Zrozumienie należytej staranności dla podróży służbowych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przeczytaj przewodnik pracodawcy na jej temat.
Podróże służbowe to okazja na kontakt z ludźmi z własnego zespołu, spojrzenie na sprawy z nowych perspektyw i osobiste spotkania z klientami. Jednak pomimo wszystkich korzyści podróże służbowe wiążą się również ze specyficznymi zagrożeniami dla pracowników i organizacji. W ramach ogólnych zobowiązań do zachowania należytej staranności zarówno małe firmy, jak i duże korporacje muszą podjąć rozsądne środki, aby zapewnić pracownikom bezpieczeństwo i wspierać ich podczas podróży.
Czym więc właściwie jest „należyta staranność”? Jakie są wyzwania związane z należytą starannością dla podróżujących służbowo? I jak możesz wypełnić swoje zobowiązania do należytej staranności, gdy pracownicy wyjeżdżają za granicę?
Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po należytej staranności i dowiedz się, co ona oznacza dla Twojej firmy.
Należyta staranność definiuje rozsądną odpowiedzialność firmy za ochronę swoich pracowników i zapobieganie szkodom. Na gruncie prawnym należyta staranność to standard stosowany przez sądy do ustalania odpowiedzialności.
Należyta staranność może obejmować:
W praktyce należyta staranność może obejmować szereg aspektów w zależności od kontekstu i sytuacji. Należyta staranność może się również różnić w zależności od kraju, w którym jesteś, więc aby uzyskać najdokładniejszą definicję dla siebie, skonsultuj się z lokalnym specjalistą od prawa.
Chociaż należyta staranność jest standardem prawnym, jest również ważna z moralnego i etycznego punktu widzenia. Solidny program należytej staranności może przynieść korzyści dla zdrowia psychicznego pracowników, sprawiając, że będą się czuli wspierani przez swoich pracodawców, i poprawiając ich produktywność podczas podróży służbowych.
Niedopełnienie należytej staranności może skutkować konsekwencjami prawnymi, takimi jak procesy sądowe i dodatkowe koszty dla firmy. Należyta staranność należy się pracownikom każdego dnia, niezależnie od tego, czy chodzi o zapobieganie wypadkom w miejscu pracy, czy zapewnianie odpowiedniej edukacji w zakresie bezpieczeństwa. Jednak znaczenie należytej staranności jest szczególnie istotne w przypadku unikatowych wyzwań związanych z podróżami służbowymi. Podróżujący służbowo mogą podczas pobytu za granicą napotkać katastrofy naturalne, przemoc, choroby lub inne kryzysy, a do firm należy zapewnienie pomocy w tych niepewnych sytuacjach.
Krótko mówiąc: stworzenie programu należytej staranności dla podróżujących służbowo może w przyszłości oszczędzić pieniądze i nerwy, a być może nawet ocalić życie
Biuro lub miejsce pracy, do którego codziennie chodzisz, to stosunkowo bezpieczne, kontrolowane środowisko. Ale podróże służbowe wprowadzają zagrożenia i niewiadome, które sprawiają, że korporacyjna należyta staranność jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Należyta staranność w każdej firmie różni się w zależności od branży, miejsc podróży służbowych i innych czynników. Dlatego ważne jest stworzenie zasad lub programu dla podróżujących służbowo, zanim ktokolwiek spakuje swoje walizki.
Zasady dotyczące podróży zwykle obejmują takie kwestie jak:
Twoje zasady dotyczące podróży są idealnym miejscem do wyliczenia zobowiązań z zakresu należytej staranności oraz ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników podczas pobytu za granicą. Możesz już mieć zasady dotyczące podróży lub program z opisem zobowiązań z zakresu należytej staranności, ale jeśli tak nie jest, pamiętaj, aby dodać i aktualizować odpowiednie zapisy. Nawet firmy o ugruntowanej pozycji mogą skorzystać na ponownej ocenie swoich zasad dotyczących podróży i stworzeniu specjalnego programu należytej staranności.
Współpraca między różnymi obszarami organizacji ma kluczowe znaczenie dla skutecznego korporacyjnego programu należytej staranności i zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają tu do odegrania swoją rolę.
To, kto odpowiada za program należytej staranności, zależy od wielkości Twojej organizacji. Większe firmy mogą mieć osobę lub zespół zajmujący się zdrowiem i bezpieczeństwem, podczas gdy małe i średnie firmy prawdopodobnie będą musiały scedować swoje programy na działy kadr.
Bez względu na wielkość i strukturę organizacyjną Twojej firmy, należyta staranność jest w ostatecznym rozrachunku obowiązkiem każdego. Stworzenie programu należytej staranności dla podróżujących służbowo nic nie da, jeśli nie będzie traktowany priorytetowy przez menedżerów i skutecznie komunikowany pracownikom.
