Przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi i wydatkami

Produktywna podróż służbowa może dać Twojej firmie nowe informacje, umocnione relacje biznesowe i wiele więcej. Chociaż korzyści mogą być bezcenne, każda podróż firmowa wiąże się jednak z kosztami. Na szczęście dzięki planowaniu, organizacji i przejrzystej komunikacji możesz zoptymalizować proces związany z kosztami podróży służbowych, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

Czym są koszty podróży służbowych?

Koszty podróży służbowych obejmują większość wydatków poniesionych podczas podróży służbowej – w szczególności koszty produktów i usług, które są niezbędne do osiągnięcia celów podróży. Z reguły osoby podróżujące służbowo mogą zwykle ubiegać się o zwrot kosztów, które związane są z ich podstawowymi potrzebami lub które umożliwiają im wykonywanie pracy za granicą. Te koszty utrzymania podróżującego mogą mieć konsekwencje podatkowe, dlatego też ważne jest, aby wszyscy w Twojej organizacji wiedzieli, jakie koszty się kwalifikują.

Najczęstsze koszty podróży służbowych:

• Bilety lotnicze
• Zakwaterowanie
• Wyżywienie
• Wynajem samochodów
• Paliwo do wynajmowanych samochodów lub pojazdów prywatnych
• Dodatek za przejechane kilometry w przypadku korzystania z pojazdu prywatnego do podróży służbowej
• Opłaty parkingowe i drogowe
• Transport publiczny
• Koszty związane ze spędzaniem czasu z partnerami oraz ze stałymi lub potencjalnymi klientami Inne różne koszty biznesowe – wszystko od materiałów drukarskich na stoiska targowe przez rekwizyty do sesji zdjęciowych po wynajem sprzętu do prezentacji.

Choć istnieje szeroki zakres wydatków kwalifikujących się do zwrotu, istnieją również ograniczenia. Koszty podróży służbowych na ogół nie pokrywają takich rzeczy jak dojazdy do lokalnego biura, odzież lub koszty prywatnej rozrywki podczas podróży służbowej.

Czym jest zarządzanie podróżami i wydatkami?

Zarządzanie podróżami i wydatkami to proces ustalania zasad dotyczących podróży, a także zapewniania, że pracownicy prowadzą ewidencje w podróży i prawidłowo składają rozliczenia podróży służbowych po powrocie z niej. Solidne zarządzanie podróżami i wydatkami jest ważne, aby zapewnić pracownikom przejrzystość, znaleźć oszczędności w podróżach służbowych i zadbać o poprawną księgowość.

W mniejszych firmach zadania te mogą podlegać Twojemu zespołowi prawnemu, kadrom, menedżerom biura lub zostać zlecone firmie zarządzającej podróżami.

W większych firmach może być zatrudniony wyspecjalizowany menedżer ds. podróży służbowych, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie planowania podróży, ustalanie i egzekwowanie zasad dotyczących podróży oraz zarządzanie budżetami i wydatkami.

Bez względu na wielkość Twojej firmy osoby podróżujące służbowo również mają do odegrania ważną rolę. Są odpowiedzialne za zagwarantowanie, że rozumieją zasady dotyczące podróży i ich przestrzegają, prowadzą ewidencję swoich wydatków i terminowo składają wnioski o zwrot kosztów.

Proces zarządzania podróżami i wydatkami często opiera się na wykorzystaniu odpowiedniego rozwiązania do zarządzania.

Jak zarządzać procesem związanym z podróżami i wydatkami

Każda firma powinna mieć zasady dotyczące podróży i wydatków, które obejmują zarządzanie wydatkami, aby pracownicy rozumieli, jak składać wnioski o zwrot, które wydatki są odpowiednie i czego oczekiwać po procesie zwrotu kosztów.

Istnieje kilka sposobów zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami, a każdy z nich niesie korzyści i wyzwania:

1. Samodzielnie: osoby podróżujące służbowo rezerwują i płacą za wszystko samodzielnie, a później otrzymują zwrot kosztów.

