الموازنة

Budgeting

الموازنة واحدة من اهم عوامل نجاح اي مؤسسة و لكن يجب ان نعلم ان الموازنة ما هي الا وسيلة و ليست غاية او هدف تسعي الشركات للوصول اليه. الموازنة وسيلة لكي تستطيع الشركة ان تقيم اداءها المالي و تنفيذ خططها الاستراتيجية بل ايضا وسيلة لتقييم مدي نجاح الادارات المختلفة في تنفيذ المهام التي وكلت اليهم. الموازنة في العموم هي احد معاير النجاح للمؤسسات و الشركات بل و الدول و لكن ليست الهدف الاساسي لنجاح المؤسسات. و لاهمية الموازنة سوف اعرض عليكم اليوم الاسس التي تستخدمها المؤسسات الكبري لبناء موازنة سليمة تتفق مع المعاير العالمية:

في بداية الامر يجب ان نعلم ان بناء اي موازنة يحتاج الي مستوي عالي من النضج الاداري داخل المؤسسة كما ان اعداد الموازنة السليمة في المؤسسات الناضجة تحتاج من 3- 5 اشهر حيث تبدء المؤسسات الكبري في اعداد الموازنة للعام المالي الجديد بداية من الشهر التاسع ماليا بما يعني اذا كان العام المالي في المؤسسة يبدء من شهر فبراير فان اعداد الموازنة يبدء من شهر نوفمبر و هكذا اما المؤسسات التي لم يسبق لها عمل موازنة من قبل او الشركات حديثة العهد فان عمل اول موازنة يحتاج الي الكثير من الاعداد قبل الشروع في اعداد الموازنة قد يستغرق ما بين 12 الي 18 شهر.

سؤال ماذا تحتاج الشركات لعمل موازنة سليمة؟

اولا فريق مالي ذوي خبرات كبيرة في مجال الادارة المالية و ليست المحاسبية و هناك فارق كبير بين المحاسب و المحلل المالي

ثانيا نظام ERP  مميز يستطيع ان يساعد الفريق المالي و الفريق المحاسبي في مهامهم و يستطيع ان يسهل عمل المستخدمين و عمل الادارة المالية التي ستكون لها مهام اخري

ثالثا نظام مالي و محاسبي قوي يحدد الحدود المالية لكل مستوي اداري و يحدد السياسات المالية العامة للشركة و لعلي افضل هذه الانظمة هو نظام TOFA (The Taxation Of Financial Arrangements)  و هو نظام عالمي يحدد مستوي الصرف لكل مستوي اداري و يحدد ايضا المسموح به ف الصرف و الممنوع ايضا لكل مستوي اداري و التوقيعات المطلوبة لكل مبلغ سيتم صرفه. و عندما تصل الشركة او المؤسسة الي مستوي معين من النضج و التوسع يتم تخصيص كارت فيزا لكل ادارة حتي تستطيع ان تدير موازنتها

رابعا خطة استراتيجية واضحة ذات اهداف محددة و من هنا تكمن نقطة البداية لنجاح اي مؤسسة في وضع الموازنة بل غي ادارة المؤسسة بالكامل

خامسا وجود Cost Centres واضحة بترتيب يسهل علي القسم المالي تحليل البيانات و يتم تصميمه بطريقة شجرية.

من الخطوات السابقة نجد ان الشركات الاكثر نضوجا يكون لديها كل ما سبق و تحتاج فقط الي تعديل او تغير اهدافها الاستراتيجية السنوية او مراجعتها و بذلك تبدء في وضع الموازنة للسنة الجديدة اما الشركات الاجديدة او التي لم يسبق لها تجهيز اي موازنة سابقا يجب عليه ان تغطي الاحتياجات السابقة حتي تستطيع ان تبني موازنة سليمة

سؤال جديد من اين تبدء الموازنة؟

تبدء الموازنة دائما من اهداف الشركة التي يتم توزيعها علي الاقسام و يقوم كل قسم بترجمة هذه الاهداف الي خطط و بالتالي ترجمة هذه الخطط الي احتياجات مالية يتم وضعها في الموازنة.

ولكن اغلب البدايات من المبيعات او التسويق حيث دراسة وافية عن السوق في السنة المالية الجديدة مما يحدد حجم المبيعات المستهدف من كل منتج و بالتالي التوسعات المطلوبة.

يقوم كل قسم بتحديد احتياجاته و هنا تنقسم الاقسام الي اقسام انتاجية و هي كل الاقسام المشاركة في الانتاج و تضيف قيمة الي المنتج الذي يتم بيعه (مثال قسم الانتاج بكل مراحله في المصانع و معه قسم الصيانة) و اقسام داعمة و هي اقسام وجودها ضروري و لكن لا تضيف اي قيمة الي المنتج (الاقسام الادارية في المصنع مثل قسم الموارد البشرية و قسم تكنولوجيا المعلومات) .

من الاخطاء الشائعة تحميل الميزانية علي الاقسام الداعمة مثلا قسم الموارد البشرية يتحمل موازنة المرتبات بالكامل و قسم تكنولوجيا المعلومات يتحمل موازنة اجهزة الكمبيوتر للشركة بالكامل و هكذا........ و لكن الصحيح هو ان يتحمل كل قسم من الاقسام موازنته بالكامل شاملة المرتبات و احهزته و احتياجاته بالكامل.

بعد ان يقوم كل قسم بتحديد احتياجاته يقوم بارسال خطة التعينات الجديدة لقسم الموارد البشرية.

يقوم قسم الموارد البشرية باعداد خطة التعينات الشاملة للشركة بالكامل و يحصل علي موافقة مجلس الادارة و من ثما ارسال هذه الخطة الي الادارات المعنية بالتجهيو لهذه التعينات مثل ادارة تكنولوجيا المعلومات و ادارة التجهيز حتي تقوم كل ادارة بوضع الميزانية المطلوبة لكل قسم و اعادة ارسال الميزاينة المطلوبةلاقسام التشغيل مرة اخري لكي تعرف كل ادارة تكلفة التوسعات الجديدة في اداراتها و بالتالي ادراج هذه التكلفة في الموازنة الخاصة بالادارة.

بعد انتهاء كل ادارة من اعداد الموازنة النهائية يتم اعتمادها من مجلس الادارة كلا علي حدي بعد مناقشتها مع كل مدير و ف النهاية و قبل بداية العام المالي يتم اعتماد موازنة الشركة الثانوية بالكامل عن طريق مجلس الادارة بعدما يتم اعدادها و مراجعتها عن طريق الادارة المالية.

سؤال اخر ما هي العوامل التي تؤثر في اعداد الموازنة؟

هناك العديد من العوامل التي تؤثر في الموازنة منها:

-         سعر صرف العملى الاجنبية التي سيتم استخدامها في كل الدول التي يتم التعامل معها و الدولة التي بها المؤسسة او الشركة

-         معدل التضخم في الدولة او الدول التي يتم التعامل معها او يوجد بها الاعمال الخاصة بالشركة

-         الوضع الاقتصادي للدول التي يوجد بها انشطة للشركة

من الاخطاء الاكثر شيوعا في المؤسسات ذات الفروع المختلفة في اكثر من دولة هو اعداد موازنة لكل فرع بالعملة المحلية لهذا الفرع و الاصح هو ان يتم عمل موازنة باستخدام عملة موحدة (يفضل ان يكون الدولار)

في النهاية ارجو ان يكون مقالي هذا قد اضاف و لو قليل الي حضراتكم و اذا كانت هناك اسئلة ارجو ان تكون في التعليقات حتي يستفيد الجميع من الاجابات.