Praca podczas podróży: 10 najważniejszych wskazówek dotyczących pracy zdalnej dla podróżujących służbowo

Praca podczas podróży jest główną częścią podróży służbowych (nie wspominając o znaczących zaletach pracy zdalnej), dlatego ważne jest, aby pozostawać wówczas w kontakcie z klientami i współpracownikami. W przypadku firm podróże sprzyjają tym najważniejszym kontaktom osobistym. Jednak podróże i praca zdalna wiążą się z wieloma wyzwaniami, spośród których istotny jest wpływ na produktywność.

Krótko mówiąc, zmiana stref czasowych jest męcząca i często stresująca. Trudno jest wówczas skupić się na zadaniach służbowych, co prowadzi do utraty produktywności i dalszych stresów. Niezależnie od tego, czy często podróżujesz służbowo, czy po prostu jesteś cyfrowym nomadą, wypróbuj kilka poniższych wskazówek dotyczących pracy zdalnej, aby pozostać na dobrej drodze.

Wyzwania związane z podróżami i pracą zdalną

Podróże służbowe otwierają drzwi do nowych możliwości, ale gdy trwają nieustannie, mogą odbić się na zdrowiu. Po pierwsze: loty. Częste latanie może miećniepożądane skutki uboczne, takie jak odwodnienie, zmęczenie i jet lag, nie wspominając o narażeniu na wirusy od innych pasażerów.

Według ankiety przeprowadzonej przez YouGov i NexTravel, ponad 20% osób podróżujących służbowo zgłaszało też negatywne skutki dla zdrowia psychicznego, w tym stres. Powody? Ankietowani wskazywali na zakłócenia w harmonogramie snu, nieoczekiwane koszty oraz wpływ na wydajność pracy.

Z drugiej strony, platforma Booking.com for Business przeprowadziła ankietę wskazującą, że podróże służbowe mogą przynieść wiele korzyści, na przykład dla zdrowia psychicznego i fizycznego. Ostatecznie, zrozumienie wpływu podróży służbowych na zdrowie fizyczne i zastosowanie proaktywnych środków może zapewnić, że korzyści z podróży służbowych przewyższą negatywne skutki.

Dlatego ważne jest, aby pomyśleć o produktywności przed rozpoczęciem podróży służbowej. Utrzymanie produktywności staje się trudniejsze, gdy masz do czynienia z jet lagiem i problemami takimi jak brak Wi-Fi lub zagubiony bagaż, a niektórzy podróżujący obawiają się podróży ze współpracownikami, których nie znają.

Aby jak najlepiej wykorzystać pracę podczas podróży, ważne jest, aby zaplanować te kwestie i zminimalizować stres związany z podróżą.

Dlaczego podróże służbowe są tak męczące?

Czy zdarzyło Ci się potrzebować kilku dni urlopu po powrocie z podróży służbowej? Nie tylko Tobie. Podróżowanie w czasach po pandemii COVID wiąże się z zupełnie nowym zestawem zasad i przepisów, zwiększającym obciążenie psychiczne.

Nie wspominając o oczywistym jet lagu i presji na produktywność podczas podróży, w połączeniu z zakłóceniem Twoich regularnych treningów i brakiem zdrowych opcji żywieniowych.

Oczywiście nie wszyscy mają takie odczucia. Wiele osób cieszy się rozwojem osobistym i zmianą środowiska związaną z podróżami służbowymi. Jednak niezależnie od tego, czy popierasz pozytywne, czy negatywne argumenty, nie da się zaprzeczyć, że pewne aspekty podróży służbowych wpływają na produktywność.

Jak zmaksymalizować produktywność podczas podróży?

Sekretem zwiększającym produktywność pracy zdalnej jest planowanie, bez względu na cel podróży.

Należy zacząć od zbadania lokalnej okolicy. Poznając rozkład obszaru wokół hotelu, centrum konferencyjnego lub innych miejsc spotkań, zaoszczędzisz czas potrzebny na wyznaczenie dojazdu.

Poza planowaniem podróży, produktywność zmaksymalizujesz dzięki codziennemu harmonogramowi – w dowolnej formie, która Ci odpowiada. Kontroluj swoje działania dzięki liście zadań z priorytetami, połączonej z kalendarzem na żywo, aby być na bieżąco z ważnymi projektami. Chociaż praca w samolocie jest z pewnością możliwa, warto wydzielić dni podróży, aby złagodzić stres i dotrzeć do miejsca docelowego z poczuciem świeżości, kreatywności i gotowości do pracy.  

Jak działać produktywnie podczas podróży: 10 najważniejszych wskazówek

Połączenie podróży i pracy jest wyzwaniem, ale dzięki organizacji, planowaniu i kilku przydatnym zabiegom dasz sobie radę. Oto dziesięć najważniejszych wskazówek dotyczących produktywności w pracy zdalnej.

