Leitfaden für das Geschäftsreise- und Abrechnungsmanagement

Eine produktive Geschäftsreise kann Ihrem Unternehmen neue Erkenntnisse, stärkere Beziehungen und mehr bringen. Die Vorteile mögen zwar keinen berechenbaren Geldwert haben, doch ist jede Geschäftsreise mit Kosten verbunden. Glücklicherweise können Sie mit etwas Planung, Organisation und klarer Kommunikation den Reisekostenabrechnungsprozess Ihres Unternehmens optimieren und so Zeit und Geld sparen.

Was sind Geschäftsreisekosten?

Zu den Geschäftsreisekosten zählen die meisten Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen – insbesondere Kosten für Produkte und Dienstleistungen, die zur Erreichung der Ziele der Reise erforderlich sind. In der Regel können Geschäftsreisende Ausgaben geltend machen, die ihren Grundbedarf decken oder ihnen die Ausübung ihrer Arbeit im Ausland ermöglichen. Diese Aufwendungen können steuerliche Auswirkungen haben. Daher ist es wichtig, dass jeder in Ihrem Unternehmen versteht, was dafür in Frage kommt.

Die häufigsten Ausgaben für Geschäftsreisen sind:

• Flugpreise
• Unterbringung
• Essen
• Autoanmietungen
• Kraftstoff für Mietwagen oder Privatfahrzeuge
• Kilometerpauschale bei Nutzung eines Privatfahrzeugs für eine Geschäftsreise
• Park- und Mautgebühren
• Öffentliche Verkehrsmittel
• Kosten im Zusammenhang mit der Bewirtung von Kunden, Interessenten und Partnern
• Sonstige Geschäftskosten – von Druckmaterialien für einen Messestand über Requisiten für ein Fotoshooting bis hin zur Miete von Technik für eine Präsentation

Es existiert zwar ein breites Spektrum erstattungsfähiger Ausgaben, es gibt jedoch auch Grenzen. Geschäftsreisekosten beinhalten in der Regel keine Kosten für das Pendeln zu einem örtlichen Büro, Kleidung für Reisen oder persönliche Bewirtungskosten während einer Geschäftsreise.

Was ist Reise- und Kostenmanagement (T&E)?

Unter Reise- und Kostenmanagement versteht man den Prozess der Festlegung von Reiserichtlinien sowie die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter während der Reise Aufzeichnungen führen und nach der Rückkehr von einer Reise ihre Reisekostenberichte ordnungsgemäß einreichen. Ein solides Reise- und Kostenmanagement ist wichtig, um Klarheit für die Mitarbeiter zu schaffen, Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen und eine genaue Abrechnung zu gewährleisten.

In kleineren Unternehmen fallen diese Aufgaben möglicherweise in die Zuständigkeit der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder der Büroleitung oder werden an ein Reisemanagement-Unternehmen ausgelagert.

In größeren Unternehmen gibt es möglicherweise einen eigenen Travel Manager, der für die Überwachung der Reiseplanung, die Festlegung und Durchsetzung von Reiserichtlinien und die Verwaltung von Budgets und Ausgaben zuständig ist.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kommt auch den Geschäftsreisenden selbst eine wichtige Rolle zu. Sie sind dafür verantwortlich, dass sie die Reiserichtlinien verstehen und befolgen, Aufzeichnungen über ihre Ausgaben führen und Anträge rechtzeitig einreichen.

Der Prozess der Reise- und Kostenverwaltung stützt sich häufig auf den Einsatz einer T&E-Managementlösung.

So verwalten Sie den Reise- und Reisekostenabrechnungsprozess

Jedes Unternehmen sollte eine Reise- und Reisekostenrichtlinie (T&E-Richtlinie), einschließlich Kostenmanagement haben, damit die Mitarbeiter verstehen, wie sie Kostenabrechnungen einreichen können, welche Ausgaben angemessen sind und was sie bezüglich des Erstattungsprozesses erwarten können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Geschäftsreisen und -ausgaben zu verwalten, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen:

