potrzeby lub po prostu odpocząć przed lotem.
Aplikacje podróżnicze mogą znacznie ułatwić podróże służbowe. Jeśli pobierzesz wszystkie aplikacje z tej kompleksowej listy, nie będziesz się martwić o przebieg swoich podróży służbowych.
Jeśli nie masz firmowej karty kredytowej i musisz płacić z góry, pamiętaj o zachowaniu wszystkich rachunków. Co więcej, przesłanie ich do narzędzia do rozliczania wydatków lub zrobienie zdjęć w celu zachowania jako kopii umożliwi Ci śledzenie ich wszystkich.
Zanim wydasz pieniądze, których Twoja firma może nie zwrócić, sprawdź w zasadach Twojej firmy dotyczących podróży, ile możesz wydać na posiłki, napoje itp.
Jeśli podróżujesz służbowo do miejsca, w którym obowiązuje inna waluta niż Twoja, łatwiej jest wymienić pieniądze na lotnisku lub zdecydować się na karty obsługujące wiele walut.
Jeśli wybierzesz gotówkę, pamiętaj, aby mieć przy sobie banknoty o niskich nominałach, które możesz zaoferować jako napiwki za zjedzone posiłki. Oczywiście sprawdź wcześniej, czy dawanie napiwków jest ogólnie przyjęte w miejscu docelowym, aby uniknąć przykrych niespodzianek.
Osoby podróżujące służbowo mogą zauważyć wzrost popularności bleisure: połączenia obowiązków służbowych i czasu wolnego. Możesz też skupić się na relaksie i poznawaniu nowej kultury, jednocześnie podróżując służbowo.
Wielu podróżujących zapomina o dbaniu o swoje zdrowie. Aby nie zignorować tego ważnego kroku, wybierz zakwaterowanie z siłownią albo rób liczne przerwy na spacer.
Aby jak najlepiej wykorzystać podróż służbową, zwróć uwagę na następujące kwestie:
Nie zapomnij spakować przyjmowanych leków (przygotuj receptę od lekarza, aby ją okazać, gdyby zaszła taka konieczność) i suplementów, aby móc zachować codzienną aktywność.
Po przybyciu do biura i rozpoczęciu spotkań pamiętaj, że jesteś gościem w innym kraju i innym biurze. Przed odjazdem zastosuj najlepsze praktyki, których Cię nauczono, lub postępuj według wskazówek swoich współpracowników.
Gdy wrócisz do biura po zakończeniu podróży służbowej, zrób kilka rzeczy, aby mieć pewność, że zakończysz podróż we właściwy sposób i wykorzystasz nawiązane kontakty.
Po powrocie do biura nie zwlekaj ze złożeniem raportu wydatków. Im dłużej będziesz czekać, tym bardziej możesz o czymś zapomnieć lub nawet przeoczyć termin złożenia wniosku.
Pamiętaj o prawidłowym złożeniu raportu:
Czy podczas podróży udało Ci się poznać nowych klientów, współpracowników lub potencjalnych partnerów? Zakończenie podróży służbowej nie oznacza, że na tym kończy się praca dla Ciebie i Twojej firmy.
Oto kilka sposobów na pozostanie w kontakcie:
Najłatwiej jest uczyć się przez działanie. Jeśli zauważysz rozbieżności między realiami podróży służbowych a zasadami Twojej firmy dotyczącymi podróży, koniecznie poinformuj o tym odpowiedzialną osobę. W ten sposób możesz zapewnić przestrzeganie zasad dotyczących podróży służbowych przez inne osoby podróżujące służbowo.
Podróże służbowe mogą Cię wiele nauczyć o biznesie, ale należy też szybko podzielić się tymi informacjami. Zorganizuj spotkania podsumowujące zdobytą wiedzę i zaobserwowane najlepsze praktyki, aby zwiększyć efektywność swojej firmy.
Poznaj 10 przedmiotów i porad dotyczących udanej podróży służbowej: lista rzeczy do spakowania i wsk...
Oto 8 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas wynajmu samochodu do celów służbowych.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu na podróż służbową. Na co zwracają uwagę osoby podróżujące s...
