Die richtige Zahlungslösung für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen ist der Schlüssel zu einer einfachen und effizienten Verwaltung entsprechender Finanzen. Es ist wichtig, mit der besten Zahlungsmethode sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden motiviert bleiben, geschäftlich zu reisen.
Wir haben einen umfassenden Leitfaden vorbereitet, der Ihnen die verschiedenen verfügbaren Zahlungsmethoden für Geschäftsreisen detailliert vorstellt. So können Sie die beste für Ihre Anforderungen an Geschäftsreisen auswählen.
Zahlungsmethoden für Geschäftsreisen
Heutzutage können Unternehmen aus einer Vielzahl von Zahlungsmethoden für Geschäftsreisen wählen. Abhängig von den Reiseanforderungen Ihres Unternehmens können Zahlungsmethoden mehr oder weniger einfach und effektiv eingesetzt werden.
Zentrale Unternehmenskarten
**Zentrale Unternehmenskarten ** werden von Unternehmen zur Deckung geschäftlicher Ausgaben ausgestellt. Die Karte wird vom Unternehmen bezahlt und trägt ihren Namen. Viele Kartenanbieter wie Visa, Mastercard und American Express bieten Firmenkarten und die damit verbundenen Vorteile an. Sie bieten eine vereinfachte Reisekostenabrechnung an und ermöglichen schnelleres Reporting, da keine manuelle Berichterstattung erforderlich ist.
Vorteile
- Mitarbeitende müssen nicht aus eigener Tasche zahlen
- Hohe Kreditlimits
- Stellt die Einhaltung der Reiserichtlinien sicher
- Vereinfacht den Prozess der Ausgabenverfolgung
- Einfache Datenanalyse
- Vorteile und Prämienprogramme (Meilen, Treuepunkte, Zutritt zur Flughafenlounge und Cashback)
Nachteile
- Potenziell hohe Jahresgebühren
- Geringerer Schutz als bei Privatkarten
Individuelle Unternehmenskarten
Individuelle Unternehmenskarten sind die flexibelste Zahlungsoption für Geschäftsreisen. Sie werden von einem Unternehmen für einen bestimmten Mitarbeitenden ausgestellt, um die Geschäftskosten wie die vom Reiseprogramm genehmigten Reiseausgaben zu decken. Der Geschäftsreisende muss nach Abschluss seiner Geschäftsreise die Ausgaben über ein Tool melden.
Vorteile
- Mitarbeitende müssen nicht aus eigener Tasche zahlen
- Mitarbeitende können ihre eigenen Präferenzen in die Buchung einfließen lassen
- Hohe Kreditlimits
- Unterstützt nur legitime Zahlungen für Geschäftsreisen gemäß den Reiserichtlinien des Unternehmens
- Trennt persönliche und geschäftliche Reiseausgaben voneinander ab
- Vorteile und Prämienprogramme (Meilen, Treuepunkte, Zugang zur Flughafenlounge und Cashback)
Nachteile
- Unternehmen können Probleme bei der Kontrolle ihrer Reiseausgaben haben, wenn sie kein effizientes Reisemanagement-Tool verwenden
Persönliche Karten
In manchen Fällen ziehen es Unternehmen vor, dass ihre Mitarbeitenden die persönlichen Karten zur Bezahlung von Geschäftsausgaben verwenden. Allerdings hat diese Methode Nachteile für Mitarbeitende, die wochen- oder monatelang die Kosten für Geschäftsreisen übernehmen, bevor sie von ihrem Arbeitgeber erstattet werden.
Vorteile
- Reduziert die im Voraus getätigten Reisekosten und Belastungen des Unternehmens.
Nachteile
- Mitarbeitende müssen ihr eigenes Geld ausgeben, bevor sie vom Unternehmen eine Erstattung erhalten. Dieser Prozess kann langwierig sein und Ihre Mitarbeitenden von Reisen abhalten.
- Unternehmen haben weniger Kontrolle über die Geschäftsreiseausgaben, und die Einhaltung der Reiserichtlinien ist schwieriger zu erreichen.
Prepaid-Aufladekarten
Mit Prepaid-Aufladekarten kann Ihr Unternehmen einen festen Geldbetrag bereitstellen. Mitarbeitende können diese Karten auf ihren Geschäftsreisen als Debitkarten verwenden. Sie sind nicht mit einem Bankkonto verknüpft und können in Echtzeit aufgeladen werden.