• Korzyści: podróżujący mają najwyższą elastyczność w podejmowaniu własnych decyzji i dokonywaniu zmian w trakcie podróży. Takie podejście wymaga również mniejszych nakładów pieniężnych lub mniejszej infrastruktury, aby skonfigurować proces.
• Wyzwania: podróżujący muszą znać szczegółowo zasady dotyczące podróży, aby upewnić się, że podejmują zgodne z nimi decyzje, ponieważ nie otrzymają żadnego automatycznego powiadomienia, które ich ostrzeże. Aby zmniejszyć to ryzyko, firma powinna oferować szkolenia i przejrzystą dokumentację. Nieprzestrzeganie zasad może prowadzić do nadmiernych wydatków i wpłynąć na budżet firmy. W związku z samodzielnym zarządzaniem podróżami i wydatkami podróżujący muszą czekać na zwrot kosztów, co może prowadzić do trudnych sytuacji w zależności od sytuacji finansowej danej osoby. Istnieje również większe obciążenie administracyjne spoczywające na podróżujących służbowo, aby samodzielnie monitorować wszystkie własne wydatki i ręcznie prowadzić ewidencję, a także na zespole kadr, aby rozliczyć dokumenty potwierdzające wydatki.

2. Osoby podróżujące służbowo rezerwują i płacą za wszystko za pomocą firmowej karty podróżniczej

• Korzyści: posiadanie wszystkich wydatków na jednej karcie jest proste, przejrzyste i zapobiega tymczasowym obciążeniom finansowym pracowników płacących z własnej kieszeni. Wybierając odpowiednią firmową kartę kredytową, możesz również skorzystać z nagród.
• Wyzwania: firmy muszą mieć duże zaufanie do swoich pracowników, aby zapewnić, że korzystają oni z kart firmowych w odpowiedni sposób. Jeśli kilka osób korzysta z tej samej fizycznej karty firmowej, rozdzielenie wydatków i przygotowanie wniosków o zwrot może być trudne. Ponadto fizyczną kartą kredytową można zgubić lub może ona zostać skradziona.

3. Podróżujący służbowo, menedżerowie podróży lub pomoc administracyjna rezerwują i płacą za pośrednictwem platformy do podróży służbowych

• Korzyści: elastyczność zarówno pod względem tego, kto może zarezerwować podróż, jak i dostępnych opcji. Odpowiednia platforma może również pomóc w egzekwowaniu zasad dotyczących podróży i zapewnić przejrzystość rezerwacji podróży w całej organizacji.
• Wyzwania: platformy do zarządzania podróżami są zwykle używane do rezerwacji lotów, zakwaterowania i ewentualnie transportu, więc nadal wymagane będzie korzystanie z kart firmowych lub zwracanie podróżującym kosztów naliczonych podczas podróży. Integracja innych systemów korporacyjnych, takich jak system kadrowy czy księgowy, może powodować problemy, dlatego należy wybrać platformę, która oferuje bezproblemową integrację z systemami, z których aktualnie korzystasz. *

Dlaczego zarządzanie podróżami i wydatkami jest ważne?

Zarządzanie podróżami i wydatkami jest szczególnie ważne dla firm, ponieważ rozwiązuje typowe słabe strony związane z planowaniem podróży służbowych:

1. Lepsze przestrzeganie firmowych zasad dotyczących podróży – niezależnie od tego, czy zdecydujesz się skorzystać z rozwiązania do zarządzania podróżami i wydatkami, aby automatycznie oznaczać wszelkie niezgodne wydatki, czy też wolisz bardziej ręczny proces, posiadanie systemu do zarządzania wydatkami będzie wymagało przejrzystych i dobrze zakomunikowanych zasad dotyczących podróży, których wszystkie osoby w delegacji muszą przestrzegać.
2. Dokładny zwrot kosztów – solidny proces zarządzania podróżami i wydatkami zapewni łatwe przesyłanie i przetwarzanie raportów wydatków, a osoby podróżujące służbowo otrzymają pieniądze tak szybko, jak to możliwe, jeśli musiały zapłacić z góry.
3. Kontrola kosztów i stabilność finansowa – celem zarządzania podróżami i wydatkami powinno być kontrolowanie kosztów podróży służbowych i zrozumienie, w jakich obszarach może dojść do nadmiernych wydatków. Solidny system zarządzania podróżami i wydatkami może pomóc w osiągnięciu stabilności finansowej.

