Guia sobre viagens de negócios e gestão de despesas

Uma viagem de trabalho produtiva pode ser sinónimo de novos conhecimentos, melhores relacionamentos e muito mais para a empresa. Mas, embora os benefícios possam ser inestimáveis, todas as viagens corporativas acarretam despesas. Felizmente, com um pouco de planeamento, organização e uma comunicação clara, pode otimizar o processo das despesas de viagens da sua empresa para poupar tempo e dinheiro.

Quais são as despesas das viagens de negócios?

As despesas relacionadas com as viagens de negócios incluem a maioria dos custos incorridos durante uma viagem de negócios — especificamente, os custos de produtos e serviços necessários para atingir os objetivos da viagem. Regra geral, os viajantes de negócios geralmente podem reivindicar despesas relacionadas com as suas necessidades básicas ou que lhes permitam realizar o seu trabalho no estrangeiro. Estas despesas de subsistência podem ter implicações fiscais, por isso é vital que todas as pessoas na sua organização entendam aquilo que se qualifica.

As despesas de viagens de negócios mais comuns são:

• Bilhetes de avião

• Alojamento

• Alimentação

• Aluguer de carros

• Combustível para aluguer de carros ou veículos pessoais

• Subsídio de quilometragem quando um veículo pessoal é usado para uma viagem de negócios

• Taxas de estacionamento e portagens rodoviárias * Transportes públicos

• Custos associados ao entretenimento de clientes, potenciais clientes e parceiros * Outros custos comerciais diversos — qualquer coisa, desde imprimir materiais para um stand de uma feira, adereços para uma sessão de fotografias ou aluguer de tecnologia para uma apresentação.

  Embora haja uma ampla gama de despesas elegíveis para reembolso, também há limites. As despesas das viagens de negócios geralmente não cobrem coisas como ir até um escritório local, roupas para viagens ou custos de entretenimento pessoal ao viajar em trabalho.

O que é a gestão de viagens e despesas (T&E)?

A gestão de viagens e despesas é o processo de definir as condições de viagens, bem como garantir que os funcionários mantêm registos durante a viagem e apresentem os seus relatórios de despesas de viagem de forma adequada ao regressarem de uma viagem. É importante gerir bem as viagens e despesas para dar clareza aos funcionários, poupar em viagens de negócios e manter uma contabilidade precisa.

Nas pequenas empresas, estas tarefas podem ser responsabilidade da equipa jurídica, Recursos Humanos ou gestores de escritório, ou podem ser atribuídas a uma empresa de gestão de viagens externa.

No entanto, em empresas maiores, pode haver um gestor de viagens empresariais responsável por planear, estabelecer e fazer cumprir políticas e gerir orçamentos e despesas.

Independentemente do tamanho da empresa, as pessoas que viajam também desempenham um papel importante. São responsáveis por garantir que entendem e seguem a política de viagens, mantêm registos das suas despesas e submetem pedidos atempadamente.

O processo de gestão de viagens e despesas muitas vezes depende do uso de uma solução de gestão dedicada.

Como gerir o processo das viagens e despesas

Todas as empresas deve ter umapolítica de viagens e despesas que inclua a gestão de despesas para que os funcionários entendam como submeter registos de despesas, que despesas são apropriadas e o que esperar do processo de reembolso.

Existem várias formas de gerir viagens e despesas corporativas, cada uma com seus próprios benefícios e desafios:

1. Manualmente: Os viajantes de negócios reservam e pagam tudo sozinhos e são reembolsados posteriormente.

• Benefícios: os viajantes têm a máxima flexibilidade para tomar as suas próprias decisões e mudanças de planos onde quer que estejam. Esta abordagem exige também menos investimento ou infraestruturas para definir o processo.
• Desafios: os viajantes devem conhecer em pormenor a política de viagens para se certificarem de que a estão a cumprir, uma vez que não serão alertados por qualquer notificação automática. Para mitigar este risco, a empresa deve oferecer sessões de formação e documentação clara. O incumprimento pode levar a despesas excessivas e afetar o orçamento da empresa. Com a gestão manual das viagens e despesas, os viajantes devem esperar pelo reembolso – o que pode levar a situações difíceis, dependendo da sua situação financeira. Há também uma maior sobrecarga administrativa para quem viaja, pois têm de acompanhar todas as suas próprias despesas e registos manualmente, assim como para a equipa de Recursos Humanos, que terá de processar os comprovativos de despesas.

