Alles zu Reiserichtlinien

Eine Reiserichtlinie ist das offizielle Dokument eines Unternehmens, in dem alle Verfahren für Geschäftsreisen detailliert beschrieben sind. Es handelt sich im Wesentlichen um ein Regelwerk, das beschreibt, wie Mitarbeiter Geschäftsreisen genehmigen, buchen und abrechnen sollten und wie Sicherheit und Sorgfaltspflicht eingehalten werden können. Der folgende Leitfaden dient als vollständige schrittweise Anleitung für Reiserichtlinien.

Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Geschäftsreiserichtlinie ist im Wesentlichen ein Unternehmenshandbuch für Geschäftsreisen. Dieses Dokument enthält in der Regel die Richtlinien und Budgets für alle Geschäftsreisen, Sicherheitsmaßnahmen und Reisekosten. Es gibt einige allgemeine Faustregeln, die für die meisten Unternehmen gelten, aber der Rahmen für die meisten dieser Richtlinien wird vom einzelnen Unternehmen bestimmt. Im Laufe der Zeit werden diese Richtlinien erprobt, getestet und verbessert, sodass sich Ihre Reiserichtlinie gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt. In einer Geschäftsreiserichtlinie werden in der Regel die folgenden Themen abgedeckt:

1. Buchungsprozess — Zeitpläne, Webseiten/Plattformen, Genehmigungsanforderungen usw.
2. Budgets — wie viel Sie für Mahlzeiten, Getränke, Unterkunft usw. ausgeben können
3. Flüge — Ticketanforderungen wie Budget, Gepäck, Klasse und Richtlinien für verpasste Flüge
4. Bodentransport — Richtlinien für Taxis, öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen und Parken
5. Notfallkontakte
6. Reiseversicherung
7. Richtlinien für Reisen mit einemEhepartner, Kindern oder der Familie
8. Richtlinien für die Einbeziehung von Freizeit in eine Reise
9. Richtlinien für Unkosten — was geltend gemacht werden kann und was nicht
10. Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien zur Sorgfaltspflicht

Warum ist eine Reiserichtlinie vorteilhaft?

Klare Richtlinien bedeuten Fairness für alle. Reiserichtlinien können sich sowohl auf Reisende als auch auf Unternehmen positiv auswirken.

Zu den Vorteilen für Reisende gehören:

• Flexibilität und Autonomie, um ihre eigene Reise innerhalb der Richtlinien zu buchen
• Die Aufenthaltsorte und Aktivitäten der Reisenden sind bekannt, um die Sicherheit zu erhöhen
• Unklarheiten über den Buchungsprozess von Geschäftsreisen werden abgebaut

Zu den Vorteilen für das Unternehmen gehören:

• Spitzen bei den Reisekosten werden reduziert und die Erstattungsprozesse werden vereinfacht
• Höhere Fairness und Förderung einer positiven Unternehmenskultur
• Reisende haben klare Richtlinien darüber, welche Hotels und Flüge sie buchen können

Was sollten Sie in Ihre Reiserichtlinie aufnehmen?

Die Geschäftsreiserichtlinie Ihres Unternehmens hängt stark von verschiedenen Aspekten ab — wie Ihr Unternehmen reist,** wer** reist undwarum sie reisen. Diese Aspekte sollten berücksichtigt werden, bevor Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie erstellen.

Ihre Richtlinie sollte zwar die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter widerspiegeln, Sie müssen jedoch Richtlinien für diese grundlegenden Bereiche festlegen:

1. Flug-, Bahn-, Hotel-** und** Mietwagenbuchungen
2. Nutzung anderer Verkehrsmittel wie öffentlicher Verkehrsmittel, Taxis oder Mitfahrgelegenheiten
3. Richtlinien für Ausgaben vor Ort, einschließlich Mahlzeiten, Unterhaltung und Telefonate mit dem Firmentelefon
4. Sicherheit auf Reisen — sowohl in Bezug auf persönliche Sicherheit als auch auf Geschäftsdokumente
5. Richtlinien für das Geben und Empfangen von Geschenken, die während einer Geschäftsreise gekauft oder angenommen werden können
6. Der Genehmigungsprozess, an den sich Mitarbeiter und Manager halten müssen
7. Das Zahlungssystem für alle während der Reise anfallenden Kosten

Wie sollte die Reiserichtlinie aufgebaut sein?

