Zautomatyzuj swoje systemy dzięki naszemu przewodnikowi po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania wydatkami.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania wydatkami pozwala na rozliczanie kosztów podróży i zbilansowanie ksiąg rachunkowych. Nie ma wątpliwości, że podróże służbowe są kluczem otwierającym nowe drzwi do rozwoju, ale wiążą się z nimi liczne rachunki za poniesione wydatki. Gdy nie ma się jasnego budżetu lub zasad dotyczących podróży, koszty, od wydatków hotelowych po kolacje z partnerami i potencjalnymi klientami, mogą szybko wzrosnąć.
W takiej sytuacji dobre rozwiązanie do zarządzania wydatkami firmy może okazać się naprawdę pomocne, a dzięki dzisiejszej technologii monitorowanie wydatków i zarządzanie nimi jest skuteczniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Czytaj dalej, aby poznać najlepsze naszym zdaniem aplikacje i rozwiązania do monitorowania wydatków, które sprawdzą się niezależnie od wielkości Twojej firmy, a także nasze wprowadzenie do tego, jak Booking.com for Business może Ci pomóc w zarządzaniu wydatkami.
Oprogramowanie do zarządzania wydatkami to narzędzie cyfrowe pomagające firmom kontrolować wydatki pracowników. Do wyboru masz kompleksowe oprogramowanie księgowe i aplikacje do skanowania rachunków, a także platformy typu „wszystko w jednym”, które umożliwiają budżetowanie oraz monitorowanie i uzgadnianie wydatków.
W przeszłości raportowanie wydatków, zwroty kosztów i uzgadnianie wykonywano ręcznie, a działy finansowe mozolnie wprowadzały każdą kwotę do licznych arkuszy kalkulacyjnych. W całkowicie ręcznym systemie księgowania jest zbyt dużo miejsca na błędy powodowane na przykład brakującymi rachunkami lub niedokładnymi obliczeniami. Weryfikacja takich błędów jest czasochłonna (i kosztowna).
Oprogramowanie do zarządzania wydatkami usprawnia ten długotrwały i podatny na błędy proces dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy. Dobre rozwiązanie do zarządzania wydatkami pozwala pracownikom i administratorom logować się i przesyłać oraz monitorować rachunki, dla których chce się uzyskać automatyczne zatwierdzenie i zwrot kosztów. Integruje się ono także z systemami księgowymi, umożliwiając prowadzenie dokładnych, nadających się do celów podatkowych rejestrów, co jest szczególnie przydatne w przypadku wielu funkcji biznesowych, w tym zarządzania podróżami służbowymi.
Oczywiście nie każde oprogramowanie do zarządzania wydatkami jest takie samo. Najlepsze firmy zajmujące się zarządzaniem wydatkami oferują rozwiązania z następującymi funkcjami:
Nauczenie się korzystania z oprogramowania nie powinno zajmować miesięcy. Chcesz, aby wszystkie zainteresowane strony w Twojej organizacji mogły z niego skutecznie korzystać, dlatego pulpit nawigacyjny powinien być przejrzysty, czytelny i przyjazny dla użytkownika.
Według stowarzyszenia Global Business Travel Association (GBTA) ręczne wypełnienie jednego raportu wydatków zajmuje średnio 20 minut, nie wspominając o dodatkowych 18 minutach potrzebnych na wprowadzenie poprawek. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania wydatkami oszczędza czas i pieniądze dzięki automatyzacji.
Bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie dokumentów również wiąże się z kosztami. Większość oprogramowania umożliwia przechwytywanie i przechowywanie faktur, rachunków i zamówień zakupu w formie cyfrowej. Podczas podróży zagranicznych pracownicy mogą szybko skanować dokumenty za pomocą swoich telefonów.
Aby nie czekać do końca każdego miesiąca lub kwartału z podliczaniem wydatków, warto poszukać rozwiązania, które wprowadza wszystkie kwoty w czasie rzeczywistym. To daje podróżującym pewność, że zmieszczą się w budżecie.
Niezależnie od tego, czy używasz podstawowej aplikacji do monitorowania wydatków, czy kompleksowego rozwiązania, ważna jest integracja z aktualnie używanym oprogramowaniem. Możesz na przykład zintegrować Booking.com for Business z Expensify, aby uzyskać bardziej całościowe rozwiązanie do zarządzania wydatkami.