2. Os viajantes de negócios reservam e pagam tudo utilizando um cartão da empresa para viagens

• Benefícios: é simples e organizado, pois ter todas as despesas num cartão evita que os funcionários paguem do próprio bolso. Ao escolher [page=1366] ( o cartão de crédito corporativo certo), também pode aproveitar as recompensas.
• Desafios: as empresas precisam confiar muito nos seus funcionários para garantir que estejam a usar os seus cartões corporativos de forma adequada. Se várias pessoas estiverem a partilhar um cartão corporativo físico, pode ser difícil separar as despesas e preparar os pedidos de reembolso. Para além disso, um cartão de crédito físico pode ser perdido ou roubado.

3. Os viajantes de negócios, gestores de viagens ou apoio administrativo reservam e pagam através de uma plataforma de viagens

• Benefícios: oferece flexibilidade em termos de quem pode reservar viagens e de opções disponíveis. A plataforma certa também pode ajudar a aplicar a sua política de viagens e fornecer transparência sobre as reservas de viagens em toda a organização.

• Desafios: as plataformas de gestão de viagens geralmente são usadas para reservar voos, alojamentos e possivelmente transporte, então ainda terá de usar cartões corporativos ou reembolsar os viajantes de negócios pelos custos acumulados durante a viagem. A integração de outros sistemas corporativos, como Recursos Humanos ou de contabilidade, pode causar problemas, por isso, deve escolher uma plataforma que ofereça uma integração perfeita com os seus sistemas existentes. *

Porque é que a gestão de viagens e despesas é importante?

A gestão de viagens e despesas é particularmente importante para as empresas, pois aborda as dificuldades típicas derivadas do planeamento de viagens de negócios:

1. Melhor conformidade com a política de viagens da empresa – se decidir usar uma solução de gestão de viagens e despesas para sinalizar automaticamente qualquer despesa que não esteja em conformidade ou preferir um processo manual, ter um sistema de gestão de despesas em vigor vai exigir uma política de viagens muito clara e bem comunicada que os viajantes em negócios devem respeitar.
2. Reembolso exato das despesas – um bom processo de gestão de viagens e despesas garantirá que os relatórios de despesas sejam fáceis de enviar e processar, e que os viajantes em negócios recuperem o seu dinheiro o mais rapidamente possível se tiverem de pagar antecipadamente.
3. Controlo de custos e estabilidade financeira – o objetivo é que possa controlar os custos de viagens de negócios e entender em que áreas pode estar a gastar demasiado. Um sistema de gestão de viagens e despesas sólido pode ajudar a alcançar a estabilidade financeira.

Como é que as plataformas de viagens de negócios podem ajudar a gerir as despesas?

As plataformas de viagens de negócios são soluções de software integrais que permitem reservar as diferentes partes da sua viagem. Ajudam a agilizar e gerir os diferentes aspetos das viagens de negócios, incluindo a gestão das despesas.

Aqui estão as principais características e benefícios que as plataformas de viagens de negócios podem oferecer:

1. Solução integral – pode reservar voos, alojamento e aluguer de carros no mesmo local. As plataformas de viagens de negócios suportam vários provedores de serviços de viagens e pode receber facilmente as faturas de diferentes fornecedores. Também pode obter uma visão geral de toda a viagem e os itinerários são acessíveis em dispositivos móveis, para maior conveniência.
2. Monitorização de despesas e relatórios – a integração com soluções de despesas de viagem é possível para uma reconciliação eficiente das despesas. As despesas são visíveis em tempo real e os viajantes em negócios podem guardar automaticamente os seus recibos de despesas na ferramenta, reduzindo a necessidade de documentação manual. Algumas plataformas incluem uma página de dados para ter uma melhor compreensão das despesas de viagem e onde pode gastar menos dinheiro para tomar decisões informadas sobre o orçamento.
3. Política de viagens integrada – as soluções de viagens de negócios permitem-lhe integrar a sua política de viagens de negócios e obter notificações automáticas em caso de incumprimento. Pode configurar processos de aprovação personalizáveis tanto para pedidos de viagem como para despesas.
4. Descontos negociados – ao utilizar uma plataforma de viagens de negócios, a sua empresa pode negociar ofertas com provedores de serviços de viagens e poupar dinheiro.