1. Manuell: Geschäftsreisende buchen und bezahlen alles selbst und erhalten später eine Rückerstattung.

• Vorteile: Reisende haben die größtmögliche Flexibilität, unterwegs ihre eigenen Entscheidungen zu treffen und Änderungen vorzunehmen. Dieses Konzept erfordert auch weniger Investitionen oder Infrastruktur, um den Prozess einzurichten.
• Herausforderungen: Reisende müssen die Reiserichtlinie im Detail kennen, um sicher zu sein, dass sie konforme Entscheidungen treffen, da keine automatische Benachrichtigung sie warnen kann. Um dieses Risiko zu vermindern, sollte das Unternehmen Schulungen und eine klare Dokumentation anbieten. Die Nichteinhaltung kann zu überhöhten Ausgaben führen und das Budget des Unternehmens belasten. Beim manuellen T&E-Management müssen die Reisenden auf die Erstattung warten – was je nach finanzieller Situation des Einzelnen zu schwierigen Situationen führen kann. Auch der Verwaltungsaufwand für die Geschäftsreisenden, die alle ihre Ausgaben und Belege manuell erfassen müssen, und für die Personalabteilung, die die Ausgabenbelege bearbeiten muss, ist größer.

2. Geschäftsreisende buchen und bezahlen alles mit einer Firmenkarte für Geschäftsreisen

• Vorteile: Es ist einfach und übersichtlich, alle Ausgaben auf einer Karte zu haben, und es verhindert die vorübergehende finanzielle Belastung der Mitarbeiter, die aus eigener Tasche zahlen. Durch die Wahl der richtigen Firmenkreditkarte können Sie auch von Prämien profitieren.
• Nachteile: Unternehmen müssen viel Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben und davon auszugehen, dass diese ihre Firmenkarten angemessen verwenden. Wenn sich mehrere Personen eine physische Firmenkarte teilen, kann es schwierig sein, Ausgaben zu trennen und entsprechende Abrechnungen zu bearbeiten. Außerdem kann eine physische Kreditkarte verloren gehen oder gestohlen werden.

3. Geschäftsreisende, Reisemanager oder Verwaltungsmitarbeiter buchen und bezahlen über eine Geschäftsreiseplattform

• Vorteile: bietet Flexibilität sowohl im Hinblick darauf, wer Reisen buchen kann, als auch hinsichtlich der verfügbaren Optionen. Die richtige Plattform kann auch dabei helfen, Ihre Reiserichtlinie durchzusetzen und im gesamten Unternehmen Transparenz über Reisebuchungen zu schaffen.
• Nachteile: Reisemanagement-Plattformen werden normalerweise für die Buchung von Flügen, Unterkünften und eventuell Verkehrsmitteln verwendet, sodass Sie weiterhin Firmenkarten verwenden oder Geschäftsreisenden die während ihrer Reise angefallenen Kosten erstatten müssen. Die Integration anderer Unternehmenssysteme wie Personalwesen oder Buchhaltung kann Probleme verursachen. Daher sollten Sie eine Plattform wählen, die eine nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Systemen bietet. *

Warum ist das Reise- und Kostenmanagement wichtig?

Das Reise- und Kostenmanagement ist für Unternehmen besonders wichtig, da es die typischen Probleme behebt, die bei der Planung von Geschäftsreisen auftreten:

1. Bessere Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens – ganz gleich, ob Sie sich dafür entscheiden, eine T&E-Managementlösung zu verwenden, um alle nicht richtlinienkonformen Ausgaben automatisch zu kennzeichnen, oder ob Sie einen eher manuellen Prozess bevorzugen – ein Kostenmanagementsystem erfordert eine sehr klare und gut kommunizierte Reiserichtlinie, die Geschäftsreisende einhalten müssen.
2. Präzise Erstattung der Ausgaben – Ein solider T&E-Managementprozess stellt sicher, dass Kostenabrechnungen einfach einzureichen und zu bearbeiten sind und dass Geschäftsreisende ihr Geld so schnell wie möglich zurückerhalten, wenn sie im Voraus bezahlen müssten.
3. Kostenkontrolle und finanzielle Stabilität – das Ziel von T&C sollte es sein, dass Sie die Kosten für Geschäftsreisen kontrollieren und verstehen, in welchen Bereichen Sie möglicherweise zu viel ausgeben. Ein robustes T&C-Managementsystem kann Ihnen helfen, finanzielle Stabilität zu erreichen.

Wie können Plattformen für Geschäftsreisen bei der Verwaltung der Ausgaben helfen?

