Was ist eine E-Rechnung? Alles was du wissen musst

Als Selbstständige:r jonglierst du täglich zwischen deinen Projekten und deiner Buchhaltung. Essenziell dabei ist das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Doch genau hier stehen ab 2025 Veränderungen an, über die du unbedingt Bescheid wissen solltest. Denn ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht – und das betrifft auch die meisten Selbstständigen, die im B2B-Bereich tätig sind.

Auch wenn du dich aktuell darauf konzentrierst, neue Geschäftsbereiche wie einen Online Shop oder den Aufbau deines E-Commerce zu erweitern, solltest du die Neuerungen zur E-Rechnung nicht außer Acht lassen.

Was bedeutet das für dich? Wie funktioniert eine E-Rechnung, und was musst du tun, um vorbereitet zu sein? In diesem Artikel erfährst du alles, was du jetzt über die E-Rechnung wissen musst, damit du rechtzeitig startklar bist und stressfrei ins neue Jahr starten kannst. 

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält alle rechtlich vorgeschriebenen Rechnungsdaten in einem digitalen Format, das es ermöglicht, sie automatisiert zu verarbeiten. Das bedeutet, eine eingescannte Papierrechnung oder eine Rechnung im PDF-Format gilt nicht als E-Rechnung. Stattdessen müssen sie in bestimmten digitalen Formaten erstellt werden, hauptsächlich als XML-Dateien.

Die Einführung der E-Rechnung wurde auf Grundlage einer EU-Richtlinie beschlossen, um vor allem den internationalen Handel zu vereinfachen. Denn sie soll einheitliche Standards schaffen und so den Geschäftsverkehr digitaler, effizienter und fehlerfreier machen. Durch das strukturierte, maschinenlesbare Format lassen sich Rechnungen automatisiert verarbeiten, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler reduziert.

Vielleicht hast du sogar bereits mit der E-Rechnung zu tun gehabt, denn die Einführung erfolgt schrittweise: Schon seit April 2020 sind Unternehmen in der EU verpflichtet, E-Rechnungen bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggeber:innen zu nutzen. In Deutschland wird die Pflicht ab 2025 auch für den B2B-Bereich gelten. Das bedeutet, dass viele Selbstständige und Unternehmen ihre Prozesse anpassen müssen, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – und je früher du dich damit auseinandersetzt, desto besser bist du vorbereitet.

Zunächst denkst du vielleicht, dass E-Rechnungen deinen Arbeitsalltag nur noch weiter verkomplizieren. Doch die Einführung der E-Rechnung bietet sowohl für dich als Rechnungssteller:in als auch für Rechnungsempfänger:innen einige Vorteile, die den gesamten Prozess des Rechnung-Schreibens deutlich effizienter und kostensparender machen.

Du kannst z. B. mit einer schnelleren Rechnungsbearbeitung und Zahlungseingängen rechnen. Denn durch die digitale Übermittlung der E-Rechnung können diese sofort bearbeitet werden. Du musst auch nicht mehr wie beim traditionellen Versand per Post auf den Eingang der Rechnung bei den Empfänger:innen warten. Außerdem spart der Verzicht auf Papier, Drucker und Porto nicht nur Kosten, sondern auch Zeit – und ist zudem besser für die Umwelt.

Bei herkömmlichen Rechnungen kann es auch häufiger zu Fehlern kommen, etwa bei der Eingabe von Beträgen oder Adressen. Die E-Rechnung reduziert dieses Risiko durch die maschinenlesbare Struktur, die automatisch in Buchhaltungssysteme integriert werden kann.

Ein wichtiger Grund für die EU-Verordnung ist zudem die höhere Transparenz, die durch standardisierte Daten gewährleistet wird. Denn bei E-Rechnungen können alle relevanten Daten – wie Rechnungsbetrag, Steuerinformationen oder Lieferdetails – klar und übersichtlich dargestellt werden. Das sorgt für mehr Klarheit und Transparenz bei der Prüfung und Verarbeitung der Rechnung.

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggeber:innen oder im B2B-Bereich tätig sind. Das bedeutet, wenn du mit anderen Unternehmen zusammenarbeitest oder öffentliche Aufträge übernimmst, musst du deine Rechnungen künftig im E-Rechnungsformat ausstellen und empfangen können.

Wichtig: Kleinunternehmer:innen und Unternehmen, die Rechnungen unter bestimmten Schwellenbeträgen ausstellen, sind von der Pflicht ausgenommen. Auch private Endkund:innen (B2C) müssen sich keine Sorgen machen – die E-Rechnung betrifft in erster Linie den Geschäftskundenbereich. Unternehmen die im B2C-Bereich tätig sind, dürfen keine E-Rechnung an ihre Endkund:innen ausschicken. Sie müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Lieferant:innen oder öffentlichen Auftraggeber:innen empfangen und verarbeiten zu können.

Die EU hat jedoch bereits angekündigt, dass der gesamte Geschäftsverkehr in Europa bis 2030 stärker digitalisiert werden soll, was darauf hindeutet, dass sich die Nutzung von E-Rechnungen in den kommenden Jahren weiter verbreiten könnte. Es ist daher durchaus wahrscheinlich, dass der Trend zur Digitalisierung die E-Rechnung in Zukunft für alle Unternehmen zur Pflicht macht – auch im B2C-Bereich.

Schauen wir uns jetzt mal genauer an, was eine E-Rechnung genau ist und was sich für dich konkret bei der Rechnungserstellung ändert.

Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen der traditionellen Papierrechnung, der PDF-Rechnung und der E-Rechnung:

Der große Vorteil der E-Rechnung liegt also in ihrer Automatisierung und Effizienz, die sowohl Zeit spart als auch die Fehlerquote reduziert.