Porady dotyczące lepszej koncentracji podczas pracy zdalnej

Masz trudności ze skupieniem się w innej strefie czasowej? Oto jak lepiej się skoncentrować dzięki produktywnemu, zdrowemu nastawieniu.

1. Używaj listy zadań. Jet lag skutkuje chaotycznym myśleniem, więc trzymaj się planu dzięki liście zadań. Nauka koncentrowania się na pracy w dużym stopniu wymaga po prostu jak najlepszej organizacji. Dzięki temu nie przegapisz żadnych ważnych zadań, czy to związanych z pracą, czy podróżą. Może to być prosta lista w notesie na smartfonie albo jedna z wielu dostępnych aplikacji, takich jak Google Tasks lub Microsoft To Do. Gdy tylko poczujesz dezorientację, przejrzyj swoją listę, aby ponownie skupić myśli.
2. Wpisz odpoczynek w swój harmonogram. Jeśli zastanawiasz się, jak lepiej skoncentrować się podczas podróży służbowej, odpowiedzią jest zazwyczaj odpoczynek. Podróże służbowe są często wypełnione spotkaniami i wydarzeniami, a Ty odczuwasz presję, aby jak najlepiej wykorzystać każdą minutę. Nie możesz jednak osiągać optymalnych wyników, jeśli czujesz wyczerpanie, więc spójrz na swój plan dnia i zaplanuj czas na odpoczynek. Staraj się nieco odpocząć przy każdej okazji – w poczekalni na lotnisku czy podczas przerwy na lunch między spotkaniami. Gdy nie możesz się zdrzemnąć, zwykły spacer po okolicy może dodać Ci energii.
3. Ustal harmonogram i pracuj w swoim rytmie dobowym. Pracując podczas podróży, łatwo jest wpaść w pułapkę długich wieczorów i jedzenia o nietypowych porach. Z biegiem czasu powoduje to poczucie dezorientacji i chaosu. Jak wygląda Twój codzienny harmonogram? Masz jakieś rytuały? Na przykład możesz zaczynać dzień od sesji jogi w swoim pokoju, a następnie odpowiadać na wiadomości e-mail przy kawie. Spróbuj to odtworzyć, gdy podróżujesz służbowo i jesteś poza biurem, aby zachować swoje zwyczaje. Jedną z największych zalet podróży służbowych jest możliwość dostosowania harmonogramu do Twojego naturalnego rytmu. Niektórzy ludzie koncentrują się łatwiej we wczesnych godzinach porannych, a inni czują kreatywność w nocy. Wykorzystaj swobodę pracy podczas podróży, aby wypróbować pracę w swoim rytmie dobowym.

Wskazówki dotyczące pracy zdalnej w samolocie

Loty długodystansowe najlepiej spędzać śpiąc, ale jeśli od czasu do czasu masz kilka dodatkowych godzin, możesz to wykorzystać. Praca w samolocie jest łatwiejsza niż kiedykolwiek dzięki pokładowemu Wi-Fi i gniazdkom elektrycznym.

1. Płać dodatkowo za Wi-Fi. Wi-Fi to standardowa funkcja podczas lotów klasy biznesowej, lecz nawet w klasie ekonomicznej można zwykle zapłacić za dostęp. Warto ponieść ten dodatkowy koszt, jeśli podczas lotu chcesz prowadzić burzę mózgów na firmowym kanale Slack, zaplanować sposób dotarcia na pierwsze spotkanie dnia lub odpowiedzieć na wiadomości e-mail klientów. Dzięki temu zaoszczędzisz czas po wylądowaniu. Bardzo ważne jest, aby pamiętać o bezpieczeństwie podczas korzystania z jakiejkolwiek publicznej usługi Wi-Fi. Nie wysyłaj żadnych danych firmowych ani poufnych informacji finansowych, chyba że korzystasz z bezpiecznej sieci.
2. Naładuj urządzenia. Innym świetnym sposobem na wykorzystanie czasu podczas lotu jest ładowanie urządzeń. Gniazdka zwykle znajdziesz obok fotela, a jeśli nie, możesz zainwestować w akcesoria elektroniczne, takie jak przenośny akumulator. Słuchawki z redukcją szumów również przydadzą się podczas lotów, gdy musisz się skupić.

Porady dotyczące pracy zdalnej w hotelach

Nawet jeśli plan podróży jest napięty, z pewnością spędzisz trochę czasu w pokoju hotelowym. Zmaksymalizuj produktywność podczas pracy w hotelach, efektywnie się przygotowując.

1. Zorganizuj swoje miejsce pracy. Niezależnie od tego, czy masz własny pokój, czy dzielisz apartament ze współpracownikiem, zarezerwuj zakwaterowanie z odpowiednim miejscem do pracy. Warto też skorzystać z hotelowego centrum biznesowego lub lobby, aby mieć dodatkowe miejsce do pracy. Jeśli w hotelu nie ma dostępnego miejsca do pracy, postaraj się stworzyć własne. Przesuń meble, aby stworzyć specjalne miejsce do pracy, w razie potrzeby prosząc o dodatkowe oświetlenie.
2. Korzystaj z obiektów fitness. Centrum biznesowe świetnie nadaje się do pracy w hotelach, ale nie zapominaj o innych udogodnieniach. Zadbaj o swoje zdrowie fizyczne i psychiczne, korzystając z basenu, sauny i siłowni. Trening może być pomocny, aby pokonać jet lag i złagodzić stres.