Plattformen für Geschäftsreisen sind Softwarelösungen aus einer Hand, mit denen Sie die verschiedenen Bestandteile Ihrer Reise buchen können. Sie helfen dabei, die verschiedenen Aspekte von Geschäftsreisen zu optimieren und zu verwalten, einschließlich der Verwaltung der Ausgaben.

Hier sind die wichtigsten Funktionen und Vorteile, die Plattformen für Geschäftsreisen bieten können:

1. Alles aus einer Hand – Sie können Flüge, Unterkünfte und Mietwagen an einem Ort buchen. Plattformen für Geschäftsreisen unterstützen mehrere Reisedienstleister und Sie müssen sich nicht damit abmühen, Rechnungen von verschiedenen Anbietern zu sammeln. Sie können sich auch einen Überblick über die gesamte Reise verschaffen und die Reiserouten sind der Einfachheit halber auf Mobilgeräten zugänglich.
2. Kostenverfolgung und Berichterstattung – Für einen effizienten Kostenabgleich ist die Integration mit Reisekostenlösungen möglich. Die Ausgaben sind in Echtzeit sichtbar und Geschäftsreisende können ihre Ausgabenbelege automatisch in dem Tool erfassen, so dass weniger manueller Papieraufwand erforderlich ist. Einige Plattformen enthalten ein Analyse-Dashboard, damit Sie einen besseren Überblick über die Reisekosten haben und wissen, wo Sie Geld sparen können, um fundierte Entscheidungen über Ihr Budget zu treffen.
3. Integrierte Reiserichtlinien – Geschäftsreiselösungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Reiserichtlinien zu integrieren und im Falle eines Verstoßes automatisch benachrichtigt zu werden. Sie können anpassbare Genehmigungsworkflows sowohl für Reiseanträge als auch für Reisekosten einrichten.
4. Vereinbarte Rabatte – wenn Sie eine Geschäftsreiseplattform nutzen, kann Ihr Unternehmen Angebote mit Reisedienstleistern vereinbaren und Geld sparen.

Der Einsatz einer solchen Lösung kann sowohl dem Geschäftsreisenden als auch dem Finanz- oder Personalteam das Leben leichter machen, da einige Aufgaben automatisiert werden.

T&E-Managementprozess

Die optimale Art und Weise, Geschäftsreisekosten zu erfassen und Abrechnungen einzureichen, hängt von den Präferenzen der Geschäftsreisenden und Ihrer Geschäftsreiserichtlinie ab. Hier sind die vier Hauptschritte eines Reise- und Kostenmanagementprozesses:

1. Eine Reiseanfrage stellen

Dieser Prozess beginnt damit, dass ein Mitarbeiter eine Reiseanfrage stellt, was in der Regel der Genehmigung des Managers bedarf. Der Manager kann diese genehmigen, ablehnen oder klärende Fragen stellen. Wenn Ihr Unternehmen zu diesem Zeitpunkt eine T&E-Managementlösung mit einer integrierten Reiserichtlinie verwendet, werden alle Verstöße gegen die Richtlinie angezeigt.

2. Ausgaben

Sobald die Reiseanfrage genehmigt wurde, können Teile der Reise des Mitarbeiters wie Hotel- und Flugtickets im Voraus gebucht werden. Andere Kosten wie Mahlzeiten oder Transport fallen während der Reise an. Diese können mit einer Firmenkarte bezahlt werden oder der Mitarbeiter kann gebeten werden, sie aus eigener Tasche zu bezahlen und sie später zurückerstattet zu bekommen.

3. Ausgaben melden

Jetzt ist es für Geschäftsreisende an der Zeit, die Belege für alle ihre Ausgaben einzureichen. Um effektiv zu sein, sollte sich die Kostenberichterstattung auf Folgendes stützen:

• Ein Kostenverwaltungstool – die beste Möglichkeit, Ihre Prozesse zu optimieren, ist die Verwendung einer Ausgabenverwaltungs-App. Je nach Größe Ihres Teams stehen viele Optionen zur Verfügung. Suchen Sie nach einer Lösung, die Funktionen wie das Scannen von Belegen, die Erfassung von Kilometern und Genehmigungs-Workflows bietet. Lösungen für das Reisekostenmanagement können in Geschäftsreiseplattformen integriert werden.
• Organisierte Aufzeichnungen – das ist der wichtigste Aspekt bei der Erfassung der Kosten für Geschäftsreisen. Stellen Sie sicher, dass jede Ausgabe nach Ihrer Art kategorisiert wurde, damit Ihre Manager Ihre Steuern korrekt abrechnen können und einen Überblick darüber haben, wo das Unternehmen das meiste Geld ausgibt. Dies kann automatisiert werden, wenn Sie sich auf eine Geschäftsreiseplattform mit integrierter Kostenabrechnung stützen.
• Klare Prozesse – Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, sollte Ihre Reiserichtlinie klare Erwartungen an die Art und Weise enthalten, wie Geschäftsreisende ihre Ausgaben verfolgen sollen, was eingereicht werden muss sowie Fristen, wann Kostenberichte eingereicht werden müssen.

