Do curso: Fundamentos de Gestão de Projetos

Como definir o plano de comunicação - Tutorial de Microsoft Project

Do curso: Fundamentos de Gestão de Projetos

Como definir o plano de comunicação

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O sucesso de um projeto depende de boa comunicação. As pessoas certas obtendo as informações certas, no momento certo e da forma certa. Para isso, você precisa planejar a comunicação do projeto. Se seu projeto é grande e complexo, com pessoas pelo mundo todo, a boa comunicação é ainda mais relevante. Primeiro, identifique seu público-alvo. Ou seja, quem precisa saber sobre o projeto? Na matriz de responsabilidades você pode encontrar o seu público-alvo. Em segundo lugar, defina o que sua audiência precisa ou quer saber. Geralmente, as partes interessadas da gerência querem que o projeto atinja seus objetivos. Durante o planejamento, você comunica o plano do projeto à gerência. Durante seu andamento, você os informa sobre o progresso, quanto gastou e o resultado global do projeto. O patrocinador é muito próximo do projeto, por isso, você provavelmente se comunicará com ele frequentemente, em reuniões presenciais. Os gerentes funcionais inicialmente precisam saber de quais qualificações você precisa, quando precisará delas e coisas como restrições de custos. Quando as pessoas estão no projeto, esses gerentes querem saber se as atividades estão indo de acordo com o plano e quanto tempo seu pessoal estará alocado. Os membros da equipe precisam saber o que devem fazer e, idealmente, como isso se encaixa na perspectiva geral. Ao concluírem as atribuições, eles também precisam saber quem está na primeira base, quero dizer, o próximo batedor. Por fim, a última parte de um plano de comunicação é como você distribui as informações para seus públicos-alvo. Isto é, como e com que frequência as informações são enviadas e em que formato. A comunicação presencial é boa para brainstorming, conhecer pessoas e discutir assuntos delicados. Se a sua equipe está dispersa geograficamente, e-mails, conferências e videoconferências são indispensáveis. Anteriormente, falamos sobre a área de conhecimento da gestão de partes interessadas, incluindo a criação de um plano de gestão das partes interessadas. Esse plano se concentra em como você envolverá suas partes interessadas para obter e manter seu apoio ao projeto. O plano de comunicação ajuda nisso, explicando como você fornecerá informações às partes interessadas para mantê-las comprometidas. Um plano de comunicação ajuda a garantir que as pessoas obtenham as informações de que necessitam, da forma mais efetiva. Para saber mais sobre comunicação em projetos, veja o curso de Doug Rose: Gestão de Comunicação em Projetos.

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