Assistant Business Manager

Créée en 2011, Proxistore© est leader dans le domaine de la publicité digitale locale et propose une multitude de solutions digitales afin de booster la communication des annonceurs.  

Grâce à son propre moteur de géolocalisation breveté et en collaboration avec les plus grands éditeurs premium, belges et français comme Le Soir, La Libre, L’Equipe ou encore le Parisien, Proxistore met à la disposition de ses clients (Annonceurs, Resellers, Agences Médias ou encore Agences de Communication Digitale) des espaces publicitaires géolocalisés, diffusées à la fois en web, web mobile et dans l’univers des applications, leur permettant une communication digitale locale impactante et une augmentation significative de leur visibilité sur la toile pour in fine générer plus de trafic vers leur point de vente.  

Proxistore collabore également avec Sirdata afin d’affiner le ciblage de son audience géographique au moyen des datas intentionnistes de son partenaire.  

2024 a vu naître la dernière solution proposée par Proxistore aux annonceurs : BookAd, une plateforme crosscanal dédiée à rassembler les différents médias locaux et faciliter la prise de commande de publicités locales. 

Plus d’informations sur www.proxistore.com et www.bookad.be  

L’équipe : 

Travailler chez Proxistore, c’est rejoindre une entreprise en pleine croissance où l’innovation et la collaboration sont au rendez-vous. 

Nous valorisons avant tout une diversité de profils et de cultures, capables de collaborer harmonieusement, grâce à des valeurs et une ambition d’excellence commune, pour relever des défis ambitieux et célébrer chaque victoire ensemble. 

Notre équipe, située à Wavre, sait s’adapter rapidement aux changements et aux tendances émergentes. Elle trouve du plaisir et de la motivation dans la contribution au succès de notre entreprise. Et possède une volonté forte de s’impliquer et de faire avancer nos projets et l’avenir de la publicité avec enthousiasme. 

 Description de la fonction : 

Rattaché(e) à notre Directeur Général, vous occupez une position stratégique au sein de l’entreprise. Vous l’assistez dans la gestion administrative et financière de Proxistore et assurez la coordination des services internes afin de garantir une bonne fluidité de l’information et un fonctionnement optimum. 

Vos missions s’inscrivent autour de trois principaux axes : 

Accueil et Gestion Administrative 

• Tenir l’agenda du Directeur : réunions internes, rendez-vous externes, réservations, déplacements, suivi des contacts, 
• Accueillir physiquement les clients, prospects et partenaires, 
• Prendre en charge le standard téléphonique, ainsi que le courrier : ouverture, tri, rédaction, envoi et archivage… 
• Gérer le parc automobile : assurance, cartes essence, maintenance… 
• Organiser les évènements de l’entreprise : séminaires, salons, cocktails/ déjeuners clients…. 
• Réaliser et suivre les achats généraux, 
• Tenir les plannings des salles de réunion, organisation des réunions, 
• Veiller à la conformité des contrats clients et fournisseurs et à la bonne tenue des dossiers. 

Gestion Financière 

• Transmettre les éléments comptables auprès du cabinet d’expert-comptable, 
• Suivre les comptes bancaires, pointage et rapprochement des écritures, 
• Gérer des notes de frais : réception, contrôle, validation, règlement, 
• Etablir les factures clients, envois, relances et recouvrement des factures, 
• Contrôler et suivre les factures et les échéanciers fournisseurs, règlements et classement, 
• Coordonner avec le Directeur le suivi budgétaire. 

Ressources Humaines  

• Jouer un rôle essentiel dans le soutien des opérations RH de l’entreprise avec le soutien de notre Secrétariat Social, 
• Participer au processus de recrutement, y compris la publication d’offres d’emploi et la coordination des entretiens, 
• Gérer les dossiers des employés, y compris les informations personnelles, les avantages sociaux et les congés, 
• Aider à la formation et au développement du personnel, 
• Contribuer à la gestion de la paie et des avantages sociaux, 
• Maintenir des relations positives avec les employés et répondre à leurs demandes administratives. 

Profil recherché :  

Rigoureux (se), organisé (e), autonome, vous savez faire preuve de polyvalence et de réactivité. Vous gérez des tâches administratives multiples avec précision. Vous avez naturellement le sens du service. Doté (e) d’un très bon relationnel, vous savez travailler en équipe et avez le sens des priorités. Vous faites preuve de discrétion et travaillez en toute confidentialité. 

Vous êtes Bachelier ou Master “Assistance de Direction” ou équivalent. Vous justifiez d’une expérience minimum de 5 ans dans des fonctions d’assistanat de direction idéalement d’un PDG de PME. Vous possédez idéalement une expérience préalable en ressources humaines. 

Vos points forts : 

• Compétences comptables 
• Appétence pour les chiffres 
• Excellentes capacités rédactionnelles. 
• Très bonne maitrise des outils informatiques : Word, PP, Excel 
• Organisation et rigueur 
• Bon relationnel/dynamisme 
• Sens de l’analyse 
• Gestion des priorités 
• Autonomie 
• Adaptabilité 
• Discrétion 

Package 

Proxistore offre un salaire adapté aux responsabilités ainsi que de nombreux avantages extra-légaux. 

Motivé(e) ? 

Envoyez-nous votre candidature par courriel à victoria.barlemont@proxistore.com, en n’oubliant pas de préciser dans l’intitulé : « Réponse offre d’emploi : Business Assistant ».