Administratief projectmedewerker

De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders (NKGB) is het beroepsorgaan van alle Belgische gerechtsdeurwaarders, kandidaat-gerechtsdeurwaarders en stagiair-gerechtsdeurwaarders. Samen met haar juridisch maatschappelijk kenniscentrum (SAM-TES) garandeert zij een kwaliteitsvolle dienstverlening aan het beroep (op vlak van administratieve en juridische ondersteuning, IT, communicatie en opleiding), controleert ze de goede werking van haar leden en behartigt ze hun belangen.

Wij zijn een betrouwbare en transparante partner die verantwoordelijkheid neemt, eerlijke relaties opbouwt en samenwerkt aan oplossingen die aansluiten op de behoeften van de maatschappij. Met respect, openheid en een toekomstgerichte aanpak streven we ernaar verwachtingen te overtreffen en meerwaarde te creëren binnen onze organisatie en daarbuiten.

Ons team van 45 medewerkers is actief vanuit onze kantoren in Sint-Gillis.

De administratieve dienst staat, met 14 medewerkers, in voor een divers takenpakket gaande van de organisatie van de benoemingscommissies tot (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder, over de opvolging van de stages van de stagiair-gerechtsdeurwaarders, het beheer van de controles op de derdenrekeningen en de klachten, tot het agendabeheer en verschillende administratieve opzoekingen en briefwisselingen. Dit alles binnen een context van regelmatig wijzigende wet- en regelgeving waarbij de nadruk ligt op digitalisatie. Ook het facilitair beheer wordt binnen dit team opgevolgd. Ter versterking van het team zijn we momenteel op zoek naar een bijkomende administratief projectmedewerker die ervoor zorgt dat de administratieve processen voor benoemingscommissies soepel verlopen en die algemeen ondersteuning biedt aan de collega's.

• Samen met je collega’s, ben je verantwoordelijk voor de organisatie en administratieve follow-up van de benoemingscommissies, de examens tot (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder en het tijdig en accuraat verwerken van relevante documenten;
• Op basis van inschrijvingslijsten van FOD Justitie verzamel je de nodige informatie en creëer je dossiers in het digitale platform voor de benoemingscommissies, inclusief de configuratie van een online vragenlijst;
• Je zorgt voor een gepaste locatie, inclusief catering en overnachtingsmogelijkheden, en bent aanwezig bij de examens om een soepel verloop te faciliteren;
• Je beheert de agenda voor de benoemingscommissies en plant de afspraken voor verschillende deelnemers en juryleden in;
• Je woont de vergaderingen met de leden van de benoemingscommissies bij en maakt de verslagen op;
• Je staat in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, o.a. met betrekking tot de resultaten van de diverse examens, evaluaties en hoorzittingen;
• Eventuele vragen die volgen over de procedures, beantwoord je zelf of speel je door naar de bevoegde jurist;
• Je biedt ondersteuning aan collega's bij diverse administratieve taken, zoals telefonisch onthaal, verzenden van omzendbrieven en communicatie naar de beroepsgroep, archivering, gegevenscodering, enzovoort.

Wie je bent

• Je bezit een bachelordiploma in een administratieve of juridische richting of beschikt over een gelijkwaardige ervaring;
• Je kan een succesvolle ervaring van minstens drie jaar voorleggen binnen dossierbeheer of een complexe administratieve functie;
• Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende deadlines te halen;
• Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties;
• Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit;
• Je kan vlot en foutloos communiceren in het Nederlands, zowel spreken als schrijven, en hebt tevens een zeer goede kennis van het Frans;
• Je bent bereid occasioneel (ca. 5 keer per jaar) in het weekend en op locatie te werken om de benoemingscommissies bij te staan;
• Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.

Wat wij jou bieden

• Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor nieuwe initiatieven.
• Een dynamische werkomgeving, die handelt volgens deze waarden: respect, integriteit, transparantie, samenwerking en servicegerichtheid.
• Stabiliteit: een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.
• Marktconforme verloning.
• Maaltijd- en cadeaucheques.
• Hospitalisatieverzekering.
• Groepsverzekering.
• Terugbetaling van de verplaatsingskosten.
• Een werkplek die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram).
• De mogelijkheid tot 2 dagen telewerk per week.
• 24 verlofdagen.
• Goedkope lunchmogelijkheden.
• Een laptop.