Um effektiv zu sein, muss eine Reiserichtlinie alles enthalten, was ein Reisender über Geschäftsreisen im Allgemeinen wissen muss:

• Reiserichtlinien — Transportmittel, erste oder zweite Klasse und Aufenthaltsstruktur

• Kostenmanagement und Ausgabengrenzen

• Verhaltensrichtlinien für Reisende

• Rückerstattungsmodalitäten

  Beginnen Sie ganz am Anfang. Es ist wichtig, dass Sie Ihren genehmigten Buchungsprozess und Ihr Buchungstool angeben: Möchten Sie, dass Reisende über eine Geschäftsreiseplattform buchen, damit Sie Ihre Ausgaben konsolidieren können? Möchten Sie, dass Reisende im Rahmen der Richtlinien für sich selbst buchen, oder sollten sie einen Reiseantrag an einen Reisemanager stellen, der alle Reisen bucht?

Ihre Richtlinie sollte auch eine Spesenrichtlinie enthalten, in der klar aufgeführt ist, was als Ausgaben verrechnet werden kann und was nicht. So können Ihre Reisenden Ausgaben vermeiden, für die sie keine Erstattung erhalten. Für alle Geschäftsausgaben wie Unterhaltungskosten, Geschäftsessen, Mietwagenzulagen oder Anmeldegebühren für Veranstaltungen sollten Obergrenzen festgelegt werden. Alle Ausgabengrenzen sollten in Ihrer Richtlinie klar festgelegt und für die Mitarbeiter in jeder Phase sichtbar sein.

Insbesondere müssen Reisende mit folgenden Informationen vertraut sein:

• Wie eine Reise gebucht wird und wie der Genehmigungsprozess abläuft
• Höchstkosten für Flugreisen
• Wie weit im Voraus sollten Reisen idealerweise gebucht werden
• Ob öffentliche Verkehrsmittel bevorzugt werden
• Höchstkosten für Transporttickets
• Richtlinien für Fahrzeugnutzung und Kraftstofferstattung
• Richtlinien für Mietwagen
• Was durch die Reisekostenpauschale abgedeckt ist und was nicht
• Wie hoch die Reisekostenpauschale ist, basierend auf dem Reiseziel
• Wie viel Mitarbeiter als Tagesgeld erhalten
• Wie die Ausgaben für die Kundenunterhaltung verwaltet werden
• Wie der Rückerstattungsprozess funktioniert — was erstattet werden kann und was nicht
• Bleisure (Business/Leisure)-Aktivitäten — wie werden sie gehandhabt und was ist in der Rückerstattung enthalten
• Welche Sicherheits- und Versicherungsrichtlinien sollten gelten?
• Genehmigungsschritte für Reisen und Spesen

5 Tipps für die Erstellung einer effektiven Geschäftsreiserichtlinie

Bei der Organisation von Geschäftsreisen gibt es viel zu beachten. Daher ist es sinnvoll, über eine solide Geschäftsreiserichtlinie zu verfügen. Die Festlegung aller relevanten Vorgänge trägt dazu bei, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit zu gewährleisten und die Reisekosten Ihres Unternehmens zu senken.

Einige der wichtigsten Schritte zur Erstellung Ihrer idealen Geschäftsreiserichtlinie sind:

1. Definition Ihrer Ziele

Diese könnten z.B. darin bestehen, die Kosten niedrig zu halten, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter sicher und wohl fühlen, und sie bei ihren Reiseentscheidungen zu unterstützen.

2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Reiserichtlinien sowohl die Bedürfnisse von Reisenden als auch die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden

berücksichtigen. Überlegen Sie, welche Reiseziele Ihre Geschäftsreisenden am häufigsten besuchen und wie Sie am besten dorthin gelangen. Gibt es spezifische Bedürfnisse oder Überlegungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten Ihres Unternehmens?

3. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Optionen

Jeder hat gerne die Wahl. Versuchen Sie also, Ihren Mitarbeitern eine Auswahl an Hotels oder Fluggesellschaften zu bieten. Sie können die Kosten niedrig halten, indem Sie die Hotel-Sternebewertung oder die Klasse des Flugtickets begrenzen.

4. Festlegung klarer Richtlinien für alle Aspekte des Reisens

Ihre Reiserichtlinien müssen allumfassend sein, damit sie keinen Zweifel aufkommen lassen. Dazu gehört alles, von den Buchungsrichtlinien für Fluggesellschaften bis hin zu Richtlinien in Bereichen wie zusätzlichen Ausgaben und der Annahme von Geschenken.

