Una política de viaje es el documento formal de una empresa que detalla todos los trámites para viajes de trabajo. Es esencialmente un reglamento que describe cómo los empleados deben aprobar, reservar y cargar los gastos de los viajes de trabajo, así como mantener la seguridad y el deber de asistencia. La siguiente guía te servirá como manual completo paso a paso de política de viaje.
¿Qué es una política de viaje?
Una política de viaje de trabajo es esencialmente un manual de empresa para los viajes de trabajo. Este documento normalmente contiene las normas y los presupuestos para todos los viajes de trabajo, las medidas de seguridad y los gastos relacionados con los viajes. Hay algunas condiciones generales que son comunes para la mayor parte de las empresas, pero los parámetros de la mayoría de estas condiciones los establece la empresa individual. Con el tiempo, estas condiciones se probarán y mejorarán, lo que hará crecer tu política de viaje junto con tu empresa. En una política de viaje de trabajo, es probable que se traten los siguientes temas:
- Proceso de reserva: plazos, sitios web/plataformas, requisitos de aprobación, etc.
- Presupuestos: cuánto puedes gastar en comidas, bebidas, alojamiento, etc.
- Vuelos: requisitos de billetes, como presupuesto, equipaje, clase y política sobre pérdida de vuelos
- Transporte terrestre: condiciones sobre taxis, transporte público, alquiler de coches y aparcamiento
- Contactos de emergencia
- Póliza de seguro de viaje
- Condiciones para viajar con un cónyuge, hijos o familia
- Condiciones para añadirtiempo de ocio a un viaje
- Condiciones de gastos: lo que se puede y lo que no se puede reclamar
- Medidas de seguridad y condiciones del deber de asistencia
¿Por qué es beneficiosa una política de viaje?
Unas directrices claras son sinónimo de imparcialidad para todo el mundo. Las políticas de viaje pueden repercutir positivamente tanto en quienes viajan como en las empresas.
Los beneficios para las personas que viajan incluyen:
- Flexibilidad y autonomía para reservar su propio viaje según las directrices
- Se ha constatado que el paradero y las actividades de las personas que viajan aumentan la seguridad
- Disminuye la confusión sobre el proceso de reserva de viajes de trabajo
Los beneficios para la empresa incluyen:
- Se reducen los aumentos bruscos en los gastos de viaje y se pueden simplificar los procesos de reembolso
- Mayor equidad y fomento de una cultura empresarial positiva
- A las personas que viajan se les ha comunicado con claridad la política sobre qué hoteles y vuelos pueden reservar
¿Qué debes incluir en tu política de viaje?
La política de viaje de trabajo de tu empresa dependerá en gran medida de varios aspectos: cómo viaja tu empresa, quién viaja y por qué viaja. Estos aspectos deben ser considerados antes de redactar tu política de viaje de trabajo.
Aunque la política debe reflejar las necesidades únicas de tu empresa y de tus empleados, necesitarás establecer políticas para estas áreas fundamentales:
- Línea aérea, tren, hotel y coche de alquiler para hacer las reservas
- El uso de otros medios de transporte, como transporte público, taxis o vehículos alternativos
- Política para gastos en el destino, incluidas comidas, ocio y llamadas al teléfono de la empresa
- Seguridad relacionada con los viajes, tanto en términos de seguridad personal como de materiales de trabajo
- Política sobre dar y recibir obsequios que se pueden comprar o recibir durante un viaje de trabajo
- El proceso de aprobación que los empleados y gerentes deben seguir
- El sistema de pago de cualquier gasto contraído durante el viaje
¿Cómo debe estructurarse la política de viaje?
Para que sea eficaz, una política de viaje debe incluir todo lo que un viajero necesita saber sobre los viajes de trabajo en general:
- Directrices de viaje – medios de transporte, primera o segunda clase y estructura de la estancia
- Gestión de costes y límites de gastos
- Normas de conducta para viajeros
- Disposiciones para el reembolso
Comienza desde el principio. Es esencial incluir tu proceso de reserva aprobado y la herramienta de reserva: ¿quieres que los viajeros reserven con una plataforma de viajes de trabajo, para que puedas consolidar tus gastos? ¿Deseas que los viajeros reserven por sí mismos según la política o prefieres que hagan una solicitud de viaje a un gestor de viajes que reserve todos los viajes?
