Zdrowie i bezpieczeństwo Twoich pracowników w podróży jest nadrzędne, zwłaszcza jeśli wyjeżdżają za granicę. Jeśli Twoi pracownicy podróżują biznesowo, to menedżer ds. podróży służbowych odpowiada za zapewnienie im szeroko rozumianego bezpieczeństwa. Należy również wyraźnie poinformować pracowników, co robić w razie nagłych lub nieoczekiwanych sytuacji.
Czym jest bezpieczeństwo podróży służbowych?
Osoby podróżujące służbowo muszą liczyć się z dużym ryzykiem związanym między innymi z:
-
zakłóceniami w podróżowaniu
-
katastrofami naturalnymi
-
ekstremalnymi warunkami pogodowymi
-
chorobami i sytuacjami zagrażającymi zdrowiu
-
zbrodniami i terroryzmem
-
zamieszkami politycznymi lub społecznymi
-
nowymi przepisami prawa w zakresie podróży.
Firmy i menedżerowie ds. podróży służbowych muszą aktywnie monitorować miejsce, do którego udaje się pracownik, jeszcze przed jego wyjazdem. Działania te pomogą zrozumieć, czy istnieją rzeczywiste lub potencjalne zagrożenia w danym miejscu. Polityka bezpieczeństwa podróży służbowych jest dokumentem korporacyjnym, który zawiera scenariusze dotyczące ryzyka, z jakimi mogą się spotkać pracownicy podczas wyjazdów służbowych.
Ocena ryzyka podczas podróży służbowych
Formalna ocena zagrożeń wymaga od menedżerów ds. podróży służbowych analizy potencjalnych ryzyk związanych z podróżami i określenia, czy konieczne są środki zapobiegawcze – czy też należy całkowicie unikać podróży wysokiego ryzyka. Doskonały sposób na wizualizację zagrożeń w różnych lokalizacjach to mapy bezpieczeństwa podróży.
Także wykorzystanie systemu informacyjnego o zagrożeniach, który zakłada dostęp do historii ryzyka, może pomóc w ocenie poprzednich wypadków powstałych na danym obszarze. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ryzykiem podróży służbowych.
Tworzenie planu bezpieczeństwa podróży służbowych
Zawsze lepiej aktywnie zapobiegać niż reagować z opóźnieniem. Opracowanie polityki bezpieczeństwa podróży służbowych jest jednym z najlepszych sposobów na wypełnienie firmowego obowiązku należytej staranności względem pracowników podczas wyjazdu. Dokument ten powinien zawierać wszystkie szkolenia, procedury i materiały wymagane w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom.
Należyta staranność i bezpieczeństwo w podróży służbowej
Podróże służbowe z powrotem stają się coraz popularniejsze, więc firmy są zobowiązane dochować należytej staranności, aby zapewnić swoim pracownikom niezbędne narzędzia i zasoby podczas bezpiecznej i udanej podróży. Niezależnie od tego, czy włączasz bezpieczeństwo podróży służbowych do obowiązującej polityki bezpieczeństwa, czy tworzysz oddzielny dokument, przygotowanie bezpiecznej podróży przynosi wiele korzyści:
- zwiększone bezpieczeństwo
- zwiększone zaufanie wśród pracowników i większa szansa na ich zatrzymanie w pracy
- oszczędność czasu i pieniędzy
- wspieranie kultury bezpieczeństwa.
Najlepszą radą, jakiej można udzielić, jest przygotowanie się na każdy możliwy scenariusz. Osoby podróżujące służbowo narażone są na szeroko pojęte ryzyko, dlatego istotne jest, aby firma stworzyła kulturę bezpieczeństwa, która obejmuje różne lokalizacje, do których jeżdżą pracownicy. Dzięki temu mogą być bezpieczni i pracować najlepiej, jak potrafią.
Wytyczne dotyczące bezpieczeństwa podróży dla pracowników nie powinny być niezmiennym dokumentem. Dokonuj stałej ewaluacji istotnych zagrożeń i aktualizuj plan, aby uwzględniać zmiany w programie lub zasadach dotyczących podróży oraz dodawać wyniki tych ewaluacji. Ważne jest, aby uwzględnić wszystkie zagrożenia i upewnić się, że pracownicy mają najnowsze informacje na temat reagowania w trudnych sytuacjach. Korzystaj z porad i narzędzi, aby Twoja firma była bezpieczna, a pracownicy mogli spokojnie uczestniczyć w podróżach służbowych.
9 wskazówek dotyczących bezpieczeństwa podróży służbowych dla osób wyjeżdżających na wyjazdy firmowe
1. Kup lokalną kartę SIM, jeśli jest to możliwe
W zależności od czasu trwania podróży służbowej warto mieć lokalną kartę SIM. W ten sposób unikniesz kosztownych opłat za transmisję danych w roamingu i będziesz nadal korzystać ze swojego telefonu za granicą. Dzięki temu pozostaniesz w kontakcie z członkami rodziny oraz zwiedzisz okolicę. Dostęp do Map Google jest również nieoceniony, aby pomóc Ci swobodnie poruszać się po okolicy i korzystać z transportu publicznego.
2. Trzymaj swoje ważne rzeczy w bezpiecznym miejscu
Podczas podróży służbowej prawdopodobnie będziesz mieć przy sobie ważne dokumenty – zarówno zawodowe, jak i osobiste – z którymi należy obchodzić się ostrożnie. Dokumenty te mogą obejmować:
- paszport
- dowód tożsamości
- prawo jazdy
- wiza pracownicza
- karta pobytu
- dokumentacja firmowa
- wyniki badań
- informacje o produkcie
- dane poufne.
Aby te dokumenty i informacje były bezpieczne, warto zarezerwować pokój z sejfem albo zainwestować w portfel antykradzieżowy. Znajdź więcej wskazówek dotyczących dobrej podróży służbowej i upewnij się, że jesteś przygotowany na każdą ewentualność. Zrobienie kopii cyfrowych ważnych dokumentów może być użyteczne podczas podróży służbowej.
3. Zapewnij środki na wypadek sytuacji awaryjnej
Podczas podróży ważne jest, aby nie trzymać wszystkich pieniędzy w jednym miejscu. Kluczowe znaczenie ma posiadanie środków w różnej formie na wypadek sytuacji awaryjnej. Korzystaj z lokalnych bankomatów, mając niewielką ilość środków na karcie, i zawsze trzymaj niewielką ilość gotówki w kieszeni lub torbie. Lepiej mieć przy sobie trochę więcej pieniędzy, niż zostać bez gotówki.
4. Zapisz dane kontaktowe do lokalnej ambasady
Ważne jest, aby sprawdzić najważniejsze informacje przed podróżą służbową, szczególnie podczas wjazdu do nowego kraju. Sprawdź kontakt do najbliższej ambasady, aby w nagłych przypadkach, takich jak niepokoje polityczne lub nawet niekorzystne okoliczności, np. skradziony paszport, pracownicy ambasady mogli pomóc Ci w trudnej sytuacji lub dostarczyć aktualne informacje dotyczące bezpieczeństwa.
5. Kup ubezpieczenie na podróż służbową
Charakter podróży służbowej oznacza, że pracownicy często podróżują z informacjami poufnymi i drogim sprzętem biurowym. Zakup ubezpieczenia podróżnego chroni ich w przypadku odwołania, opóźnienia lub utraty rzeczy osobistych. Dzięki temu podróżujący służbowo czują się bezpiecznie.
6. Udostępnij szczegóły obiektu
Zwłaszcza jeśli podróżujesz służbowo w pojedynkę, dzielenie się informacjami na temat zakwaterowania z członkiem rodziny lub bliskim może być bardzo pomocne w sytuacji awaryjnej. Ważne jest również dzielenie się ogólnym harmonogramem lub planem podróży. Zalecane jest również informowanie kolegów i szefa zespołu o swoich planach podróży.
7. Łącz się z prywatnymi sieciami
Podczas podróży służbowych możesz logować się i pracować z lotniska, kawiarni lub lokalnych biur. Logowanie się do prywatnej sieci może chronić dane służbowe oraz urządzenie przed atakiem, zwłaszcza w przypadku korzystania z otwartych sieci lub publicznego Wi-Fi. Warto rozważyć również użycie osłony ekranu, która ukrywa ekran laptopa przed wzrokiem ciekawskich.
8. Zapisz lokalne telefony alarmowe
Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących podróży jest również spisanie danych kontaktowych do lokalnych służb ratunkowych. Dotyczy to lokalizacji najbliższego posterunku policji, zapisanie w telefonie uniwersalnego numeru alarmowego, a nawet dodanie numeru telefonu do banku lub firmy wystawiającej kartę kredytową.
9. Uważaj na oszustwa podróżnicze
Niestety, oszustwa w trakcie podróży są dość powszechne w większości części świata i obcokrajowcy zazwyczaj są łatwym celem. Sprawdź jeszcze raz przed wyjazdem, jakie rodzaje oszustw są szczególnie popularne w miejscu docelowym, aby być świadomym zagrożeń. Ponadto możesz skontaktować się z innymi podróżującymi i zapytać ich o wskazówki dotyczące bezpieczeństwa, albo poszukać tych informacji na blogach podróżniczych, aby zrozumieć, jak działają szajki oszustów.