5. Stellen Sie sicher, dass jeder über die Reiserichtlinie informiert ist

Alle relevanten Dokumente müssen für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens leicht zugänglich sein, sei es über das Intranet oder eine Reiseplattform. Die Richtlinie muss allen klar kommuniziert werden, auch den Vorgesetzten, damit sie sie durchsetzen können.

In Bezug auf den Schreibstil ist es wichtig, dass die verwendete Sprache klar und effektiv ist. Sehr oft sind die Reiserichtlinien schwer zu verstehen oder zu bürokratisch. Sie können mithilfe von Technologie vereinfacht werden, sodass sie für die Mitarbeiter benutzerfreundlicher sind. Es gibt ein paar Punkte, die Sie immer beachten sollten:

1. Informationen zu Unterkunft, Verpflegung und Kilometergeld sollten leicht verständlich und einprägsam sein
2. Einzelheiten zur Einreichung von Spesenabrechnungen und zu den Ansprechpartnern im Falle von Problemen sollten klar kommuniziert werden, damit jeder weiß, was zu tun ist, wenn eine Situation eintritt
3. Alles, was außergewöhnliche und unvorhergesehene Ausgaben betrifft oder wie man sich verhält, wenn man einen Kunden zum Mittag- oder Abendessen einlädt, muss eindeutig festgelegt werden
4. Ein Reisender muss sich sicher fühlen und der Abschluss einer Reiseversicherung oder die Erstattung von Krankheitskosten kann eine Möglichkeit sein, dieses Gefühl der Sicherheit zu vermitteln — dies wird auch als Risikomanagement bezeichnet.

Was ist eine Risikomanagementrichtlinie?

Eine Risikomanagementrichtlinie zielt darauf ab, die Sicherheit der Reisenden während der gesamten Reise zu gewährleisten. Sie sollte auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und umfasst in der Regel mehrere Punkte wie:

• Geltungsbereich der Richtlinie
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Planung und Genehmigung von Reisen
• Bewertung von Reiserisiken
• Meldung von Vorfällen und Unterstützung von Reisenden
• Versicherung

Auf welche Probleme können Sie mit den Reiserichtlinien stoßen?

Sie möchten nicht, dass Ihre Reiserichtlinien unbeachtet bleiben. Dies passiert leider häufig. Hier sind einige häufig auftretende Probleme mit Reiserichtlinien.

• Sie sind schwer verständlich
• Niemand liest sie oder erinnert sich an sie
• Reiserichtlinien werden nicht mithilfe von Technologie durchgesetzt
• Reiserichtlinien wirken übermäßig bürokratisch
• Reiserichtlinien sind **unrealistisch oder nicht repräsentativ **für aktuelle globale Situationen
• Reiserichtlinien **werden nicht richtig umgesetzt **oder gut kommuniziert
• Reiserichtlinien sind nicht datengesteuert und basieren nicht auf früheren Erfahrungen des Unternehmens oder Umfragen von Reisenden

3 Tipps zur Vermeidung dieser häufigen Probleme

1. Ihre Reiserichtlinien sollten sichtbar und zugänglich sein

Erstens: Wenn Mitarbeiter keinen einfachen Zugriff auf IhrReiserichtliniendokument haben, werden sie wahrscheinlich weiterhin Reisen ohne Berücksichtigung der Richtlinien buchen. Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über Ihr HR- oder Mitarbeiterportal problemlos auf das Dokument zugreifen können.

Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die Richtlinie kurz und leicht lesbar ist. Vermeiden Sie zu viel Fachjargon und erläutern Sie die Reiserichtlinien klar und deutlich. Sie könnten sogar erwägen, die Richtlinie je nach den Rollen der Mitarbeiter in separate Abschnitte zu unterteilen.

Schließlich sollten Sie die Erstellung einer Checkliste in Erwägung ziehen, mit der die Mitarbeiter jeden Schritt zur Buchung oder Einreichung von Ausgaben abhaken können.

2. Erstellen Sie eine umfassende FAQ

Selbst die präzisesten, gut geschriebenen Reiserichtlinien können nicht alle Eventualitäten oder Fragen abdecken, die ein Mitarbeiter haben könnte. Wenn Sie Änderungen an Ihren Reiserichtlinien vornehmen, müssen diese ebenfalls berücksichtigt werden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselben Fragen beantworten oder Ihnen eine Frage gestellt wurde, von der Sie glauben, dass auch andere sie haben könnten, erstellen Sie eine FAQ-Seite, damit Reisende schnell auf Lösungen zugreifen können.