Ogólne wskazówki dotyczące produktywności pracy zdalnej

Wiele tych samych wskazówek dotyczących produktywności, które stosujesz w biurze, działa równie dobrze w pracy zdalnej, z kilkoma drobnymi poprawkami.

1. Podróżuj inteligentniej dzięki aplikacjom zwiększającym produktywność. Szablony planów podróży służbowych są już przestarzałe – podróżujący używają teraz wirtualnych list zadań, notesów i powiadomień, aby zaoszczędzić czas i trzymać się harmonogramu. Aplikacje z mapami, wyszukiwarki Wi-Fi, aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi, funkcje tłumaczeniowe i narzędzia do śledzenia wydatków mogą jeszcze bardziej zwiększyć produktywność w podróży. Aplikacje w chmurze, takie jak Google Workspace i Microsoft Office 365, umożliwiają pracę zdalną, zapewniając dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, a nawet równoczesną pracę ze współpracownikami w biurze.
2. Przygotuj plan na wypadek zakłóceń. Zagubiony bagaż i odwołane loty należą do głównych przyczyn stresu związanego z podróżą, ale dzięki planowaniu można ograniczyć je do minimum. Przechowuj w torbie podręcznej niezbędne klucze, leki i sprzęt elektroniczny, a także ubrania na zmianę i przybory toaletowe na wypadek przestojów. Upewnij się, że masz papierową kopię swoich planów podróży, i korzystaj z platformy rezerwacji podróży służbowych z wbudowanym wsparciem.
3. Określ oczekiwania. Naszą ostatnią wskazówką jest określenie oczekiwań dotyczących pracy, zanim wyjedziesz. Udostępnij swój harmonogram członkom zespołu, aby wiedzieli o terminie Twojej podróży i nie oczekiwali realizacji projektów w tym czasie. Ustaw odpowiedzi na wiadomości e-mail i pocztę głosową, aby klienci wiedzieli, że jesteś poza biurem. Zapewnij w razie potrzeby alternatywny kontakt. Uwzględniając to wszystko, po przybyciu na lotnisko możesz naprawdę wykorzystać swój dzień podróży w najlepszy, najbardziej produktywny i bezstresowy sposób.

Co to jest zasada 1-3-5 dotycząca produktywności?

Najlepszym sposobem na zwiększenie produktywności, który sprawdza się podczas podróży w celu pracy poza biurem, jest zasada 1-3-5. Polega ona na podziale dziennych zadań na trzy kategorie, w tym jedno zadanie główne, trzy zadania pośrednie i pięć drobnych, mniej ważnych zadań. Nie należy przechodzić do żadnych innych zadań, dopóki nie ukończysz tych dziewięciu. Mając jasny podział swoich celów, możesz pracować nad zadaniami z listy 1-3-5 w ciągu dnia, co pomoże Ci ustalić priorytety czasowe.

Jaki jest najlepszy sposób zwiększania produktywności

Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale najlepszym sposobem zwiększania produktywności jest robienie mniej. Rezygnacja z projektów i zadań, które marnują Twój czas, to jedna z najpotężniejszych metod osiągania postępów.

Przed zaplanowaniem spotkania zastanów się, czy jest ono konieczne. A może da się ten czas spożytkować lepiej? Podczas pracy w podróży łatwo jest przyjąć postawę ciągłego mówienia „tak”, co prowadzi do przepełnionej listy zadań i wynikającego z tego wypalenia. Możesz mówić „tak” na nadarzające się okazje, ale w skoncentrowany, świadomy sposób.

Jak najlepiej wykorzystać podróż służbową

Jeśli chodzi o okazje i budowanie relacji, nie ma nic lepszego niż podróże służbowe ze spotkaniami osobistymi. Możesz inteligentniej pracować podczas podróży, ustalając priorytety zadań, wykorzystując przestoje i trzymając się swojego zwykłego harmonogramu snu i treningów.

Korzystając z dedykowanych platform do zarządzania podróżami służbowymi, takich jak Booking.com for Business, menedżerowie podróży i podróżujący służbowo mogą też wyeliminować wiele stresu obniżającego produktywność. Oszczędzaj czas na procesach rezerwacji, zarządzając liniami lotniczymi, hotelami i wypożyczalniami samochodów na jednej platformie, przechowując przy tym plany podróży pracowników w jednym miejscu. Oznacza to również, że w przypadku opóźnień lub odwołań firma może zdalnie lokalizować pracowników i zmieniać rezerwacje, minimalizując stres.