Tu póliza también debe incluir una política de gastos que enumere claramente qué compras se pueden considerar gastos y cuáles no. De esa manera, quienes viajan pueden evitar gastos que no serán reembolsados. Se deben establecer límites para todos los gastos de empresa, como gastos de ocio, comidas de trabajo, asignaciones para alquiler de coches o tarifas de registro para eventos. Todos los límites de gastos deberían estar claramente definidos en tu política y ser visibles para los empleados en cada etapa.
Más específicamente, los viajeros deberán estar familiarizados con la información relativa a:
- Cómo se reserva el viaje y cuál es el proceso de aprobación
- Coste máximo del desplazamiento aéreo
- Con cuánta anticipación es recomendable reservar el viaje
- Si se prefiere el transporte público
- Coste máximo de los billetes de transporte
- Directrices para el uso de vehículos y reembolso de combustible
- Directrices para el alquiler de coches
- Lo que está y no está cubierto por la asignación de viaje
- A cuánto asciende la asignación de viaje, según el destino
- Qué cantidad reciben los empleados como asignación diaria
- Cómo se gestionan los gastos relacionados con el ocio del cliente
- Cómo funciona el proceso de reembolso: qué se puede y qué no se puede reembolsar
- Cómo funcionan las actividades de "bleisure" (ocio combinado con trabajo): cómo se gestionan y qué se incluye en el reembolso
- Qué directrices sobre seguridad y seguros deben aplicarse
- Pasos para la aprobación de viajes y gastos
5 consejos para redactar una política de viaje de empresa eficaz
Hay mucho que considerar al organizar viajes de trabajo, por lo que resulta útil contar con una sólida política de viaje de empresa. Definir todos los trámites relevantes ayudará a mantener la seguridad de tus empleados mientras trabajan para reducir los gastos de viaje de tu empresa.
Algunos de los pasos clave para crear tu política de viaje de empresa ideal incluyen:
1. Establecer tus objetivos
Esto podría incluir mantener bajos los costes, garantizar la seguridad y comodidad de los empleados, y ayudarles a tomar decisiones sobre sus viajes.
2. Garantizar que tu política de viaje refleje las necesidades tanto de los viajeros como de las empresas
Considera los destinos más comunes de las personas que viajan por trabajo y la mejor manera de llegar allí. ¿Existen necesidades o consideraciones específicas relacionadas con las actividades de tu empresa?
3. Dar opciones a tus empleados
A todo el mundo le gusta poder elegir, así que trata de ofrecer a tus empleados una selección de hoteles o aerolíneas. Puedes mantener los costes bajos limitando la clasificación por estrellas del hotel o la clase del billete de avión.
4. Establecer directrices claras para todos los aspectos del viaje
Tu política de viaje debe abarcarlo todo para que no deje lugar a dudas. Esto incluye desde las condiciones de reserva de la aerolínea hasta la política sobre temas como los gastos adicionales y la aceptación de obsequios.
5. Asegurarse de que todos conozcan la política de viaje
Todos los documentos relevantes deben estar fácilmente disponibles para todos los empleados de tu empresa, ya sea a través de la intranet o de una plataforma de viajes. La política debe comunicarse claramente a todos, incluido el equipo de gestión, para que pueda hacerla cumplir.
En términos de estilo de redacción es importante que el lenguaje utilizado sea claro y eficaz. Es muy frecuente que las políticas de viaje sean difíciles de entender o demasiado burocráticas. Se pueden simplificar con ayuda de la tecnología, haciéndolas más fáciles de usar para los empleados. Hay algunos puntos que siempre deberías tener en cuenta:
- La información sobre alojamiento, comidas y kilometraje debería ser fácil de entender y recordar.
- Deberían quedar claros los datos sobre la entrega de las declaraciones de gastos y a quién contactar en caso de incidencias, para que todos sepan qué hacer si surge algún problema.
- Todo lo relativo a gastos excepcionales e imprevistos o a la forma de comportarse a la hora de llevar a un cliente a comer o cenar debe especificarse de forma que no dé lugar a ambigüedad.
- La persona que viaja debe sentirse segura, por lo que incluir un seguro de viaje o el reembolso de los gastos médicos puede ser una forma de hacerla sentir cómoda. Esto también se conoce como gestión de riesgos
¿Qué es una política de gestión de riesgos?
Una política de gestión de riesgos tiene como objetivo garantizar la seguridad de las personas durante todo el viaje. Debería adaptarse a tus necesidades comerciales específicas y normalmente incluye varios elementos como:
- Alcance de la política
- Roles y responsabilidades
- Planificación y aprobación de viajes
- Evaluación de riesgos de viaje
- Informe de incidentes y soporte al viajero
- Seguro
¿Qué problemas pueden surgir con las políticas de viaje?
Cómo evitar que tu política de viaje no se use. Por desgracia, esto es lo que suele suceder. Aquí tienes algunos problemas comunes que pueden surgir con las políticas de viaje:
- Resultan difíciles de comprender
- Nadie las lee o las recuerda
- Las políticas de viaje no se hacen cumplir mediante el uso de la tecnología
- Las políticas de viaje dan la impresión de ser demasiado burocráticas
- Las políticas de viaje son poco realistas o poco representativas de las situaciones globales actuales
- Las políticas de viaje no se presentan adecuadamente o no se comunica bien su contenido
- Las políticas de viaje no están basadas en datos o en la experiencia previa de una empresa o en encuestas realizadas a personas que viajan
3 consejos para evitar estos problemas comunes
1. Tu política de viaje debería ser visible y accesible
En primer lugar, si los empleados no pueden acceder fácilmente al documento de política de viaje de tu empresa, es probable que continúen haciendo reservas de viajes sin consultarlo. Asegurarse de que los empleados puedan acceder fácilmente al documento a través de tu portal de recursos humanos o de empleados es un primer paso importante.
El segundo paso es asegurarse de que la política sea concisa y fácil de leer. Evita usar demasiada jerga técnica y explica claramente las directrices para viajar. Incluso podrías plantearte dividir la política en secciones separadas según los roles de los empleados.
Por último, considera crear una lista de verificación que los empleados puedan usar para marcar cada reserva o paso de envío de gastos según avanzan.
2. Crea una página completa de Preguntas más frecuentes
Incluso las políticas de viaje más concisas y bien redactadas no cubrirán todas las eventualidades o dudas que un empleado pueda tener. Además, si efectúas cambios en tu política de viaje, estos también deberán aparecer reflejados.
Si ves que estás respondiendo a las mismas preguntas una y otra vez, o si te han hecho una pregunta que pueden plantearte otras personas, comienza a crear una página de Preguntas frecuentes, para que los viajeros puedan acceder fácilmente a las soluciones.
3. Fomenta las opiniones de los empleados
El motivo más común por el que los empleados no siguen las directrices de tu política es que no disfrutan del proceso o que el proceso es demasiado complicado.
Solicitar comentarios sobre los procesos de reserva y gastos no solo permite a tus empleados saber que te preocupas por sus experiencias, sino que también puedes incorporar las sugerencias más útiles a tu política.
La superposición entre la política de viaje y los valores culturales
Es fácil caer en la trampa de tener una política de viaje que no se ajusta a los valores culturales de la organización. Podría ocurrir que la política de viaje esté en desacuerdo con la cultura de tu empresa o que la cultura haya evolucionado y la política haya quedado desfasada respecto a los cambios. Pero comprender tus valores culturales es una de las formas clave de generar un mayor compromiso y sinergia entre tus empleados y tu política de viaje.
El hecho de no reconocer la importancia de tus valores culturales para la política de viaje afectará a las decisiones que tomen las personas que viajan por trabajo, ya sea el alojamiento que elijan, el transporte terrestre que utilicen o su predisposición (o reticencia) a seguir la política de viaje.
Aquí encontrarás cuatro tipos de valores culturales, incluidos los rasgos típicos de estas culturas y cómo te pueden servir para confeccionar tu política de viaje para ellas.
1. Cultura orientada a resultados
Estas son organizaciones que dan prioridad a los resultados y al alto rendimiento por encima de todo lo demás. A menudo quieren cambiar el mundo. Este es el tipo de organización donde los empleados desafiarán el statu quo, si creen que las cosas se pueden mejorar, y trabajarán duro para hacer el trabajo.
La política de viaje también debe estar orientada a los resultados, por lo que es esencial contar con numerosos datos para respaldar el proceso de toma de decisiones de viaje.
2. Cultura horizontal
En estas organizaciones, los cargos no son importantes. Todos colaboran conjuntamente para lograr objetivos compartidos. Este es el tipo de lugar donde el CEO hace su propio café y la gente se involucra en una amplia gama de proyectos.
Las políticas de viaje de dichas organizaciones deben reflejar esta estructura organizativa plana. Tiene que haber una misma norma para todos, sin excepciones.
3. Cultura progresista
Estas son organizaciones que buscan desafiar las normas de trabajo tradicionales. Valoran la diversidad en el lugar de trabajo y ofrecen opciones de trabajo flexibles. La confianza es una parte fundamental del trabajo en una cultura progresista.
Las políticas de viaje en las organizaciones de cultura progresista suelen ser muy flexibles, y se concede mucha autonomía a las personas que viajan por trabajo. En las culturas progresistas, castigar a los viajeros por excederse ligeramente del presupuesto no tiene buena acogida.
4. Cultura de empresa establecida
En este tipo de organizaciones, existen políticas y procesos claros para la mayor parte de las secciones de la empresa, y los viajes no son una excepción. Las decisiones importantes sobre la dirección de la empresa casi siempre las toma el equipo directivo senior. Las personas que trabajan aquí tendrán roles muy claramente definidos, que no tienden a evolucionar con el tiempo.
Las políticas de viaje para culturas de empresa establecidas serán directas. No habrá ninguna duda sobre cuál es el proceso correcto para reservar y gestionar viajes. Además, los viajeros esperarán que se les den directrices claras. Las políticas de viaje en las culturas de empresa establecidas suelen incluir secciones sobre lo que sucede si los empleados no siguen la política.
Establecer límites de gastos
Cuando se trata de las mejores prácticas de política de viajes de empresa, es esencial considerar e incluir límites de gastos para cada aspecto que pueda ser reclamado por los empleados. Estos deben incluir una política de gastos de alojamiento, una política de asignación de coche, una política de transporte, una política de reembolso de comidas y una política de gastos generales, que podrían aplicarse a todas y cada una de las actividades y necesidades de la persona que viaja por trabajo. Estos límites de gastos deberían ser transparentes y comunicarse claramente a los empleados en cada etapa.
En su mayor parte, las personas que viajan por trabajo quieren hacer lo correcto para su empresa, y muchas empresas descubren que dar a los empleados el control de sus propios gastos puede reducir el derroche. Encuentra un término medio dando el control a los empleados mientras estableces límites clave. Por ejemplo, los gastos de comida se pueden establecer como una asignación general por día, dando al empleado la opción de cuánto gastar individualmente en el desayuno, el almuerzo y la cena.
A la hora de reservar alojamiento, ofrece a los empleados la opción de una habitación estándar en cualquier hotel de una determinada clasificación por estrellas o un precio máximo por noche.
Para el transporte terrestre, una política de viaje de empresa debe aconsejar claramente a los empleados que elijan el método más rentable teniendo en cuenta el tiempo de viaje. La mayoría de las personas que viajan por trabajo aceptarán la restricción de volar en clase económica en viajes de corta distancia. La política de gastos debería depender del destino, ya que algunos países son más caros que otros.
Gestión de las reclamaciones de gastos
Es importante que las personas que viajan por trabajo tengan un método claramente definido para reclamar sus gastos. Pídeles que rellenen un informe de gastos con la fecha, el importe, la categoría, la ubicación y el propósito comercial de su reclamación, y decide si deseas que presenten recibos de todos sus gastos o solo de los que excedan una cierta cantidad.
Ofrece a tus empleados un plazo para presentar los gastos: esto ayudará a tu empresa a mantener un flujo de efectivo estable y preciso. Asimismo, indícales cuándo es más probable que se les reembolse el dinero en su cuenta. Dependiendo de la cantidad gastada, podría ser una buena idea aclararles quién aprobará sus gastos en cada caso.
Recopilación de datos y comentarios de los viajeros
Asegúrate de crear una encuesta, una dirección de e-mail con un cuadro de respuesta abierto o una conversación/sesión de comentarios con los viajeros después de sus viajes. De esta manera, podrás recopilar comentarios y datos de tus empleados para optimizar tus procesos y políticas continuamente.
Comunicar tu política de viaje a los empleados
Una vez que hayas escrito tu política de viaje de empresa, debes asegurarte de que tus empleados la lean y la entiendan. Tanto si eliges hacerles llegar la política en un documento impreso como a través de la intranet o por e-mail, aquí tienes algunas sugerencias útiles para asegurarte de que se lacomuniques de la forma más eficaz posible.
Resumen
Una política de viaje es un documento esencial para tu empresa, en el que se explican las condiciones y los presupuestos para todos los viajes de trabajo, las medidas de seguridad y los gastos relacionados con los viajes que puedes encontrar en su interior.
Hay algunas normas generales que son comunes para la mayoría de las empresas, pero los parámetros de la mayor parte de estas condiciones los establece la empresa individual. Asegúrate de probar, mejorar y hacer crecer tu política de viaje junto con tu empresa.
