Como criar um programa de viagens empresariais: guia

Os programas de gestão de viagens empresariais são um grande avanço na automatização das suas viagens de negócios e na supervisão da forma como a sua equipa faz a gestão do processo.

Abaixo, encontra um guia completo sobre o que é um programa de viagens empresariais, quais são os seus benefícios e desafios e como seria uma implementação sem problemas.

O que é um programa de viagens empresariais?

Um programa de viagens empresariais é um extenso sistema de políticas e procedimentos que trata de todos os aspetos das viagens de negócios da sua empresa. O programa ajuda os seus funcionários a organizarem as suas próprias viagens de negócios e a serem independentes no seu planeamento, enquanto se mantêm em conformidade com o seu protocolo e a sua política.

Um programa de viagens de negócios pode surgir em vários formatos:

• Uma app
• Um website
• Um portal interno
• Um serviço externo pelo qual optou

Qual é a diferença entre um programa de viagens e uma política de viagens?

A gestão de viagens empresariais não é uma tarefa fácil, visto que a sua empresa tem de estar preparada com vários documentos e políticas internas.

A política de viagens é um conjunto abrangente de políticas sobre a forma como a sua empresa encara as viagens empresariais. Desde o orçamento atribuído ou as suas expectativas até salientar a forma como a sua empresa garante o dever de cuidado, uma política de viagens deve ser a prioridade da agenda das suas viagens empresariais.

Um programa de viagens da empresa é criado em torno de uma política de viagens de negócios. Se a política for de caráter teórico, o programa de gestão de viagens empresariais estabelece a forma como essas regras e regulamentos serão aplicados em cenários da vida real.

Benefícios de ter um programa de viagens empresariais

Os funcionários tendem a organizar as viagens de negócios por sua conta, visto que muitas vezes é mais fácil do que passar pelos canais oficiais. No entanto, isto pode levar à falta de supervisão e com que os funcionários não sigam os passos aprovados porque talvez não tenham sido devidamente comunicados ou sejam mesmo desconhecidos.

Colocar em prática um plano de viagens empresariais pode trazer para si e para a sua empresa os seguintes benefícios:

• Maior controlo sobre o processo – ao configurar um programa de viagens empresariais, pode simplificar e criar um processo passo a passo que seria fácil de usar para os seus funcionários.
• A capacidade de adicionar apenas opções aprovadas – se quiser que os seus funcionários colaborem apenas com fornecedores ou parceiros específicos com os quais tem contratos, pode definir o seu programa de viagens empresariais para mostrar apenas essas opções.
• Maior supervisão financeira – os recibos podem perder-se muito facilmente e a contabilização das despesas de viagem pode ser difícil para os viajantes empresariais. Evite todos esses problemas ao centralizá-los numa app ou programa.
• Tempo poupado – ao ter todas as informações e opções necessárias centralizadas num só lugar, os seus funcionários não precisarão de perder horas à procura da opção mais barata ou do voo mais conveniente.
• Dever de cuidado garantido – com um organizador de viagens empresariais também pode partilhar dicas de segurança para o país de destino e o que tem de preparar antes de embarcar nesta viagem.

O que incluir num programa de viagens empresariais

Tem de ter em mente que um programa de viagens de negócios é feito especificamente para ajudar os funcionários e para facilitar as suas viagens. Veja alguns elementos fundamentais que tornarão o seu plano de viagens empresariais bem-sucedido:

Facilite o seu uso

Ninguém vai querer usar o programa de viagens da sua equipa se este adicionar mais passos ou se as instruções forem complicadas e difíceis de seguir. Por este motivo, deve ter em mente que a média dos seus funcionários não tem tempo para se aprofundar na sua política de viagens e é da sua responsabilidade apresentar as informações da forma mais clara e concisa possível.

Clarifique os limites orçamentais

A melhor forma de ganhar a confiança dos seus funcionários e de manter as expectativas claras para toda a gente é manter a transparência de todo o processo. Deve considerar adicionar estes limites à sua app/organizador:

• Gasto total mensal com voos
• Tarifas mais baixas/mais altas aceites
• Orçamento não usado ainda disponível
• Gasto total mensal com acomodação
• Gastos previstos por região/país

Dicas e truques para a região selecionada

Com base na região, crie uma página dinâmica que possa ajudar o viajante a preparar-se e a compreender as expetativas. Esta lista deve incluir:

• Visto e seguro necessários
• Controlo médico necessário
• Documentos que deve levar
• Tipo de adaptadores e carregadores que deve levar
• A moeda do país de destino
• Qualquer notícia importante ou agitação política no país de destino

Ideias para o tempo livre

Tendo em conta o quão populares se tornaram as viagens bleisure, deve ter em consideração a opção de os funcionários passarem alguns dias a relaxar ou apenas a imergir na cultura do destino.

