Descubra 20 dicas para viagens de negócios para uma viagem tranquila – desde uma lista do que levar até à monitorização de despesas.
É essencial estar a postos ao embarcar na sua próxima aventura de viagens empresariais. Isto não só fará com que pareça profissional, mas também facilitará a sua viagem.
Criámos uma lista abrangente de ** dicas para a sua viagem de negócios**, categorizada para todas as fases da sua viagem: antes, durante e depois. Desta forma, pode ter a certeza de que não perderá nenhum aspeto importante e poderá simplesmente concentrar-se no seu networking e no trabalho.
Recomendamos que comece a preparar algumas destas dicas umas semanas antes da data da viagem. Assim, pode garantir que inclui todas as dicas e que não precisará de se preocupar com nenhum preparativo de última hora.
Antes de reservar uma viagem de negócios ou fazer algo prático, deve ler a política de viagens da sua empresa. Assim, garante que está a fazer tudo corretamente e de acordo com as regras.
Se não tem por hábito trabalhar remotamente, é uma boa ideia verificar com os serviços de TI da sua empresa se está tudo pronto para trabalhar a partir de uma localização diferente. Isto pode significar que precisa de uma VPN para se ligar com segurança à sua rede ou ativar o roaming no telefone.
Algumas recomendações de cibersegurança ao viajar em trabalho são:
Se estiver a viajar em trabalho, uma boa dica para viagens de negócios é escolher a acomodação que satisfaça as suas necessidades comerciais.
Além disso, deve verificar se a sua empresa colabora com alguma cadeia de hotéis ou se pode obter upgrades gratuitos através de programas de fidelização. Assim, pode obter mais conforto pelo mesmo custo.
Veja outros elementos a ter em conta:
Uma das dicas mais comuns sobre viagens empresariais é tentar evitar escalas ao reservar voos diretos. Isto minimizará a possibilidade de perder o seu voo de ligação e de se atrasar para alguns compromissos de trabalho importantes.
Se não for possível evitar escalas, recomendamos que deixe tempo suficiente entre os 2 voos para não perder uma ligação importante.
Por falar em voar: verifique sempre a diferença horária para se preparar para o jet lag. Infelizmente, os sintomas podem ser muito duros e, se não tomar medidas preventivas, poderá sofrer de insónias e dores de cabeça durante toda a viagem de negócios.
Pode poupar tempo e dinheiro se optar apenas pela bagagem de mão. Também pode passar as etapas de check-in e de recolha de bagagem, e evitar o risco de perder a mesma.
Pode consultar uma lista básica do que levar na mala de viagem para a sua viagem de negócios e faça a mala de forma inteligente na próxima viagem. Alguns elementos fundamentais são:
Não quer perder a sua viagem de negócios devido a um documento de identidade expirado, por isso verifique regularmente se a data de validade do seu documento de identidade ou do passaporte se está a aproximar.
Também é uma boa ideia ter sempre consigo uma cópia do documento de identidade, visto que facilitará os procedimentos administrativos em caso de emergência.
Além disso, certifique-se de que verifica se precisa de um visto para o seu destino antes de viajar. Na política de viagens da sua empresa, deve estar mencionado se ajudarão a pedir um ou não.
Uma viagem de negócios é a oportunidade ideal para criar novas ligações, adquirir clientes e resolver quaisquer dificuldades corporativas. É por este motivo que deve ter todos os documentos necessários prontos antes da partida, bem como imprimir todos os contratos ou recursos necessários.
Pode planear chegar ao aeroporto através de transportes públicos, táxi ou carro de aluguer/privado. De qualquer forma, é uma boa prática verificar o seu plano de viagem com antecedência.
Se a sua empresa cobrir o custo, certifique-se de que reserva o táxi de ida e volta para o aeroporto antes da viagem. Se reservar um táxi não for a melhor opção porque quer ter maior liberdade, alugar um carro pode ser a solução.
Quando chegar ao aeroporto, a sua viagem de negócios começa oficialmente. Alguns pontos positivos a ter em mente são:
Se for possível, opte por passar as horas antes da partida no lounge do aeroporto. Aí, pode desfrutar de comida e bebida gratuitas, trabalhar se precisar ou simplesmente relaxar antes do voo.
As apps de viagens podem ajudar a tornar as viagens de negócios mais fáceis do que nunca. Se descarregar todas as apps desta lista abrangente não precisará de se preocupar com a experiência da sua viagem empresarial.
Se não tiver um cartão de crédito da empresa e precisar de pagar antecipadamente, guarde todos os recibos. Além disso, carregá-los para uma ferramenta de despesas ou tirar fotografias para manter como uma cópia garante que mantém o registo de todos os recibos.
Antes de gastar qualquer dinheiro que a sua empresa possa não reembolsar, leia a política de viagens da mesma para saber quanto pode gastar em refeições, bebidas, etc.
Se estiver a viajar em trabalho para um destino que tenha uma moeda diferente da sua, é mais fácil trocar dinheiro no aeroporto ou optar por cartões com várias moedas.
Se optar por dinheiro, certifique-se de que tem notas pequenas que possa oferecer como gorjeta por qualquer refeição. Obviamente, verifique antecipadamente se a gorjeta é uma prática popular no seu destino para evitar surpresas desagradáveis.
Os viajantes de negócios podem ter reparado no aumento do bleisure: uma combinação de negócios e lazer. Também pode concentrar-se em relaxar e aproveitar a nova cultura em que se encontra enquanto viaja em trabalho.
Uma dica sobre viagens empresariais que muitos viajantes ignoram é concentrar-se na sua saúde. Quer seja ao optar por uma acomodação com ginásio ou ao fazer várias pausas para passear, não pode ignorar este passo importante.
Para aproveitar ao máximo a sua viagem de negócios, preste atenção ao seguinte:
Além disso, não se esqueça de levar os seus medicamentos (esteja a postos para apresentar uma receita médica, se necessário) e suplementos habituais para manter a sua rotina diária.
Assim que chegar ao escritório e começar a ter as suas reuniões, não se esqueça de que é convidado noutro país e noutro escritório. Siga as melhores práticas que aprendeu antes de partir ou siga o exemplo dos seus colegas.
Assim que regressar ao escritório após a sua viagem de negócios, existem algumas coisas que deve fazer para garantir que termina a viagem da melhor forma e que aproveita os contactos estabelecidos.
Quando regressar ao escritório, não adie o preenchimento do relatório de despesas. Quanto mais esperar, mais poderá esquecer-se de coisas ou até mesmo perder o prazo de envio.
Certifique-se de que preenche o relatório corretamente:
Conheceu novos clientes, colegas de trabalho ou potenciais parceiros durante a viagem? O facto de a viagem de negócios ter terminado não significa que o trabalho para si e para a sua empresa fique por aí.
Algumas formas de se manter em contacto:
A maneira mais fácil de aprender é através da prática. Se notar alguma discrepância entre a realidade de viajar em trabalho e a política de viagens da empresa, certifique-se de que informa a pessoa responsável. Assim, pode garantir a conformidade das viagens por parte de outros viajantes de negócios.
Viajar em trabalho pode ensinar muito sobre a empresa, mas também tem de partilhar estas informações. Organize reuniões para resumir o que aprendeu e as melhores práticas que testemunhou para ajudar a fortalecer a sua empresa.
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