4. Die Kostenerstattung

Die Kostenerstattung ist die letzte Phase des T&E-Managementprozesses. Je nachdem, was Ihre Richtlinien zur Kostenerstattung vorsehen, können Mitarbeiter die Erstattung direkt mit ihrer Gehaltsabrechnung oder per Banküberweisung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ebenfalls Teil des Prozesses. Es ist wichtig, am Ende jeder Reise die Meinung der Mitarbeiter einzuholen, um zu verstehen, wo der Prozess verbessert werden kann.

So legen Sie Ausgabengrenzen fest

Im Allgemeinen verfolgen Geschäftsreisende und Geschäftsreisemanager das gleiche Ziel: die Produktivität der Reise zu maximieren und gleichzeitig die Ausgaben für Geschäftsreisen zu minimieren.

Bei der Festlegung von Ausgabengrenzen kommt es darauf an, ein Gleichgewicht zwischen Einschränkungen und Freiheiten zu finden. Jeder Einzelne hat andere Routinen, Ernährungsgewohnheiten, Bedürfnisse und Vorlieben. Für einige Menschen könnte ein Fitnessstudio im Hotel eine wertvolle Annehmlichkeit sein, während für andere der Aufenthalt an einem bestimmten Ort wichtiger ist. Manche Menschen benötigen ein großes Frühstück, während andere mehrere kleine Mahlzeiten über den Tag verteilt vorziehen. Flexibilität ermöglicht es Geschäftsreisenden, Entscheidungen treffen, die ihre Produktivität auf Reisen verbessern – eine Win-Win-Situation für alle.

Um das richtige Gleichgewicht zu erreichen, finden Sie hier einige Vorschläge für die Festlegung von Richtlinien in wichtigen Ausgabenkategorien:

• Essen: Legen Sie eine tägliche Verpflegungspauschale fest, lassen Sie Geschäftsreisende aber selbst entscheiden, wie sie die Pauschale auf Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Snacks aufteilen möchten.
• Unterkunft: Geben Sie Parameter für die Zimmerkategorie, die Sternebewertung des Hotels und/oder den Höchstpreis pro Nacht vor, aber erlauben Sie den Mitarbeitern, innerhalb dieser Richtlinien ihr eigenes Hotel auszuwählen.
• Verkehrsmittel: Geben Sie klare Anweisungen zur Auswahl kostengünstiger Transportmethoden, berücksichtigen Sie aber auch den Zeitverlust durch die Reise. Beispielsweise kann es sich lohnen, etwas mehr Geld für einen Direktflug auszugeben, anstatt einen ganzen Arbeitstag durch mehrere Zwischenlandungen zu verlieren.

So reduzieren Sie die Kosten für Geschäftsreisen

Es mangelt nicht an Tipps und Tricks, um die Ausgaben für Geschäftsreisen niedrig zu halten – Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit der Reduzierung Ihrer Geschäftsreiseausgaben beginnen können:

