Project & Management Assistant

Wie zijn wij?

Wij zijn The Circle of Wellbeing, een gedreven organisatie met een passie voor welzijn op het werk , de juiste berdrijfscultuur en motiverend leiderschap. Na 2 jaar actief te zijn wensen we ons team uit te breiden met een vaste Project & Management Assistant. Dit om onze ambitieuze businessdoelstellingen te bereiken en om mee te bouwen aan een sterke teamspirit.

Onze organisatie wordt gekenmerkt door:

• Zelfstandigheid en autonomie.
• Een gezonde dosis gedrevenheid en passie.
• Transparantie, authenticiteit en creativiteit.
• Een complementair team dat elkaar vooruithelpt door constructieve samenwerking.

Onze missie:

Mensen inspireren en begeleiden op het vlak van welzijn op het werk, met een focus op groei en het creëren van impact.

Wie zoeken we?

Ben je een echte doener met ambitie die zin heeft om te groeien?

Je bent een Project & Management Assistant die houdt van organisatie en structuur, flexibel kan werken en onze waarden mee wil uitdragen. Met jouw administratieve vaardigheden, klantgerichtheid en talent voor communicatie zorg je mee voor een vlotte werking van ons bedrijf.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?

• Beheren van administratieve processen en het garanderen van een vlotte interne werking.
• Voorbereiding van de boekhouding, van facturatie tot budgetbeheer.
• Klantencontact onderhouden: meetings plannen en opvolgen.
• Coördineren van opvolgsessies na keynotes.
• Opstellen van offertes voor klanten en prospecten.
• Beheren en optimaliseren van sociale media (Facebook, Instagram, LinkedIn).
• Het team ondersteunen in dagelijkse activiteiten, zoals contacten met experten, inplannen van sessies, en opvolgen van timesheets.
• Templates voor presentaties verzorgen.
• Coördineren en organiseren van het jaarlijkse event "Well @ Work": Well @ Work Event.
• Mee leren, groeien en samen met ons bouwen aan de toekomst van onze organisatie.

Wat verwachten we van jou?

• Minimaal 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
• Boekhoudkundige kennis is een pluspunt, maar geen must.
• Ervaring met MS Office en tools zoals Word, Excel, PowerPoint, Canva en Teamleader.
• Een gestructureerde aanpak en het vermogen om overzicht te bewaren in je werk.
• Bereidheid om je sporadisch te verplaatsen. Wonen in de regio Gent-Asse is een plus.
• Zelfstandigheid en flexibiliteit, gecombineerd met een proactieve houding.
• Drietaligheid (NL/FR/ENG) en vlot kunnen schrijven in deze talen.
• Ervaring met het beheren van sociale media en een passie voor HR en wellbeing.
• Bereidheid om mee te groeien en bredere verantwoordelijkheden op te nemen.

Wat bieden wij jou?

• Flexibiliteit: Volledig hybride werken met flexibele uren en regelmatige meetings op locatie.
• Werkomgeving: Een dynamisch en ondersteunend team dat jou inspireert.
• Groeikansen: De mogelijkheid om mee te groeien met het bedrijf en je rol verder uit te bouwen.
• Impact: Een functie waarin jouw bijdrage rechtstreeks voelbaar is.
• Eventorganisatie: De kans om een uniek event als "Well @ Work" mee vorm te geven.
• Verloning: Marktconform loon volgens ervaring, met opties voor 4/5e of fulltime werk.
• Klanten: Samenwerken met een brede waaier aan klanten, van kleine kmo’s tot grote organisaties.

Herken jij jezelf hierin?

Ben je klaar voor een nieuwe uitdaging waarin je mee kunt bouwen aan ons succes? Solliciteer dan nu en word onze nieuwe Project & Management Assistant!

Bekijk onze website www.thecircleofwellbeing.be voor meer inspiratie. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!