Skoro już wiemy, na co warto zwrócić uwagę, przedstawiamy najlepsze według nas oprogramowanie do zarządzania wydatkami.
To oprogramowanie księgowe jest wyposażone w przydatne narzędzie do automatycznego rejestrowania wydatków, które pozwala członkom zespołu rejestrować wydatki na bieżąco. Oprócz zarządzania wydatkami oprogramowanie FreshBooks oferuje również monitorowanie projektów i czasu oraz bezproblemową obsługę. Jest najlepsze, jeśli szuka się kompletnego rozwiązania księgowego.
Jedno z najpopularniejszych rozwiązań księgowych dla małych firm pozwala również zarządzać wydatkami. Rozwiązanie QuickBooks Online ma szeroki wybór funkcji do zarządzania wydatkami. Rachunki można przesłać z komputera, konta Dysk Google, poczty e-mail lub w formie zdjęć i szybko synchronizować je z systemem. Na podstawie wydatków sporządzany jest raport do szybkiego zatwierdzenia i zwrotu kosztów.
Expensify to jedno z niewielu narzędzi na tej liście, które równie dobrze nadaje się zarówno dla freelancerów, jak i dla większych przedsiębiorstw. Automatyzuje płatności cykliczne i łatwo integruje się z większymi, bardziej złożonymi rozwiązaniami i platformami rezerwacyjnymi. Użytkownicy mogą importować wydatki ze swojej firmowej karty kredytowej w celu generowania raportów. Inteligentne funkcje oparte na danych obejmują zautomatyzowany przepływ pracy, rejestrowanie przejechanych kilometrów na podstawie danych GPS i optyczne rozpoznawanie znaków.
Jest to część szerszego zestawu oprogramowania księgowego Zoho. Zoho Expense obejmuje stronę internetową i aplikację mobilną do łatwego raportowania wydatków. Podróżujący mogą używać aplikacji mobilnej do przechwytywania rachunków lub przeciągać i upuszczać zeskanowane obrazy na stronie internetowej. Przejrzysta, przyjazna dla użytkowników platforma ogranicza do minimum konieczność ręcznego wprowadzania danych, oferując automatyczne skanowanie i synchronizację z kontami.
Certify eliminuje wszelkie niejasności związane z zarządzaniem wydatkami, usprawniając raportowanie kosztów podróży i obsługę zobowiązań. Narzędzie to sprawdzi się lepiej w większych przedsiębiorstwach z dużą liczbą podróży służbowych, gdzie monitoruje się typowe wydatki, takie jak transport i posiłki. Procesy zatwierdzania można odpowiednio dostosować, aby mieć pewność, że wszystkie wnioski trafią do właściwego miejsca w celu uzyskania zwrotu kosztów.
Dostarczane przez firmę SAP rozwiązanie do zarządzania wydatkami Concur Expense obejmuje przyjazną dla użytkownika, bezpieczną aplikację mobilną, która umożliwia monitorowanie wydatków na bieżąco. W jej przejrzystym interfejsie można znaleźć kilka kategorii, w tym jedną dotyczącą usług turystycznych i inną dotyczącą wydatków. Po wprowadzeniu wydatków do systemu są one automatycznie synchronizowane i umieszczane w raporcie, a wszelkie błędy są oznaczane przed zatwierdzeniem raportu.
Oprogramowanie Aspire daje wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie wydatki firmy dzięki automatycznemu przechowywaniu rachunków i kategoryzowaniu wydatków. Menedżerowie ds. finansów zyskują kontrolę nad budżetem i procesami zatwierdzania, a sama platforma jest łatwa w obsłudze dla członków zespołu. Oprogramowanie Aspire pozwala ustalać budżety na poziomie klienta, zespołu lub projektu, przy czym przypisani właściciele mogą zarządzać wydatkami w obrębie zespołów.
Jeśli potrzebujesz systemu do rozliczania wydatków przeznaczonego bardziej dla księgowych niż dla podróżujących służbowo, ExpensePoint oferuje szczegółowe funkcje niezbędne do tworzenia raportów najwyższej klasy. Zamiast korzystać z optycznego rozpoznawania znaków, oprogramowanie ExpensePoint bazuje na rozpoznawaniu pisma przez prawdziwych ludzi, aby zapewnić, że dane dostawców i sumy się zgadzają. Kolejną unikalną cechą tego narzędzia jest monitorowanie przejechanych kilometrów i obliczanie wydatków na podstawie lokalnych cen paliwa.