1. Planen Sie voraus. Vermeiden Sie Last-Minute-Aufschläge und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um vorauszuschauen. Wenn Ihr Unternehmen immer an einer bestimmten Konferenz teilnimmt oder Kundenbeziehungen pflegt, die einen regelmäßigen persönlichen Kontakt erfordern, können Sie durch eine frühzeitige Buchung von Flügen und Unterkünften günstige Angebote erhalten.
2. Bleiben Sie bei Ihren Buchungen flexibel. Manchmal lohnt es sich, für Flexibilität etwas mehr zu bezahlen. Da sich die Dinge schnell ändern können, sparen Sie gegebenenfalls auf lange Sicht Geld, wenn Sie Flüge und Unterkünfte buchen, die Sie beliebig bewegen können, ohne Gebühren zu zahlen. Für größtmögliche Flexibilität können Sie auch nach stornierbaren und erstattungsfähigen Buchungen suchen.
3. Schauen Sie sich die Annehmlichkeiten der Unterkunft an. Achten Sie bei der Auswahl eines Hotels oder einer anderen Unterkunft unbedingt auf die angebotenen Annehmlichkeiten. Für Geschäftsreisen ist kostenloses WLAN unerlässlich. Weitere Annehmlichkeiten, mit denen Sie etwas Geld sparen können, sind kostenloses Frühstück, Zugang zu Tagungs- oder Konferenzräumen sowie kostenlose Parkplätze.
4. Profitieren Sie von den Vorteilen Ihrer Kreditkarte. Einige Firmenkreditkarten bieten niedrigere Gebühren für den Währungsumtausch, Cashback-Anreize oder Vergünstigungen für Mietwagen, Flüge, Versicherungen und Flughafen-Lounges.
5. Nutzen Sie Treueprogramme. Manchmal kann es sich auf lange Sicht auszahlen, bei einer Hotelkette oder Fluggesellschaft zu bleiben. Halten Sie Ausschau nach speziellen Business-Tarifen, Mitgliedschaften und Treueprogrammen, die die Kosten für Mehrfachbuchungen senken können.
6. Verhandeln Sie mit Anbietern – verhandeln Sie Ihre Verträge mit Anbietern, um einen Rabatt zu erhalten. Ob es um Unterkunftsanbieter, Mietwagenfirmen oder Fluggesellschaften geht, Ihr Unternehmen kann möglicherweise von Vorzugspreisen profitieren.

Bewährte Praktiken für das Management von Geschäftsreisekosten

Die beste Strategie für das Reisekostenmanagement für Unternehmen ist eine Strategie, die auf Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Team zugeschnitten ist. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in regelmäßige Überlegungen und Rückmeldungen ein, um ein Kostenmanagementverfahren zu schaffen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Hier sind einige Bewährte Praktiken, die für alle Unternehmen gelten:

1. Nutzen Sie Technologie, um organisiert zu bleiben

Es gibt zahlreiche Optionen für Reise- und Kostensoftware, mit denen Sie die Einreichung von Abrechnungen optimieren und den Überblick behalten. Sie können Geschäftsreisende auch bitten, sofort Fotos von Belegen und Rechnungen zu machen und diese unterwegs in freigegebene Ordner hochzuladen – das verhindert den Verlust von Belegen und spart Zeit bei der späteren Erstellung von Kostenabrechnungen.

2. Legen Sie Fristen fest

Gerade wenn man von einer anstrengenden Geschäftsreise nach Hause kommt, kann es leicht passieren, dass sich die Verwaltungsaufgaben stapeln. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern klare Fristen, innerhalb derer sie ihre Kostenabrechnungen zur Erstattung einreichen müssen.

3. Passen Sie Ihre Budgets der Situation an

Selbst innerhalb desselben Landes können die Kosten stark variieren. Legen Sie realistische Geschäftsreisebudgets fest und erwägen Sie, Ihre Ausgabengrenzen an den Standort anzupassen. Außerdem sollte Sie Ihre Reiserichtlinie mindestens einmal pro Jahr überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Budget mit der Inflation und den örtlichen Schwankungen für häufige Reiseziele Schritt hält.

4. Vermitteln Sie Ihre Reiserichtlinie gut

Versuchen Sie, Ihre Reiserichtlinie für alle in Ihrem Unternehmen leicht verständlich zu gestalten. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Richtlinie auf eine einfache Sprache und darauf, dass keine Unklarheiten darüber bestehen, welche Ausgaben geltend gemacht werden können. Nachdem Ihre Richtlinie erstellt ist, sollten Sie auch einen Plan haben, wie Sie sie im Unternehmen verbreiten und die Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, damit die Informationen in Gedächtnis bleiben.

Verwaltungsaufgaben wie das Reise- und Abrechnungsmanagement scheinen oft eine geringere Priorität zu haben, wenn es hektisch zugeht. Aber mit ein wenig Planung, Organisation und Kommunikation lässt sich viel erreichen. Eine klare Strategie trägt nicht nur zur administrativen und finanziellen Effizienz bei, sondern verringert auch Verwirrung und Sorgen, sodass sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann: die Erreichung der Ziele der Geschäftsreise.