3. Fördern Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter

Der häufigste Grund dafür, dass Mitarbeiter Ihre Richtlinien nicht einhalten, ist, dass ihnen der Prozess nicht gefällt oder zu kompliziert ist.

Durch das Einholen von Feedback zu den Buchungs- und Reisekostenabrechnungsprozessen, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur, dass Ihnen ihre Erfahrungen wichtig sind, sondern Sie können auch die nützlichsten Vorschläge in Ihre Richtlinien einfließen lassen.

Die Überschneidung von Reiserichtlinien und kulturellen Werten

Man kann leicht in die Falle tappen und eine Reiserichtlinie haben, die nicht den kulturellen Werten der Organisation entspricht. Möglicherweise steht die Reiserichtlinie im Widerspruch zur Unternehmenskultur oder die Kultur hat sich verändert, ohne dass die Reiserichtlinie Schritt gehalten hat. Das Verständnis Ihrer Unternehmenskultur ist jedoch eine der wichtigsten Voraussetzungen, um das Engagement und die Akzeptanz der Reiserichtlinie bei Ihren Mitarbeitern zu fördern.

Wenn Sie nicht erkennen, welche Bedeutung Ihre kulturellen Werte für Ihre Reiserichtlinie haben, wird dies die Entscheidungen Ihrer Geschäftsreisenden beeinflussen — von der Wahl der Unterkunft, über die Wahl der Verkehrsmittel, bis hin zur Bereitschaft (oder dem Mangel an Bereitschaft), die Reiserichtlinien überhaupt einzuhalten.

Im Folgenden stellen wir vier Arten kultureller Werte vor, einschließlich der typischen Merkmale dieser Kulturen und was sich daraus für die Gestaltung Ihrer Reiserichtlinie ableiten lässt.

1. Ergebnisorientierte Kultur

Dies sind Organisationen, die Ergebnissen und Leistung Vorrang vor allem anderen einräumen — sie wollen oft die Welt verändern. In dieser Art von Unternehmen werden die Mitarbeiter den Status Quo in Frage stellen, wenn sie der Meinung sind, dass etwas verbessert werden kann, und sie werden hart arbeiten, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

Die Reiserichtlinie muss ebenfalls ergebnisorientiert sein. Daher ist es wichtig, dass der Entscheidungsprozess für Reisen durch umfassende Daten unterstützt wird.

2. Horizontale Unternehmenskultur

In diesen Organisationen sind Berufsbezeichnungen nicht wichtig. Stattdessen arbeiten alle zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Hier macht der CEO seinen Kaffee selbst und die Mitarbeiter sind an einer Vielzahl von Projekten beteiligt.

Die Reiserichtlinien für diese Organisationen müssen diese flache Organisationsstruktur widerspiegeln. Es muss eine Richtlinie für alle sein, ohne Ausnahmen.

3. Fortschrittliche Unternehmenskultur

Dies sind Organisationen, die versuchen, die traditionellen Arbeitsnormen in Frage zu stellen. Sie schätzen Vielfalt am Arbeitsplatz und bieten flexible Arbeitsbedingungen. Vertrauen ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in einer fortschrittlichen Unternehmenskultur.

Die Reiserichtlinien von Unternehmen mit fortschrittlicher Unternehmenskultur sind oft sehr flexibel und Geschäftsreisenden wird viel Autonomie eingeräumt. In fortschrittlichen Kulturen wird es nicht gut ankommen, Reisende dafür zu maßregeln, dass sie ihr Budget leicht überschritten haben.

4. Etablierte Unternehmenskultur

In solchen Organisationen gibt es klare Richtlinien und Prozesse für die meisten Bereiche des Unternehmens — das gilt auch für das Reisen. Wichtige Entscheidungen über die Ausrichtung des Unternehmens werden fast immer auf der obersten Führungsebene getroffen. Die Menschen, die hier arbeiten, werden sehr klar definierte Rollen haben, die sich im Laufe der Zeit in der Regel nicht weiterentwickeln.

Die Reiserichtlinien für etablierte Unternehmenskulturen werden direkt sein. Es wird kein Zweifel daran bestehen, was der richtige Prozess für die Buchung und Verwaltung von Reisen ist. Außerdem werden Reisende klare Richtlinien erwarten. In etablierten Unternehmenskulturen werden Reiserichtlinien häufig Abschnitte darüber enthalten, was passiert, wenn Mitarbeiter sich nicht an die Richtlinien halten.