W jaki sposób platformy do podróży służbowych mogą pomóc w zarządzaniu wydatkami?

Platformy do podróży służbowych to kompleksowe rozwiązania programowe, które pozwalają zarezerwować różne etapy podróży. Pomagają one usprawnić różne aspekty podróży służbowych oraz zarządzać nimi, w tym wydatkami.

Oto główne funkcje i korzyści, które mogą zaoferować platformy do podróży służbowych:

1. Kompleksowe rozwiązanie – możesz rezerwować loty, zakwaterowanie i wynajem samochodów w tym samym miejscu. Platformy do podróży służbowych obsługują wielu dostawców usług turystycznych i nie musisz męczyć się z pobieraniem faktur od różnych podmiotów. Możesz również uzyskać przegląd całej podróży, a trasy są dostępne na urządzeniach mobilnych w celu zapewnienia wygody.
2. Monitorowanie wydatków i raportowanie – możliwa jest integracja z rozwiązaniami w zakresie kosztów podróży w celu skutecznego uzgadniania wydatków. Wydatki są widoczne w czasie rzeczywistym, a osoby podróżujące służbowo mogą automatycznie rejestrować rachunki wydatków w narzędziu, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania dokumentacji. Niektóre platformy zawierają panel analityczny, aby lepiej zrozumieć koszty podróży i gdzie można wydawać mniej, aby podejmować świadome decyzje związane z budżetem.
3. Zintegrowane zasady dotyczące podróży – rozwiązania w zakresie podróży służbowych pozwalają zintegrować zasady dotyczące podróży służbowych i otrzymywać automatyczne powiadomienia w przypadku naruszenia przepisów. Możesz ustawić konfigurowalne procedury zatwierdzeń zarówno dla wniosków o podróż, jak i wydatków.
4. Negocjowane zniżki – korzystając z platformy do podróży służbowych, Twoja firma może negocjować umowy z dostawcami usług turystycznych i zaoszczędzić pieniądze.

Korzystanie z takiego rozwiązania może ułatwić życie zarówno osobom podróżującym służbowo, jak i zespołom z działu finansowego lub kadr, ponieważ niektóre zadania są zautomatyzowane.

Proces zarządzania podróżami i wydatkami

Optymalny sposób monitorowania kosztów podróży służbowych i składania wniosków o zwrot będzie się różnić w zależności od preferencji osób podróżujących służbowo i zasad dotyczących podróży służbowych. Oto cztery główne etapy procesu zarządzania podróżami i wydatkami:

1. Przesyłanie wniosku o podróż

Proces ten rozpoczyna się od złożenia przez pracownika wniosku o podróż, zwykle pod warunkiem uzyskania zgody menedżera. Menedżer może taki wniosek zatwierdzić, odrzucić lub zadać do niego pytania wyjaśniające. Jeśli Twoja firma korzysta z rozwiązania do zarządzania podróżami i wydatkami ze zintegrowanymi zasadami dotyczącymi podróży, na tym etapie wszelkie naruszenia zasad zostaną oznaczone.

2. Wydatki

Po zatwierdzeniu wniosku o podróż części podróży pracownika, takie jak hotel i bilety na samolot, można zarezerwować z wyprzedzeniem. Inne wydatki, takie jak posiłki lub transport, będą ponoszone w trakcie podróży. Można je opłacać kartą firmową lub pracownik może zostać poproszony o zapłacenie za nie z własnej kieszeni, a poniesione koszty zostaną zwrócone później.

3. Raporty wydatków

Na tym etapie podróżujący służbowo składają rachunki za wszystkie swoje wydatki. Aby raportowanie wydatków przebiegło pomyślnie, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Narzędzie do zarządzania wydatkami – najlepszym sposobem na usprawnienie procesów jest użycie aplikacji do zarządzania wydatkami. Dostępnych jest wiele opcji w zależności od wielkości zespołu, ale poszukaj takiej, która oferuje funkcje, takie jak skanowanie paragonów, monitorowanie przebiegu oraz procedury zatwierdzeń. Rozwiązania do zarządzania kosztami podróży można włączyć do platform do podróży służbowych.
• Uporządkowane ewidencje — jest to najważniejszy aspekt monitorowania kosztów podróży służbowych. Upewnij się, że każdy wydatek został sklasyfikowany na podstawie jego rodzaju, aby Twoi przełożeni mogli poprawnie złożyć zeznanie podatkowe i mieć wgląd w to, gdzie firma wydaje najwięcej pieniędzy. Można to zautomatyzować, jeśli polegasz na platformie do podróży służbowych z wbudowanym modułem monitorowania wydatków.
• Przejrzyste procesy – niezależnie od wybranej metody Twoje zasady dotyczące podróży powinny określać jasne oczekiwania dotyczące sposobu, w jaki osoby w delegacji powinny monitorować wydatki, co należy przesyłać i jakie są ramy czasowe dla składania raportów wydatków.

