A gestão de viagens de negócios é um assunto muito complexo. Descubra os vários aspetos que terá de controlar e como geri-los facilmente.
Em 2023, o mundo da gestão de viagens é muito abrangente. Elementos como o dever de cuidado, a segurança e a satisfação do viajante, a gestão de despesas, a contratação de fornecedores e muito mais são apenas uma parte dos termos que encontrará nas viagens de negócios.
Com este guia completo para a gestão de viagens de negócios, terá uma visão geral não apenas de como começar, mas também de como reorganizar ou modernizar o seu programa de viagens.
As viagens de negócios são importantes para os interesses comerciais da sua organização. Dão à sua empresa uma oportunidade de causar um impacto direto junto de clientes e parceiros em todo o mundo.
Visto que lida com a gestão de viagens de negócios, trabalha na vanguarda de uma indústria de um bilião de dólares em rápida expansão. Isto implica uma grande responsabilidade e um conhecimento profundo da gestão de viagens de negócios.
As principais áreas onde fará a diferença todos os dias enquanto gestor de viagens de negócios são:
Se cumprir e alcançar todos os pontos acima referidos, poderá gerir os custos de forma eficaz, aumentar a satisfação e a segurança dos viajantes e melhorar as políticas.
A criação da política de viagens de negócios ideal pode ser feita por tentativa e erro. O melhor ponto de partida é efetuar uma análise SWOT.
Após recolher a opinião dos funcionários e colegas, realize uma análise dos pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças (SWOT). Esta é uma ferramenta útil para obter uma visão geral do seu estado atual e descobrir quais os próximos passos a dar. Veja um exemplo de alguns pontos que a análise SWOT da sua gestão de viagens pode incluir:
Após concluir a análise SWOT saberá se o programa de gestão de viagens da sua organização já se encontra a funcionar corretamente. Certifique-se de que cria políticas adicionais que tirem partido dos seus pontos fortes e das suas oportunidades enquanto tenta equilibrar os pontos fracos e as ameaças.
Por exemplo, se a sua empresa já tiver linhas de comunicação bastante eficazes entre os viajantes e o escritório, evite perturbá-las ao introduzir novas regras de comunicação excessivamente complicadas. Em alternativa, se as necessidades de viagem da sua empresa forem muito previsíveis, use isto como uma oportunidade para negociar parcerias mais sólidas com os fornecedores.
Para cada ponto forte indicado acima, pense em formas de continuar a usar este ponto forte para melhorar o programa de viagens da sua organização. Por exemplo, se indicou “Já temos uma política de viagens forte em vigor”, considere trabalhar com o departamento de recursos humanos ou o departamento de formação da sua organização para informar totalmente os funcionários sobre a política e melhorar ainda mais a conformidade.
Os pontos fracos e as ameaças identificadas na análise SWOT ajudam a determinar as áreas que precisam de ser melhoradas. Use os pontos fortes do seu programa de viagens sempre que possível para equilibrar estas questões.
Por exemplo, se uma das suas oportunidades for ter o apoio e a recomendação da liderança da sua empresa, isto pode ser usado para equilibrar pontos fracos como a falta de conformidade. Tire partido das suas parcerias com partes interessadas internas sempre que possível.
O trabalho em equipa é essencial para criar qualquer programa de viagens bem-sucedido. Se a sua organização lida com riscos de viagem excessivos (como destinos perigosos ou instáveis), precisará definitivamente de uma apólice de seguro de viagem sólida, incluindo os serviços de um provedor de segurança de viagens.
Pense em todos os pontos fracos e as oportunidades identificadas. Agora, veja se é possível combiná-los com os pontos fortes e as oportunidades existentes para os equilibrar. Caso contrário, considere os passos que terá de dar para equilibrar e ultrapassar os seus pontos fortes e fracos.
Se a sua organização estiver a lidar com gastos com viagens “desonestos” e excessivos, pode decidir seguir os passos seguintes:
Seguir as regras da política de viagens é conhecido como o conformidade com a política de viagens. As suas responsabilidades enquanto gestor de viagens são importantes principalmente por 2 motivos:
Para garantir a conformidade com a política de viagens, tem de ser realista e adaptá-la à situação específica da sua empresa. A melhor forma de o fazer é através da definição de políticas de viagens de negócios flexíveis e realistas.
A política de viagens da sua empresa será determinada por diversos fatores: o número de viajantes, o orçamento e diferentes classes de viajantes. Como gestor de viagens de negócios, é responsável por manter os gastos com viagens dos funcionários alinhados com a política de viagens da sua empresa. Como verá, a parte mais importante é, em primeiro lugar, definir uma política de viagens eficaz.