Eine E-Rechnung muss also ein strukturiertes Format haben, das von Maschinen lesbar ist. Es gibt dafür zwei gängige Standards in Deutschland, die du kennen solltest. Zum einen ist das die XRechnung, ein XML-basiertes Format, das speziell für den Einsatz im öffentlichen Bereich in Deutschland entwickelt wurde. Es entspricht den EU-Richtlinien und wird dementsprechend von den meisten Buchhaltungssoftwares unterstützt.

Auch oft genutzt wird ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Dies ist ein hybrides Format, das PDF/A-3-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. So ist es ideal, wenn du deine Rechnungen sowohl maschinenlesbare als auch visuell lesbare Formate benötigst.

Damit du deine Rechnungen also künftig im richtigen, maschinenlesbaren Format erstellen kannst, solltest du sicherstellen, dass deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware diese neuen Formate unterstützt. Außerdem gibt es klare Vorschriften zur Aufbewahrung und Sicherheit der Daten. Du musst sicherstellen, dass deine E-Rechnungen unverändert, nachvollziehbar und gesetzeskonform gespeichert werden. Auch hier solltest du darauf achten, dass dein Rechnungstool diese Anforderungen unterstützt und dir bei der korrekten Archivierung hilft. Mit Buchhaltungs- und Steuerlösungen wie Accountable erfüllst du alle Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht.

Auch bei der E-Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie bei einer klassischen Rechnung. Um sicherzustellen, dass deine E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, solltest du auf diese Details achten:

- Name und Anschrift von Rechnungssteller:in und Empfänge:in

- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen

- Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Diese Pflichtangaben sind nicht nur für die rechtliche Gültigkeit wichtig, sondern auch für die spätere Verarbeitung und Archivierung der E-Rechnung. 

Schauen wir uns anhand eines Beispiels konkret an, wie du eine E-Rechnung versendest und auch empfängst:

Wenn du eine E-Rechnung erstellst, sieht das in den meisten Rechnungsprogrammen zunächst ganz normal aus.

Du hast deine Rechnungsvorlage und bearbeitest dort alle Pflichtangaben, wie Rechnungsnummer, Adresse und die Beschreibung deiner Ware oder Dienstleistung. Anschließend versendest du die Rechnung – hier kannst du dann auswählen, ob du diese z.B. als XRechnung verschicken willst. Meist ist dies einfach ein Toggle, den du anklicken musst. Dann kannst du die Rechnung auch schon per E-Mail an deine Lieferant:innen senden. Du wirst von deinem Programm darauf hingewiesen, dass neben der PDF-Rechnung auch eine maschinenlesbare XRechnung im XML-Format angehängt wird. Und schon kannst du eine korrekte E-Rechnung versenden.

Du siehst also, mit der richtigen Software ergibt sich für dich gar nicht so viel extra Arbeit, wie du vielleicht dachtest. Auch das Empfangen einer E-Rechnung geht ganz einfach. Du erhältst sie in der Regel ebenfalls als Anhang per E-Mail und kannst sie per Drag & Drop in dein Rechnungstool einpflegen.

Die E-Rechnung bringt nicht nur neue Anforderungen mit sich, sondern auch viele Chancen für Selbstständige und Unternehmen. Durch standardisierte Formate, Automatisierung und digitale Prozesse wird die Rechnungsbearbeitung schneller, transparenter und weniger fehleranfällig. Die Umstellung mag zunächst wie eine Herausforderung wirken, doch mit der richtigen Software ändert sich in deinem Arbeitsablauf gar nicht so viel. 

Wichtig ist aber dabei, dass die E-Rechnung nicht an Endkund:innen versendet werden darf und und du als Unternehmer:in im B2C-Bereich lediglich verpflichtet bist, bis Januar 2025 E-Rechnung empfangen und verarbeiten zu können.

Nutze die verbleibende Zeit bis zur Einführung der Pflicht, um dich mit den neuen Formaten vertraut zu machen und deine Buchhaltungsprozesse anzupassen. Vorallem solltest du prüfen, ob dein Rechnungsprogramm E-Rechnungen nicht nur senden, sondern auch empfangen kann. So bist du bestens gerüstet, um stressfrei in die digitale Zukunft der Buchhaltung zu starten!

Ja, das ist möglich – und oft sogar die bevorzugte Methode. Eine E-Rechnung kann beispielsweise als ZUGFeRD-Datei per E-Mail verschickt werden. Sie kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Das bedeutet, deine Kund:innen erhalten die Rechnung als PDF-Anhang, der optisch wie eine klassische Rechnung aussieht, während die eingebetteten XML-Daten gleichzeitig alle relevanten Informationen für die automatisierte Verarbeitung enthalten. 

Eine E-Rechnung ist ausschließlich digital und wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine Papierrechnung hingegen ist ein physisches Dokument, das manuell verarbeitet werden muss. 

Nein, PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen. Obwohl sie digital erstellt und versendet werden können, handelt es sich bei einer PDF-Rechnung lediglich um ein „Bild“ der Rechnung, das nicht maschinenlesbar ist. Eine echte E-Rechnung hingegen enthält strukturierte Daten in einem Format wie XML, das von Software-Systemen automatisch verarbeitet werden kann. 

Die Einführung erfolgt stufenweise: Bereits seit 2020 besteht eine Pflicht für E-Rechnungen bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggeber:innen (B2G, Business-to-Government).

Ab 2025 wird die E-Rechnung auch für den B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. 

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Von Sophia Merzbach

Content Marketing Managerin bei Accountable