Vorteile
- Ideal für die Verwaltung von Ausgaben, da die Karte mit einem vordefinierten Budget aufgeladen werden kann
- Mitarbeitende müssen keine Vorabausgaben übernehmen
- Keine Bearbeitungsgebühren
- Alle Reiseausgaben sind in Echtzeit einsehbar
Nachteile
- Die Karte kann bei Diebstahl oder Verlust einfach deaktiviert werden
- Nicht sehr flexibel, falls sich die Anforderungen einer Geschäftsreise ändern
- Eingeschränkte Währungsunterstützung
Virtuelle Zahlungskarte
Eine virtuelle Zahlungskarte wie die von AirPlus ist eine Karte, die physisch nicht existiert, aber für eine spezifische Verwendung bestimmt ist. Der Betrag, der ausgegeben werden kann, ist festgelegt. Die Karte ist nicht mit dem Bankkonto des Benutzers verknüpft. Die Kartenangaben sind für jede Transaktion einzigartig und verfügen über einen Sicherheitscode und ein Ablaufdatum. Dieselbe Karte kann für einen oder mehrere Zwecke ausgestellt werden.
Vorteile
- Breites Spektrum an Zahlungskanälen: Apps, Websites und Telefontransaktionen
- Mehr Sicherheit im Vergleich zu physischen Karten
- Bei Diebstahl oder Verlust leicht zu deaktivieren
- Bessere Ausgabenverfolgung durch Kategorisierung und Organisation der Ausgaben
- Bessere Kontrolle der Ausgaben
Nachteile
- Kann nicht an Geldautomaten verwendet werden
- Internetverbindung erforderlich
- Wird möglicherweise nicht überall akzeptiert
Banküberweisung
Reguläre Banküberweisungen sind nach wie vor eine der beliebtesten und sichersten Formen des bargeldlosen Zahlens. Das kann eine gute Option für im Voraus bezahlte Geschäftsreisen sein.
Vorteile
- Sicher
- Schützende Maßnahmen
Nachteile
- Gebühren
- Potenzielle Verzögerungen
- Können nicht für Ausgaben unterwegs verwendet werden
So wählen Sie die beste Zahlungsmethode für Ihr Unternehmen
Die Wahl der richtigen Zahlungslösung für Ihr Unternehmen hängt von Ihren Anforderungen und Finanzprozessen ab.
Hier sind die wichtigsten Kriterien, auf die Sie bei der Entscheidung achten sollten, welche Zahlungsmethode für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen am besten geeignet ist:
1. Identifizieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an eine Zahlungsmethode für Geschäftsreisen
Als ersten Schritt zum Verständnis der besten Lösung für Ihre Geschäftsreisezahlungen besteht darin, die üblichen Prozesse Ihres Unternehmens zu analysieren. Sind Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen häufig, gelegentlich oder selten? In welche Länder reisen Ihre Mitarbeitenden? Reisen die meisten Ihrer Mitarbeitenden oder nur einige von ihnen? Die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Zahlungslösung hängt von der Antwort auf diese Frage ab.
2. Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden ein
Ob in einem persönlichen Gespräch oder durch eine Umfrage: Es kann sehr hilfreich sein, Feedback von Ihren Mitarbeitenden einzuholen, die oft geschäftlich reisen. Sie können Sie über mögliche Probleme bei Geschäftsausgaben und ihre Erfahrungen mit dem aktuellen System informieren.
3. Analysieren Sie Ihre aktuelle Zahlungslösung
Um Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, ist es wichtig, Ihre aktuelle Zahlungslösung für Geschäftsreisen zu analysieren:
- Sehen Sie sich an, wie gut der Prozess zur Abrechnung der Reiseausgaben funktioniert, ob er effizient ist und ob die Mitarbeitenden damit zufrieden sind.
- Überlegen Sie, ob Sie die Ausgaben in Echtzeit verfolgen können und falls nicht, ob dies eine nützliche Funktion wäre.
- Verfügt Ihre aktuelle Zahlungsmethode über eine Vorautorisierungsfunktion? Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Ausgaben dem Budget und den Reiserichtlinien entsprechen.
- Informieren Sie sich darüber, ob Ihre Zahlungsmethode für internationale Transaktionen verwendet werden kann und ob sie online und offline akzeptiert wird. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden – Ihre Geschäftsreisenden sollten sie problemlos und ohne Bedenken nutzen können.
- Idealerweise sollte Ihre Zahlungslösung über ein Prämienprogramm verfügen. Mit vielen Unternehmenskarten können Sie Punkte, Meilen oder Cashback sammeln.
- Stellen Sie abschließend sicher, dass der Kundensupport über mehrere Kanäle verfügbar ist und potenzielle Probleme schnell lösen kann.
Anhand dieser Kriterien können Sie ermitteln, welche der vielen Zahlungslösungen für Unternehmen am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.
Um die richtige Lösung für die Bezahlung von Geschäftsreisen zu finden, sind Recherchen und Experimente erforderlich. Es ist jedoch eine wichtige Entscheidung, Ihre Geschäftsreiseausgaben zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden eine gute Reiseerfahrung haben.
