Office Manager

Karno est à la recherche d'un(e) Office Manager motivé(e) et polyvalent(e).

Notre structure conçoit des solutions durables pour décarboner les réseaux de chaleur et accompagner les stratégies de transition énergétique. À taille humaine, notre équipe d'environ 40 collaborateurs(rices) agissent au quotidien pour transformer le paysage énergétique, de la conception à la réalisation.

Pour renforcer notre organisation et accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) Office Manager.

Ce poste est fait pour toi si tu es motivé(e) par un rôle évolutif au sein d'une structure grandissante et que tu es prêt(e) à intervenir sur des missions variées.

🎯 Tu seras amené(e) à travailler en étroite collaboration avec notre Office Manager actuelle sur les missions suivantes :

Gestion de la facturation et support à la comptabilité :

• Réception, vérification et demande de validation des factures fournisseurs,
• Encodage et suivi des paiements,
• Gestion des communications avec les fournisseurs,
• Interface avec le bureau comptable pour le suivi de la comptabilité et le nettoyage comptable,
• Vérification et traitement des notes de frais,
• Suivi et optimisation du processus de facturation.

Gestion administrative :

• Aide à la réalisation de dossiers administratifs pour les offres de marchés publics et les demandes de subsides,
• Classement et archivage des documents administratifs,
• Mise à jour des bases de données internes,
• Gestion de la flotte des véhicules de société,
• Achat et suivi du matériel informatique (PC, badges, abonnements téléphoniques...).

Assistance de direction :

• Support aux co-fondateurs dans leur organisation afin d'optimiser leur efficacité quotidienne,
• Préparation des ressources nécessaires aux réunions et projets, incluant la compilation de documents et le suivi des dossiers en cours.

Soutien à la gestion des ressources humaines :

• Participation à la gestion des ressources humaines : gestion des contrats, suivi et encodage des absences, collecte des données nécessaires à la réalisation du payroll, suivi des avantages sociaux.
• Soutien à la gestion du recrutement et à l'organisation des onboardings/offboardings.

Et si c'était toi ?

• Tu aimes travailler en équipe et tu as un bon sens de la collaboration.
• Tu es titulaire d'un Bachelier ou d'un Master dans un domaine relevant de la fonction ou tu possèdes une expérience professionnelle d'au moins 2 ans.
• Tu es structuré(e), rigoureux(se) et organisé(e), avec un fort sens des priorités.
• Tu es polyvalent(e) et tu sais jongler entre plusieurs tâches/responsabilités.
• Tu maitrises les outils informatiques et idéalement Google Workspace et Odoo.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (39 heures par semaine) à pourvoir dès que possible,
• 20 congés légaux et 6 jours de RTT par an,
• PC portable et abonnement GSM,
• Chèques de repas,
• Ecochèques,
• Prime de fin d'année et double pécule de vacances,
• Prise en charge des frais de transport (train, vélo, transports en commun...),
• Un salaire et des avantages attractifs selon notre barème et ton ancienneté,
• Des possibilités d’évolution,
• Une ambiance de travail agréable au sein d'une équipe jeune et dynamique, dans le centre de Bruxelles,
• Une fonction variée et stimulante où l’ennui ne sera pas invité !

Karno s’engage à examiner toutes les candidatures sans aucune forme de discrimination, dans le respect de la diversité et de l’égalité des chances.