Customer Service Representative

Vitalo, met hoofdzetel in Meulebeke, is gespecialiseerd in het ontwerp, de productie en de commercialisatie van kunststofoplossingen via twee aparte businesslijnen, met name enerzijds transparante en niet-transparante dunne en dikke thermovormen en anderzijds technisch schuim voor akoestische en thermische isolatie. Het bedrijf beschikt over productie- en competentiefaciliteiten die gevestigd zijn in België, Frankrijk, Slowakije en China.

Vitalo is op zoek naar een Customer Service Representative. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor de klanten m.b.t. de opvolging en afhandeling van orders. Je bouwt een uitstekende klantenrelatie op en functioneert als liaison tussen het bedrijf en de klant door een open en correcte communicatie te voeren en een uitstekende service te verzekeren. Dit teneinde een absolute klantentevredenheid op te bouwen en te behouden.

Werk je graag in een technische omgeving waarbij kunststoffen centraal staan en zit ‘streven naar proactief & kwalitatief klantencontact’ in uw DNA? Dan ben jij de Customer Service Representative die we zoeken!

De Customer Service Representative is het eerste aanspreekpunt voor de klanten m.b.t. de opvolging en afhandeling van orders. Hij/zij bouwt een uitstekende klantenrelatie op en functioneert als liaison tussen het bedrijf en de klant door een open en correcte communicatie te voeren en een uitstekende service te verzekeren, dit teneinde een absolute klantentevredenheid op te bouwen en te behouden. Je werkt nauw samen met de collega’s uit uw team en zorgt voor een optimale doorstroom van informatie.

Aanspreekpunt

De Customer Service Representative treedt op als eerste aanspreekpunt voor klanten.

• Luisteren en begrijpen wat precies de klantennoden zijn.
• Proactief en oplossingsgericht reageren op klantenvragen en noden.
• Behandelen van de vragen van klanten.

Masterdata

De Customer Service Representative staat in voor een correct beheer van het ERP systeem door een constant up-to-date houden van klanteninformatie en klantentransacties.

• Creëren en aanpassen van operationele klanteninformatie (adres, benaming, BTW-nummer).
• Creëren en aanpassen van alle sales gerelateerde product data (aantal, afspraken, pricing, …)
• Creëren en aanpassen van product gerelateerde data, na goedkeuring van sales, operations en/of R&D.

Order to delivery

De Customer Service Representative zorgt ervoor dat de klant gedurende het volledige verloop van het project steeds op de hoogte gehouden wordt van de vooruitgang.

• Invoeren van de klanten orders, zorgen voor een correcte en accurate orderverwerking.
• Uitvoeren van een contract review met sales en checken of elke orderlijn klopt in het systeem.
• Proactief en correct communiceren naar de klant over mogelijke vertragingen, complicaties, leveringen,….
• Overbrengen van alle nodige informatie aan sales, opdat een nieuwe negotiatie mogelijk wordt (ter compensatie, indien nodig).

Transporten

De Customer Service Representative staat in voor het organiseren van de transporten zodat de producten tijdig en correct bij de klant aankomen.

• Controles met orderboek en alle interne checks doen om het transport klaar te kunnen maken.
• Coördinatie verzorgen met de klanten en de transporteurs.
• Alle administratieve taken gerelateerd aan het transport en de transportplatformen (bv zendnota’s opmaken, documenten voor overzeese klanten, …)

Accounts receivable

De Customer Service Representative ondersteunt Finance op vlak van het crediteurenbeheer.

• Opvolgen van de achterstallige betalingen op een klantvriendelijke manier.
• Assisteren van sales of de credit controller bij escalerende debiteurencontrole.

Coördinatie van engineering changes

De Customer Service Representative bewaakt of er geen wijzigingen zijn en doet hiervoor de nodige communicatie naar de betrokken partijen.

• Checken van alle stock levels (Finished Goods, Work In Progress, Raw Materials: intern en extern) in samenspraak met de Local Buyer.
• Creëren van nieuwe sales gerelateerde product data.
• Coördineren van de implementatie van changes tussen de klant, planning, R&D en bevoorrading op de meest efficiënte/effectieve manier, aan de laagste kost.

End of life

De Customer Service Representative volgt de producten op tijdens hun volledige levenscyclus en zorgt voor een correcte communicatie met sales wanneer een project in de fase van spare parts of een ‘end of life’ zit.

• Uitzoeken en analyseren welke producten in een fase van spare parts of end of life zitten.
• Zorgen voor een correcte communicatie naar sales.
• Zorgen voor een correcte coördinatie de betrokken departementen.
• Checken van alle stock levels (FG, WIP, Raw Materials; intern en extern) in samenspraak met de Local Buyer.

Opvolging en optimalisatie van afspraken

De Customer Service Representative maakt en/of verfijnt afspraken met de klant over de logistieke parameters en SLA’s van een project, in overleg met de Supply Chain Manager.

• Bewaken van de mate waarin de klanten de SLA’s volgen en bijsturen van de klanten waar nodig.
• Informeren van de Sales indien het klantengedrag fundamenteel afwijkt van de afspraken die gemaakt werden in de prijsofferte, wat aanleiding kan geven tot hernegotiatie van de verkoopprijs.

Projectwerk

De Customer Service Representative is verantwoordelijk om binnen het departement en binnen de job technische kennis mee te werken aan projecten die een toegevoegde waarde betekenen voor Vitalo als bedrijf.

Veiligheid en milieu

De Customer Service Representative voert binnen zijn/haar bevoegdheid en op zijn/haar niveau het veiligheids- en milieubeleid van de werkgever uit.

Profiel en competenties

• Algemene opleiding en ervaring: Bachelor diploma (Talen, Handelswetenschappen) of gelijkwaardig door ervaring
• Ervaring in een technische omgeving is een plus
• Specifieke kennis: MS Word, MS Excel: goede kennis + kennis van SAP
• Affiniteit met IT/ERP- systemen
• Talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits: zeer goed (geschreven en gesproken)
• Probleemoplossend
• Doe-mentaliteit, initiatiefnemer
• Stressbestendig en veranderingsgericht
• Klantgericht
• Punctueel
• Analytisch
• Efficiënt
• Multitasker

Ons aanbod

• De kans om jouw Customer Service expertise ten volle uit te leven in een professionele en mensgerichte omgeving met internationale contacten.
• De mogelijkheid om impact te maken en samen met het Customer Service team te groeien.
• Tewerkstelling in vast dienstverband met een attractief loonpakket (incl. alle extralegale voordelen).
• Tewerkstelling binnen één van de Strategische participaties binnen Koramic Investments, een gevestigde Belgische familiale investeringsmaatschappij met een sterke hands-on cultuur en dito ondernemingszin.

Interesse?

Neem contact op met Simon Heggermont via +32 494 48 04 25 of via simon.heggermont@koramic.be