Festlegen von Spesenobergrenzen

Wenn es um bewährte Praktiken für Geschäftsreiserichtlinien geht, ist es wichtig, Spesenobergrenzen für jeden Aspekt, der von Mitarbeitern geltend gemacht werden kann, zu berücksichtigen und festzulegen. Dazu gehören eine Richtlinie für Übernachtungskosten, eine Richtlinie für Kfz-Zulagen, eine Richtlinie für Transportkosten, eine Richtlinie zur Erstattung von Mahlzeiten und eine Richtlinie für allgemeine Ausgaben, die für alle Aktivitäten und Bedürfnisse eines Geschäftsreisenden gelten kann. Diese Ausgabengrenzen sollten transparent sein und den Mitarbeitern in jeder Phase klar mitgeteilt werden.

In den meisten Fällen möchten Geschäftsreisende das tun, was für ihr Unternehmen richtig ist — und viele Unternehmen stellen fest, dass die Kontrolle der Mitarbeitern über ihre eigenen Ausgaben Verschwendung tatsächlich reduzieren kann. Finden Sie einen Mittelweg, indem Sie den Mitarbeitern die Kontrolle geben und gleichzeitig wichtige Grenzen setzen. Beispielsweise können die Ausgaben für Mahlzeiten als Gesamtvergütung pro Tag festgelegt werden, sodass der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wie viel er individuell für Frühstück, Mittag- und Abendessen ausgeben möchte.

Geben Sie den Mitarbeitern bei der Buchung von Unterkünften die Wahl zwischen einem Standardzimmer in einem beliebigen Hotel mit einer bestimmten Sternebewertung oder einem Höchstpreis pro Nacht.

Für den Bodentransport sollte die Geschäftsreiserichtlinie Mitarbeiter eindeutig darauf hinweisen, unter Berücksichtigung der Reisezeit die kostengünstigste Methode zu wählen. Die meisten Geschäftsreisende werden es akzeptieren, auf Kurzstreckenreisen auf Economy-Flüge beschränkt zu sein. Die Spesenrichtlinie sollte vom Zielland abhängen, da einige Länder teurer sind als andere.

Bearbeitung von Spesenabrechnungen

Es ist wichtig, dass Geschäftsreisende eine klar definierte Vorgehensweise haben, um ihre Ausgaben zurückzufordern. Bitten Sie sie, eine Spesenabrechnung mit Datum, Betrag, Kategorie, Ort und Geschäftszweck auszufüllen — und entscheiden Sie, ob sie Belege für alle ihre Ausgaben einreichen müssen oder nur für solche, die einen bestimmten Betrag überschreiten.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Zeitrahmen für die Einreichung von Spesen — dies hilft Ihrem Unternehmen, einen stabilen und genauen Cashflow aufrechtzuerhalten. Ebenso teilen Sie ihren Mitarbeitern mit, wann sie mit einer Rückerstattung auf ihr Konto rechnen können. Je nach Höhe der Ausgaben ist es sinnvoll zu klären, wer die Ausgaben jeweils genehmigt.

Datenerfassung und Feedback von Reisenden

Stellen Sie sicher, dass Sie nach jeder Reise eine Umfrage, eine E-Mail mit einem offenen Antwortfeld oder ein Gespräch/eine Feedback-Session mit Reisenden organisieren. Auf diese Weise können Sie Feedback und Daten von Ihren Mitarbeitern sammeln, um Ihre Prozesse und Richtlinien kontinuierlich zu optimieren.

Weitergabe Ihrer Reiserichtlinie an die Mitarbeiter

Sobald Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie verfasst haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sie lesen und verstehen. Ganz gleich, ob Sie die Richtlinie in einem gedruckten Dokument, über das Intranet oder per E-Mail zur Verfügung stellen — es gibt einige gute Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass sie so effektiv wie möglich kommuniziert wird.

Zusammenfassung

Eine Reiserichtlinie ist ein unverzichtbares Dokument für Ihr Unternehmen, in dem die Richtlinien und Budgets für alle Geschäftsreisen, Sicherheitsmaßnahmen und reisebezogenen Ausgaben festgelegt sind.

Es gibt einige allgemeine Faustregeln, die für die meisten Unternehmen gelten, aber der Rahmen für die meisten dieser Richtlinien wird von den einzelnen Unternehmen bestimmt. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Reiserichtlinien zusammen mit Ihrem Unternehmen testen, verbessern und ausbauen.