13 dicas para poupar dinheiro em viagens de negócios

No mundo atual, viajar por motivos profissionais é uma parte essencial das atividades de uma empresa. Cada vez mais funcionários têm de fazer viagens de negócios para se reunirem com clientes ou para colaborarem com outras equipas da empresa.

As despesas com viagens de negócios representam frequentemente uma parte importante do orçamento de uma empresa e poupar dinheiro em viagens de negócios é um aspeto importante da sua saúde financeira. Assim como os viajantes são responsáveis por poupar dinheiro quando viajam em negócios, o mesmo acontece com os responsáveis pelas reservas de viagens de negócios e as equipas financeiras.

Então, como poupar dinheiro quando se viaja a trabalho? Apresentamos 13 dicas para ajudar a sua empresa a não ultrapassar o orçamento.

Dicas para poupar dinheiro enquanto se prepara para as viagens de negócios

1. Defina uma política de viagens de negócios

Definir uma política de viagens de negócios é essencial para controlar as despesas associadas. Estabelecer uma política de viagens de negócios é normalmente o papel do gestor de viagens, do gestor de recursos humanos, da equipa jurídica ou do gestor do escritório. A política de viagens da sua empresa deve incluir todas as informações sobre:

• O processo de reserva de voos, comboios, alojamento e aluguer de automóveis, bem como os limites de despesas.
• Transfers do aeroporto.
• Despesas com refeições.
• Política de despesas e processo de reembolso.
• Processo de aprovação.

Analise a política de viagens de negócios da empresa e verifique se é suficientemente abrangente para cobrir todas as áreas das despesas de viagens empresariais. A sua política de viagens de negócios deve incluir um processo de aprovação claro, bem como diretrizes relativas ao processo de reserva, despesas e procedimentos para as despesas. Isto irá garantir que os viajantes empresariais tomam decisões que estão de acordo com a política da empresa e que os custos de viagem permanecem dentro do orçamento da viagem de negócios.

2. Planeie com antecedência

Para poupar dinheiro em viagens de negócios, é fundamental planear a viagem com bastante antecedência. Como as companhias aéreas e os hotéis tendem a aumentar os preços à medida que a data se aproxima, quanto mais cedo a viagem for organizada, mais económica será. Incentive os funcionários a reservar os seus voos e alojamento com antecedência, estabelecendo a última data de reserva na política de viagens da empresa.

Para obterem os melhores preços, os funcionários devem aproveitar as ofertas e descontos para reservas antecipadas e evitar taxas adicionais nas reservas de última hora. A reserva antecipada também tem a vantagem de dar aos funcionários o tempo suficiente para comparar ofertas e encontrar o melhor preço.

3. Seja flexível

A flexibilidade é fundamental para poupar dinheiro em viagens de negócios.

A primeira razão é que as tarifas das companhias aéreas e dos alojamentos variam frequentemente em função da procura. Monitorizar os calendários de tarifas e identificar as opções mais rentáveis para planear uma viagem de negócios é uma forma fácil de poupar dinheiro.

Se houver a possibilidade de a viagem empresarial ser remarcada ou se quiser ser prudente em caso de doença, reservar voos com uma opção de cancelamento gratuito pode tornar-se vantajoso.

Para além de tirar partido de tarifas mais baratas, ter datas de viagem flexíveis -– se possível – pode também ajudar os viajantes de negócios a beneficiar de promoções ou descontos em voos e estadias. Durante os dias ou períodos de menor procura, por vezes os hotéis oferecem tarifas reduzidas para ocupar os quartos vazios.

Ter um plano de viagem mais flexível também pode ajudar os viajantes a acomodar voos de ligação mais económicos. Por exemplo, reservar um voo com escala pode reduzir os custos quando comparado com um voo direto e pode ser uma boa opção, desde que se tenha em conta o bem-estar e a produtividade do viajante.

4. Adira a um programa de fidelização de uma companhia aérea

A adesão a um programa de fidelização de uma companhia aérea pode ajudar os viajantes em negócios a poupar dinheiro nos seus voos. Os programas de fidelização são concebidos para recompensar os passageiros frequentes com vantagens e benefícios, tais como:

• Promoções – os membros do programa de fidelização podem beneficiar de tarifas com desconto ou de upgrades.
• Recompensas – o embarque e o check-in prioritários podem poupar muito tempo aos viajantes em negócios. O tempo que um funcionário não passa na fila do check-in pode ser utilizado para trabalhar nos projetos da empresa.
• Milhas de passageiro frequente - o viajante acumula milhas por cada voo que faz e pode mais tarde trocar essas milhas por voos gratuitos ou com desconto.
• Acesso ao lounge – os programas de fidelização de algumas companhias aéreas dão aos viajantes o acesso gratuito ao lounge da companhia aérea. Nestes espaços, os viajantes podem desfrutar de comida e bebidas gratuitas, bem como de Wi-Fi gratuito para trabalharem confortavelmente enquanto esperam pelo seu voo.
• ** Mudança ou cancelamento gratuito** – para os viajantes cujos planos mudam frequentemente, este pode ser um benefício muito interessante.