Adicionar uma página com atrações turísticas populares ou restaurantes recomendados seria muito apreciado pelos seus funcionários.

Lista do que levar na mala e detalhes

Para facilitar uma ótima experiência aos seus viajantes de negócios e garantir que todos os aspetos estão cobertos, recomendamos adicionar uma página com uma simples lista de verificação do que levar na mala.

Também pode recomendar apps sobre viagens empresariais para os seus viajantes de negócios.

Como implementar um programa de viagens empresariais

Um programa de viagens de negócios deve ser feito com a colaboração de todos os departamentos da sua empresa. Desta forma, garantirá que tudo está atualizado e que toda a gente ficará satisfeita com o resultado final.

A liderança sénior, o departamento financeiro, o departamento de recursos humanos e os próprios viajantes de negócios terão opiniões, pontos de vista e ideias sobre o seu programa de gestão de viagens. No entanto, embora as contribuições dos colegas possam ser úteis, nem sempre é fácil manter toda a gente satisfeita com a forma como as viagens são geridas.

Para garantir que toda a gente na sua empresa está satisfeita e que pode começar a implementar um plano de viagens empresariais, certifique-se de que:

1. Pergunta as métricas específicas que gostariam de ver e com que frequência pretendem obter essas informações. Os painéis de controlo são uma forma eficaz de partilhar relatórios e garantir que está a ver os resultados esperados.
2. Tem recursos para medir o impacto financeiro do programa de viagens da sua equipa para que, mesmo que não poupe dinheiro à sua empresa, possa ver uma mudança nos índices de satisfação dos funcionários e na disposição de viajar em trabalho.
3. Acompanha os viajantes empresariais e obtém a sua opinião durante os testes beta da app ou do processo. Quanto maior for o índice de satisfação, mais funcionários desejarão usar o programa definido.

Potenciais desafios de um programa de viagens empresariais

O principal desafio que encontrará ao lançar e começar a implementar o programa de viagens de negócios é conseguir que toda a sua empresa o use.

Abaixo, encontrará alguns dos motivos pelos quais os seus funcionários podem não querer usar o seu plano e as soluções que podem ajudar.

Os funcionários não estão a par

Sempre que introduz uma nova ferramenta ou app aos seus funcionários, metade do trabalho é apresentá-la e garantir que toda a gente está a par da mudança.

Dica: faça referência ao novo plano de viagens empresariais em newsletters, grupos e chats para toda a empresa. Também deve informar pessoalmente os seus principais viajantes de negócios sobre a nova ferramenta.

Transição repentina

A introdução de uma nova ferramenta exige tempo e paciência. Embora possa sentir que precisa de apressar a sua implementação, deve confiar no processo e dar tempo suficiente para que uma mudança tão grande ocorra.

Dica: defina metas realistas para a sua implementação e não espere uma transição completa de um dia para a noite.

Incerteza quanto à forma de usar

Nem todos os funcionários estarão familiarizados ou confortáveis ​​com o uso de novas tecnologias. Ajudar todos os seus funcionários a compreender o processo poupará tempo e dinheiro a longo prazo.

Dica: crie tutoriais e peça feedback tanto quanto possível. Além disso, tenha sempre em mente a possibilidade de simplificar o processo.

Não se vê os benefícios do seu uso

A introdução de um software de reserva de viagens de negócios pode ser uma grande mudança, especialmente quando a forma anterior de planeamento de viagens empresariais funcionava perfeitamente.

Dica: ofereça incentivos e recompensas para as pessoas que usam a app e faça a transição lenta da versão desatualizada para esta nova.

Contar com um programa de viagens empresariais é uma excelente solução para a sua empresa. Ao ter controlo dos gastos com viagens, o processo de reserva de viagens e a implementação da sua política de viagens empresariais, pode evitar muitos problemas no futuro.

Ao compreender os benefícios de criar um programa de gestão de viagens, bem como os problemas que podem surgir ao implementá-lo na sua empresa, poderá encontrar o caminho certo para avançar com o mesmo.