Administratief medewerker

De vakgroep Architectuur en Stedenbouw van de Universiteit Gent is op zoek naar een secretariaatsmedewerker die mee instaat voor het financieel beheer en de administratieve opvolging van projecten en dienstverlening in de vakgroep. Dit omvat volgende taken:

• Je staat als front officer in voor administratieve en financiële opvolging van onderzoeksprojecten en de dienstverleningscontracten
• Je verzekert de permanentie op het secretariaat mee en je staat mee in voor het onthaal op de vakgroep: beantwoorden van telefonische oproepen en e-mails, ontvangen van bezoekers, verschaffen van standaardinformatie en inlichtingen, instaan voor briefwisseling en informatiedoorstroming naar de vakgroepleden
• Je bent een helpende hand bij de organisatie van activiteiten
• Je staat in voor de boekhoudkundige administratie en ondersteuning bij het financieel beheer van kassen en projecten, o.a.:
• opvragen en opvolgen van offertes, opmaken en verwerken van bestelbonnen, facturen en verkoopfacturen in het boekhoudkundige softwaresysteem (SAP),
• fungeren als tussenpersoon bij contacten met de financiële dienst van UGent.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Jelle Laverge via jelle.laverge@ugent.be (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.).

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt ervaring met financiële administratie, bij voorkeur van (onderzoeks)projecten en serviceverlening
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels
• Je hebt bij voorkeur een goede kennis van SAP; je hebt minstens ervaring in een gelijkaardig pakket voor financiële administratie
• Je kan werken met de courante MS Office pakketten

Algemene competenties

• Je hebt voeling met /interesse in het brede veld van de architectuur en stedenbouw
• Je hebt goede organisatorische vaardigheden
• Je werkt efficiënt, bent stressbestendig en kan vlot wisselen tussen taken
• Je kan zelfstandig werken maar bent ook team- en samenwerkingsgericht
• Je werkt nauwkeurig
• Je bent discreet en communiceert correct
• Je bent klantgericht en hebt aandacht voor de multiculturele samenstelling van de vakgroep
• Je bent gericht op bijleren
• Je bent hands-on, beschikt over een sterk probleemoplossend en organiserend vermogen
• Je bent leergierig: je staat open voor feedback en zoekt naar kansen voor verdere groei & ontwikkeling
• Je hebt zin voor initiatief: je zoekt proactief naar verbeteringsmogelijkheden en je bent creatief in het realiseren ervan
• Je bent flexibel ingesteld, kan je soepel aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar en aan een evoluerende taakinhoud

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Solliciteren kan tot en met 05-01-2025.