5. Torne-se membro de um programa de fidelização de hotéis

Do mesmo modo que para as companhias aéreas, reservar o mesmo alojamento ou cadeia de hotéis e/ou tornar-se membro de um programa de fidelização pode ser extremamente benéfico para os viajantes de negócios e ajudar a sua empresa a poupar dinheiro em hotéis. Aqui estão alguns benefícios frequentes:

• Tarifas exclusivas – muitos hotéis oferecem tarifas com desconto para hóspedes recorrentes ou membros de programas de fidelização. Ao ficarem regularmente alojados no mesmo hotel, os funcionários que vão em viagens de negócios podem obter descontos interessantes.
• Recompensas – os hóspedes habituais podem frequentemente acumular pontos ou obter recompensas especiais, como pequeno-almoço gratuito, descontos nas refeições, água gratuita e muito mais.
• Check-in antecipado/check-out tardio – estar à vontade com o pessoal pode ajudar a obter alguns favores, como o check-in antecipado ou o check-out tardio, o que pode fazer com que os viajantes poupem dinheiro nos seus planos de viagem.
• ** Programas de parceria com companhias aéreas** – os programas de fidelização podem incluir parcerias com companhias aéreas específicas. Esta pode ser uma solução muito económica e ajudar a sua empresa a poupar tanto em voos como em hotéis.
• Upgrade de quarto – os viajantes em negócios podem, por vezes, obter um upgrade de quarto sem terem de pagar por isso. Isto pode ser muito útil para os funcionários que precisam de trabalhar a partir do hotel.

6. Utilize uma ferramenta de reservas de negócios

As ferramentas de reservas de negócios são softwares utilizados pelas empresas para gerir as reservas de viagens de negócios dos seus empregados. Saiba como a utilização de uma ferramenta de reservas para empresas pode ajudar a poupar dinheiro:

• Uma ferramenta de reservas empresariais, como Booking.com for Business é um sistema único que permite aos funcionários reservar voos, alojamento e outros serviços num só local. Isto permite que as empresas beneficiem de tarifas e ofertas especiais para empresas.
• Estas ferramentas têm normalmente uma funcionalidade que permite integrar a política de viagens da empresa, garantindo que os funcionários fazem as reservas dentro do orçamento estabelecido para as viagens de negócios e de acordo com as diretrizes definidas, reduzindo o risco de gastos excessivos.
• Todas as despesas de viagem são armazenadas num único local, o que facilita a elaboração de relatórios. As equipas financeiras podem facilmente obter uma visão geral dos custos de viagem e identificar potenciais oportunidades de redução de custos.
• Do mesmo modo, as funcionalidades de análise de dados de viagens ajudam as empresas a analisar os padrões das viagens de negócios e a perceber onde podem minimizar os custos.

Dicas para poupar dinheiro durante uma viagem de negócios

7. Não estacione no aeroporto

Outra forma fácil de respeitar um orçamento para viagens de negócios é evitar estacionar no aeroporto. Ao descartar esta possibilidade da sua política de viagens e ao pedir aos viajantes de negócios que escolham outro meio de transporte, a sua empresa poupará taxas de estacionamento no aeroporto, que são normalmente muito caras. Apresentamos aqui algumas alternativas:

• Transportes públicos ou serviços de transfer de e para o aeroporto.
• Um táxi ou um serviço de viagem privada, como a Uber.
• Partilhar o carro com colegas.
• Estacionamento externo, pois normalmente é muito mais barato do que o estacionamento no aeroporto.

8. Poupar no aluguer de automóveis

Se o viajante em negócios precisar de um automóvel, é possível poupar no aluguer ao evitar as agências de aluguer no aeroporto. Estas empresas de aluguer são quase sempre mais caras devido aos impostos e as taxas de aeroporto adicionais. Os viajantes devem ter em mente que reservar com antecedência também é fundamental para poupar dinheiro no aluguel de carros. Também é bom lembrar que alguns cartões de crédito incluem seguro para carros alugados e que pode não ser necessário um seguro extra.

9. Viajar apenas com bagagem de mão

Uma forma simples, mas eficaz, de poupar dinheiro a uma empresa é encorajar os funcionários a viajarem apenas com bagagem de mão, especialmente se forem fazer uma viagem de negócios curta. A maioria das companhias aéreas cobra taxas pela bagagem de porão, portanto, ao viajar apenas com a bagagem de mão, os funcionários podem evitar custos adicionais e também poupar muito tempo. Viajar com uma mala mais pequena também ajuda a poupar tempo a fazer as malas, uma vez que os viajantes de negócios tendem a fazer demasiadas malas. Os viajantes também evitam o risco de perderem a sua bagagem e de terem de comprar roupa nova e artigos essenciais no destino.

Ao viajarem sem bagagem de porão, os viajantes têm mais flexibilidade nas suas opções de voo, uma vez que podem optar por voar com companhias aéreas económicas que oferecem tarifas mais baixas e uma quantidade limitada de bagagem.

Os seus funcionários não se devem esquecer de verificar as diretrizes da companhia aérea relativas à bagagem de mão antes defazerem as malas, para se certificarem de que a mala cumpre os requisitos de dimensões, pois estes variam conforme a companhia aérea.

10. Utilizar um cartão de crédito com recompensas de viagem

Ao utilizar um cartão de crédito com recompensas de viagem, os funcionários que viajam frequentemente para desempenhar as suas funções profissionais podem:

• Ganhar pontos ou milhas sempre que pagarem algo com o seu cartão de crédito e trocar esses pontos por voos ou alojamento gratuitos ou com desconto.
• Ter acesso a salas de espera nos aeroportos. Os viajantes podem desfrutar de comida e bebidas gratuitas, bem como de Wi-Fi de melhor qualidade e, por vezes, de salas de reuniões ou de áreas de concentração para trabalhar.
• ** Facilita o controlo das despesas**, uma vez que todas as despesas de viagem de negócios aparecem num único extrato bancário.
• Alguns fornecedores de cartões têm parcerias com companhias aéreas e hotéis, que podem oferecer descontos exclusivos.

Certifique-se de escolher um cartão de crédito de viagem que corresponda às necessidades da sua empresa para viagens de negócios.

11. Poupe nos restaurantes

Os funcionários em viagem de negócios tendem a gastar muito mais do que imaginam em alimentação. Comer fora durante uma viagem de negócios pode ser particularmente complicado, uma vez que não se sabe quais os sítios que são armadilhas turísticas caras e quais os que servem comida deliciosa produzida localmente. Seguem-se algumas estratégias que os funcionários podem utilizar para poupar dinheiro em refeições durante uma viagem de negócios:

• Pedir recomendações aos habitantes locais.
• Pesquisar restaurantes com antecedência e verificar o menu para fazer escolhas económicas. Os menus de almoço podem ser opções interessantes para reduzir os custos.
• Conhecer e respeitar o orçamento diário de alimentação definido na política de viagens da empresa.
• Escolha um alojamento com pequeno-almoço incluído ou um apartamento com cozinha. Para viagens mais longas, pode ser mais saudável ter a opção de cozinhar algumas refeições caseiras em vez de comer fora duas ou três vezes por dia.
• ** Evite o serviço de quartos** nos hotéis, uma vez que estes são normalmente mais caros do que comer num restaurante próximo.
• Explore os mercados locais e a comida de rua para descobrir a cultura gastronómica local e ter opções mais baratas.

Pode sempre incluir na sua política de viagens um valor para um ou dois restaurantes de luxo para refeições de negócios com clientes.

12. Saiba quanto gasta

A forma mais simples de aumentar as poupanças nas viagens de negócios é fazer com que os viajantes profissionais acompanhem as suas despesas em tempo real. Quer seja ao pedir-lhes que utilizem uma app de controlo de despesas ou a funcionalidade de uma ferramenta de reserva de viagens, pode obter uma visão detalhada de onde estão a gastar o dinheiro, facilitando a tarefa de identificar como podem cumprir o orçamento pré-aprovado. Isto pode ajudar a identificar as despesas excessivas e a poupar nas viagens de negócios.

Dicas para poupar dinheiro depois de terminada a viagem

13. Poupe no IVA

O reembolso do IVA é muitas vezes uma forma ignorada de recuperar algum dinheiro das viagens de negócios dos funcionários. Em muitos países, se a sua empresa estiver registada para pagar o IVA, poderá contabilizar como despesas de viagem de negócios itens como bilhetes de avião, quartos de hotel, despesas de transporte ou refeições de negócios. Os funcionários devem certificar-se de que todas as despesas relacionadas com o IVA que a sua empresa vai reclamar estão ligadas à atividade da empresa.

Para ajudar os seus funcionários a recolher os recibos e poder solicitar mais facilmente o reembolso do IVA, considere a possibilidade de utilizar uma app ou um software específico, uma vez que estes também podem ajudar a lidar com os diferentes regulamentos nacionais relativos ao IVA.

É possível poupar dinheiro em viagens de negócios antes, durante e depois da viagem, seguindo algumas estratégias e recomendações simples. Enquanto os viajantes empresariais são responsáveis pela forma como gastam o orçamento da empresa, os responsáveis pelas reservas de viagens de negócios e as equipas financeiras devem estabelecer diretrizes claras sobre as viagens de negócios.