A utilização de uma solução deste tipo pode ser uma grande ajuda tanto para o viajante em negócios como para a equipa financeira ou de Recursos Humanos, já que algumas tarefas são automatizadas.

Processo de gestão de viagens e despesas

A forma ideal de monitorizar as despesas de viagens de negócios e submeter os pedidos de reembolso varia de acordo com as preferências dos viajantes de negócios e a sua política de viagens empresariais. Aqui estão as quatro fases principais de um processo de gestão de viagens e despesas:

1. Fazer um pedido de viagem

Este processo começa com um funcionário que faz um pedido de viagem, geralmente sujeito a aprovação do seu superior. Esta pessoa pode aprovar, rejeitar ou pedir mais informações. Nesta fase, se a sua empresa estiver a utilizar uma solução de gestão de viagens e despesas com uma política de viagens incorporada, quaisquer incumprimentos da política serão assinalados.

2. Gastos

Uma vez aprovado o pedido de viagem, partes da viagem dos funcionários, como bilhetes de hotel e avião, podem ser reservadas com antecedência. Outras despesas, como refeições ou transporte, ocorrerão durante a viagem. Estas despesas podem ser pagas com um cartão corporativo ou poderá ser solicitado ao funcionário que as pague e solicite um reembolso mais tarde.

3. Reportar as despesas

Nesta fase, os viajantes em negócios têm de apresentar os recibos de todas as suas despesas. Para ser bem sucedido, o relatório de despesas deve contar com:

• Uma ferramenta de gestão de despesas – a melhor forma de simplificar os seus processos é usar uma aplicação de gestão de gastos. Há muitas opções disponíveis, dependendo do tamanho da sua equipa, mas procure uma que ofereça opções como digitalização de recibos, monitorização de quilometragem e o processo de aprovação. As soluções de gestão de despesas de viagem podem ser incluídas nas plataformas de viagens de negócios .* Registos organizados – este é o aspeto mais importante da monitorização das despesas de viagem de negócios. Certifique-se de que cada despesa tenha sido categorizada com base no seu tipo, para que possa declarar os impostos corretamente e ter uma ideia de onde está a gastar mais dinheiro. Esta tarefa pode ser automatizada se usar uma plataforma de viagens de negócios com uma opção integrada de acompanhamento de despesas.
• Processos claros – seja qual for o método escolhido, a sua política de viagens deve definir expetativas claras de como os viajantes em negócios devem acompanhar as despesas, o que precisa ser enviado e os prazos para envio de relatórios de despesas.

4. Reembolso de despesas

O reembolso de despesas é a fase final do processo de gestão de viagens e despesas. Dependendo do que está previsto na sua política de reembolsos, os funcionários podem ser reembolsados diretamente no seu recibo de vencimento ou através de transferência bancária. Pedir feedback aos funcionários também faz parte do processo e é importante fazê-lo no final de cada viagem para entender como pode melhorar.

Como definir limites de despesas

Em geral, viajantes de negócios e gestores de viagens corporativas partilham o mesmo objetivo: maximizar a produtividade da viagem e minimizar os gastos com viagens de negócios.

A chave para definir limites de despesas é equilibrar as restrições com a liberdade. Todas as pessoas têm rotinas, dietas, necessidades e preferências diferentes. Para algumas pessoas, ter um ginásio no hotel pode ser uma comodidade valiosa, enquanto para outras podem priorizar estar num local específico. Algumas pessoas podem precisar de um grande pequeno-almoço, enquanto outras preferem várias pequenas refeições ao longo do dia. Manter a flexibilidade permite que os viajantes de negócios façam escolhas que melhorem a sua produtividade enquanto viajam, o que é vantajoso para todos.

Para alcançar o equilíbrio certo, aqui estão algumas sugestões para definir políticas nas principais categorias de despesas:

• Alimentação: defina um subsídio diário de alimentação, mas permita que os viajantes de negócios decidam como querem dividir o subsídio entre pequeno-almoço, almoço, jantar e lanches.
• Alojamento: defina parâmetros em torno do tipo de quarto, classificação por estrelas do hotel e/ou preço máximo por noite, mas permita que os funcionários escolham o seu próprio hotel dentro dessas diretrizes.
• Transporte: forneça conselhos claros sobre como escolher métodos de transporte económicos, mas lembre-se do tempo perdido para viajar. Por exemplo, pode valer a pena pagar um pouco mais por um voo direto em vez de perder um dia inteiro de trabalho em várias escalas.

