ExplicIT Consulting GmbH

Merry Christmas and a Happy New Year!

Who is responsible for defining and deploying Outlook signatures and out-of-office replies in your company? #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGroup

Set-OutlookSignatures und das Benefactor Circle Add-on wurden in v4.16.0 veröffentlicht: - Unterstützung für die Anmeldung über einen Authentifizierungsbroker - Einfachere Benutzeroberfläche des Outlook-Add-ins im Task-Fenster - Viel schnellere Verbindung zu SharePoint Online - Integrierte zirkuläre Protokollierung - Logout/Herunterfahren/Reboot-Erkennung ... und vieles mehr! Und, natürlich: Keine Umleitung von E-Mails, keine Weitergabe von Entra ID-Daten, keine Telemetrie oder Nachhause telefonieren. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGroup

Set-OutlookSignatures and the Benefactor Circle add-on have been released in v4.16.0: - Support for login via authentication broker - Simpler Outlook add-in taskpane user interface - Much faster connection to SharePoint Online - Integrated circular logging - Logout/shutdown/reboot detection ... and much more! And, of course: No email re-routing, no transfer of Entra ID data, no telemetry or phone home. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGroup

Wie delegieren Sie die Erstellung und Pflege von Signaturen und Abwesenheitsantworten? Allzu oft muss sich die IT-Abteilung um diese Aufgabe kümmern, die viel besser der Marketing- oder Kommunikationsabteilung überlassen werden sollte. Mit Set-OutlookSignatures können Sie dies auf mehreren Ebenen realisieren. Vorlagen werden in Ordnern in Ihrem regulären Dateisystem gespeichert, so dass Sie nur einfache Datei- und Ordnerberechtigungen benötigen: 👉 Die IT-Abteilung kümmert sich darum, wann und auf welchen Clients Set-OutlookSignatures ausgeführt wird und wo die Vorlagen und die Konfigurationsdatei gespeichert werden. 👉🏼 Benutzer mit Vollzugriff auf den Vorlagenordner können neue Vorlagen erstellen und bestehende ändern 👉🏽 Benutzer mit Änderungsberechtigungen auf Vorlagenordnerebene können vorhandene Vorlagen ändern. Sie können auch Änderungsrechte nur für ausgewählte Vorlagendateien erteilen. 👉🏾 Benutzer mit Schreibzugriff auf die Konfigurationsdatei können den Postfächern/Benutzern/Gruppen Vorlagen zuweisen. All dies kann für Signaturen und für Abwesenheitsantworten separat konfiguriert werden. Und Sie können sogar mehrere Instanzen von Set-OutlookSignatures mit separater Konfiguration in derselben Umgebung haben. Nebenbei bemerkt: Set-OutlookSignatures benötigt im Grunde nur eine Dateifreigabe oder eine SharePoint-Dokumentenbibliothek und eine Möglichkeit, von Benutzern oder Administratoren ausgeführt zu werden, um voll nutzbar zu sein. Kein Admin-Client, keine Server-Abhängigkeiten, keine E-Mail-Umleitung. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGro

How do you delegate creation and maintenance of signatures and out-of-office replies? All too often, the IT department has to take care of this task, which is much better left to the marketing or communications department. With Set-OutlookSignatures, you can realize this at multiple levels. Templates are stored in folders in your regular file system, so you all you need are simple file and folder permissions: 👉 IT takes care when and on which clients Set-OutlookSignatures is run, and where the templates and the configuration file are stored. 👉🏼 Users with full access to the template folder can create new templates and modify existing ones 👉🏽 User with modify permissions at template folder level can modify existing templates. You can also grant modify permissions on select template files only. 👉🏾 Users with write access to the configuration file can assign templates to mailboxes/users/groups. All the above can be configured separately for signatures and for out-of-office replies. And you can even have multiple instances of Set-OutlookSignatures with separate configuration in the same environment. By the way: Set-OutlookSignatures basically only needs a file share or SharePoint document library, and a way to be run by users or admins to be fully usable. No admin client, no server dependencies, no email re-routing. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGroup

Wie testen Sie Änderungen an Signaturen und Abwesenheitsantworten vor deren Verteilung? Die Einführung von Änderungen an Vorlagen für Signaturen und Abwesenheitsantworten in Produktionsumgebungen ist oft mit Nervosität und Unsicherheit verbunden: Habe ich alles richtig gemacht und alles berücksichtigt? Werde ich die Abwesenheitsnachricht eines VIPs oder einer ganzen Gruppe von Benutzern durcheinander bringen? Testumgebungen helfen nicht viel weiter, da sie für Signaturtests oft nicht zur Verfügung stehen und zwei Fragen offen bleiben: - Stellt die Testumgebung unsere Produktionsumgebung korrekt dar? - Wie kann ich einfach feststellen, wie Signaturen für einen bestimmten Benutzer aussehen werden? Set-OutlookSignatures löst diese Probleme mit dem Simulationsmodus: Testen Sie sicher in Ihrer Produktionsumgebung, indem Sie einen beliebigen Benutzer mit einer beliebigen Postfachkonfiguration zu einem beliebigen Zeitpunkt simulieren - ohne den zu simulierenden Benutzer zu belästigen, und ohne zusätzliche Berechtigungen. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGroup

How do you test changes to signatures and out-of-Office replies before deployment? Deploying changes to signature and out-of-office reply templates in production environments often comes along with nervosity and uncertainty: Did I do everything right and consider everything? Will I mess up the OOF message of a VIP or a whole group of users? Test environments do not help much, as they are often not available for signature tests and as two questions remain open: - Does the test environment correctly represent our production environment? - How do I easily impersonate another user? Set-OutlookSignatures solves all these problems with Simulation Mode: Safely test in your production environment by simulating any user with any mailbox configuration at any point in time - without having to bother the user being simulated and without additional permissions. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook

We're in the middle of the spooky season and Christmas is just around the corner. Don't you think both deserve a personalized signature that makes every single email and out-of-office reply an even more valuable contribution to your marketing campaigns? With Set-OutlookSignatures, this task is as easy as you can imagine: Create a template, assign it to all or selected mailboxes and define one or more time periods during which the template should be valid or invalid. The possibilities to distinguish yourself with engaging signatures are almost unlimited: Holidays, memorial days, company and product anniversaries, trade fairs and exhibitions, seasonal sales and special promotions, new product launches and services offerings, community events and much more. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook

A few weeks after successfully adding the cross-platform Outlook add-in to our feature set, we have just released a number of other exciting capabilities for Set-OutlookSignatures and the Benefactor Circle add-on: ✅ Support for Exchange Online roaming signatures is now enabled by default. ✅ You can select the signature in the taskbar of the Outlook add-in. This imitates roaming signatures in on-prem mailboxes. ✅ The Outlook add-in now automatically changes the signature when the sender address of a new appointment is changed. See the first comment for a link with detailed information. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook