Automatiza tus sistemas con esta guía sobre los mejores softwares de gestión de gastos.
El mejor software de gestión de gastos es aquel que permite controlar los gastos de viaje y cuadrar las cuentas. No cabe duda de que los viajes de trabajo son la clave para conseguir nuevas oportunidades de crecimiento, pero también conllevan una gran cantidad de recibos de gastos. Los costes, desde los gastos del hotel hasta las cenas con colaboradores y clientes potenciales, pueden dispararse rápidamente si no se dispone de una política de viajes o un presupuesto claro.
Para ello, puede ser de gran ayuda contar con una buena solución de gestión de gastos empresariales. Además, con la tecnología actual, los gastos pueden controlarse y gestionarse de una forma mucho más eficiente.
Continúa leyendo para conocer nuestra selección de los mejores softwares y apps de seguimiento de gastos para empresas de cualquier tamaño, y para descubrir cómo Booking.com for Business puede ayudarte con la gestión de los gastos.
El software de gestión de gastos es una herramienta digital que pueden utilizar las empresas para controlar los gastos de su personal. Puedes elegir entre aplicaciones de escaneo de recibos y softwares de contabilidad integrales, así como plataformas "todo en uno" que te permiten elaborar presupuestos, supervisar los gastos y conciliar las reclamaciones de reembolso.
Antes, el informe de gastos, los reembolsos y la conciliación se gestionaban de forma manual, por lo que los departamentos de finanzas tenían que introducir minuciosamente cada cifra en varias hojas de cálculo. En un sistema de gastos totalmente manual, hay un alto riesgo de cometer errores, ya sea por falta de recibos o por cálculos inexactos, y verificarlo todo requiere mucho tiempo (y dinero).
Los softwares de gestión de gastos agilizan este proceso largo y propenso a errores mediante flujos de trabajo automatizados. Una buena solución de gestión de gastos permite al personal y al equipo administrativo iniciar sesión para subir, supervisar y enviar recibos, que se aprobarán y reembolsarán automáticamente. También se integra en los sistemas de contabilidad para mantener registros precisos y preparados para la declaración de impuestos, lo que resulta muy útil para distintas funciones empresariales, como la gestión de viajes de trabajo.
Evidentemente, no todos los softwares de gestión de gastos son iguales. Las mejores empresas de gestión de gastos ofrecen soluciones con las siguientes características:
Nadie debería necesitar meses de formación para aprender a utilizar el software. Todas las partes relevantes de la organización deben poder utilizarlo de manera eficaz, por lo que el panel de control debe ser sencillo, claro y fácil de usar.
Según la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA), se requieren 20 minutos de media para completar un único informe de gastos de forma manual, además de 18 minutos adicionales para corregirlo. Los mejores softwares de gestión de gastos permiten ahorrar tiempo y dinero gracias a la automatización.
Almacenar y tratar documentos de forma segura también tiene un coste. La mayoría de los softwares registran y almacenan facturas, recibos y pedidos digitalmente. El personal puede escanear los documentos con rapidez a través de su teléfono cuando viaje al extranjero.
En lugar de esperar hasta el final de cada mes o trimestre para calcular los gastos, busca una solución que introduzca todas las cifras en tiempo real. Así se garantiza que quienes viajen no se salgan del presupuesto.
Independientemente de si utilizas una aplicación básica para supervisar los gastos o una solución de servicio completo, la herramienta debe poder integrarse en el software existente. Por ejemplo, puedes integrar Booking.com for Business con Expensify para obtener una opción de gestión de gastos más completa.
Ahora que sabemos qué buscar, te ofrecemos a continuación nuestra selección de los mejores softwares de gestión de gastos.
Este software de contabilidad presenta una práctica herramienta de gastos automatizada que permite al equipo registrarlos a medida que ocurren. Junto con la gestión de gastos, FreshBooks también ofrece la supervisión de proyectos y plazos, y una experiencia de uso perfecta. Es la mejor opción si estás buscando una solución de contabilidad completa.
Una de las soluciones de contabilidad más populares para las pequeñas empresas, también es idónea para gestionar los gastos. QuickBooks Online ofrece una amplia selección de funciones de gestión de gastos. Puedes subir fotos o recibos desde el ordenador, la cuenta de Google Drive o el email para que se sincronicen rápidamente con el sistema. A partir de ahí, los gastos se compilan en un informe para acelerar la aprobación y el reembolso.
Expensify es una de las únicas herramientas de esta lista que se adapta tanto para personas autónomas como para grandes empresas. Automatiza los pagos recurrentes y, al mismo tiempo, se integra fácilmente con soluciones de software y plataformas de reserva más grandes y complejas. Cualquiera puede importar gastos de su tarjeta de crédito corporativa para generar informes. Las funciones inteligentes basadas en datos abarcan un flujo de trabajo automatizado, registro del kilometraje con GPS y reconocimiento óptico de caracteres.
Forma parte de un conjunto más amplio de software de contabilidad de Zoho. Zoho Expense incluye un sitio web y una aplicación móvil para realizar informes de gastos con facilidad. La aplicación móvil puede usarse durante los viajes para ir registrando recibos o arrastrar y soltar imágenes escaneadas en el sitio web. La plataforma, que es clara y fácil de usar, minimiza la entrada manual de datos siempre que sea posible mediante la sincronización con las cuentas y el escaneo automatizados.
Certify clarifica la gestión de gastos agilizando la generación de informes de gastos de viaje y optimizando los servicios de gestión de cuentas por pagar. Esta herramienta viene mejor a las grandes empresas que tengan un gran volumen de viajes de trabajo, ya que permite realizar un seguimiento de gastos comunes, como el transporte y la comida. Puedes personalizar los flujos de aprobación para garantizar que todas las reclamaciones lleguen al lugar correcto para su reembolso.
Proporcionada por SAP, Concur Expense es una solución de gestión de gastos con una aplicación móvil segura y fácil de usar para realizar un seguimiento de los gastos sobre la marcha. Su clara interfaz presenta varias categorías, incluida una para servicios de viaje y otra para gastos. Una vez introducidos los gastos en el sistema, se sincronizan automáticamente en un informe y se indica cualquier error antes de la aprobación.
El software de Aspire ofrece visibilidad en tiempo real de todos los gastos de la empresa, almacena los recibos y clasifica los gastos automáticamente. El equipo de finanzas obtiene control sobre el presupuesto y los flujos de aprobación, aunque la plataforma también facilita la navegación para miembros individuales. Aspire establece presupuestos a nivel de cliente, equipo o proyecto, y los propietarios asignados pueden gestionar los gastos de los equipos.
Si necesitas un sistema de gastos diseñado específicamente para contables, en lugar de para personas que viajen por trabajo, ExpensePoint te ofrece las funciones integrales que necesitas para conseguir capacidades de generación de informes de primera categoría. En lugar del reconocimiento óptico de caracteres, ExpensePoint utiliza el reconocimiento de caracteres humanos en tiempo real para garantizar que coincida la información de los proveedores y de las sumas totales. Otra de las funciones únicas de esta herramienta es el seguimiento del kilometraje: calcula los gastos utilizando los precios del combustible local.
Por último, si buscas una aplicación de seguimiento de gastos que sea fácil de usar, prueba Webexpenses. Este software viene completamente equipado con todas las funciones que esperarías de un sistema automatizado, como el registro digital de recibos, la comparación inteligente de estos y la verificación automática de las políticas. Esta herramienta de gestión de gastos empresariales también se integra con más de 50 sistemas de contabilidad e incluso supervisa las emisiones de carbono para generar informes de sostenibilidad.
Las personas que viajan con frecuencia necesitan una plataforma específica para la gestión de los viajes de trabajo. Ahí es donde entra en juego Booking.com for Business. Esta opción para reservar y planificar viajes se puede integrar con tu cuenta de Expensify para gestionar los gastos en tiempo real. Las reservas de viajes de empresa se fusionan con los informes de gastos, lo que reduce el riesgo de error humano y garantiza una gestión oportuna y perfecta de los pagos de los viajes de trabajo.
Sí, las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos actuales son totalmente seguras. Sin embargo, antes de empezar a introducir datos bancarios personales o empresariales, deberás realizar algunas comprobaciones de seguridad online.
Si eres gerente de finanzas o recursos humanos, asegúrate de que el resto del equipo utilice diferentes credenciales de inicio de sesión para sus cuentas personales y profesionales. Mantente al día de todas las actualizaciones de software necesarias y recomendadas, y crea siempre copias de seguridad de las cuentas.
¿Estás buscando formas de mejorar aún más la gestión de los gastos? Prueba a usar la regla de 50-30-20 para elaborar los presupuestos. La premisa básica es que los ingresos netos deben dividirse en tres categorías:
Si se aplica esta regla a la elaboración de un presupuesto para un viaje de trabajo, habría que invertir el 50% en gastos necesarios, como el alojamiento y los billetes de avión. Puedes reservar el 30% para entretener a la clientela y mejorar el viaje, y dejar el 20% adicional como un colchón de seguridad para gastos inesperados (o reinversiones).
Si prefieres hacerlo manualmente, puedes utilizar una hoja de cálculo de Excel para supervisar los gastos del viaje. Una opción consiste en descargar una plantilla de informe de gastos, que calcula automáticamente el total cuando introduces las cifras en cada categoría de gasto empresarial.
Si prefieres personalizar la hoja de cálculo, entonces crea un nuevo archivo. Crea columnas para categorizar la información de los gastos con títulos como Gasto, Tipo, Fecha y Cantidad.
Con la gran cantidad de empresas de gestión de gastos que hay, ¿cómo podemos encontrar la más adecuada? Ten en cuenta el presupuesto, el tamaño de la organización y el volumen de gastos de viaje cuando compares las distintas opciones.
Si en tu empresa hay un alto número de viajes de trabajo, una solución de software integral como Booking.com for Business ofrece muchas ventajas. Las plataformas de viajes de trabajo no solo proporcionan funciones de generación de informes y seguimiento de gastos en tiempo real, sino que también te permiten reservar vuelos, alojamiento y coches de alquiler desde una única plataforma.
Esto significa que no necesitas recopilar facturas de varios proveedores. En cambio, todo se muestra en un solo lugar con una visión general fácil de usar, lo que te permitirá ahorrar dinero en viajes de trabajo, además, con acceso a tarifas exclusivas.
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