ItWikiCon/Regolamento

Che cosa è itWikiCon

L'itWikiCon è l'evento della comunità dei progetti Wikimedia in lingua italiana e nelle lingue regionali dell'Italia e dei territori vicini, aperto anche a comunità e progetti affini. L'evento è a impronta annuale.

Che cosa è il comitato organizzatore

È il gruppo di persone che si propone per organizzare la itWikiCon.

Che cosa è la Gilda

È il gruppo di persone formato dagli ex organizzatori, che:

• seleziona tra i suoi membri chi entra nella commissione
• mantiene aggiornato il manuale in Meta e fa promozione per stimolare la nascita di comitati organizzatori (con un promemoria/una chiamata alle armi in caso di assenza di candidature).

Che cosa è la Commissione itWikiCon

È l'organismo formato da 3 membri della gilda e 2 rappresentanti dei capitoli Wikimedia di lingua italiana che vogliono contribuire al budget (attualmente 1 per WMI e 1 per WMCH). I membri vengono rinnovati annualmente entro il mese di settembre. La commissione ha la possibilità di cooptare membri mancanti o indisponibili.
Le sue funzioni sono:

• esprimere un parere sulle candidature
• supportare il comitato organizzatore
• seguire le attività del comitato

Processo

Diagramma di flusso del processo organizzativo

Premessa: il processo si applica alle proposte che vogliono avvalersi del supporto della Commissione, degli affiliati e delle associazioni che sostengono itWikiCon.

Fase ideativa

• Il Comitato Organizzativo segnala su Meta la propria intenzione di organizzare l'itWikiCon dando informazioni sul luogo, la data, il gruppo di lavoro ecc.
• Nell'arco di un mese di tempo il comitato interagisce su Meta con la comunità rispondendo a domande, recependo critiche, consigli e consensi, modificando/integrando la proposta sulla base del confronto con la comunità.
• Se entro il 30 settembre vi sono una o più candidature si passa alla fase valutativa.
• Se al 30 settembre non vi sono candidature la Commissione invita/sollecita la comunità ad avviarne una entro il 30 novembre che passa alla fase valutativa.

Fase valutativa

• Il comitato valuta il riscontro ottenuto su Meta e decide se andare avanti e chiedere il parere della Commissione
• La fase valutativa è un percorso ciclico in cui la Commissione fornisce consigli ai comitati organizzativi per correggere eventuali debolezze che riscontri nella proposta e ciascun comitato organizzativo rivede la propria proposta per recepire i consigli.

• La fase valutativa può portare ai seguenti esiti:
  • la proposta ha raggiunto un adeguato grado di maturità e Commissione e Comitato passano alla fase organizzativa (applicabile ad al più una proposta)
  • la proposta viene riprogrammata per un'edizione successiva (applicabile a quelle proposte che pure sono valide, ma meno complete di quella prescelta)
  • la proposta viene archiviata
• la durata massima della fase valutativa è di 2 mesi

Fase organizzativa

• Comitato e Commissione collaborano alla realizzazione della itwikicon
• Il comitato si riunisce periodicamente con la commissione per riportare lo stato di avanzamento

Criteri

Quando la comunità desidera realizzare una itWikiCon chiedendo il (tradizionale) supporto di un capitolo Wikimedia, è bene che ci siano:

• una proposta itWikiCon chiara
• un team definito
• sostegno della comunità

Per questo motivo sono stati individuati i requisiti minimi che una candidatura deve avere per portare alla riuscita dell'itWikiCon. In più sono stati definiti alcuni criteri di valutazione per l'eventuale scelta tra più candidature, ove fosse necessario.

Requisiti minimi

Alcuni requisiti valgono per qualunque tipologia di itWikiCon, alcuni solo per un evento in presenza, altri solo per un evento online:

1. Requisiti generali:
   • affinità con i principi del movimento Wikimedia
   • formato dell'evento (quanti giorni? In presenza o online?)
   • periodo scelto per l'evento
   • sostegno alla candidatura espresso dalla comunità su Meta
   • team
     • almeno 3 persone (tra le quali almeno un membro riconosciuto della comunità Wikimedia)
     • definire i ruoli dei membri del team in modo che ci sia una persona responsabile per i compiti fondamentali, tra cui un responsabile programma e un responsabile Friendly Space Policy
     • budget di massima (non "quanto pensiamo di spendere", ma "per cosa pensiamo di spendere soldi")
     • eventuali conflitti di interesse
2. Requisiti per itWikiCon in presenza:
   • ruoli minimi e necessari (oltre al responsabile programma e FSP):
     • responsabile sede/logistica (presente in loco o nelle immediate vicinanze)
   • indicazione di una, o più, possibili sedi di cui sia già stata verificata la disponibilità di massima, la capacità d'accoglienza e gli eventuali costi
   • indicazioni di massima di copertura e banda presso la sede proposta
   • organizzazione pasti e pause caffè
   • indicazione della capacità ricettiva della località proposta
   • indicazione della raggiungibilità della città e della sede
3. Requisiti per itWikiCon on-line:
   • ruoli minimi e necessari (oltre al responsabile programma):
     • responsabile tecnico
   • indicazione della soluzione tecnologica individuata e della sua eticità
   • aver privilegiato soluzioni basate su software libero
   • indicazione di massima della copertura prevista dalla soluzione proposta (banda, connettività)

Criteri aggiuntivi

In aggiunta ai criteri minimi esistono dei criteri aggiuntivi per migliorare la possibilità di successo di itWikiCon. Questi criteri potranno essere utilizzati per l'eventuale scelta fra le proposte in caso di più candidature:

1. Team:
   • esperienza del team nell'organizzazione di eventi
   • chiara definizione dei ruoli all'interno del team, oltre a quelli minimi
2. Sede:
   • adeguatezza degli spazi della sede (sala per le plenarie, sale per le conferenze, spazio per le pause pranzo/caffè, ecc.)
   • rotazione geografica della sede
   • raggiungibilità della città e della sede
   • disponibilità di alloggi
3. Costi e impatto:
   • coerenza e dettaglio del budget
   • capacità di trovare sostegni esterni (comprese donazioni strumentali, es. sede fornita gratuitamente dal comune)
   • sostenibilità (Sustainability Initiative), software libero e licenze libere
4. Miscellanea:
   • rispetto delle indicazioni del manuale
   • idee per gli eventi sociali extra itWikiCon