4. Zwrot kosztów

Zwrot poniesionych kosztów jest ostatnim etapem procesu zarządzania podróżami i wydatkami. W zależności od tego, co zawarte jest w Twoich zasadach dotyczących zwrotu kosztów, pracownicy mogą otrzymać zwrot pieniędzy bezpośrednio wraz z wypłatą lub przelewem bankowym. Prośba o informacje zwrotne jest również częścią procesu i ważne jest, aby zebrać opinie pracowników pod koniec każdej podróży, aby zrozumieć, gdzie możesz ulepszyć swój proces.

Jak ustalić limity wydatków

Ogólnie rzecz biorąc, osoby podróżujące służbowo i menedżerowie podróży służbowych mają ten sam cel: zmaksymalizować produktywność podróży służbowych przy jednoczesnym zminimalizowaniu wydatków.

Kluczem do ustalenia limitów wydatków jest uzyskanie równowagi między ograniczeniami i swobodą. Każdy ma różne rutyny, diety, potrzeby i preferencje. Dla niektórych osób posiadanie siłowni w hotelu może być cennym udogodnieniem, podczas gdy inni mogą priorytetowo traktować przebywanie w określonym miejscu. Niektórzy mogą potrzebować dużego śniadania, a inni wolą kilka mniejszych posiłków w ciągu całego dnia. Zachowanie elastyczności umożliwia podróżującym służbowym dokonywanie wyborów, które poprawiają ich produktywność w trasie – co jest korzystne dla wszystkich.

Aby osiągnąć właściwą równowagę, oto kilka sugestii dotyczących ustalania zasad w przypadku kluczowych kategorii wydatków:

• Wyżywienie: ustal dzienną dietę, ale pozwól podróżującym decydować, w jaki sposób chcą podzielić otrzymane środki na śniadanie, obiad, kolację i przekąski.
• Zakwaterowanie: ustal parametry dotyczące rodzaju pokoju, liczby gwiazdek hotelu i/lub maksymalnej ceny za noc, ale pozwól pracownikom wybrać własny hotel zgodnie z tymi wytycznymi.
• Transport: udzielaj jasnych porad dotyczących wyboru opłacalnych metod transportu, ale pamiętaj o czasie przeznaczonym na podróż. Na przykład warto zapłacić nieco więcej za bezpośredni lot, niż tracić cały dzień roboczy na wiele przesiadek.

Jak zmniejszyć koszty podróży służbowych

Nie brakuje wskazówek i porad na utrzymanie kosztów podróży służbowych na niskim poziomie – oto kilka sposobów na rozpoczęcie ograniczania wydatków firmowych:

1. Planuj z wyprzedzeniem. Unikaj podwyższonych cen spowodowanych płaceniem w ostatniej chwili i poświęć chwilę na spojrzenie w przyszłość. Jeśli Twoja firma wyjeżdża na konferencję, w której zawsze bierze udział, lub ma klienta, z którym należy regularnie spotykać się osobiście, to rezerwacja lotów i zakwaterowania z wyprzedzeniem może pomóc w uzyskaniu korzystnych ofert.
2. Zadbaj o elastyczność rezerwacji. Czasami warto zapłacić trochę więcej za elastyczność. Rzeczy mogą się szybko zmieniać, więc w dłuższej perspektywie możesz zaoszczędzić pieniądze, rezerwując loty i zakwaterowanie, które możesz zmieniać bez dodatkowych opłat. Aby zyskać pełną elastyczność, możesz nawet poszukać rezerwacji, które można odwołać lub za które można uzyskać zwrot.
3. Szukaj udogodnień podczas zakwaterowania. Wybierając hotel lub inne zakwaterowanie, koniecznie zapoznaj się z oferowanymi udogodnieniami. W przypadku podróży służbowych niezbędne jest bezpłatne Wi-Fi. Inne udogodnienia, które mogą zaoszczędzić trochę pieniędzy, to bezpłatne śniadania, dostęp do sal konferencyjnych oraz bezpłatny parking.
4. Skorzystaj z korzyści płynących z kart kredytowych. Niektóre karty kredytowe dla firm mają niższe opłaty za wymianę walut, zachęty do korzystania z usługi cashback lub oferty wynajmu samochodów, lotów, ubezpieczeń i poczekalni lotniskowych.
5. Korzystaj z programów lojalnościowych. Czasami trzymanie się jednej sieci hotelowej lub linii lotniczej może się opłacić na dłuższą metę. Zwracaj uwagę na specjalne ceny dla firm, członkostwa i programy lojalnościowe, które mogą obniżyć koszty wielu rezerwacji.
6. Negocjuj z dostawcami – nie wahaj się negocjować umów z dostawcami, aby uzyskać zniżkę. Niezależnie od tego, czy chodzi o dostawców zakwaterowania, wypożyczalnie samochodów czy linie lotnicze, Twoja organizacja może skorzystać z preferencyjnych stawek.

Najlepsze praktyki związane z zarządzaniem kosztami podróży służbowych

Najlepsza strategia do zarządzania kosztami podróży służbowych to taka, która jest dostosowana do Ciebie, Twojej organizacji i Twojego zespołu. Zachęć swoich pracowników do regularnych przemyśleń i informacji zwrotnych, aby stworzyć proces zarządzania wydatkami, który będzie pasował do Twojej niepowtarzalnej firmy.

Oto kilka najlepszych praktyk, które mają zastosowanie do wszystkich organizacji:

1. Korzystaj z technologii, aby utrzymać porządek

Istnieje wiele oprogramowań przeznaczonych do podróży i wydatków, które usprawniają proces składania wniosków o zwrot i dbania o organizację. Możesz także poprosić podróżujących służbowo o natychmiastowe zrobienie zdjęć rachunków i faktur oraz przesyłanie ich na bieżąco do udostępnionych folderów – zapobiega to gubieniu rachunków i zaoszczędzi czas przy późniejszym tworzeniu wniosków o zwrot.

2. Wyznaczaj terminy

Łatwo jest pozwolić na nagromadzenie się obowiązków administracyjnych – zwłaszcza po powrocie do domu z pracowitej podróży służbowej. Upewnij się, że Twoi pracownicy mają wyznaczone jasne terminy na złożenie raportów wydatków w celu zwrotu kosztów.

3. Dostosuj swoje budżety do sytuacji

Koszty mogą się diametralnie różnić nawet w obrębie jednego kraju. Ustaw realistyczne budżety na podróże służbowe i rozważ dostosowanie limitów wydatków do lokalizacji. Należy również przeglądać swoje zasady dotyczące podróży przynajmniej raz w roku, aby upewnić się, że budżet nadąża za inflacją i lokalnymi wahaniami cen w przypadku częstych podróży.

4. Odpowiednio powiadom pracowników o zasadach dotyczących podróży

Postaraj się o to, aby zasady dotyczące podróży były łatwe do zrozumienia dla wszystkich w Twojej organizacji. Tworząc zasady, zachowaj prosty język i upewnij się, że są one jednoznaczne w zakresie wydatków, o których zwrot można się ubiegać. Po utworzeniu zasad należy również mieć plan na przedstawienie ich w swojej firmie i regularnie przypominać ludziom, aby zaglądali do nich, by odświeżyć wiedzę.

Obowiązki administracyjne, takie jak zarządzanie podróżami i wydatkami, mogą wydawać się mniej priorytetowe, gdy mamy do czynienia z natłokiem pracy. Natomiast odrobina planowania, organizacji i komunikacji znaczenie pomaga. Jasna strategia nie tylko zwiększa efektywność administracyjną i finansową, ale również redukuje zamieszanie i niepokój, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na tym, co ważne: osiąganie celów podróży służbowej.