Como reduzir as despesas com viagens de negócios

Não faltam dicas e truques para manter baixos os gastos com viagens de negócios — aqui estão algumas formas de começar a reduzir as despesas empresariais:

1. Planeie com antecedência. Evite marcações de última hora e reserve um momento para pensar mais além. Se a sua empresa tem uma conferência em que participa sempre ou um relacionamento com um cliente que exige um contato presencial regular, reservar voos e alojamentos com antecedência pode ajudar a obter boas promoções.
2. Mantenha as suas reservas flexíveis. Às vezes, vale a pena pagar um pouco mais pela flexibilidade. Os planos podem mudar rapidamente, então pode poupar dinheiro a longo prazo ao reservar voos e alojamentos que pode alterar sem pagar taxas. Pode até mesmo procurar reservas canceláveis e reembolsáveis para obter o máximo de flexibilidade.
3. Procure pelas comodidades dos alojamentos. Ao escolher um hotel ou outro alojamento, não deixe de consultar as comodidades que este oferece. Para viagens de negócios, o Wi-Fi gratuito é essencial. Outras comodidades que podem poupar algum dinheiro são o pequeno-almoço gratuito, o acesso a salas de reuniões ou conferências e estacionamento gratuito.
4. Aproveite as vantagens do cartão de crédito. Alguns cartões de crédito empresariais têm taxas mais baixas para câmbio, incentivos de devolução de dinheiro ou oferecem ofertas de aluguer de carros, voos, seguros e zonas lounge de aeroportos.
5. Use programas de fidelização. Às vezes, manter-se na mesma cadeia de hotéis ou companhia aérea pode valer a pena a longo prazo. Procure tarifas empresariais especiais e programas de fidelização que podem reduzir os custos de várias reservas.
6. Negocie com fornecedores – não hesite em negociar os seus contratos com fornecedores para obter um desconto. Seja com provedores de alojamento, empresas de aluguer de automóveis ou companhias aéreas, a sua organização poderá beneficiar de tarifas especiais.

Boas práticas para gestão de despesas de viagens empresariais

A melhor estratégia de gestão das despesas de viagens de negócios é aquela que é personalizada para si, para a sua organização e para sua equipa. Envolva os seus funcionários em reflexões e feedback regulares para criar um processo de gestão de despesas que funcione exclusivamente para a sua empresa.

Aqui estão algumas das melhores práticas que se aplicam a todas as organizações:

1. Use a tecnologia para manter a organização

Há muitas opções de software de viagens e despesas para agilizar o processo de colocação de despesas e de manter tudo organizado. Também pode pedir aos viajantes de negócios que tirem fotografias de recibos e faturas imediatamente e enviarem-nas para pastas partilhadas, onde quer que estejam. Isto irá evitar a perda de recibos e poupará tempo ao criar pedidos de despesas posteriormente.

2. Estabeleça prazos

É fácil deixar que as tarefas administrativas se acumulem, especialmente depois de regressar de uma movimentada viagem de negócios. Certifique-se de que os seus funcionários tenham prazos claros para quando devem enviar os seus relatórios de despesas para reembolso.

3. Ajuste os seus orçamentos à situação

Mesmo dentro do mesmo país, os custos podem ser drasticamente diferentes. Defina orçamentos realistas para viagens de negócios e considere adaptar os seus limites de despesas ao local. Também deve rever a sua política de viagem pelo menos uma vez por ano para garantir que o seu orçamento está de acordo com a inflação e as flutuações locais para destinos de viagens frequentes.

4. Comunique bem a sua política de viagens

Tente fazer com que a sua política de viagens seja facilmente compreendida por todas as pessoas da sua organização. Ao criar a sua política, mantenha a linguagem simples e certifique-se de que não haja ambiguidade sobre que despesas podem ser reivindicadas. Assim que a sua política for criada, também deve ter um plano para comunicá-la à organização e dar às pessoas lembretes regulares para manter as informações atualizadas.

Tarefas administrativas, como gestão de viagens e despesas, geralmente parecem menos prioritárias em momentos mais ocupados. Mas um pouco de planeamento, organização e comunicação ajudam bastante. Uma estratégia clara faz mais do que apenas impulsionar a eficiência administrativa e financeira, reduz a confusão e a ansiedade para que a sua equipa se possa concentrar no que mais importa: atingir os objetivos da sua viagem de negócios.