Aby stworzyć i egzekwować program należytej staranności, powinny się w niego zaangażować następujące osoby:
Budowanie kultury bezpieczeństwa wymaga udziału pracowników na każdym poziomie. Chociaż to organizacje są odpowiedzialne za swoje programy należytej staranności, pracownicy też mają tu do odegrania swoją rolę. Przed podróżą w celach służbowych pracownicy powinni zapoznać się z firmowymi zasadami dotyczącymi podróży, programami bezpieczeństwa i wszelkimi istotnymi informacjami na temat podróży. Pracownicy są również odpowiedzialni za przestrzeganie zasad przed podróżą, w jej trakcie i po niej.
Oznacza to, że musisz zachęcić pracowników do przestrzegania zasad dotyczących podróży służbowych.
Niezależnie od tego, czy nazywasz to programem należytej staranności, zasadami należytej staranności czy zasadami bezpieczeństwa podróży, każda organizacja powinna mieć specjalny plan dla podróżujących służbowo. Aby się przygotować, musisz znać wszystkie najgorsze scenariusze.
Podróżujący służbowo mogą napotkać różne sytuacje, w tym:
Istnieje wiele podejść do tworzenia strategii, ale te trzy kroki powinny pomóc Ci zacząć.
Zanim będzie można wdrożyć program należytej staranności, należy zrozumieć podróże służbowe w organizacji. Można zacząć od oceny zagrożeń związanych z podróżami służbowymi w ogólności i na poziomie pojedynczych podróży.
Trzeba sobie zadać pytanie:
Przed każdą indywidualną podróżą zadaj pytanie:
Odpowiedź na te pytania pomoże Ci określić, gdzie leży ryzyko dla Twojej firmy. Możesz wykorzystać te odpowiedzi jako punkt wyjścia do omówienia bezpieczeństwa podróży w organizacji i rozpoczęcia planowania zasad dotyczących podróży obejmujących należytą staranność.
Pamiętaj, że różni podróżujący służbowo napotykają różne zagrożenia. Na przykład niektóre miejsca docelowe mogą być bardziej niebezpieczne dla kobiet lub podróżujących LGBTQ+, a pewne choroby mogą mieć różny wpływ na ludzi (np. infekcja wirusem Zika u wielu osób przebiega bezobjawowo, ale jest niebezpieczna, jeśli jest się w ciąży). Skonsultuj się ze swoim zespołem i przedstaw różne punkty widzenia, aby mieć pewność, że w ocenie ryzyka uwzględniono pełny obraz.
Po zakończeniu oceny ryzyka przychodzi czas na zbudowanie strategii. Każdy firmowy program należytej staranności będzie inny w zależności od zagrożeń, na które się odpowiada. Jest jednak kilka uniwersalnych zasad do zapamiętania.
Po dokonaniu oceny zagrożeń, na jakie narażeni są podróżujący służbowo, i opracowaniu solidnej strategii ochrony oraz wspierania pracowników masz jeszcze trochę pracy. Wypełnianie zobowiązania do należytej staranności nigdy się nie kończy. Organizacje są odpowiedzialne za komunikowanie zasad dotyczących podróży i edukowanie pracowników w temacie bezpieczeństwa podróży.
Oprócz zapewniania ciągłej edukacji przygotuj też punkty kontaktu do przypominania podróżującym służbowo w odpowiednim czasie o kwestiach bezpieczeństwa podróży. Zadbaj o widoczność zasad podczas planowania podróży przez pracowników, zapewnij im zasoby informacyjne podczas podróży oraz proś ich o zastanowienie się i przekazanie informacji zwrotnych po powrocie z podróży służbowych.
Przejrzysta komunikacja z pracownikami da Ci pewność, że Twoje zasady dotyczące podróży są skuteczne i stanowią realizację zobowiązania do należytej staranności.
Zrozumienie zagadnienia należytej staranności może być skomplikowane, a nieprzewidywalny charakter podróży służbowych czyni je bardziej złożonym. Dobrze zrealizowana należyta staranność jest czymś więcej niż abstrakcyjnym terminem prawnym: to zapewnienie bezpieczeństwa, zdrowia i wsparcia dla Twojego zespołu. Dzięki dokładnej ocenie ryzyka, rzetelnemu planowaniu i ciągłej komunikacji Ty i Twój zespół możecie być gotowi na wszystko.
Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...
Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.
Zarządzanie ryzykiem w podróży to ważny element, o którym należy pamiętać, i opanować go w fachowy s...