Um gestor de viagens de negócios tem de assumir muitas responsabilidades. As mais importantes são:
1. Estar diretamente envolvido na reserva
O gestor de viagens pode estar diretamente envolvido na reserva, ou os viajantes telefonarão ou entrarão em contacto com um fornecedor externo (como um agente de viagens de negócios) para tratar dos serviços de viagem. Estas opções variam consoante o tamanho e a cultura de viagens de negócios da sua empresa. Algumas empresas têm uma cultura de viagens altamente digitalizada/automatizada, enquanto outras usam métodos mais tradicionais para tratar dos serviços de viagem.
2. Determinar os custos das viagens
Um gestor de viagens de negócios deve ter uma visão clara da forma como os funcionários estão a gastar o dinheiro da empresa para que os custos das viagens válidos possam ser reembolsados corretamente e os gastos possam ser mantidos dentro do orçamento.
3. Dever de cuidado
A sua responsabilidade também é para com os seus viajantes. Essencialmente, o dever de cuidado refere-se à obrigação legal e financeira do empregador de fornecer condições de trabalho seguras aos seus funcionários. Isto vai desde as precauções normais de segurança no local de trabalho até aos exames preventivos de saúde, à formação e à cobertura de seguro relevante.
4. Gerir os riscos das viagens
Os viajantes de negócios estão expostos a vários tipos de riscos que podem não afetar os funcionários que não viajam. Isto torna as responsabilidades de dever de cuidado do gestor de viagens particularmente importantes. Por exemplo, instabilidade geopolítica, terrorismo, rapto ou eventos climáticos extremos são riscos que afetam desproporcionalmente os viajantes de negócios em comparação com os restantes funcionários de uma empresa.
O seguro de viagem especial foi concebido para proteger os viajantes e os seus empregadores contra estes riscos.
5. Manter-nos a par das tendências de viagens de negócios
A monitorização dos gastos com viagens permite-lhe identificar tendências enquanto gestor de viagens de negócios, para que possa ajudar a sua empresa a gastar o dinheiro de forma mais estratégica. Esta é outra forma de contribuir para o sucesso da sua organização enquanto gestor de viagens.
Se identificar tendências de viagens específicas (como um aumento nos gastos em determinado destino, evento ou época do ano), a sua organização poderá usá-las para negociar melhores ofertas com os fornecedores de que os seus viajantes precisam.
Esta função estratégica da gestão de viagens está a tornar-se cada vez mais importante à medida que as tarefas tradicionais da gestão de viagens (como a recolha de recibos e a aprovação de despesas) se tornam cada vez mais automatizadas pelo software de gestão de viagens online.
6. Garantir a satisfação do viajante e estar sempre disponível
Muitas empresas estão a começar a reconhecer o valor das viagens de negócios como uma ferramenta para a satisfação e a retenção dos funcionários. Além disso, os viajantes de negócios hoje veem as viagens em trabalho como uma experiência gratificante. No entanto, é fundamental que os empregadores forneçam uma rede de segurança e um sistema de apoio adequados aos seus viajantes. Isto significa estabelecer protocolos claros sobre o que fazer em caso de emergência. Também significa manter as linhas de comunicação abertas. Enquanto gestor de viagens de negócios, é esperado que se mantenha disponível após o horário de expediente, caso um viajante se depare com um problema num destino a vários fusos horários de distância.
7. Fazer um plano e pensar no futuro
Quer esteja a criar um novo programa de gestão de viagens ou a atualizar um programa existente, é fundamental que crie um plano de ação para garantir que todos os aspetos estão cobertos.
Siga os nossos passos aqui para pôr o seu programa de viagens de negócios a funcionar da melhor maneira possível:
O controlo dos custos é uma parte importante do seu trabalho enquanto gestor de viagens de negócios. Em muitas organizações, os gestores de viagens desempenham até um papel duplo oficial enquanto gestores de viagens e despesas. Consoante o tamanho e a estrutura da sua organização, muitas vezes trabalhará em estreita colaboração com outros departamentos, como o financeiro, o de aquisições e o de recursos humanos, para lidar com a forma como os funcionários gastam o dinheiro da empresa nos serviços de viagens de negócios.
A sua política de viagens deve conter regras sobre a forma como os seus funcionários podem gastar o dinheiro da empresa em viagens, como serão reembolsados pelas despesas de viagem e como a sua empresa monitoriza os funcionários enquanto estão a viajar.
A maioria dos programas modernos de viagens de negócios usa software e serviços baseados na web para controlar os gastos com viagens. Este é sem dúvida o método mais eficiente e, se trabalha para uma grande empresa, será essencial.
As viagens empresariais só aumentarão em 2023; quer seja recente a trabalhar na gestão de viagens de negócios ou já esteja a trabalhar com uma política existente, é sempre bom ter disponível um guia completo.
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