Na koniec, jeśli szukasz łatwej w obsłudze aplikacji do monitorowania wydatków, wypróbuj rozwiązanie Webexpenses. To oprogramowanie ma wszystkie funkcje, jakich można oczekiwać od zautomatyzowanego systemu, w tym cyfrowe przechwytywanie rachunków, ich inteligentne dopasowywanie oraz automatyczną kontrolę zgodności z zasadami. To narzędzie do zarządzania wydatkami firmy można zintegrować z ponad 50 systemami księgowymi i potrafi nawet monitorować emisję dwutlenku węgla, co pozwala na tworzenie raportów uwzględniających działania na rzecz zrównoważonego rozwoju.
Osoby często podróżujące samolotami potrzebują dedykowanej platformy do zarządzania podróżami służbowymi. Tu świetnie sprawdzi się Booking.com for Business. To kompleksowe rozwiązanie do rezerwacji i planowania podróży można zintegrować z Twoim kontem Expensify, umożliwiając zarządzanie wydatkami w czasie rzeczywistym. Rezerwacje podróży służbowych są łączone z raportami wydatków, co zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów ludzkich i zapewnia terminową oraz bezproblemową realizację płatności za podróże służbowe.
Tak, najlepsze współczesne aplikacje do monitorowania wydatków są w pełni bezpieczne. Zanim jednak zacznie się wprowadzać firmowe lub osobiste dane finansowe, warto przeprowadzić kilka kontroli bezpieczeństwa online.
Jeśli jesteś menedżerem ds. finansów lub kadr, upewnij się, że Twoi współpracownicy oddzielnie przechowują dane logowania do kont służbowych i prywatnych. Zawsze na bieżąco instaluj wszystkie wymagane i zalecane aktualizacje oprogramowania oraz zawsze twórz kopie zapasowe kont.
Szukasz sposobów na dalszą poprawę zarządzania wydatkami? Spróbuj zastosować regułę budżetowania „50 30 20”. Podstawowym założeniem jest to, że dochód powinien być dzielony (po opodatkowaniu) na trzy kategorie:
Zastosowanie tej reguły przy ustalaniu budżetu na podróże służbowe oznacza, że 50% budżetu należy przeznaczyć na obowiązkowe wydatki, takie jak zakwaterowanie i przeloty. Następnie można odłożyć 30% na rozrywkę dla klientów i poprawę komfortu podróżowania, a pozostałe 20% zostawić jako zabezpieczenie na nieprzewidziane wydatki albo przeznaczyć do ponownego zainwestowania.
Jeśli wolisz pracować ręcznie, do monitorowania kosztów podróży możesz oczywiście wykorzystać arkusz kalkulacyjny programu Excel. Jedną z możliwości jest pobranie szablonu raportu wydatków, który automatycznie obliczy kwotę całkowitą po wpisaniu kwot w każdej kategorii wydatków firmowych.
Jeśli wolisz dostosować arkusz kalkulacyjny, utwórz nowy plik. Utwórz kolumny do kategoryzowania szczegółów wydatków, nadając im takie tytuły jak Wydatek, Typ, Data i Kwota.
Jak znaleźć to właściwe rozwiązanie, gdy na rynku jest tak wiele firm oferujących usługi zarządzania wydatkami? Porównując dostępne opcje, bierz pod uwagę swój budżet, wielkość organizacji i wysokość wydatków na podróże.
Jeśli w Twojej firmie jest dużo podróży służbowych, wiele korzyści może przynieść kompleksowe rozwiązanie, takie jak Booking.com for Business. Platformy do obsługi podróży służbowych nie tylko umożliwiają monitorowanie wydatków w czasie rzeczywistym i ich raportowanie, ale także pozwalają rezerwować loty i zakwaterowanie oraz wypożyczać samochody na jednej platformie.
Oznacza to, że nie musisz zbierać faktur od wielu dostawców. Zamiast tego wszystko jest wyświetlane w jednym miejscu z przyjaznym dla użytkownika podglądem – i będziesz oszczędzać na podróżach służbowych, również dzięki dostępowi do ekskluzywnych cen.
Podróż służbowa może być droga. Tańsze podróże służbowe wymagają wysiłku ze strony wszystkich pracow...
Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...
Aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi są niezbędne do usprawniania procesów podróży służbowy...
